Chia sẻ kinh nghiệm của một cựu sinh viên Học viện Tài chính về quy trình bán hàng Logistics

Xin chào tất cả mọi người, với sự gia tăng đáng kể của các công ty logistics và sự cạnh tranh gay gắt, nhiều bạn có ý định tham gia vào lĩnh vực này. Vì vậy, tôi muốn chia sẻ với các bạn về vấn đề bán hàng trong ngành logistics. Dựa trên kinh nghiệm của mình, dưới đây là các bước và nội dung cơ bản mà tôi muốn chia sẻ. Hy vọng sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc hoặc trong quá trình phỏng vấn.

Bán hàng hàng xuất: Nhiệm vụ của một nhân viên bán hàng logistics hàng xuất là tìm kiếm các công ty tham gia xuất khẩu hàng, đặc biệt là theo các điều kiện Incoterm thuộc nhóm C và D. Họ cần tìm đơn vị vận chuyển FWD có giá cả cạnh tranh để thuyết phục ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ. Không chỉ đơn giản là tìm khách hàng, mà nhân viên bán hàng cần phải hiểu rõ quy trình, hỗ trợ các bộ phận khác hoặc tự mình chăm sóc hàng hóa để cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời nhất cho khách hàng.

Bán hàng hàng nhập: Nhiệm vụ của một nhân viên bán hàng hàng nhập là tìm kiếm các công ty tham gia nhập khẩu hàng, chủ yếu là theo các điều kiện Incoterm thuộc nhóm E và F. Họ cần tìm đơn vị vận chuyển FWD có giá cả cạnh tranh. Không chỉ đơn giản là tìm khách hàng, mà nhân viên bán hàng cần phải hiểu rõ quy trình, hỗ trợ các bộ phận khác hoặc tự mình chăm sóc hàng hóa để cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời nhất cho khách hàng.

Đừng quên rằng điều quan trọng nhất trong bán hàng là luôn lập kế hoạch và đặt mục tiêu làm việc từng ngày. Nếu bạn bắt đầu một ngày làm việc mà không có kế hoạch cụ thể, thì hiệu suất sẽ gặp khó khăn, không thể xác định được mục tiêu làm việc vào buổi sáng và chiều. Việc lập kế hoạch và thực hiện nó một cách kỷ luật sẽ giúp bạn tránh được lãng phí thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Trong việc bán hàng, việc đặt ra kế hoạch và mục tiêu chỉ cần tập trung vào các vấn đề sau đây: Trước mỗi ngày làm việc, các nhân viên bán hàng cần phải phân định:- Thời gian dành để tìm kiếm thông tin về các công ty xuất nhập khẩu, tạo cơ sở để tiếp cận và giới thiệu dịch vụ. Mục tiêu cụ thể trong ngày là phải tìm được bao nhiêu thông tin về công ty.- Thời gian dành để gọi điện thoại tới các công ty và thu thập thông tin cụ thể của những người phụ trách XNK. Mục tiêu đặt ra là phải thu thập được bao nhiêu liên hệ của người phụ trách, để xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng, tạo cơ sở cho việc bán hàng sau này.- Thời gian dành để gửi Email giới thiệu dịch vụ tới các đối tượng cụ thể. Mục tiêu đơn giản là phải gửi lời giới thiệu dịch vụ và bảng giá qua email tới bao nhiêu người phụ trách XNK.- Thời gian dành ra để học tập kiến thức liên quan và hỗ trợ các bộ phận khác. Quy trình sẽ tuân theo các bước sau đây

Rất nhiều người bỏ qua điều này, nhưng rõ ràng nếu hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của mình so với đối thủ sẽ giúp các nhân viên bán hàng biết được nên khai thác lĩnh vực nào, tuyến đường vận chuyển nào... và hạn chế những điểm yếu của công ty, từ đó tập trung khai thác một cách hiệu quả những điểm mạnh cạnh tranh, tránh việc bán hàng dàn trải và không tập trung.

Sau khi đã xác định thị trường mục tiêu, nhân viên bán hàng bắt đầu thực hiện bước đầu tiên là tìm kiếm thông tin khách hàng tiềm năng. Để tiếp cận được với khách hàng, trước tiên chúng ta cần phải nắm được những thông tin cơ bản về khách hàng, như tên công ty, số điện thoại của người quản lý, email, hàng hóa xuất - nhập khẩu, các tuyến vận chuyển... Mục tiêu của chúng ta là nắm rõ thông tin này, vì càng nắm rõ, cơ hội tiếp cận khách hàng càng cao. Vậy làm thế nào để có thể tiếp cận thông tin của khách hàng?- Bắt đầu từ mối quan hệ quen thuộc- Tập trung khai thác các tuyến và hàng hóa cụ thể. Ví dụ cụ thể như sau: Công ty có lợi thế ở các tuyến vận chuyển từ Trung Quốc, Hong Kong, Singapore. Ở những quốc gia này, như bạn biết, Việt Nam thường nhập các thiết bị linh kiện điện tử viễn thông. Chỉ cần nhập từ khóa vào bạn sẽ tiếp cận được rất nhiều thông tin của các công ty trên internet từ nhiều nguồn, chẳng hạn như Yellowpages, trang web danh bạ các công ty xuất nhập khẩu của Việt Nam...- Tiếp cận thông tin trực tiếp từ hiện trường: Các khu công nghiệp, hội chợ triển lãm...

