Buzz
Tùy thuộc vào quy mô và loại hình dự án, có nhiều cách tiếp cận để nhà quản lý có thể tạo ra một kế hoạch quản trị tài nguyên toàn diện. Tuy nhiên, để triển khai hiệu quả nhất, cần đảm bảo sở hữu bốn yếu tố quan trọng sau:
1. Xác định các loại tài nguyên cần
Trong các dự án, thường có 5 loại tài nguyên phổ biến mà nhà quản lý phải xác định:
Nhân sự
Con người là yếu tố quyết định thành công của dự án. Chính vì vậy, việc xác định và phân bổ vị trí cho nhiệm vụ cụ thể đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng từ nhà quản lý.
Thường, việc xác định nguồn nhân lực phải căn cứ vào 3 yếu tố:
Chuyên môn: Kỹ năng cần phải phù hợp với dự án để hoạt động hiệu quả. Ví dụ, trong việc xây dựng phần mềm, không thể chỉ đơn giản thêm một nhân viên bán hàng vào nhóm làm việc.
Kinh nghiệm: Được chia thành các cấp độ như fresher, junior, intermediate và senior. Mức độ quan trọng của mỗi dự án sẽ quyết định việc lựa chọn nhân lực.
Thái độ làm việc: Thái độ của nhân viên có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu suất làm việc của toàn bộ nhóm.
Nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu ở đây là các thành phần cần thiết để sản xuất kết quả cuối cùng của dự án. Ví dụ, trong xây dựng, cần vật liệu sắt thép; trong lập trình website, không thể thiếu hệ thống cơ sở dữ liệu.
Quá trình xác định nguyên vật liệu cần diễn ra tỉ mỉ và chính xác, tránh thiếu hụt không đáng có. Thường, các thành phần sẽ được tính toán dư thừa để đề phòng rủi ro trong quá trình sản xuất.
Công cụ
Công cụ bao gồm các thiết bị, phần mềm, máy móc đóng góp vào quá trình sản xuất của dự án. Ngoài tài sản của doanh nghiệp, công cụ cũng có thể là các yếu tố bên ngoài, yêu cầu nhà quản lý xác định và tiếp cận phù hợp.
Mua hoặc thuê là hai hình thức phổ biến để sử dụng công cụ mà doanh nghiệp chưa sở hữu. Kinh phí sẽ được tính vào ngân sách dự án và phân bổ cho các nhiệm vụ sử dụng công cụ.
Cơ sở vật chất
Trong quản trị tài nguyên, cơ sở vật chất là nơi diễn ra hoạt động của dự án. Điều này có thể là một căn phòng nhỏ cho đội ngũ marketing hoặc một nhà máy cho dây chuyền sản xuất.
Xác định cơ sở vật chất phù hợp giúp giảm gánh nặng tài chính của dự án, vì chi phí thường lớn và được tính vào ngân sách ban đầu.
Các nguồn tài nguyên khác
Ngoài bốn hạng mục trên, những người quản lý cũng cần quan tâm đến một số loại tài nguyên khác như:
- Tài nguyên vận hành bao gồm các khoản tiền mà doanh nghiệp phải chi trả để đảm bảo hoạt động dự án diễn ra hiệu quả. Các nhân lực và tài sản doanh nghiệp sử dụng cũng nằm trong khoản này.
Nhà thầu và các đơn vị outsourced là một yếu tố quan trọng khi doanh nghiệp không tự cung cấp được tài nguyên cần thiết trong nội bộ.
Các dự phòng ngân sách cần được ước lượng để đảm bảo đội ngũ làm việc có thể ứng phó kịp thời với rủi ro có thể xảy ra.
Sau khi xác định, các tài nguyên cần cho dự án sẽ được ghi lại trên Resource Calendar, một biểu đồ ước lượng việc sử dụng tài nguyên trong dự án. Thông tin từ bảng này giúp nhà quản lý đưa ra quyết định tổ chức tài nguyên một cách hợp lý.
Lên kế hoạch mua các tài nguyên chưa sở hữu
- Kỹ năng và kinh nghiệm nghiệp vụ cần thiết cho dự án (Đối với tài nguyên nhân lực)
Chú ý, mỗi tài nguyên cần được định lượng cẩn thận về số lượng và thời gian sử dụng để tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt trong các hoạt động dự án.
Thường thì nhu cầu về tài nguyên thường xuất hiện ở giai đoạn ban đầu của dự án. Khi dự án bắt đầu hoạt động, kế hoạch được tinh giản để phù hợp với số liệu thực tế, tình trạng thiếu hụt cũng ít xảy ra hơn.
Mỗi lần quy trình mua tài nguyên được thực hiện, ngân sách dự án phải được cập nhật để phản ánh chính xác mức độ chi tiêu hiệu quả tổng thể và tránh rủi ro lạm dụng ngân sách.
Quản lý tài nguyên
Sau khi có đủ tài nguyên cần thiết cho dự án, nhà quản lý cần phải lên kế hoạch sử dụng chúng một cách hiệu quả, tránh lãng phí và hao tổn nguồn lực trong các nhiệm vụ quan trọng.
