Buzz
Đã 1 năm rồi mình không dùng Microsoft Office mà chuyển sang Google Workspace (mình thường xuyên sử dụng Google Docs, Sheets và Forms). Bộ ứng dụng này đã thay đổi hoàn toàn cách làm việc của mình, giúp tạo ra nhiều điều thú vị hơn và tăng thêm thu nhập.1. Miễn phí và lưu trữ tự động trên Google Drive
Chỉ cần có một tài khoản Google miễn phí là bạn đã có thể:
1. Tạo ngay file Docs (Words)/ Sheets (Excel) trên trình duyệt mà không cần cài thêm ứng dụng nào vào máy.
2. Các file bạn tạo sẽ được tự động lưu vào Google Drive → dù bạn ở nhà hay đi công tác, chỉ cần đăng nhập vào Google là có thể tiếp tục làm việc một cách dễ dàng.
3. Khi cần, bạn có thể xuất file .docx, .pdf hoặc .epub để sử dụng trên các thiết bị như Amazon Kindle.
4. Muốn chia sẻ file với ai đó chỉ cần nhấn nút chia sẻ → nhập email → file sẽ tự động gửi vào hộp thư của người nhận
5. Khi muốn mở file Word, bạn chỉ cần upload lên Google Drive và chọn mở bằng Docs là xong.
*Google Docs tích hợp API kiểm tra lỗi cho cả tiếng Anh và tiếng Việt, phần Collocation (trật tự từ) là công cụ mình thấy hữu ích nhất. Khi viết tiếng Anh trên Google Docs, bạn sẽ nhận được gợi ý về cách sử dụng từ ngữ một cách linh hoạt và phong phú.
Ví dụ: Trong hình ảnh, nếu viết thiếu giới từ 'with' và mạo từ 'an' → theo collocation thì 'provide' sẽ được sử dụng trong cụm từ 'provide somebody with something', đồng thời, danh từ trong câu phải đi kèm với mạo từ khi ở dạng số ít.
*Các hàm trên Google Sheets tương tự như Excel, tuy nhiên với mình, không chuyên về Excel, có thể một số chức năng chuyên sâu của Excel sẽ không có trên Google Sheets (hy vọng mọi người sẽ đóng góp ý kiến trong phần comment để bổ sung)
2. Xây dựng hệ thống làm bài trực tuyến bằng Google Form + Google Sheets
Thường người ta sử dụng Google Form để tạo biểu mẫu thu thập ý kiến của khách hàng và lưu trữ dữ liệu vào Google Sheets. Mình lại sáng tạo hơn khi kết hợp 2 công cụ này để tạo ra hệ thống làm bài trực tuyến cho học viên. Bạn có thể xem chi tiết tại đây:
Học viên làm bài trên Google Form và hệ thống sẽ tự động chấm điểm, lưu trữ điểm số vào Google Sheets. Dữ liệu sau đó sẽ được hiển thị trên trang web của mình để học viên có thể theo dõi quá trình học tập. Tất cả điều này mình tạo ra hoàn toàn miễn phí và dĩ nhiên nó đã mang lại thu nhập cho mình ^^
3. Sử dụng App Script để tạo công cụ tự động hóa bằng Javascript
Đây là một công cụ tuyệt vời được tích hợp vào Google Docs/ Sheets/ Forms. Nhờ biết về Javascript, bạn chỉ cần xem video hướng dẫn trên Youtube và tài liệu từ Google là có thể sử dụng ngay. Dưới đây là những công cụ mình đã tạo ra:
1. Gửi email tự động
Mình soạn sẵn bài học cho 100 ngày và kích hoạt App Script → 6-7h sáng sẽ tự động gửi email cho học viên → cách làm này thực sự hiệu quả trong việc tạo thói quen tự học cho học viên → tính chuyên cần và kết quả làm bài cải thiện đáng kể sau khi áp dụng (Chi tiết xem tại đây:
Các bạn làm công việc như Marketing cũng có thể áp dụng cho danh sách khách hàng nhỏ, gửi email chúc mừng sinh nhật hoặc khuyến mãi vào các dịp đặc biệt trong năm chẳng hạn.
*Lưu ý: App Script miễn phí chỉ cho phép gửi 100 email/ ngày, nếu muốn nhiều hơn bạn cần đăng ký gói Google Workspace (mình đang sử dụng gói 4.2 đô/ tháng ~ 100k) để được mở giới hạn lên 1500 email/ ngày
2. Kết hợp Google Sheets + Docs + Gmail để tăng hiệu suất làm việc
Đây là vấn đề mà mình vừa giải quyết gần đây bằng App Script để tăng tốc độ làm việc:
Mình nhận bài viết từ học viên qua Google Forms → dữ liệu được tự động lưu vào Google Sheets
Để tiện việc chấm bài, mình chỉ cần tạo một file Google Docs và chép nội dung bài viết từ Google Sheets vào → sau khi chấm xong, mình có thể dễ dàng gửi lại bài qua Gmail bằng cách chia sẻ link của Google Docs.
Mình đã viết một App Script để tạo một menu có tên là 'qsangp', giúp mình thực hiện các tác vụ một cách nhanh chóng hơn.
Bây giờ, mình chỉ cần chọn ô email mà thôi:
- Bấm tạo Docs sẽ tự động tạo file Google Docs và sao chép phần bài làm từ cột F vào, đồng thời dán link file Docs vào cột J
- Bấm thêm Bài làm sẽ thêm bài mới vào file Google Docs đã được tạo trước đó (mình để ở đầu, chỉ cần nhấp vào liên kết là có thể chấm, không cần cuộn)
- Sau khi chấm xong, bấm Gửi Email sẽ tự động soạn nội dung có tiêu đề “Gửi bạn bài chấm Ngày …” và nội dung là liên kết ở cột J
Mình thường chấm khoảng 50-80 bài mỗi ngày, mất rất nhiều thời gian nên menu này giúp mình tăng hiệu suất chấm và dành thêm thời gian cho các công việc khác ^^
4. Kết luận
Sử dụng Google Workspace đã mang lại cho mình những lợi ích sau:- Tạm biệt Microsoft Office
- Xử lý văn bản, bảng tính trực tiếp trên trình duyệt, có thể làm việc mọi nơi chỉ cần đăng nhập vào Google
- Xây dựng hệ thống làm bài trực tuyến cho học viên → nâng cao trải nghiệm học tập và tạo thêm nguồn thu nhập
- Tạo email tự động gửi bài cho học viên → thúc đẩy tính chuyên cần của học viên → tăng hiệu quả của khóa học → lan rộng thông tin → tăng thu nhập
- Tăng tốc độ làm việc bằng App Script → cải thiện hiệu suất chấm bài → có thêm thời gian cho các công việc khác
Cảm ơn mọi người đã theo dõi bài viết của mình. Mình sẽ tạo một File PDF hướng dẫn sử dụng App Script và chia sẻ miễn phí cho các thành viên của Mytour. Mọi người hãy chờ đợi và đón đọc nhé!
