Buzz
Không phải tất cả các doanh nghiệp đều cần phải đầu tư vào bản quyền Office cho mọi nhân viên, vì hiện nay có rất nhiều công cụ thay thế như Google Docs, Microsoft Office Online. Chúng ta sẽ khám phá những công cụ này, cách mà các doanh nghiệp đang triển khai chúng, và làm thế nào để làm việc hiệu quả hơn nhờ các công cụ trực tuyến này mà không cần phải mua bản quyền Office như chúng ta thường nghĩ.
Có một số mô hình triển khai mà mình từng thấy qua:
Các nhóm IT hoặc kỹ thuật thường không cần những tính năng phức tạp của Office, nên thường chỉ sử dụng các công cụ trực tuyến. Các nhóm khác mà mình đã thấy, không sử dụng bộ Microsoft Office mà chỉ dùng các giải pháp văn phòng trực tuyến vẫn làm việc hiệu quả, bao gồm nhân sự, marketing, vận hành, hành chính, và hỗ trợ khách hàng.
Những tính năng cơ bản cần thiết để hoàn thành công việc trong các doanh nghiệp hiện nay đều có sẵn trên các công cụ như Google Docs, Google Sheets, Google Slides, hoặc Microsoft Office Online. Một số hạn chế mình đã gặp khi sử dụng các công cụ trực tuyến này so với việc cài đặt Office trên máy tính bao gồm:
Cách các doanh nghiệp triển khai phần mềm văn phòng
Có một số mô hình triển khai mà mình từng thấy qua:
- Mua bản quyền Microsoft Office chung và sử dụng cho tất cả mọi nhân viên trong doanh nghiệp
- Chỉ mua bản quyền Microsoft Office cho một số phòng ban cụ thể như tài chính, kế toán, hoặc SCM (quản lý chuỗi cung ứng), còn các phòng ban khác có thể sử dụng Office Online là đủ
- Toàn bộ doanh nghiệp sử dụng các phần mềm mã nguồn mở thay thế cho Microsoft Office, ví dụ như Libre Office
Các nhóm IT hoặc kỹ thuật thường không cần những tính năng phức tạp của Office, nên thường chỉ sử dụng các công cụ trực tuyến. Các nhóm khác mà mình đã thấy, không sử dụng bộ Microsoft Office mà chỉ dùng các giải pháp văn phòng trực tuyến vẫn làm việc hiệu quả, bao gồm nhân sự, marketing, vận hành, hành chính, và hỗ trợ khách hàng.
Bộ Office Online so với việc cài đặt Microsoft Office trên máy tính có khác biệt gì?
Những tính năng cơ bản cần thiết để hoàn thành công việc trong các doanh nghiệp hiện nay đều có sẵn trên các công cụ như Google Docs, Google Sheets, Google Slides, hoặc Microsoft Office Online. Một số hạn chế mình đã gặp khi sử dụng các công cụ trực tuyến này so với việc cài đặt Office trên máy tính bao gồm:
- Mất kết nối mạng sẽ gây ảnh hưởng đến việc sử dụng, tuy nhiên, điều này không phải là vấn đề lớn vì hiện nay mạng internet trong các doanh nghiệp thường khá ổn định. Trong trường hợp mạng không ổn định, nên để nhóm IT kiểm tra lại.
- Xử lý các bảng tính lớn không mượt mà như khi sử dụng Excel trên máy tính, tuy nhiên, với các bảng tính nhỏ với khoảng vài chục nghìn dòng thì vẫn hoạt động tốt.
- Cung cấp đầy đủ tính năng cho hầu hết nhu cầu
- Tiết kiệm chi phí bản quyền (vì bộ office online thường đi kèm với tài khoản email, mua Gsuite hoặc gói của Microsoft thì đã đi kèm office online rồi)
- Tạo file xong lưu trực tiếp lên đám mây, không bao giờ lo mất
- Đang làm việc mà máy hỏng hoặc đột ngột cúp điện thì cũng có tự động lưu, không cần lo lắng nhiều về việc phải làm lại từ đầu
- Chia sẻ file dễ dàng cho đồng nghiệp
- Hỗ trợ tính năng nhiều người cùng chỉnh sửa file rất tiện lợi, không cần phải gửi đi gửi lại
- Có thể sử dụng ngay trong trình duyệt, không cần phải cài ứng dụng nào vào máy
Những thói quen quan trọng khi sử dụng công cụ trực tuyến và ngoại tuyến
Do các công ty mình đang làm sử dụng Google nên mình sẽ chủ yếu nói về các yếu tố của Google Drive / Docs. Các công ty sử dụng Microsoft Office Online cũng có thể chia sẻ kinh nghiệm của mình nhé.
Hãy sắp xếp file một cách gọn gàng
Khi tạo file mới trong các công cụ Office Online, mặc định chúng sẽ được lưu vào thư mục gốc của tài khoản. Tuy nhiên, sau một thời gian, thư mục này có thể trở nên lộn xộn và khó quản lý. Vì vậy, hãy tạo thói quen di chuyển file vào các thư mục cụ thể sau khi tạo xong bằng cách nhấn vào nút File > Move hoặc sử dụng nút Di chuyển như hình mẫu dưới đây và chọn thư mục muốn chuyển file vào để giữ gìn gọn gàng nhé.
Bây giờ bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp các file Word, Excel, PowerPoint trên Google Docs
Trước đây, để chỉnh sửa file Word, Excel, PowerPoint trên Google Docs, bạn phải chuyển đổi chúng sang định dạng của Google trước khi có thể chỉnh sửa. Tuy nhiên, từ hai năm trở lại đây, tính năng chỉnh sửa trực tiếp các file Microsoft Office đã được triển khai, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh tình trạng làm rối Drive của bạn.
Hiểu về cách chia sẻ file trên Google Drive
Bạn đã từng gặp tình huống nhận được liên kết Google Drive nhưng không thể xem và phải yêu cầu quyền xem chưa? Để giảm thiểu tình trạng này khi chia sẻ file, hãy hiểu rõ về các cách chia sẻ trên Drive nhé.
- Restricted: giới hạn người xem, chỉ những người được bạn thêm vào danh sách chia sẻ mới có thể xem được
: trong trường hợp này, nếu chọn cách chia sẻ này, mọi người sử dụng tài khoản email của công ty của bạn đều có thể xem file. Bạn cũng có thể điều chỉnh quyền xem hoặc sửa nếu cần - Anyone with the link: ai có liên kết là có thể xem, không cần đăng nhập bằng email
Google Docs cũng có khả năng sử dụng “macro”
Cũng giống như cách thức sử dụng macro để tự động hóa công việc trên máy tính, bạn cũng có thể áp dụng tính năng tương tự trên Google Docs, Google Slides và Google Sheets. Khác biệt là thay vì sử dụng VBA (Visual Basic for Applications), bạn có thể viết mã bằng JavaScript thông qua ứng dụng AppScript của Google. AppScript cho phép bạn thực hiện các tác vụ như tự động nhập dữ liệu vào tài liệu, tự động tính toán chỉ với một cú nhấp chuột (bằng cách thêm các nút tùy chỉnh vào tài liệu), tự động tải tập tin từ nguồn nào đó và thực hiện các phép tính dựa trên công thức có sẵn...
Tiềm năng của AppScript là vô cùng lớn, và khi bạn tìm kiếm trên Google, đừng quên thêm từ khóa này vào để tìm kiếm. Việc này có thể giúp công việc của bạn diễn ra nhanh chóng hơn nhiều lần.
