Khám phá ClickUp - Công cụ Quản lý Công việc và Dự án Đỉnh cao!

Nếu bạn chưa biết về ClickUp, hãy đọc ngay để khám phá phần mềm quản lý công việc, dự án tuyệt vời này. ClickUp sẽ nâng cao hiệu suất làm việc của bạn. Bài viết này sẽ giải đáp thắc mắc ClickUp là gì và những tính năng nổi bật giúp quản lý công việc, dự án một cách mạnh mẽ!

Clickup - Đồng hành cùng bạn trong Quản lý Công việc và Dự án!

I. Hiểu rõ về ClickUp

1. ClickUp là gì?

ClickUp là ứng dụng tuyệt vời giúp quản lý sự kiện, công việc cá nhân và đặc biệt là quản lý công việc nhóm một cách hiệu quả. Đồng bộ công việc từ xa, ClickUp giúp bạn dễ dàng nhắc nhở, trao đổi về dự án, quản lý sự kiện và theo dõi tiến trình của từng nhiệm vụ. 

ClickUp: Công cụ Quản lý Công việc và Dự án

Điểm đặc sắc nhất của ClickUp là khả năng cung cấp đến 14 chế độ xem khác nhau, giúp bạn có cái nhìn tổng quan vô cùng độc đáo về dự án. Đồng thời, tích hợp mượt mà với nhiều ứng dụng phổ biến như Gmail, Zapier, Dropbox, Slack... giúp tự động hóa công việc một cách linh hoạt nhất.

Hiện nay, ClickUp đang là một công cụ Freemium hoàn hảo, hỗ trợ cả trên máy tính và điện thoại với đầy đủ 2 hệ điều hành Android và iOS.

2. Đối tượng Sử dụng

ClickUp phù hợp với mọi đối tượng, từ cá nhân, doanh nghiệp mới thành lập đến doanh nghiệp vừa và nhỏ, đều có thể quản lý công việc, dự án một cách hiệu quả nhất.

II. Ưu và Nhược điểm của ClickUp

Ưu và Nhược điểm của ClickUp

1. Các Ưu điểm

• Đa dạng tính năng: ClickUp dẫn đầu với nhiều tính năng tích hợp như chế độ xem dashboard cá nhân, chế độ ghi hình, pulse,..
• Giao diện thân thiện: ClickUp có giao diện đẹp mắt và nhiều template chuyên nghiệp phù hợp với mọi lĩnh vực giúp tiết kiệm thời gian. 
• Đa dạng chế độ xem: Với 14 chế độ khác nhau, đặc biệt là chế độ mindmaps, bản đồ vệ tinh hay chế độ chat...

2. Nhược điểm

• Khó sử dụng cho người mới: Người mới sử dụng ClickUp có thể cảm thấy mắc mệt với nhiều tính năng.
• Ứng dụng di động chưa hoàn thiện: ClickUp được đánh giá là chưa tối ưu trên điện thoại di động. 
• Chưa hỗ trợ tiếng Việt: ClickUp không có giao diện tiếng Việt hoặc hướng dẫn chi tiết, tạo khó khăn cho người sử dụng mới.

III. Tính năng Đặc sắc của ClickUp

1. Môi trường Làm việc

ClickUp mang đến cho bạn khả năng quản lý mọi thứ trong một không gian làm việc tuyệt vời chỉ qua một ứng dụng. Bạn hoàn toàn có thể sáng tạo và tạo ra các môi trường làm việc phù hợp với yêu cầu công việc cụ thể của mình.

Ví dụ: 

• Môi trường cá nhân: dành cho những mục tiêu và dự án cá nhân của bạn 
• Môi trường phòng ban: mỗi phòng ban lại có các bộ phận và công việc khác nhau cần triển khai dành cho các team.
• Môi trường dự án: Một dự án phối hợp giữa nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, cần một môi trường làm việc giúp lưu trữ, triển khai và theo dõi công việc hiệu quả.

