Buzz
Với lượng dữ liệu lớn, việc kiểm tra sự trùng lặp thông thường là rất khó khăn. Bài viết này giới thiệu đến bạn các Công Cụ So Sánh trong Excel, đi kèm với ví dụ thực tế để giúp bạn hình dung dễ dàng.
1. Sử Dụng Hàm Exact để So Sánh Dữ Liệu - Phương Pháp Chính Xác
Mô Tả Chi Tiết - Thông Tin Về Phương Pháp Exact
Hàm Exact trong Excel - So Sánh Hai Chuỗi Văn Bản
Cú Pháp - Sử Dụng Hàm Exact Đúng Cách
EXACT(Text1, Text2) - Cách Sử Dụng Hàm Exact
Trong Công Thức trên, Text1 và Text2 là hai chuỗi văn bản cần so sánh, là hai tham số bắt buộc.
Lưu ý Quan Trọng
- Hàm Exact phân biệt chữ in hoa và chữ thường trong quá trình so sánh, nhưng không phân biệt định dạng.
Ví Dụ Minh Họa
So sánh dữ liệu tương ứng giữa cột 1 và cột 2. Tại ô cần kiểm tra, nhập công thức: EXACT(D4,E4)
Nhấn Enter để nhận kết quả, giá trị trả về là False, chỉ ra sự khác biệt giữa hai giá trị do chữ cái đầu tiên khác nhau (một in thường và một in hoa):
Sao chép công thức này cho các giá trị còn lại để nhận kết quả tương tự:
Tuy nhiên, với hàm này, bạn không thể so sánh một giá trị trong cột 1 với tất cả dữ liệu trong cột 2 để tìm sự trùng lặp. Hàm này chỉ cho phép so sánh tương ứng giữa các hàng với nhau.
2. Sử dụng hàm trung gian Countif để so sánh dữ liệu - Phương pháp mới để kiểm tra trùng lặp
Để giải quyết tình trạng như ví dụ 1, bạn có thể áp dụng hàm Countif làm công cụ trung gian để so sánh giữa các giá trị trong cột 1 với cột 2 và xác định xem có sự trùng lặp hay không.
Mô tả về hàm Countif - Hiểu rõ về cách hàm hoạt động
- Hàm Countif được sử dụng để đếm số ô thỏa mãn điều kiện cụ thể trong một phạm vi dữ liệu được chọn.
Cú pháp - Cách sử dụng hàm Countif đúng cú pháp
HÀMĐẾM(SốLiệu, ĐiềuKiện)
Trong đó:
- SốLiệu: Vùng dữ liệu chứa dữ liệu cần đếm, là tham số bắt buộc.
- ĐiềuKiện: Điều kiện sử dụng để đếm dữ liệu, cũng là tham số bắt buộc.
Mẫu
So sánh dữ liệu giữa hai cột, đánh dấu các giá trị không xuất hiện trong cột 1 nhưng có trong cột 2 và ngược lại.
Bước 1: Đặt tên cho các cột dữ liệu:
Chọn toàn bộ dữ liệu trong cột 1, sau đó đặt tên là 'danhsach1' trong thanh địa chỉ -> nhấn Enter.
Bước 2: Tương tự, đặt tên cho cột 2, khi đó tên hai cột dữ liệu sẽ hiển thị:
Bước 3: Chọn toàn bộ danh sách 1 -> vào thẻ Home -> Conditional Formatting -> New Rule…
Bước 4: Hộp thoại xuất hiện, chọn Use a formula to determine which cells to format:
Bước 5: Nhập công thức =COUNTIF(danhsach2,C3)=0 sau đó kích chọn Format:
Bước 6: Mở hộp thoại Format Cells , chọn thẻ Fill -> lựa chọn màu đánh dấu loại dữ liệu không có trong danh sách 2 -> chọn OK:
Bước 7: Sau đó kích chọn OK để đóng hộp thoại, kết quả là các giá trị không có trong danh sách 1 sẽ được tô màu để phân biệt:
Bước 8: Tương tự với danh sách 2, thực hiện như trên, nhưng chỉ cần nhập công thức: = COUNTIF(danhsach2,F3)=0 , ô có giá trị bằng 0 sẽ được tô màu (không trùng nhau).
Kết quả sau khi so sánh 2 cột dữ liệu, bạn có thể thêm ghi chú để giúp người đọc dễ hình dung hơn:
Chúc bạn thành công khi áp dụng hướng dẫn trên để so sánh dữ liệu trong Excel, sử dụng cả hai hàm EXACT và COUNTIF!
