Buzz
Viết văn là một kỹ năng quan trọng mà ai cũng cần, không kể vị trí, ngành nghề. Nhưng không phải ai cũng biết cách soạn thảo văn bản một cách chuyên nghiệp, dẫn đến những sai sót đáng tiếc trong công việc và sự thăng tiến của bản thân. Hãy cùng khám phá cách hoàn thiện kỹ năng này từ A đến Z trong bài viết ngày hôm nay nhé!
Bí mật của kỹ năng soạn thảo văn bản
Kỹ năng soạn thảo văn bản là khả năng sử dụng các kỹ thuật để trình bày, chỉnh sửa và nhập thông tin trên giấy hoặc máy tính bằng văn bản.
Viết văn là một phần cơ bản của học tập ở mọi cấp độ và là một kỹ năng không thể thiếu được mà mọi nhà tuyển dụng luôn chú ý khi xem xét hồ sơ ứng viên.
Đặc biệt quan trọng của kỹ năng viết văn
Kỹ năng viết văn bản đóng vai trò then chốt trong công việc và cuộc sống ngày nay.
- Tạo ấn tượng ban đầu: Dù là văn bản truyền thống hay điện tử, người đọc sẽ đánh giá sự thông minh và sự cẩn thận của bạn dựa trên cách trình bày văn bản. Do đó, nếu văn bản chứa quá nhiều lỗi chính tả và ngữ pháp, bạn sẽ mất điểm trong mắt người đọc.
- Xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng: Trong khi soạn thảo hợp đồng thương mại, nếu hợp đồng không được viết kỹ lưỡng, có lỗi chính tả thì sẽ ảnh hưởng đến lợi ích và nghĩa vụ của cả hai bên, khiến khách hàng không hài lòng. Trong trường hợp nặng hơn, họ có thể tìm đối tác khác, làm đứt quan hệ hợp tác của doanh nghiệp.
- Đạt được vị trí mong muốn: Các nhà tuyển dụng thường đánh giá kỹ năng của bạn qua CV. Một CV viết tốt sẽ mở ra nhiều cơ hội việc làm cho bạn.
- Tiết kiệm thời gian: Kỹ năng viết văn bản sẽ giúp tối ưu hóa thủ tục hành chính, giảm thiểu thời gian thực hiện, và cung cấp thông tin, văn bản pháp lý cho người dân một cách nhanh chóng. Kỹ năng viết hợp đồng thương mại cũng sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch một cách nhanh chóng và linh hoạt hơn.
Yêu cầu chung về kỹ thuật viết văn bản
Yêu cầu chung về nội dung
- Có mục tiêu rõ ràng: Trước khi viết văn bản, bạn cần hiểu rõ mục đích, vấn đề cần giải quyết, và kết quả mong muốn.
- Có sự khoa học: Văn bản cần được viết ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, và tuân thủ đúng quy tắc về nội dung và hình thức.
- Có tính đối tượng: Nội dung văn bản cần trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với trình độ của người đọc và phù hợp với mục đích của việc viết.
- Có khả năng thực hiện: Nội dung văn bản cần kết hợp một cách hợp lý về mục tiêu, khoa học, đối tượng và quyền lực hành chính.
- Có tính bắt buộc: Yêu cầu này thường xuất hiện trong các văn bản hành chính. Các văn bản pháp luật, quy định, nghị định cần phải có tính bắt buộc và phản ánh quyền lực nhà nước ở mọi cấp độ.
Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản
Các tiêu chí về ngôn ngữ trong kỹ năng trình bày văn bản như sau:
- Ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu
- Sử dụng từ ngữ thông thường, tránh sử dụng từ ngữ địa phương và nước ngoài.
- Nếu có sử dụng thuật ngữ chuyên môn, cần có phần giải thích kèm theo.
- Không viết tắt các từ và cụm từ không thông dụng. Nếu từ được lặp lại nhiều lần, có thể viết tắt nhưng chữ viết tắt lần đầu tiên cần được đặt trong ngoặc đơn.
- Chữ viết hoa theo quy tắc chính tả.
- Sử dụng thì phù hợp với nội dung đang trình bày (quá khứ, hiện tại hoặc tương lai).