Bạn có 2 cách để sáng tạo môi trường mới:

• Tạo hoàn toàn một không gian làm việc mới của bạn
• Sử dụng mẫu template: ClickUp cung cấp cho người dùng những mẫu môi trường làm việc cho nhiều mục đích khác nhau và được phân theo 3 cấp độ sử dụng là Beginner/Intermediate và Advanced.

Sáng tạo không gian làm việc mới với các mẫu có sẵn trên Clickup

Mỗi không gian làm việc đều mang đến cho bạn khả năng tùy chỉnh các thao tác cơ bản như tạm ẩn, xóa, tạo bản sao và dễ dàng chia sẻ với thành viên khác, tất cả chỉ trong vài bước đơn giản.

Thiết lập quản lý không gian làm việc trên Clickup

2. Quản lý Dự án

Khác biệt từ những ứng dụng khác, Clickup cho phép bạn quản lý dự án một cách chi tiết bằng cách tổ chức công việc theo cấp độ. Trong mỗi không gian làm việc, bạn có thể tạo nhiều thư mục con với các danh sách công việc. Và trong mỗi danh sách, có các công việc và công việc con; danh sách kiểm tra giúp bạn phân chia và theo dõi công việc một cách hợp lý.

Quản lý Dự án Hiệu quả

3. Xây Dựng Quy trình Làm việc

Trong mỗi không gian làm việc, bạn có thể sáng tạo nhiều thư mục để quản lý, với từng thư mục chứa danh sách công việc để bạn phân công nhiệm vụ. Ví dụ, nếu bạn đang có một dự án với 4 giai đoạn là Chiến lược, Thiết kế, Phát triển và Thực hiện, bạn có thể tạo danh sách tương ứng cho mỗi giai đoạn. Mỗi giai đoạn sẽ bao gồm nhiều công việc khác nhau cần thực hiện.

Xây Dựng Quy trình Làm việc

4. Quản Lý Công việc

ClickUp nổi bật với khả năng tự động theo dõi nhiệm vụ, hệ thống sẽ tự động nhóm chúng dựa trên trạng thái của nhiệm vụ, và có các mục khác nhau như: danh sách công việc, sẵn sàng, đang tiến hành và đã hoàn thành.

Về cơ bản, việc phân chia công việc trong ClickUp có thể được hiểu như một bảng tính với các dòng và cột. 

• Hàng: Đây là nhiệm vụ và công việc con mà bạn đặt ra
• Cột: Là cách bạn theo dõi tiến trình của mỗi nhiệm vụ.

Quản lý Nhiệm vụ trên Clickup

Bạn có hoàn toàn khả năng điều chỉnh các trường dữ liệu cho nhiệm vụ như Phân công, Ngày hết hạn, Mức độ ưu tiên, Bình luận, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Trạng thái, Thời gian dự kiến, Đánh giá, Bản sửa đổi… Nếu bạn muốn nâng cao hơn, hãy sử dụng thêm: Văn bản, Tag, Dropdown, Email, Tiền, Điện thoại, Đánh giá, Công thức toán học…

Chính nhờ vào những tính năng này, Clickup sẽ giúp bạn dễ dàng giao việc cho thành viên trong nhóm, đặt hạn cho nhiệm vụ, tạo checklist để kiểm soát công việc, tạo các công việc con nhỏ cho từng phần công việc khác nhau, điều chỉnh mức độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ, mô tả chi tiết từng nhiệm vụ.

5. Theo dõi Dự án từ Nhiều Góc Nhìn

Clickup đã thực hiện xuất sắc hơn, vượt qua các đối thủ khác khi cho phép bạn quan sát công việc của mình qua 14 chế độ khác nhau, bao gồm:

• Chế Độ Danh sách
• Chế Độ Sơ đồ
• Chế Độ Bảng
• Chế Độ Dòng thời gian
• Chế Độ Lượng công việc
• Sơ đồ Tư duy
• Chế Độ Xem lịch
• Chế Độ Xem hoạt động
• Chế Độ Xem Hộp
• Chế Độ Xem Trò chuyện
• ….

