Buzz
.jpg)
HƯỚNG DẪN VIẾT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP KHI LÀM VIỆC TẠI TẬP ĐOÀN ĐA QUỐC GIA
Xin chào các bạn,
Tôi là Tina - một chuyên gia Truyền Thông đến từ Úc. Tôi đã có cơ hội làm việc tại các tập đoàn hàng đầu thế giới và muốn chia sẻ những kinh nghiệm về cách viết email chuyên nghiệp trong môi trường này với các bạn trẻ.
Viết email là kỹ năng đầu tiên và quan trọng nhất khi bước vào thế giới làm việc, nhưng thật đáng tiếc là không có lớp học nào dạy về nó.
Khi mới bắt đầu làm việc, tôi cũng mất nhiều thời gian và khó khăn khi viết email. Khi làm việc ở nước ngoài, tôi đã phải dành thời gian để nghiên cứu cách viết email của các quản lý cấp cao, tự học và xin phản hồi từ họ để có thể hiểu rõ hơn về cách viết email chuyên nghiệp.
TẠI SAO KỸ NĂNG VIẾT EMAIL LẠI ĐƯỢC ĐÁNH GIÁ CAO NHƯ VẬY?
CÁC YẾU TỐ CẦN CHÚ Ý KHI VIẾT EMAIL:
- Người được liệt kê trong phần Người nhận chính là người mà bạn muốn họ thực hiện một hành động cụ thể sau khi đọc email của bạn.
- Nếu bạn muốn hai hoặc nhiều người hơn thực hiện một hành động sau khi đọc email, hãy đảm bảo rằng tên họ được liệt kê trong phần Người nhận chính.
- Khi bạn muốn một số người khác cũng biết về thông tin trong email nhưng họ không phải là người nhận chính.
- Khi sử dụng CC, người nhận sẽ thấy danh sách email của tất cả những người được gửi email.
Những người được thêm vào CC không nhất thiết phải phản hồi bạn hoặc đưa ra ý kiến. Đối với họ, bạn chỉ muốn họ hiểu và nắm bắt nội dung của email. Tất nhiên, họ vẫn có thể phản hồi hoặc đưa ra ý kiến về email của bạn, nhưng điều đó không bắt buộc.
- Những người được liệt kê trong phần người nhận chính và CC sẽ không thể nhìn thấy những người được BCC, trong khi những người được BCC có thể nhìn thấy tất cả những người được gửi email cùng với CC.
- Khi bạn muốn gửi email cho nhiều người mà không muốn họ biết về nhau, hãy sử dụng BCC để giữ thông tin riêng tư.
- Đây là bản tóm tắt của email, cho biết hành động sẽ diễn ra sau đó.
TẠI SAO TIÊU ĐỀ EMAIL QUAN TRỌNG?
- Trong môi trường chuyên nghiệp, mọi người thường nhận hàng trăm email mỗi ngày.
- Một tiêu đề ngắn gọn và rõ ràng sẽ giúp họ nhận biết sự quan trọng của công việc hoặc biết cần hành động nhanh chóng.
Nếu ai đó gửi email cho bạn và chỉ ký tên, họ mong bạn phản hồi và gọi tên họ trong email. Nếu họ ký cả họ và tên, họ muốn bạn gọi cả hai.
Nếu bạn viết thư cho người lạ, hãy tự giới thiệu tên và lý do bạn viết thư cho họ. Hãy ngắn gọn trong 1-2 câu và đi thẳng vào vấn đề.
Đừng mang toàn bộ CV khi nộp đơn. Giữ email ngắn gọn và súc tích.
Khi viết email, chia thành các đoạn nhỏ. Mỗi đoạn tối đa 2-3 câu và cách nhau một dòng.
Hãy kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi. Đặc biệt là trong email công việc, hãy thể hiện sự chính xác và tôn trọng đối với người nhận.
Đặt nét đậm cho từ khóa.
Hạn chế việc sử dụng chữ in hoặc các dấu chấm thang. Chúng có thể làm người đọc cảm thấy bạn quyết đoán và thiếu chuyên nghiệp. Hãy sử dụng font chữ Sans Serif với kích thước thông thường.
Hãy đọc lại trước khi gửi, rút ngắn các đoạn văn dài. Hãy cố gắng tóm gọn ý chính vào 1-2 câu để người nhận có thể hiểu nhanh nhất.
Khi kết thúc email, hãy cho người đọc biết bạn mong họ thực hiện điều gì. Nếu đó là công việc, hãy nêu rõ thời gian cần thiết, địa điểm diễn ra, và ai sẽ tham gia.
Để kết thúc thư, bạn có thể sử dụng các từ như Mong sớm nhận được phản hồi từ bạn, Trân trọng, Chúc mọi điều tốt lành, Lời chúc tốt đẹp, Chúc mừng, (phẩy) và sau đó ký tên của bạn.
Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm thông tin cá nhân như vị trí công việc, tên công ty, địa chỉ email, trang web, và số điện thoại để người nhận có thể liên hệ với bạn qua các phương tiện khác nhau.
Khi gửi kèm một tập tin đính kèm, hãy đảm bảo lưu tập tin dưới định dạng PDF nếu bạn không muốn họ chỉnh sửa. Đổi tên tập tin một cách chuyên nghiệp và kèm theo ngày nếu có nhiều phiên bản của tập tin đó. Ví dụ: Đề xuất_20102020
Nếu tập tin quá lớn, bạn có thể nén file thành file zip, hoặc nếu gửi qua đường link Google Drive, hãy đảm bảo rằng bạn đã mở chế độ cho phép trước để họ không cần phải xin quyền truy cập và chờ bạn chấp nhận.
Tên email cá nhân nên phản ánh tên và họ của bạn hoặc tên bạn. Nếu tên đó đã được sử dụng, bạn có thể thêm số để phân biệt dễ hơn.
Tránh sử dụng các tên như mêchó, nàngtiênmơ, emilyinparis. Dễ thương nhưng không phù hợp trong môi trường chuyên nghiệp. Người nhận thường không biết bạn, khi thấy những tên email như vậy, họ sẽ ít có khả năng mở vì có thể nhầm là spam, virus hoặc họ sẽ không đánh giá bạn một cách nghiêm túc.
Chào bạn,
Tina
