Buzz
Chữ ký email không chỉ giúp dễ dàng tìm kiếm thông tin người gửi mà còn góp phần quảng bá thương hiệu. Vậy chữ ký email là gì và tầm quan trọng của nó thế nào? HR Insider sẽ tiết lộ tất cả trong bài viết dưới đây. Hãy đọc để biết cách tạo và các mẫu chữ ký email chuyên nghiệp nhất nhé!
Chữ ký email là gì?
Chữ ký email là “tấm danh thiếp” của người gửi đính kèm ở phía cuối mỗi email gửi đi. Chữ ký email thường chứa tên, thông tin liên hệ và các chi tiết khác mà người gửi muốn chia sẻ với người nhận.
Chữ ký email có thể bao gồm tên đầy đủ, chức vụ, công ty, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ website và các thông tin khác theo sở thích cá nhân hoặc yêu cầu công việc. Chữ ký email thường được thêm tự động vào cuối mỗi email thông qua cài đặt trong ứng dụng email.
Tầm quan trọng của chữ ký email
Chữ ký email đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hoặc cá nhân. Chữ ký email chuyên nghiệp không chỉ mang lại lợi ích quan trọng trong chiến dịch marketing mà còn giúp nhận diện thương hiệu của bạn.
Một số lợi ích quan trọng khi sử dụng chữ ký trong email bao gồm:
- Xác định cá nhân và chuyên nghiệp: Chữ ký email giúp nhận biết danh tính và sự chuyên nghiệp của người gửi, cung cấp thông tin liên hệ cần thiết.
- Xây dựng niềm tin và độ tin cậy: Chữ ký email chứa thông tin liên hệ và chi tiết về công ty, giúp người nhận cảm thấy an tâm và tin tưởng hơn.
- Quảng bá thương hiệu: Chữ ký email có thể chứa logo, slogan hoặc thông tin quảng cáo để tăng khả năng nhận diện thương hiệu và tạo ấn tượng tốt với người nhận.
- Thông tin cần thiết: Chữ ký email cung cấp thông tin quan trọng như địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ website, giúp người nhận dễ dàng liên hệ hoặc tìm hiểu thêm về người gửi.
Chữ ký email chuyên nghiệp bao gồm những phần nào?
Một chữ ký email chuyên nghiệp cần đáp ứng hai nhiệm vụ chính là thu hút sự chú ý và truyền đạt thông tin rõ ràng. Khi tạo chữ ký email, bạn cần đảm bảo các yếu tố sau:
- Họ và tên, tên công ty và chức vụ hiện tại của người gửi.
- Thông tin liên hệ cơ bản: số điện thoại, email, đường link website, …
- Thông tin mạng xã hội: Facebook cá nhân, Fanpage, LinkedIn, Skype, Zalo,…
- Hình ảnh: Hình ảnh đẹp, chân thực sẽ tạo ấn tượng tốt với đối tác, khách hàng.
- Logo: Giúp nhận diện và ghi nhớ thương hiệu cá nhân hoặc doanh nghiệp.
Bí quyết tạo chữ ký email nhanh chóng
Ngày nay, cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp thường được thực hiện trên các công cụ có sẵn. Chỉ cần tạo là chữ ký sẽ tự động thêm vào cuối nội dung bạn gửi. Dưới đây là một số phương pháp tạo chữ ký email trên những trình duyệt phổ biến hiện nay.
Trên Outlook
- Bước 1: Mở Outlook và chọn “New Email” để tạo email mới.
- Bước 2: Trong menu “Message”, chọn “Signature” (chữ ký).
- Bước 3: Nhấp vào “New…” để tạo chữ ký mới.
- Bước 4: Nhập tên cho chữ ký của bạn và nhấp “OK”.
- Bước 5: Nhập các thông tin muốn hiển thị trong chữ ký email vào khung “Edit signature”. Tuỳ chỉnh màu sắc, font chữ, kích thước và thêm hình ảnh/logo theo ý muốn hoặc yêu cầu công việc, sau đó nhấn “OK”.
- Bước 6: Nhấp vào “Signature” và chọn chữ ký vừa tạo để thêm vào email.
Trên Gmail
- Bước 1: Mở Gmail và chọn “Settings”.
- Bước 2: Chọn “General” (cài đặt chung), tìm kiếm => chọn “Signature” (Chữ ký) => Nhập nội dung chữ ký bạn muốn tạo vào khung soạn thảo.
- Bước 3: Chọn “Save changes” để lưu thay đổi cài đặt.
Sử dụng HTMLSIG
- Bước 1: Truy cập vào HTMLSIG và lựa chọn tạo chữ ký miễn phí hoặc có phí.
- Bước 2: Điền đầy đủ và chính xác thông tin vào các mục Main, Social, Disclaimer, Banner,…
- Bước 3: Chọn “Tạo chữ ký” để hoàn tất quá trình tạo chữ ký email.
Sử dụng Hubspot
- Bước 1: Truy cập vào Hubspot
- Bước 2: Chọn mẫu chữ ký và điền thông tin theo mẫu
- Bước 3: Nhập thông tin, chỉnh sửa màu sắc, font chữ, kích thước và tải lên hình ảnh
- Bước 4: Chọn “Tạo chữ ký” để hoàn tất quá trình tạo chữ ký email.
Thủ thuật trong việc tạo chữ ký email
Để có cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp, bạn cần nắm ngay 3 thủ thuật sau:
Đơn giản và phản ánh thương hiệu
2 yếu tố cần lưu ý khi tạo chữ ký email là phong cách thiết kế và dễ đọc. Bạn nên bắt đầu với chữ ký đơn giản nhưng chứa đầy đủ thông tin cần thiết. Tránh việc chữ ký quá dài mà không gây ấn tượng với người nhận. Hãy tuân thủ và phản ánh thương hiệu từ màu sắc, bố cục đến font chữ và phông chữ.
