Buzz
Khi sử dụng Excel, việc xuống dòng đôi khi là cần thiết để đảm bảo nội dung trang tính của bạn được tổ chức một cách rõ ràng. Hãy cùng Mytour khám phá 4 phương pháp nhanh chóng để thực hiện việc này trên cả Excel và Google Spreadsheets!
Video hướng dẫn xuống dòng một cách đơn giản trong Excel và Google Spreadsheets:
Bài viết này thực hiện trên hệ điều hành Windows với phần mềm Microsoft Excel 2016 và Google Spreadsheets. Hướng dẫn cũng áp dụng cho các phiên bản khác của Excel như: 2020, 2019, 2016, 2013, 2010, 2007, 2003.
1. Sử dụng Alt + Enter để Xuống dòng
Trong Excel, việc nhấn Enter chỉ đưa con trỏ xuống ô dưới, không tạo dòng mới trong ô như Word. Đối mặt với vấn đề nội dung tràn ra ô bên cạnh, sử dụng tính năng ngắt dòng của Excel giúp hiển thị đầy đủ nội dung trong một ô tính.
Trên hệ điều hành Windows, sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter.
Người dùng macOS có thể sử dụng tổ hợp phím Command + Enter.
Trên Google Spreadsheets, sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Enter hoặc Alt + Enter để ngắt dòng.
Hướng dẫn nhanh
Nhập nội dung vào ô tính > Đặt dấu nháy tại vị trí cần xuống dòng > Nhấn tổ hợp phím Alt + Enter.
Hướng dẫn chi tiết
- Đặt dấu nháy chuột tại vị trí muốn xuống dòng và ấn tổ hợp phím Alt + Enter.
Nhấn tổ hợp phím Alt + Enter
- Sau khi sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter, nội dung phía sau dấu nháy tự động xuống dòng. Tiếp theo, chỉnh sửa và căn chỉnh nội dung cho phù hợp.
Kết quả sau khi sử dụng Alt + Enter
Ngoài việc sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter, bạn còn có thể áp dụng Wrap Text theo hướng dẫn ở phần tiếp theo.
Khám phá ngay bộ phần mềm chính hãng, đảm bảo an toàn chỉ tại Mytour:2. Sử dụng Wrap Text để Ngắt Dòng trong Excel
Chức năng này sẽ tự động ngắt dòng nội dung trong ô, hiển thị sao cho phù hợp với độ rộng của ô. Bạn cũng có thể điều chỉnh độ rộng của ô để nội dung hiển thị theo ý muốn.
A. Áp dụng cách thực hiện đơn giản
Hướng dẫn nhanh
Chọn ô chứa nội dung cần ngắt dòng > Click vào
Hướng dẫn chi tiết
Để sử dụng tính năng Wrap Text, trước hết, nhập dữ liệu vào ô tính. Tiếp theo, hãy chọn ô bạn muốn ngắt dòng và nhấn Wrap Text trong mục Alignment trên thanh Home. Dòng chữ trong ô sẽ tự động xuống hàng khớp với độ rộng của ô.
Kích hoạt Wrap Text
Chỉ cần điều chỉnh độ rộng của ô, nội dung của bạn sẽ hiển thị theo bố cục đẹp mắt hơn.
Kết quả sau khi sử dụng Wrap Text
Phương pháp này áp dụng cho nhiều phiên bản Excel như: 2020, 2019, 2016, 2013, 2010, 2007, 2003. Bạn cũng có thể sử dụng chức năng Wrap Text trên Google Spreadsheets.
B. Phương pháp tinh tế
Phương pháp này, mặc dù phức tạp hơn so với cách cơ bản, nhưng bạn có thể linh hoạt tùy chỉnh bố cục của nội dung trong ô, chẳng hạn như độ nghiêng của văn bản, căn chỉnh nội dung giữa ô,... từ đó giúp hiển thị nội dung một cách rõ ràng hơn.
Chỉ dẫn nhanh
Nhấn Ctrl + 1 hoặc vào Format trên thanh công cụ > Format Cells > Chọn Alignment trong bảng Format Cells > Chọn Wrap Text > Nhấn OK
Hướng dẫn chi tiết
Để mở bảng Format Cells, nhấn Ctrl + 1 hoặc vào Format và chọn Format Cells.
Cách mở bảng Format Cells
Tiếp tục chọn mục Alignment trong bảng Format Cells và tích vào ô Wrap Text, cuối cùng nhấn OK.
Chọn Wrap Text trong bảng Format Cells
Sau khi hoàn tất, văn bản sẽ tự động xuống dòng, đồng thời độ rộng ô và độ cao hàng cũng tự động căn chỉnh mà không cần phải chỉnh sửa thủ công.