Yêu cầu về hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức của văn bản bao gồm: Quốc hiệu, tiêu ngữ, Tên tổ chức, cơ quan ban hành văn bản, Số, ký hiệu văn bản, Địa chỉ, ngày tháng năm ban hành văn bản, Tên loại và trích yếu nội dung văn bản, Nội dung, Chức vụ, họ tên và chữ ký người có thẩm quyền, Dấu của tổ chức, cơ quan, Địa chỉ nhận.
Bên cạnh đó, văn bản hành chính cần tuân thủ các kỹ thuật như: khổ giấy, định lề trang, kiểu trình bày, phông chữ và cỡ chữ.
Yêu cầu về hình thức ký văn bản
Văn bản được người có thẩm quyền ký kết, trên chữ ký phải ghi rõ thẩm quyền và chức vụ của người ký.
Các kỹ năng soạn thảo một số văn bản phổ biến
Soạn thảo văn bản công văn
Văn bản công văn bao gồm 3 phần: mở đầu, nội dung và kết thúc.
- Phần mở đầu: Đề cập mục đích, lý do ban hành văn bản.
- Phần nội dung: Là phần chính để trình bày mục đích soạn thảo văn bản. Tùy theo mục đích mà văn bản sẽ có sự khác biệt về nội dung và ngôn ngữ. Tuy nhiên, bất kể loại văn bản nào, nội dung cũng cần phải đảm bảo tính logic, minh bạch, rõ ràng và thuyết phục, không ép buộc và lời văn khiêm tốn.
- Phần kết thúc: Được trình bày ngắn gọn, nhấn mạnh mục đích xác định trách nhiệm, yêu cầu hoặc đề nghị.
Soạn thảo thông báo
Thông báo là loại văn bản hành chính được sử dụng để truyền đạt quyết định, tin tức hoặc sự kiện, thông tin về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đến các đối tượng liên quan để thực hiện.
Cấu trúc của một thông báo bao gồm 3 phần:
- Phần mở đầu: Đề cập mục đích, người ra quyết định, thẩm quyền của thông báo và đối tượng nhận thông báo.
- Phần nội dung: Trình bày nội dung cần thông báo đến đối tượng nhận theo đoạn văn hoặc theo hệ thống.
- Phần kết thúc: Tóm tắt lại nội dung thông báo, xác định thời hạn hiệu lực và quy tắc xử lý áp dụng nếu có phạm vi.
Soạn thảo tờ trình
Bố cục tờ trình cũng gồm 3 phần là mở đầu, nội dung và kết thúc.
- Phần mở đầu: Tóm tắt ngắn gọn về lý do, mục đích hoặc căn cứ pháp lý của tờ trình.
- Phần nội dung: Trình bày vấn đề cần xem xét. Đối với vấn đề đơn giản, có thể trình bày trực tiếp. Đối với nội dung phức tạp, tóm tắt ý chính trong tờ trình và chi tiết hơn trong văn bản đính kèm.
- Phần kết thúc: Thể hiện sự mong muốn được phê duyệt và tiến hành nghi thức “Xin trân trọng cảm ơn”.
Soạn thảo báo cáo
Báo cáo là tài liệu dùng để phản ánh tình hình, sự kiện hoặc quy trình hoạt động của một tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân trong một thời gian nhất định. Báo cáo hỗ trợ trong việc đánh giá thực tế của quản lý và lãnh đạo cũng như đề xuất các chính sách mới phù hợp.
Soạn thảo báo cáo không có một cấu trúc hoặc mẫu cố định. Nếu theo mẫu quy định của tổ chức, người soạn thảo chỉ cần thu thập dữ liệu và điền vào các mục quy định. Trong trường hợp không có mẫu, người soạn thảo cần thực hiện các bước sau:
- Bước chuẩn bị: Xác định mục đích của báo cáo, thu thập và tổ chức dữ liệu cần thiết.
- Viết báo cáo: Bao gồm báo cáo tóm tắt và báo cáo tổng kết với các nội dung như tổng hợp sự kiện, công việc đã và đang thực hiện, nguyên nhân và đề xuất giải pháp.
Soạn thảo quyết định
Quyết định là văn bản dùng để đề ra chế độ, chính sách hoặc áp dụng chúng cho một đối tượng cụ thể.
Khác với các loại tài liệu khác, cấu trúc của quyết định gồm hai phần: căn cứ ban hành quyết định và nội dung điều chỉnh.
