Chuyển đổi Excel thành PDF một cách dễ dàng

Đôi khi, bạn có thể cần chuyển đổi file Excel sang PDF để đảm bảo định dạng của tài liệu được giữ nguyên. Dưới đây là các bước chi tiết để thực hiện quy trình này một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Chuyển đổi Excel thành PDF

Bí quyết chuyển đổi Excel thành PDF một cách linh hoạt

Bước 1. Thiết lập trang bản in
Nếu bạn đang sử dụng Office 2008 hoặc các phiên bản mới hơn, hãy mở tab Page Layout. Ở đây, bạn sẽ bắt gặp một số tuỳ chọn trong mục Page Setup, bao gồm:
- Margins: Điều chỉnh khoảng cách trắng giữa nội dung và mép trang khi in.

Mở rộng tính năng với header và footer trong tài liệu bằng cách nhấp vào biểu tượng mũi tên nằm ở góc dưới cùng bên phải mục Page Setup, sau đó chọn tabHeader/Footer. Nhấn Customize để tùy chỉnh header và footer theo ý muốn của bạn.

Nếu bạn muốn thay đổi hình nền khi in, nhấp chọn nút Background trên cửa sổ Page Setup. Chọn một hình ảnh từ máy tính hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây để đặt làm hình nền cho toàn bộ trang tính.

Bước 2: Xác định vùng in
Để xác định vùng in cho file Excel khi chuyển đổi sang định dạng PDF, đầu tiên hãy click và kéo để chọn các ô trong file Excel bạn muốn in. Tiếp theo, click vào Page Setup =>Print Area =>Set Print Area. Trên màn hình, bạn sẽ thấy đường viền mảnh màu xám bao quanh vùng in được xác định.

Như trên Word, Excel cũng hỗ trợ tạo ngắt trang để phân đoạn các bảng. Chọn ô bạn muốn ngắt trang, chọn tab Page Layout trên thanh Ribbon, rồi vào Page Setup =>Page Breaks =>Insert Page Break để thêm ngắt trang.

Bước tiếp theo là cấu hình Scale to Fit . Bên phải cửa sổ Page Setup hiển thị 3 tùy chọn: Width, Height và Scale. Các tùy chọn Width và Height để đặt số hàng và cột, còn Scale để xác định tỷ lệ kích thước toàn bộ vùng in.

Lựa chọn Width và Height để định kích thước bảng tính. Tùy chọn Scale xác định tỷ lệ kích thước cho vùng in toàn bộ.

Bước 3: Tuỳ chỉnh Trang tính
Để mở Tùy chọn Trang tính, hãy nhấp vào biểu tượng mũi tên ở góc dưới cùng bên trái của Tùy chọn Trang tính.

Dưới đây là những tuỳ chọn bạn có thể điều chỉnh trong menu:
- In Tiêu đề: đóng băng hàng và cột trên Trang tính.
- Dòng Lưới: tuỳ chọn này cho phép bạn hiển thị đường lưới giữa các ô hay không.
- Tiêu đề: cho phép thêm các tiêu đề.
- Bình luận, Ghi chú, và Lỗi: hiển thị bình luận, ghi chú và cảnh báo lỗi nhúng trong tài liệu.
- Thứ tự In: thiết lập tài liệu nào in trước, tài liệu nào in sau.
Ngoài ra, bạn có thể truy cập xem trước in bằng cách mở cửa sổ Xem trước In hoặc nhanh chóng nhấn Ctrl + P.

Bước 4: Lưu hoặc in File Excel dưới dạng PDF
Sau khi định dạng tài liệu và File Excel, bạn có thể chọn in hoặc lưu thành File PDF.
Để lưu File Excel dưới dạng PDF, trên hộp thoại Lưu Như chọn PDF từ menu Lưu dưới dạng. Hoặc bạn cũng có thể chọn Xuất =>Xuất thành XPS/PDF.

Nhấp chọn Tùy chọn để chọn khu vực in:
- Chọn: in các ô bạn đã chọn.
- Trang hoạt động: in trang hiện tại.
- Toàn bộ Bảng tính: in toàn bộ bảng tính trong File Excel hiện tại.
- Bảng: in bảng tính bạn tạo trong Excel.
Để in File Excel dưới dạng PDF, nhấp chọn Microsoft In thành PDF từ menu. Lưu ý, nhấp chọn In để xem trước, đảm bảo mọi cài đặt đều chính xác.

Trong bài viết này, Mytour đã chia sẻ cách bạn có thể lưu file Excel dưới dạng PDF. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc câu hỏi nào về cách chuyển đổi Excel thành PDF, hãy để lại ý kiến của bạn trong phần bình luận dưới bài viết nhé.

Tìm hiểu thêm: Cách chuyển đổi Excel thành PDF