- Với nguồn lực nhân sự
Khi nhiều thành viên làm việc trong cùng một nhóm, việc đổ lỗi cho nhau khi dự án gặp khó khăn dễ xảy ra. Điều này có thể dẫn đến sự mất lòng tin trong nhóm và ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả cuối cùng của dự án.
Vì vậy, quản lý cần phải quản lý nguồn lực nhân sự một cách hiệu quả bằng cách giao phó nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân.
Một phương pháp phổ biến để giải quyết vấn đề này là sử dụng Ma trận RACI - một hệ thống bảng lưới đơn giản giúp làm rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân và tạo điều kiện cho sự minh bạch trong nhóm.
RACI viết tắt của:
R = Chịu trách nhiệm (Responsible)
A = Chịu trách nhiệm/ Phải giải trình
C = Tư vấn/ Được tham khảo
I = Thông báo/ Được thông tin
Để sử dụng ma trận RACI, bạn cần liệt kê tất cả các nhiệm vụ, sau đó xác định cá nhân nào sẽ đảm nhận các vai trò sau:
Chịu trách nhiệm – là những người thực hiện công việc. Họ phải hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu hoặc đưa ra quyết định. Có thể có nhiều người chịu trách nhiệm cùng một lúc.
Phải giải trình – là người sở hữu công việc, có trách nhiệm phê duyệt khi nhiệm vụ hoặc mục tiêu đã được hoàn thành. Chỉ có một người phải giải trình cho mỗi nhiệm vụ, và họ sẽ giao việc cho những người chịu trách nhiệm.
Những người tư vấn và hỗ trợ, chuyên môn cao, thường được tham gia vào nhiệm vụ và hỗ trợ cho các bộ phận chịu trách nhiệm.
Những người cần được thông báo về tiến độ công việc, thường là quản lý hoặc những người liên quan trực tiếp đến công việc.
Sử dụng công cụ và trang thiết bị
Các khoản chi phí sau khi sử dụng các tài nguyên có sẵn hoặc được mua phải được ghi chép và tính vào ngân sách tổng thể của dự án. Còn với các tài nguyên thuê ngoài, chúng phải được trả lại cho khách hàng dưới điều kiện được cam kết trong hợp đồng ban đầu.
Về cơ sở vật chất
Đối với địa điểm làm việc và mọi yếu tố kèm theo, cần đảm bảo duy trì trạng thái ban đầu hoặc sửa chữa ở mức độ chấp nhận được (như đã cam kết trong hợp đồng ban đầu). Chi phí sửa chữa sẽ được tính vào ngân sách dự án nếu có bất kỳ hỏng hóc hoặc tổn thất nào.
Về các nhà cung cấp dịch vụ
Đối với các nhà cung cấp dịch vụ, các nhà thầu liên quan đến dự án cần đảm bảo rằng mọi thông tin về kế hoạch và kết quả được công khai để đảm bảo sự hợp tác liền mạch và liên tục giữa hai bên.
4. Quản lý việc sử dụng tài nguyên
Cuối cùng, quản lý cần thực hiện các biện pháp để kiểm soát việc sử dụng tài nguyên nhằm đảm bảo rằng chúng mang lại kết quả phù hợp với giá trị thực tế.
Hiện tại, để đánh giá chính xác hiệu quả sử dụng nguồn lực trong dự án, tỷ lệ sử dụng là một lựa chọn hàng đầu. Tỷ lệ này được tính bằng cách chia thời gian thực tế sử dụng của công cụ cho tổng thời gian làm việc của dự án. Ví dụ, một máy xây dựng được sử dụng trong 24 giờ trong tổng số 40 giờ làm việc của dự án, tỷ lệ sử dụng sẽ là:
Tỷ lệ sử dụng = 24 / 40 = 60 %
Mức độ này càng cao, nguồn lực trong dự án được sử dụng hiệu quả hơn. Nếu tỷ lệ này thấp (dưới 20%), các nhà quản lý cần phải thực hiện các biện pháp mạnh mẽ để thay thế hoặc loại bỏ nguồn lực đó để tránh lãng phí ngân sách.
Một vấn đề thường gặp trong các dự án thất bại là việc sử dụng quá nhiều nguồn lực và công cụ không phù hợp để giải quyết một vấn đề cụ thể. Những sai sót trong quy trình, hợp tác kém hiệu quả và thiếu nguồn lực có thể khiến mọi kỳ vọng tan thành mây khói. Điều này có thể là nỗi ám ảnh đáng sợ đối với các nhà quản lý.
Để tránh gặp phải tình trạng này, các nhà quản lý cần phải lập kế hoạch kiểm soát tài nguyên cho các dự án trong tương lai của họ. Bằng cách này, họ có thể tận dụng lợi ích từ việc phân bổ và kiểm soát tài nguyên nội và ngoại việc làm kinh doanh, giúp họ thành công hơn trong việc thực hiện dự án.
