Buzz
Giới Thiệu: Chào các bạn, Tôi là Nhung – Đồng Sáng Lập của một Công Ty nhỏ đã trải qua 5 năm hình thành.
Dù được gọi là Đồng Sáng Lập nhưng khi công ty còn thiếu nhân sự, tôi phải chủ động tham gia quản lý dự án và tiếp xúc liên tục với khách hàng. Trong quá trình đó, tôi luôn cố gắng điều chỉnh phương pháp quản lý sau mỗi lần nhận phản hồi từ Khách Hàng.
Dù việc quản lý hiện tại của tôi vẫn còn nhiều hạn chế nhưng hy vọng sẽ chia sẻ được kinh nghiệm với mọi người và nhận được đóng góp để cải thiện hơn.
Với mọi dự án, tôi luôn đề ra một số tiêu chí để đảm bảo rằng dự án luôn đi đúng hướng.
1. Chọn người gửi vàng
Trước khi bắt đầu dự án, tôi luôn lựa chọn nhân sự một cách cẩn thận để phù hợp với sản phẩm của Khách Hàng. Trong một số trường hợp nhân sự muốn thử thách ở các thị trường mới, tôi luôn theo dõi và đánh giá dự án liên tục để giúp họ tích lũy kinh nghiệm và đảm bảo tiến trình dự án không bị trì trệ.
2. Đặt ra timeline rõ ràng
3. Giao tiếp nhanh chóng với Khách Hàng và hiểu rõ ý kiến của họ để điều chỉnh phù hợp.
Trong lĩnh vực dịch vụ, có một nguyên tắc là 'Luôn hòa giải với mọi ý kiến của Khách Hàng' khi làm việc với Khách Hàng, chắc chắn sẽ có những yêu cầu khác nhau, và tôi luôn tìm cách thương lượng và đạt được thoả thuận với khách hàng để cả hai đều hạnh phúc nhất.
VỀ QUY TRÌNH MÀ TÔI ĐÃ THỰC HIỆN:
1. Khởi đầu dự án
Xây dựng cam kết dự án: Tất cả các dự án đều được tạo ra cam kết dự án vì nó là cơ sở để hướng dẫn hoạt động, xác định và công nhận kết quả cuối cùng. Cụ thể, cam kết sẽ bao gồm mục tiêu cuối cùng với khách hàng, điều khoản vi phạm hợp đồng, chính sách hoàn tiền để khách hàng hiểu và giải quyết dễ dàng nếu có vấn đề xảy ra.
Xác định các bên liên quan: Tổ chức cuộc họp riêng trước để thảo luận về hướng triển khai:
- Phân tích 7P: Đây là bước quan trọng nhất khi xây dựng một Kế hoạch Marketing toàn diện, hiểu rõ sản phẩm và thị trường sẽ làm đầu tiên mà tôi yêu cầu Marketer phải thực hiện nếu muốn thành công một dự án.
- Phân bổ nhân sự cho 4 phần: Như đã đề cập, đây là lúc tôi lựa chọn những người phù hợp nhất và có mong muốn tham gia. Tôi luôn hỗ trợ để không ảnh hưởng đến kết quả mang lại cho khách hàng.
- Tổng hợp câu hỏi để trao đổi với khách hàng trong buổi họp kế tiếp: Tiếp tục từ bước phân tích 7P, tôi luôn tạo điều kiện cho Marketer ý tưởng, đặt câu hỏi và trao đổi trực tiếp với khách hàng.
2. Lập kế hoạch:
- Ban đầu tôi dùng công cụ Jira để lên lịch thực hiện các task, giúp Client dễ theo dõi. Nhưng sau này, vì Client thích giao diện Sheet hơn, tôi chuyển sang dùng Google Sheet để mô tả công việc cho họ.
- Thường tôi kế hoạch các task giống nhau vì thực hiện theo gói dịch vụ, nhưng khi Clients muốn tập trung vào từng hạng mục riêng, tôi cũng hỗ trợ họ phối hợp các kênh để đạt hiệu quả mong muốn.
3. Triển khai dự án:
Ở giai đoạn này, các bước đầu tiên của dự án sẽ được triển khai, nhân sự thực hiện các task và liên tục trao đổi với Client (qua Zalo) để được duyệt và nhận phản hồi, từ đó sửa đổi kịp thời.
Dự án Full Marketing có tổng cộng 4 hạng mục: Social, SEO, Quảng cáo và Tự động hóa Marketing (Email Marketing).
Ngoài ra, hàng tuần tôi còn tổ chức 2 buổi đào tạo trực tuyến, do CEO - một bạn Co Founder khác làm host, giúp các Marketers giải đáp thắc mắc và định hướng công việc, tránh chậm tiến độ theo timeline ban đầu.
4. Theo dõi và đánh giá:
Thực ra, giai đoạn này gần như trùng khớp với giai đoạn triển khai dự án, vì việc giám sát và kiểm soát phải diễn ra liên tục và song song với các bước của quy trình triển khai.
Sau nhiều lần cập nhật và điều chỉnh để tạo ra báo cáo phù hợp nhất, đầy đủ và dễ sử dụng nhất, hiện tôi đang hướng đến việc tạo báo cáo trên Confluence (liên kết được với Jira) với tần suất 2 tuần/lần cho Client (nhưng cũng tuỳ thuộc vào mong muốn của từng Client, cả team sẽ cố gắng điều chỉnh để đáp ứng).
Nhờ đó, trong quá trình làm việc, tôi dễ dàng biết được tiến độ công việc của cả team, bao nhiêu task đã hoàn thành, bao nhiêu task còn đang thực hiện,...
Nếu bạn muốn biết tôi sử dụng các công cụ nào để kiểm chứng dữ liệu của từng hạng mục, đây là câu trả lời:
- Đối với Social: Content Studio sẽ phân tích số lượng tương tác của từng bài post, kèm theo đó là thời gian đăng bài.
- Đối với Quảng cáo: Tôi sử dụng các báo cáo Quảng cáo trên từng kênh.
- Đối với Tự động hóa Marketing: Hubspot sẽ phân tích tỷ lệ xem và nhấp vào liên kết của từng email,...
5. Kết thúc giai đoạn:
Dự án đã đến giai đoạn cuối cùng, trước khi có thể tổ chức lễ kỷ niệm cho thành công hoặc học hỏi từ những thất bại, vẫn còn một số nhiệm vụ cần hoàn thành cùng team ở giai đoạn này, bao gồm:
- Tạo báo cáo tổng quan về dự án và từng hạng mục đã triển khai: tóm tắt lại tất cả các chỉ số đã và chưa đạt được.
- Phân tích dự án dựa trên báo cáo: đánh giá các thành tựu đã đạt được, rút kinh nghiệm từ các thất bại và phản hồi từ từng thành viên của team để tránh lặp lại trong các dự án tiếp theo.
- Cuộc họp với Client: Tôi sẽ tổ chức cuộc họp cuối cùng với Client để trình bày bản báo cáo và bàn giao dự án. Trong cuộc họp này, tôi cũng sẽ gửi biểu mẫu phản hồi cho Client, nếu họ hoàn thành thì dự án được coi là đã kết thúc và Client ký kết hợp đồng với Trần Vũ.
Cảm ơn bạn đã đọc hết bài chia sẻ của tôi.
Tôi hiểu rằng quy trình này vẫn còn nhiều thiếu sót và nhược điểm, vì không có gì là hoàn hảo hoàn toàn, vì vậy tôi rất mong mọi người có thể tham khảo và đóng góp ý kiến để xây dựng. Tôi xin chân thành cảm ơn!!