Định hình trước phong cách thiết kế
Trước khi tạo chữ ký email, bạn cần định hình trước phong cách thiết kế để hạn chế lựa chọn. Điều này sẽ giúp bạn tạo chữ ký đẹp nhanh chóng hơn.
Linh hoạt các tuỳ chọn
Hiện nay có nhiều mẫu chữ ký email chuyên nghiệp sẵn để bạn lựa chọn. Bạn cũng có thể tùy chỉnh các mẫu chữ ký sẵn cho phù hợp. Việc linh hoạt sử dụng các mẫu chữ ký này sẽ giúp tạo dấu ấn riêng của bạn trên các nền tảng trực tuyến.
Mẫu chữ ký email chuyên nghiệp
Bạn có thể tham khảo một số mẫu chữ ký email dưới đây:
Những điều cần chú ý khi tạo chữ ký email
Khi tạo chữ ký email, bạn cần lưu ý một số điểm sau đây:
- Đơn giản và dễ đọc: Chữ ký email nên thiết kế đơn giản và dễ đọc. Hãy tránh sử dụng quá nhiều font, màu sắc hoặc hình ảnh phức tạp, vì điều này có thể làm mất tính chuyên nghiệp và gây khó khăn cho việc đọc.
- Thông tin cần thiết: Đảm bảo chữ ký email chứa đủ thông tin cần thiết như tên đầy đủ, chức vụ, công ty hoặc tổ chức, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ website. Lựa chọn thông tin phù hợp và hợp lý cho mục đích gửi email.
- Logo và hình ảnh: Nếu muốn, bạn có thể thêm logo hoặc hình ảnh vào chữ ký email để tăng tính nhận diện thương hiệu. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng logo và hình ảnh không làm chữ ký trở nên quá phức tạp hoặc gây cản trở cho việc đọc.
- Liên kết xã hội: Nếu bạn muốn chia sẻ thông tin liên kết đến các trang mạng xã hội cá nhân hoặc công ty, hãy đảm bảo rằng các liên kết này hoạt động và được cập nhật đúng.
- Độ phù hợp với mục đích: Chữ ký email nên phù hợp với mục đích và ngữ cảnh gửi email. Ví dụ, nếu bạn gửi email trong môi trường chuyên nghiệp, hãy đảm bảo chữ ký email mang tính chuyên nghiệp và không có các yếu tố không thích hợp.
- Kiểm tra hiển thị trên các thiết bị: Trước khi sử dụng chữ ký email, hãy đảm bảo kiểm tra hiển thị trên nhiều thiết bị và trình đọc email khác nhau để đảm bảo rằng chữ ký hiển thị chính xác và đẹp trên mọi nền tảng.
- Kích thước tệp đính kèm: Nếu chữ ký email của bạn có chứa hình ảnh hoặc logo, hãy đảm bảo rằng kích thước tệp đính kèm không quá lớn. Vì nếu tệp đính kèm quá lớn, nó có thể gây trục trặc khi gửi và nhận email.
Phần mềm/website tạo chữ ký email chuyên nghiệp
Email Signature Rescue
Email Signature Rescue cung cấp bộ công cụ để tạo, cài đặt và quản lý chữ ký email HTML. Email Signature Rescue có hơn 60 mẫu chữ ký sẵn có và cho phép bạn tùy chỉnh các thiết kế, chỉnh sửa hình ảnh và biểu tượng mạng xã hội, và hỗ trợ nhiều chương trình email và ứng dụng khác nhau.
Mail-Signatures
Mail-Signatures cung cấp các công cụ để tạo chữ ký email chuyên nghiệp. Mail-Signatures cung cấp một thư viện các mẫu chữ ký sẵn có và cho phép tùy chỉnh các yếu tố như hình ảnh, logo và thông tin liên hệ. Ngoài ra, nó cũng hỗ trợ nhiều chương trình email và ứng dụng phổ biến.
Canvato
Canvato cung cấp các công cụ miễn phí để tạo chữ ký email. Bạn có thể sử dụng Canvato để tạo mã QR, rút gọn liên kết và tạo chữ ký email. Ngoài ra, Canvato cũng cung cấp một số mẫu chữ ký sẵn có và cho phép bạn tùy chỉnh hình ảnh và tên công ty.
Cách thay đổi chữ ký email
Trên Outlook
- Bước 1: Đăng nhập Outlook => chọn “File” trên thanh công cụ.
- Bước 2: Chọn mục “Options”
- Bước 3: Chọn “Mail” ở cửa sổ “Options”. Ở dòng “Create or modify signatures for messages”, chọn “Signature”.
- Bước 4: Chỉnh sửa chữ ký ở phần “Select signature to edit” trong hộp thoại “Signatures and Stationery”.
Trên Gmail
- Bước 1: Mở ứng dụng Gmail => chọn “Settings” => chọn “See All Settings”.
- Bước 2: Chọn “General” => chọn “Signature” => Nhấp vào chữ ký muốn thay đổi
- Bước 3: Chọn “Save Changes” ở cuối trang.
- Bước 4: Chỉnh sửa chữ ký muốn thay đổi ở phần “Edit Signature” => Chọn “OK” để hoàn thành.
Với những kiến thức đã chia sẻ qua bài viết trên, HR Insider hy vọng đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích về chữ ký email, cách tạo và mẫu chữ ký chuyên nghiệp. Hãy tạo cho mình một chữ ký email thật chuyên nghiệp để từng bước quảng bá thương hiệu cá nhân một cách hiệu quả nhất nhé!
