Buzz
Buổi hội thảo trực tuyến dường như đã trở nên quen thuộc với sinh viên trong thời gian gần đây. Ban đầu, việc tổ chức một buổi hội thảo trực tuyến có vẻ khó khăn vì hầu hết chúng ta thiếu kinh nghiệm và chuyên nghiệp.
Tuy nhiên, hiện nay, mình cảm thấy mọi người đã chấp nhận và tiếp nhận hình thức này hơn. Cách tổ chức một buổi hội thảo trực tuyến ngày càng được chăm chút và chuyên nghiệp hơn.
Từ góc nhìn của mình - một người đã tham gia tổ chức nhiều buổi hội thảo trực tuyến lớn nhỏ, mình muốn chia sẻ những kinh nghiệm mà mình đã học được trong hơn một năm qua.
Một buổi hội thảo trực tuyến hoàn hảo sẽ bao gồm:
Tìm ý tưởng + xác định mục tiêu của buổi hội thảo (Sử dụng Google Form + Mời các diễn giả chất lượng)
Mục đích tổ chức Webinar của bạn là gì? Chia sẻ kiến thức hay quảng bá sản phẩm? Sự kiện miễn phí hay có thu phí? Có giới hạn số lượng người tham gia không?
Việc xác định đúng mục tiêu tổ chức Webinar giúp bạn có thể lên kế hoạch cụ thể từ việc thiết lập đến nội dung trình bày một cách tỉ mỉ và chất lượng.
Nhìn chung, Webinar mang lại thông tin có giá trị cho người tham gia, vì vậy bạn nên chọn các chủ đề mà bạn giỏi, lĩnh vực mà bạn làm chủ để mang lại thông tin hữu ích nhất, có giá trị nhất.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể mời các diễn giả có uy tín và chuyên môn trong lĩnh vực bạn chọn. Điều này sẽ nâng cao uy tín và chuyên môn cho Webinar của bạn.
“Chuẩn bị còn hơn là không”
Để tổ chức một buổi Hội Thảo Trực Tuyến, hãy chọn một nền tảng có đủ các tính năng sau đây:
Giới hạn số lượng người tham gia
Chức năng chia sẻ màn hình
Cho phép chèn nhiều khung hình, hiển thị màn hình đôi, màn hình ba,...
Độ phân giải cao, chất lượng hình ảnh sắc nét
Một số nền tảng gợi ý: Zoom, Google Meet,....
Hãy kiểm tra kỹ link của buổi Hội Thảo Trực Tuyến (sau khi gửi email mời khán giả, trước giờ tổ chức một ngày, hãy gửi một email nhắc nhở tham gia) và sẵn sàng một link/nền tảng dự phòng trong trường hợp xảy ra sự cố.
Lưu ý nhỏ: hãy chọn một chiếc laptop có cấu hình mạnh mẽ và một nơi có mạng đủ mạnh để làm máy trình chiếu nhé
Chọn thời điểm tổ chức
Không có một quy tắc cụ thể trong việc chọn thời điểm tổ chức buổi Hội Thảo Trực Tuyến. Buổi Hội Thảo có thể diễn ra trong giờ hành chính hoặc ngoài giờ hành chính. Tuy nhiên, hãy chọn thời điểm phù hợp nhất với đối tượng khán giả cũng như đáp ứng được thời gian của các diễn giả khách mời (nếu có). Bạn cũng nên tránh chọn thời điểm tổ chức trùng với các sự kiện lớn hoặc ngày lễ để đạt được hiệu quả tốt nhất.
Chuẩn bị nội dung, kết cấu
Để truyền đạt nội dung chủ đề của bạn tới khán giả một cách hiệu quả nhất - cũng như hỗ trợ diễn giả trong quá trình trình bày, hãy chuẩn bị một bản PowerPoint. Tóm tắt thông tin một cách ngắn gọn nhất có thể để làm tăng tính sống động và giúp khán giả dễ hình dung hơn.
Ngoài ra, nếu chủ đề yêu cầu thảo luận, giải đáp, bạn cần xây dựng nội dung và lên kế hoạch cho diễn giả cũng như thu thập câu hỏi từ khán giả để việc giải đáp trở nên thuận lợi hơn.
Và quan trọng nhất là có một MC và chuẩn bị sẵn kịch bản cho họ - Script nhé.
Đừng bỏ lỡ phần truyền thông
Để lan truyền Webinar của bạn rộng rãi, hãy tạo một trang landing page - nơi mọi người có thể đăng ký và cập nhật thông tin về buổi hội thảo.
Quan trọng nhất, các mạng xã hội như Facebook, Instagram, Zalo,... là nơi thu hút một lượng lớn người xem bằng cách đăng các bài viết về Webinar của bạn. Vì vậy, hãy đầu tư vào nội dung bài viết cũng như hình ảnh, tài liệu truyền thông. Nếu có thể, hãy đầu tư vào quảng cáo trên các mạng xã hội này.
Một cách khác là kêu gọi Hỗ Trợ Truyền Thông từ các fanpage lớn, sau đó có thể thiết lập một mối quan hệ hợp tác lâu dài giữa hai bên (đồng hành cùng nhau trong việc truyền thông)
Bên cạnh đó, bạn cũng nên gửi email quảng cáo, nhắc nhở về thời gian tổ chức sự kiện để khuyến khích người dùng đăng ký nhiều hơn.
Tương tác trực tuyến không hề khó khăn
Bạn có thể tìm kiếm trên Google về các công cụ hỗ trợ cho Zoom, Google Meet để tăng sự hấp dẫn:
Ví dụ như tính năng Bảng Trắng để mọi người cùng ghi chú, các trò chơi tăng tương tác khán giả trong Zoom.
Đừng quên thêm nhạc nền trong khi chơi minigame hoặc trong những khoảnh khắc chờ đợi đủ số lượng khán giả (khởi đầu).
Kết thúc Buổi Hội Thảo
Chắc chắn bạn không muốn khán giả rời đi mà không có ấn tượng đẹp. Hãy gửi cho họ một email cảm ơn và thu thập phản hồi từ những người tham dự để có kế hoạch tổ chức buổi hội thảo tốt hơn trong những lần tiếp theo.
Ngoài ra, người tham dự thường muốn có một bản ghi âm của chương trình, vì vậy bạn có thể gửi cho họ liên kết đến bản ghi sau đó để họ có thể nghe lại những điểm nổi bật và gửi cho những người đã đăng ký nhưng không thể tham dự vì lý do không thể kiểm soát được.
