Chi tiết về việc tách chuỗi trong Excel

Trong quá trình làm việc với Excel, việc tách chuỗi là không thể tránh khỏi. Hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện việc này một cách hiệu quả.

Các hàm cơ bản khi tách chuỗi:

- Hàm Left: Dùng để lấy phần đầu chuỗi.

- Phải: Hàm để trích xuất phần chuỗi bên phải của chuỗi gốc.

- Giữa: Hàm để lấy phần chuỗi con ở giữa của chuỗi gốc.

Cú pháp:

- LEFT(text,[số_kí_tự])

- Phải(text,[số_kí_tự])

- Giữa(text,vị_trí_bắt_đầu,số_kí_tự)

Trong đó:

+ text: Chuỗi kí tự gốc chứa chuỗi cần cắt

+ Số_kí_tự: số lượng kí tự cần cắt.

+ Vị_trí_bắt_đầu: vị trí bắt đầu lấy chuỗi kí tự con.

Để tách chuỗi kí tự, có nhiều cách tiếp cận:

- Sử dụng các hàm cắt chuỗi left, right, mid kết hợp với tính năng thay thế trong Excel.

- Sử dụng hàm left, right, mid và một số hàm tìm kiếm để xác định vị trí trong Excel.

Trong 2 ví dụ dưới đây, chúng ta sẽ hướng dẫn cụ thể về cách tách chuỗi trong Excel, một kỹ thuật rất phổ biến và hữu ích trong thực tế hiện nay.

Ví dụ 1: Tách trường họ và tên thành 3 trường riêng biệt: họ, tên đệm và tên

Bước 1:

Bước 2: Chọn toàn bộ dữ liệu trong cột Tên và nhấn tổ hợp phím Ctrl + H, sau đó nhập các thông tin sau:

- Trong mục Tìm kiếm: nhập kí tự “*” và dấu cách.

- Trong mục Thay thế bằng: Để trống.

Nhấn Thay thế tất cả để thực hiện việc thay thế toàn bộ các kí tự trước dấu cách bằng kí tự trắng.

Bước 3: Sau khi thay thế, hộp thoại thông báo xuất hiện sẽ hiển thị, nhấn OK:

Đã lấy được tên từ cột họ và tên:

Bước 4: Để lấy giá trị họ và tên từ cột họ và tên, nhập công thức sau: = LEFT(C6,LEN(C6)-LEN(G6)-1)

Nhấn Enter để xem kết quả:

Bước 5: Sao chép toàn bộ cột họ đã lấy và dán vào cột tên lót. Chú ý: khi dán, chọn dán theo kiểu giá trị.

Bước 6: Thực hiện tương tự với cột tên để lấy giá trị tên lót bằng tính năng replace trong Excel.

Đã lấy được giá trị tên lót từ cột họ:

Bước 7: Lấy giá trị cho cột họ.

- Tạo thêm 1 cột kế bên cột Họ. Tại ô cần lấy giá trị họ, nhập công thức: =LEFT(E6,LEN(E6)-LEN(G6)-1)

Nhấn Enter -> sao chép công thức cho các giá trị còn lại để nhận kết quả:

Bước 8: Sao chép và dán giá trị của cột Họ theo giá trị -> xóa cột Họ thừa ở bên ngoài cùng (lưu ý: nếu không dùng dán giá trị trước khi xóa cột Họ thừa sẽ gây lỗi)

Kết quả sau khi tách 3 trường họ, tên lót và tên từ cột họ và tên. Đây là cách nhanh chóng và tiết kiệm thời gian công sức khi cần tách chuỗi họ và tên:

Ví dụ 2: Khi nhập thông tin vật tư, tách chuỗi thành tên sản phẩm và xuất xứ.

- Trong quá trình nhập thông tin vật tư, mỗi mục bao gồm tên sản phẩm và xuất xứ, được phân tách bởi dấu gạch ngang. Để thực hiện việc này, sử dụng hai hàm Left và Right. Tuy nhiên, do độ dài của mỗi mục nhập là khác nhau, không thể biết trước số kí tự cần lấy trong hai hàm này:

- Với tất cả các giá trị nhập vật tư, tên sản phẩm và xuất xứ đều được phân tách bằng dấu gạch ngang. Sử dụng hàm Find để xác định số kí tự cần lấy cho hai hàm Left và Right.

Các bước để tách tên sản phẩm và xuất xứ sản phẩm như sau:

Bước 1: Nhập công thức sau vào ô chứa tên sản phẩm: =LEFT(C6,FIND(“-“,C6)-1)

Bước 2: Nhấn Enter để có tên sản phẩm từ vật tư đã nhập:

Bước 3: Sao chép công thức để lấy kết quả cho các giá trị còn lại:

Bước 4: Nhập công thức sau vào ô chứa xuất xứ của vật tư: =RIGHT(C6,LEN(C6)-FIND(“-“,C6))

Bước 5: Nhấn Enter để nhận kết quả cho các giá trị còn lại:

Đã có thể tách tên sản phẩm và xuất xứ từ mã vật tư đã nhập:

Hướng dẫn chi tiết cách tách chuỗi trong Excel, chúc các bạn thành công!