Buzz
Trong bài viết trước, mình đã giới thiệu về UPDF - trình soạn thảo PDF tích hợp AI giúp quản lý và chỉnh sửa file PDF một cách dễ dàng và nhanh chóng. UPDF cung cấp nhiều tính năng ấn tượng như tóm tắt tài liệu, tra cứu thông tin,... Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ thêm một số thủ thuật để sử dụng UPDF một cách thuận tiện hơn.Lựa chọn chế độ xem phù hợp
Cần gì UPDF mang lại mà bạn chưa khám phá?
Trong bài viết trước, tôi đã giới thiệu về UPDF - trình soạn thảo PDF tích hợp công nghệ AI giúp quản lý và chỉnh sửa file PDF một cách dễ dàng và nhanh chóng. UPDF cung cấp nhiều tính năng đáng chú ý như tóm tắt tài liệu, tra cứu thông tin,... Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ thêm một số thủ thuật để sử dụng UPDF một cách thuận tiện hơn.
Lựa chọn chế độ xem phù hợp- Chọn chế độ đọc ở đầu thanh công cụ bên trái hoặc nhấn tổ hợp phím Cmd+0
- Chọn phần đầu tiên (hiển thị tỷ lệ phần trăm) của thanh công cụ ngang ở trên cùng
- Bây giờ, nhập số mong muốn hoặc chọn các tùy chọn có sẵn.
Tách file PDF lớn thành các file PDF nhỏ hơn
Trong UPDF, tính năng Split rất hữu ích cho cá nhân và giúp giải quyết nhanh gọn các vấn đề liên quan đến PDF. Split cho phép bạn tách các file PDF lớn thành các file nhỏ hơn. Điều này giúp khi đọc sách hoặc tài liệu có nhiều chương, bạn có thể tách chúng ra để dễ dàng theo dõi.
Trong một tình huống khác, khi bạn đang tiến hành nghiên cứu, việc tìm kiếm tài liệu có thể là một thách thức lớn. Trong một cuốn sách dày, có những trang mà bạn cần, thay vì phải sử dụng toàn bộ cuốn sách cho nghiên cứu, bạn có thể tách những trang cần thiết ra và chỉ giữ lại những phần quan trọng. Trong phần tách, bạn có thể chọn cách tách như thế nào, ví dụ nếu bạn nhập số 3, cuốn file PDF lớn sẽ được tách thành nhiều phần, mỗi phần có 3 trang.
Những file bạn tách sẽ tự động được lưu vào một thư mục như minh họa ở trên.
Để tuỳ chọn chia file PDF:- Bạn chọn công cụ thứ 6 từ trên xuống trên thanh công cụ ở phía bên trái hoặc sử dụng tổ hợp phím Cmd+5
- Chọn Tách
- Nhập số trang cho mỗi file con, ví dụ nếu tài liệu của bạn có 100 trang và bạn nhập số 2 vào ô đó, UPDF sẽ tách thành 50 file khác nhau, mỗi file chứa 2 trang.
Thay đổi Thông tin Metadata của file PDF
Metadata là một loại thông tin mà bạn có thể bổ sung vào tệp PDF của mình. Vậy thì nó có lợi ích gì? Khi một tài liệu không có Metadata hoặc Metadata bị trống trơn, việc thêm thông tin như tác giả, ngày xuất bản, và tổ chức xuất bản sẽ giúp dễ dàng hơn trong việc trích dẫn theo định dạng APA trong bài báo cáo hoặc nghiên cứu của bạn.
Để thêm Metadata:- Bạn chọn File → Properties
- Giao diện chỉnh sửa metadata sẽ hiện ra
- Nhập thông tin cần thiết và lưu lại, nó sẽ tự lưu sau khi bạn đóng cửa sổ
Đặt mật khẩu bảo vệ file PDF
Việc bảo vệ tài liệu quan trọng là điều cần thiết trong quá trình làm việc hàng ngày, đặc biệt là với những tài liệu nội bộ. Bằng cách áp dụng mật khẩu cho file PDF, bạn có thể đảm bảo rằng chỉ những người được cấp quyền mới có thể truy cập vào nội dung của tài liệu. UPDF cung cấp tính năng bảo vệ tài liệu PDF bằng mật khẩu với thao tác đơn giản.
Để thêm mật khẩu vào file PDF:- Chọn mục Bảo vệ bằng mật khẩu trên thanh công cụ bên phải
- Chọn Mở tài liệu
- Nhập mật khẩu, xác nhận mật khẩu
- Bấm Áp dụng để hoàn tất
Ẩn những thông tin không muốn tiết lộ
Tô đậm hoặc còn được gọi là che dấu, cho phép bạn ẩn đi các từ hoặc đoạn văn mà bạn không muốn người khác nhìn thấy, giúp bạn chia sẻ tài liệu mà vẫn giữ được sự riêng tư. Ví dụ, khi bạn chia sẻ một tài liệu với bạn bè, bạn có thể tô đậm những phần riêng tư của mình để tránh việc lộ thông tin cá nhân hoặc chỉ đơn giản là ẩn đi những dữ liệu nhạy cảm.
Để che dấu (redact) những thông tin quan trọng:- Anh em chọn biểu tượng redact trong thanh công cụ bên trái hoặc dùng tổ hợp phím Cmd+4
- Bây giờ sẽ hiển thị 2 tùy chọn chính, anh em có thể chọn che dấu cả trang hoặc chỉ các đoạn cần che dấu.
- Chọn “Đánh Dấu để Che Dấu” để tô đen văn bản, thao tác tương tự như tô đen thông thường, chọn Che Dấu Trang để che dấu những trang mà anh em không muốn người khác nhìn thấy
- Nhấn Áp Dụng để hoàn tất
Al trở thành trợ lý đắc lực
Với trí tuệ nhân tạo, đó cũng là ưu điểm nổi bật của UPDF. Anh em có thể thực hiện rất nhiều công việc với trợ lý ảo tích hợp sẵn trong ứng dụng này. Việc tích hợp trí tuệ nhân tạo vào một ứng dụng duyệt PDF mình cho là rất cần thiết, đặc biệt là với những anh em thường xuyên đọc tài liệu. Với trợ lý ảo của UPDF, anh em có thể làm những việc sau:- Tóm tắt nhanh nội dung của một file PDF có hàng trăm trang, hiểu biết được điểm chính chỉ trong vài phút
- Hỏi trực tiếp về những điều mà anh em quan tâm trong tài liệu
- Dịch ngữ cảnh sang ngôn ngữ mà anh em muốn
- Yêu cầu nó tìm kiếm thêm thông tin về những vấn đề anh em đang đọc để có thêm kiến thức
- Anh em có thể yêu cầu nó giải thích lại nếu có điều gì quá khó hiểu
- Yêu cầu nó viết dựa trên nội dung của file tài liệu mà anh em đã nhập vào
- Sau khi yêu cầu nó thực hiện công việc, anh em cũng có thể ghi chú trực tiếp vào vị trí tương ứng
Anh em đang cần tìm kiếm một Trình đọc PDF cho Mac với nhiều tính năng, và đây có thể là một lựa chọn phù hợp để tham khảo.
