Khi gửi tài liệu cho đối tác, khách hàng, người quen mà họ không cần sửa đổi, tôi thường chuyển gửi dưới dạng tệp PDF thay vì gửi file gốc từ Word, PowerPoint hoặc gửi liên kết đến Google Slides, Google Docs. Lí do là vậy này.
Hạn chế khả năng chỉnh sửa
File PDF thường khó chỉnh sửa, và hầu hết mọi người không quan tâm đến việc chỉnh sửa file PDF nên tôi yên tâm rằng nội dung của tệp sẽ ít bị thay đổi nhất. Vấn đề này không đáng lo ngại quá nhiều.
Đọc nhanh trên mọi thiết bị
Dù bạn đang sử dụng điện thoại di động, lướt email và mở tệp PDF hoặc đang sử dụng máy tính để mở tệp PDF gửi qua Zalo, Telegram, tệp này đều có thể mở một cách dễ dàng. Hiện nay, tất cả các hệ điều hành phổ biến như Windows, macOS, Android, iOS, iPadOS đều hỗ trợ xem tệp PDF mặc định. Thậm chí, trên Mac còn có các công cụ để đánh dấu, ghi chú nữa, giúp việc sử dụng trở nên thuận tiện hơn. Gửi tệp PDF đảm bảo rằng người nhận có thể tiếp nhận thông tin một cách nhanh chóng nhất có thể và phản hồi lại cho bạn cũng nhanh chóng nhất có thể, tiết kiệm thời gian chờ đợi.
Ngoài việc gửi file cho đối tác, tôi cũng thường khuyên các ứng viên khi gửi CV cho nhà tuyển dụng nên sử dụng định dạng PDF. Điều này giúp họ có thể xem thông tin của bạn một cách nhanh chóng và tận dụng mọi cơ hội 😁
Bảo toàn bố cục
Khi bạn gửi tệp Word, Excel, PowerPoint, có thể người nhận trên điện thoại của họ không có ứng dụng để mở file này. Kết quả có thể là họ không thể xem hoặc phải sử dụng ứng dụng mặc định của hệ điều hành (hoặc phải sử dụng ứng dụng từ bên thứ ba), dẫn đến việc bố cục bị bể và không truyền tải được ý đồ của bạn một cách trọn vẹn. PDF, tuy nhiên, giữ nguyên bố cục và đảm bảo rằng mọi người đều có thể xem tài liệu một cách dễ dàng và tiện lợi.
Đối với các tệp chứa yếu tố đồ họa được tạo bằng các công cụ vẽ vector như biểu đồ, mindmap hoặc các hình nền trang trí, việc giữ nguyên bố cục sẽ giúp tạo ra các tập tin đẹp mắt và thông tin của bạn không bị lộn xộn.Tạo ấn tượng chuyên nghiệp
Mặc dù đối với tôi điều này không quan trọng, nhưng sau khi trò chuyện với nhiều bạn làm sales hoặc làm việc với các đối tác khác là các công ty (mô hình B2B, không phải gửi cho khách hàng cá nhân), họ chia sẻ rằng việc sử dụng tập tin PDF giúp email của họ trông chuyên nghiệp và sang trọng hơn, bên cạnh các lợi ích đã nêu ở trên. Phần này tôi không chắc chắn, mong anh em có thể xác nhận thêm.
Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi từ hầu hết các ứng dụng soạn thảo sang định dạng PDF. Word, Excel, PowerPoint đều hỗ trợ tính năng Xuất ra PDF. Còn các công cụ xem hình ảnh trên Mac (Preview) thậm chí còn cho phép bạn tổng hợp nhiều hình ảnh thành một tập tin PDF, hoặc chuyển đổi hình ảnh sang định dạng PDF. Cả Google Docs, Google Slides đều có khả năng xuất tập tin sang PDF. PDF hiện đã trở thành một tiêu chuẩn toàn cầu và được chấp nhận rộng rãi, vì vậy bạn không cần phải lo lắng, cũng không phải trả thêm bất kỳ khoản phí nào.Nội dung được phát triển bởi đội ngũ Mytour với mục đích chăm sóc khách hàng và chỉ dành cho khích lệ tinh thần trải nghiệm du lịch, chúng tôi không chịu trách nhiệm và không đưa ra lời khuyên cho mục đích khác.
Nếu bạn thấy bài viết này không phù hợp hoặc sai sót xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email [email protected]
Buzz