- Căn cứ ban hành quyết định: Bao gồm căn cứ pháp lý (thẩm quyền và áp dụng) và căn cứ thực tiễn (điều kiện hoặc tình hình thực tế).
- Nội dung điều chỉnh: Đề cập đến mệnh lệnh và yêu cầu từ cơ quan hoặc tổ chức.
Soạn thảo biên bản
Có nhiều loại biên bản khác nhau và mỗi loại có cách trình bày riêng. Ngoại trừ các biên bản đã mẫu hóa, phải tuân theo trình tự sau:
- Mở đầu: Chỉ ra thời gian, địa điểm lập biên bản và danh sách tham dự.
- Nội dung: Trình bày chi tiết diễn biến sự kiện.
- Kết thúc: Tóm tắt kết luận hoặc lời kết luận cuối cùng tùy thuộc vào loại biên bản.
10 Nguyên tắc soạn thảo văn bản giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn
- Tránh lỗi phổ biến
Trong kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp, cần tránh mắc các lỗi như: nhập thiếu, dư ký tự, hoặc sai chính tả. Để giảm thiểu lỗi này, cần rèn luyện gõ chữ nhanh và chính xác hoặc sử dụng tính năng kiểm tra chính tả tự động trong Ms Word.
- Đơn giản và tập trung
Nội dung văn bản cần tập trung vào vấn đề chính, sử dụng từ ngữ ngắn gọn và súc tích.
- Chọn font, size và màu sắc phù hợp
Font chữ, kích thước và màu sắc đóng vai trò quan trọng trong kỹ năng soạn thảo văn bản. Mỗi loại văn bản đều có yêu cầu riêng về font chữ và kích thước. Nếu không có yêu cầu cụ thể, nên chọn font là Time New Roman hoặc Arial với cỡ chữ là 12-14 để đảm bảo tính thống nhất và dễ đọc.
- Chọn kích thước và căn lề giấy đúng chuẩn
Trong quá trình soạn thảo văn bản, tiêu chuẩn căn lề là rất quan trọng. Hầu hết các văn bản sử dụng tiêu chuẩn căn lề cơ bản như: lề trên: 20 – 25 mm, lề dưới: 20 – 25 mm, lề trái: 30 – 35 mm, lề phải: 15 – 20 mm.
- Căn chỉnh đoạn văn bản
Trong việc trình bày văn bản, bạn nên phân bố và căn chỉnh các đoạn văn một cách cân đối, tạo ra sự giãn cách và cách đoạn hợp lý. Kết thúc mỗi đoạn văn bằng dấu chấm và xuống dòng khi sang đoạn mới để văn bản trở nên hấp dẫn hơn về hình thức và dễ hiểu hơn về nội dung.
- Phần mở đầu
Đây là phần giới thiệu ngắn gọn về nội dung chính của văn bản. Nếu không có yêu cầu cụ thể, bạn có thể sử dụng các ký tự đặc biệt, in hoa hoặc chọn font chữ độc đáo để thu hút sự chú ý của độc giả.
- Thêm hình ảnh vào
Sử dụng hình ảnh làm cho văn bản sinh động hơn. Trong một số văn bản hành chính, bạn có thể sử dụng biểu đồ để minh họa nội dung một cách rõ ràng và trực quan nhất.
- Điều chỉnh khoảng cách dòng
Khoảng cách dòng giúp bố cục văn bản trở nên dễ đọc và chuyên nghiệp hơn. Khoảng cách tiêu chuẩn là 1.5 dòng.
- Chia đoạn văn thành các phần nhỏ và thêm tiêu đề
Chia nội dung thành các đoạn giúp người đọc dễ tiếp thu hơn. Bạn cũng có thể thêm tiêu đề để làm nổi bật các ý chính trong văn bản. Một tiêu đề sáng tạo và hấp dẫn sẽ thu hút độc giả.
- Tiện ích ngắt trang và đoạn
Sử dụng Microsoft Word giúp bạn dễ dàng thực hiện việc ngắt trang và ngắt đoạn mà không cần phải nhấn phím Enter nhiều lần. Điều này rất hữu ích khi làm việc với những văn bản dài.
Dưới đây là một số kỹ năng soạn thảo văn bản và nguyên tắc quan trọng dành cho cả người mới bắt đầu và những người đã có kinh nghiệm. Hy vọng bạn đã nắm vững cách soạn thảo văn bản một cách thành thạo và chuyên nghiệp.
