Chìm đắm trong Nghệ Thuật Phản Hồi Email Chuyên Nghiệp

Email không chỉ đơn giản là tấm thư, mà nó đặt ra những yêu cầu cụ thể để đạt được sự hiệu quả và tính chuyên nghiệp. Không phải ai cũng có khả năng nắm vững các quy tắc và kỹ năng cần thiết để phản hồi Email một cách lịch sự, chuyên nghiệp mà không làm tổn thương hình ảnh cá nhân. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách phản hồi Email một cách tinh tế và chuyên nghiệp.

1. Đầu tiên là Tiêu Đề

Dù nội dung Email của bạn có liên quan đến những sự kiện hàng ngày hay thông tin không quá quan trọng, việc đặt tiêu đề cho Email là rất quan trọng. Tiêu đề sẽ thể hiện sự cẩn trọng và chú ý đến chi tiết nhỏ của bạn. Một Email với tiêu đề đầy đủ sẽ giúp người nhận thấy được sự tôn trọng và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết, thay vì phải đối mặt với hàng tá Email không có tiêu đề trong hòm thư. Điều này cũng là cách quản lý hòm thư một cách hiệu quả nhất.

Hãy để tiêu đề Email của bạn ngắn gọn nhưng vẫn chính xác, nhắm đúng vào lõi của cuộc trò chuyện. Hãy viết rõ ràng, sử dụng chữ in hoa cho những từ quan trọng và đặc biệt, đặt dấu chấm kết thúc mỗi câu.

2. Thận trọng với chức năng Trả lời tất cả - Reply All

Để giảm thời gian xử lý Email, nhiều người thường tạo danh sách Email và gửi nhanh chóng. Tuy nhiên, khi sử dụng chức năng gửi Email theo danh sách, bạn sẽ thấy nút 'Reply All' và có khả năng trả lời toàn bộ những người trong danh sách. Điều này đòi hỏi sự cẩn trọng, bạn cần xác định rõ liệu tất cả mọi người trong danh sách cần đọc Email của bạn hay chỉ một số người cụ thể. Hãy chắc chắn rằng bạn đang làm phiền người đúng và không tạo ra những Email không liên quan.

3. Trả lời tất cả các Email một cách cẩn thận

Nhiều người thường đọc Email và không hồi đáp, điều này là không tốt khi sử dụng Email chuyên nghiệp. Ngay cả khi bạn đã hiểu nội dung và thực hiện được, hãy luôn trả lời để người gửi không phải chờ đợi và lo lắng liệu bạn đã nhận được Email hay chưa. Ngay cả khi nội dung đã kết thúc, hãy phản hồi bằng một lời cảm ơn hoặc thông báo để đánh dấu công việc đã hoàn tất.

4. Biểu diễn Email một cách khoa học

Trên các hệ thống Email hiện nay, hầu hết nhà sản xuất cung cấp công cụ định dạng bao gồm: Font chữ, kích cỡ chữ, đậm, gạch chân, nghiêng,… Hãy sử dụng chúng để làm nổi bật những điểm cần trình bày và thông tin quan trọng. Trong số đó, Font chữ rất quan trọng, hãy chọn những Font cơ bản như: Time New Roman, Calibri, Arial,… Tránh những Font phức tạp, khó đọc. Đối với kích thước chữ, hãy đặt ở mức 10-12 và sử dụng màu sắc đen làm màu chữ mặc định để đảm bảo tính an toàn.

5. Tránh sử dụng quá nhiều dấu chấm than

Câu chuyện về 'Dấu chấm than' được chia sẻ bởi chuyên gia tư vấn nghề nghiệp Barbara Patcher, ông nói: 'Việc sử dụng quá nhiều dấu chấm than ở cuối mỗi câu cho thấy khả năng kiểm soát cảm xúc kém của một người.'

Dấu chấm than – hay còn được gọi là câu cảm thán được sử dụng để truyền đạt cảm xúc mạnh mẽ (vui, buồn, hứng khởi,…). Tuy nhiên, việc sử dụng quá nhiều dấu chấm than có thể làm cho câu nói trở nên như một lời ra lệnh, điều này không mong muốn khi đọc Email. Do đó, hãy hạn chế việc sử dụng dấu chấm than và chỉ sử dụng khi cần thiết.

6. Tránh sự lai tạp trong ngôn ngữ sử dụng

Nếu bạn biết nội dung sẽ gửi đến người ở nước nào, hãy sử dụng ngôn ngữ chính xác của họ hoặc ngôn ngữ mà họ hiểu rõ nhất. Sự lạc quan ngôn ngữ trong Email có thể làm cho thông điệp trở nên không chuyên nghiệp. Chẳng hạn, việc bắt đầu bằng cụm từ 'Kính gửi' và kết thúc bằng từ 'Cảm ơn' trong khi toàn bộ nội dung lại viết bằng tiếng Việt có thể tạo ra ấn tượng không chuyên nghiệp trong việc soạn thảo nội dung. Ngôn ngữ Việt Nam đã đủ phong phú, không cần phải xen kẽ thêm những ngôn ngữ khác.

7. Cẩn thận với nội dung

Hãy nhớ rằng Email sẽ tồn tại trên mạng mãi mãi và không thể thu hồi hoặc xoá đi. Mọi thông tin trên mạng đều không còn bí mật. Do đó, hãy cẩn trọng với nội dung để tránh gặp rắc rối trong tương lai và tránh bị buộc tội với những câu chuyện không đáng có.

Đặc biệt, Email có tính năng chuyển tiếp, đây là công cụ chủ yếu để buộc tội nếu bạn có nội dung nhạy cảm hoặc gây tổn thương người khác.

8. Đặt phần liên hệ dưới Email

Khi bạn cần sự hỗ trợ hoặc đề nghị ai đó thực hiện một công việc, hãy nhớ để thông tin liên hệ dưới Email để họ có thể phản hồi nhanh chóng. Thông thường, phần liên hệ này bao gồm: Tên, số điện thoại, mạng xã hội (Social Media), địa chỉ,…

9. Nhập tên người nhận cuối cùng

Để tránh nhấn gửi khi Email chưa hoàn tất, hãy nhập tên người nhận cuối cùng thay vì nhập đầu tiên. Nếu bạn chưa nhập tên người nhận, việc nhấn gửi sẽ bị từ chối, ngăn chặn việc gửi Email không đầy đủ và thiếu thông tin truyền đạt. Điều này là một thói quen quan trọng khi sử dụng Email, hãy rèn luyện nó.

10. Kiểm tra kỹ trước khi gửi

Kiểm tra chính tả, ngữ pháp, và nội dung là một bước quan trọng khi sử dụng Email. Điều này giúp bạn tạo ra những đoạn văn chính xác, chuyên nghiệp và dễ đọc. Dành chút thời gian để rà soát nội dung Email là quan trọng, hãy nhớ không bỏ qua bước này.

Trong bài viết này, chúng tôi đã chia sẻ các kỹ năng và quy tắc để trả lời Email một cách chuyên nghiệp nhất. Chúc bạn một ngày vui vẻ!