Hiểu rằng thu thập thông tin khách hàng chỉ là bước đầu tiên trong quá trình Bán hàng, để khách hàng biết về bạn và phản hồi, sự tương tác giữa nhân viên bán hàng và khách hàng là cần thiết, hay nói cách khác, đó là việc tiếp cận để giới thiệu dịch vụ qua điện thoại. Chú ý: Hầu hết khách hàng sẽ từ chối, nhưng đừng bao giờ nản lòng, cố gắng lấy thông tin email của họ để sau này có thể gửi email marketing. - Email marketing (Giới thiệu dịch vụ qua Email) Thực hiện liên tục, cập nhật giá cả các tuyến thường xuyên - Gặp khách hàng trực tiếp

Thông tin phụ thuộc vào điều kiện Incoterm hoặc thông tin hàng cần làm thủ tục hải quan.

Sau khi có được thông tin, nhân viên bán hàng cung cấp tất cả thông tin cho bộ phận phụ trách đầu nước ngoài để yêu cầu báo giá. Quá trình này càng nhanh càng tốt, đặc biệt là khi khách hàng đang cần hàng gấp. Nhiều công ty cho phép nhân viên bán hàng làm việc trực tiếp với đại lý nước ngoài hoặc hãng tàu, đây cũng là một lợi thế rất lớn để nâng cao kỹ năng. Lưu ý: Bộ phận xuất nhập khẩu cần phải chăm sóc nhiều đơn hàng, vì vậy luôn phải chủ động liên hệ để có giá cả nhanh nhất gửi tới khách hàng.

Khi đã nhận được giá từ bộ phận xuất nhập khẩu, bộ phận bán hàng sẽ lập báo giá và gửi cho khách hàng. Việc gửi báo giá có thể thực hiện qua email hoặc gửi file báo giá cho khách hàng. Khuyến khích sử dụng file báo giá được trình bày gọn gàng và chi tiết để thuyết phục hơn. Chú ý: Sau khi gửi email báo giá, cần gọi điện thông báo cho khách hàng kiểm tra lại.

TH1: Khách hàng đồng ý với mức giá trên và ủy quyền cho bên mình làm đại lý vận chuyển. TH2: Khách hàng phản hồi giá cao hơn các bên khác và chưa muốn hợp tác. Cách xử lý vấn đề này là hỏi thêm thông tin khách hàng về sự khác biệt giá của bên mình so với các đối thủ. TH3: Khách hàng không phản hồi. Trong trường hợp này, cần gọi điện lại hỏi khách hàng và hỏi vì sao chưa nhận được phản hồi và xử lý như trường hợp thứ 2.

- Sau khi khách hàng xác nhận giá qua email, việc đầu tiên là thông báo việc xác nhận đến bộ phận xuất nhập khẩu và các bộ phận liên quan để lên kế hoạch thực hiện lô hàng. - Khi hàng sẵn sàng, lấy thông tin lịch vận chuyển từ bộ phận xuất nhập khẩu: Ngày đi (ETD), ngày đến (ETA), thời gian vận chuyển... Đồng thời yêu cầu gửi vận đơn nháp để kiểm tra. - Gửi lịch hàng về cho khách hàng, đồng thời gửi vận đơn nháp để kiểm tra thông tin trên vận đơn. Nếu khách hàng yêu cầu sửa thông tin, thông báo cho bộ phận xuất nhập khẩu để sửa lại. Nếu khách hàng xác nhận, thông báo cho bộ phận xuất nhập khẩu để phát hành vận đơn chính thức. - Hợp tác với các bộ phận khác để thực hiện thủ tục hải quan, giấy phép và vận chuyển nội địa nếu được yêu cầu.

Sau khi khách hàng đã nhận được sản phẩm, quá trình chăm sóc hàng kết thúc. Lúc này, nhân viên kinh doanh phải liên hệ với các đối tác để thu thập các tài liệu liên quan đến đơn hàng: hóa đơn, tờ khai hải quan, và các chứng từ khác. Họ cũng cần chuẩn bị hồ sơ thanh toán để gửi cho phòng kế toán. Nhân viên kinh doanh cũng phải nhận biên bản bàn giao tài liệu để giao cho khách hàng và hợp tác với phòng kế toán để thu hồi công nợ của công ty.

Để tăng cường mối quan hệ với khách hàng và duy trì sự hợp tác, việc chăm sóc khách hàng là rất quan trọng. Một nhân viên kinh doanh phải hiểu biết về công việc của các bộ phận khác trong công ty.