Tùy chỉnh độ rộng cột theo ý bạn
Chú ý: Dù bạn áp dụng cách nào, dữ liệu trong các ô được chơi chơi xổ sốu phụ thuộc vào chiều rộng cột. Nếu bạn điều chỉnh chiều rộng cột, việc ngắt dòng tự động cũng sẽ thay đổi theo.
Những vấn đề phổ biến
Lỗi khi không tách được các thành phần trong văn bản như tổ hợp Alt + Enter
Lỗi khi không tự động điều chỉnh chiều cao hàng
Nếu khi sử dụng Wrap Text để xuống dòng mà ô tính không hiển thị đầy đủ nội dung, có thể bạn chưa kích hoạt tính năng tự động điều chỉnh chiều cao hàng (AutoFit Row Height).
Khắc phục vấn đề
Chỉ cần vào mục Format trên thanh công cụ, chọn AutoFit Row Height, hệ thống sẽ tự động căn chỉnh chiều cao hàng mà không cần thao tác thủ công, giúp quá trình xuống dòng bằng Wrap Text trở nên thuận lợi hơn.
Vào Format > AutoFit Row Height
Kết quả sau khi áp dụng AutoFit Row Height
Hướng dẫn xuống dòng trên Excel Mobile
Để biết chi tiết cách thực hiện xuống dòng trong Excel trên điện thoại, bạn có thể xem tại đây. Hướng dẫn này áp dụng cho cả hệ điều hành Android và iOS.
3. Cách xuống dòng bằng Wrap Text trên Google Spreadsheets
Bước hướng dẫn nhanh
Nhập nội dung vào ô tính > Trên thanh công cụ chọn Wrap Text.
Chi tiết cách thực hiện
Giống như trên Excel, Google Spreadsheets cung cấp tính năng Wrap Text để bạn dễ dàng xuống dòng trong một ô một cách nhanh chóng. Bạn chỉ cần làm theo các bước đơn giản này.
1. Bước: Nhập nội dung vào ô trên bảng tính.
Hướng dẫn sử dụng Wrap Text trong Google Sheets
2. Bước: Trên thanh công cụ, chọn thẻ Định dạng (1), sau đó chọn Xuống dòng tự động (2), và nhấn mục Xuống dòng (3). Nội dung trong ô sẽ tự động ngắt dòng theo độ rộng ô. Bạn có thể điều chỉnh độ rộng để có bố cục đẹp mắt hơn.
Định dạng > Xuống dòng tự động > Xuống dòng
4. Bước Xuống Dòng sử dụng Find & Replace
Ưu điểm: Phương pháp này giúp thực hiện hàng loạt thủ tục xuống dòng một cách tự động và nhanh chóng.
Nhược điểm: Yêu cầu thiết lập công thức tìm kiếm và thay thế phức tạp, hạn chế tính linh hoạt bởi công thức đã cài đặt trước đó.
Hướng dẫn nhanh
Chọn ô chứa nội dung cần chỉnh sửa > Mở biểu tượng Find & Select trên thanh công cụ > Chọn Replace > Trong bảng Find and Replace, nhập điều kiện xuống dòng vào Find what và nhập tổ hợp Ctrl + J vào Replace with > Nhấn Replace All
Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Nhập nội dung vào ô tính.
Viết nội dung vào ô tính
Bước 2: Vào Find & Select trên thanh công cụ và chọn Replace...
Vào Find & Select chọn mục Replace
Bước 3: Gõ điều kiện thay thế bạn muốn để hệ thống thực hiện việc xuống dòng. Ví dụ thay thế toàn bộ khoảng trắng bằng cách xuống dòng, bạn sử dụng tổ hợp phím Ctrl + J (ấn đồng thời 2 phím Ctrl và J tại mục Replace with) và gõ dấu cách vào mục Find what, sau đó nhấn Replace All.
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + J và nhấn Replace All
Bước 4: Sau khi thực hiện thủ tục thay thế, bạn sẽ nhận được kết quả như hình dưới.
Kết quả Find & Replace
Cách này áp dụng cho nhiều phiên bản khác nhau của Excel như: 2020, 2019, 2016, 2013, 2010, 2007, 2003.
Tương tự như trên Google Spreadsheets, bạn cũng có thể thực hiện các bước giống như trên Excel.
Bạn đã có thêm kiến thức vững về cách thực hiện xuống dòng trong Excel và Google Spreadsheets. Hãy áp dụng ngay và trải nghiệm sự thuận tiện. Nếu có bất kỳ ý kiến hoặc thắc mắc, hãy chia sẻ ở phần bình luận dưới đây!