Với mỗi chế độ, người dùng có thể theo dõi công việc đang diễn ra ở đâu, tiến độ như thế nào.... để có cái nhìn tổng quan nhất về dự án của mình.

Để tạo chế độ xem làm thế nào đơn giản, bạn chỉ cần chọn không gian làm việc, thư mục hoặc danh sách sau đó nhấn thêm chế độ xem bạn muốn và đặt tên cho những chế độ này.

Thêm Chế Độ Xem trên Clickup

6. Tự Động Hóa

Tính năng Tự động hóa trên Clickup bao gồm 2 phần chính:

Tính năng Tự động hóa trên Clickup hoạt động dựa trên nguyên tắc cơ bản là “khi...thì”, gồm 2 phần chính trong 1 tự động hóa là:

• Kích hoạt: là trình kích hoạt, bao gồm các điều kiện. Khi các điều kiện được thỏa mãn, kích hoạt sẽ kích hoạt hành động.
• Hành động: Là các hoạt động sẽ xảy ra sau khi kích hoạt được thực hiện.

Theo nguyên tắc cơ bản là “khi...thì”, người dùng có thể tạo nhiều trình tự động khác nhau trong hệ thống và tự động hóa tích hợp với các ứng dụng bên ngoài.

Clickup đã tạo sẵn một số mẫu tự động hóa như:

• Di chuyển: khi di chuyển từ đây sang đó, sẽ thay đổi trạng thái hay tạo nhiệm vụ mới…
• Trạng thái: khi trạng thái của nhiệm vụ thay đổi, tự động chuyển danh sách, thay đổi mức độ ưu tiên…
• Tạo mới: Khi có một nhiệm vụ mới được tạo, thay đổi danh sách, trạng thái,...
• Ngày hết hạn: khi công việc đến ngày hết hạn, tự động thay đổi trạng thái, di chuyển sang danh mục khác
• Một số tự động hóa liên quan đến mức độ ưu tiên, người được giao nhiệm vụ, công việc con…

Mẫu Tự Động Hóa trên Clickup

Nếu không thấy mẫu tự động phù hợp, bạn cũng có thể tạo tự mình một tự động mới hoàn toàn, phù hợp với nhu cầu của bạn.

Tạo Tự Động Mới trên Clickup

Clickup giúp người dùng liên kết với các ứng dụng như Bugsnag, Calendly, Email, GitHub, Twilio để tự động hóa qua kênh này. Người dùng có thể hoàn toàn tự động hóa việc gửi email, SMS, hoặc gắn task vào lịch... một cách dễ dàng, nhanh chóng.

Tự Động Hóa

7. Nhịp Đập

Nhịp Đập là tính năng vô cùng hữu ích cho các lãnh đạo dễ dàng quan sát thành viên nào đang online và offline để phân chia thời gian làm việc cho các nhiệm vụ trong thời gian họ online một cách hiệu quả nhất.

Nhịp Đập

8. Tạo bảng điều khiển

Clickup giúp người dùng tạo một trung tâm kiểm soát công việc riêng (đối với người dùng) để quan sát toàn bộ hoạt động trong các không gian làm việc khác nhau thông qua một màn hình duy nhất. Tính năng này thay thế tính năng báo cáo và danh mục.

Trong một bảng điều khiển, bạn có thể tạo nhiều cửa sổ (widget) khác nhau cho từng loại dữ liệu bạn muốn quan sát.

Tạo Widget mới trong Clickup

Giao diện Bảng Điều Khiển trên Clickup

IV. Giá cả của Clickup

Dưới đây sẽ giúp bạn khám phá về ClickUp và bảng giá, đồng thời hiểu rõ hơn về những điểm đặc sắc của công cụ quản lý công việc, dự án ClickUp. Chúc bạn nắm vững sử dụng ClickUp và quản lý dự án hiệu quả hơn nhé!