Buzz
Chắc chắn trong thời đại ngày nay, chúng ta thường xuyên bị cuốn vào cuộc sống bận rộn và không ít người đã phải đối diện với việc khó khăn trong việc sắp xếp thời gian một cách hiệu quả và hợp lý. Dưới đây là tóm tắt từ bài viết của chị Chi Nguyễn (The Present Writer) về cách quản lý thời gian hiệu quả. Tôi đã và đang áp dụng những quy tắc và phương pháp này để quản lý thời gian của mình trở nên hiệu quả nhất có thể. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong việc quản lý thời gian của mình!
NGUYÊN TẮC:
1. Luật 80/20
Luật này nói về việc phần lớn mọi thứ trong cuộc sống không phân phối đồng đều: Luật 80/20 cho rằng khoảng 80% thành quả được tạo ra từ 20% công sức đầu tư.
Nguyên lý này có thể áp dụng cho mọi nhận định sau đây:
• 20% nỗ lực tạo ra 80% thành tựu
• 20% khách hàng góp phần vào 80% doanh số
• 20% vấn đề gây ra 80% rắc rối
• 20% tính năng tạo ra 80% nhu cầu
Tôi thường sử dụng nguyên lý này trong việc ưu tiên công việc. Trước khi bắt đầu, tôi sẽ suy nghĩ và lựa chọn: “Công việc nào có thể hoàn thành 20% nhưng lại mang lại 80% kết quả?”
2. Nguyên tắc của Parkinson
Luật này cho biết, khi thời gian dành cho một công việc càng kéo dài, công việc đó sẽ càng trở nên phức tạp và chiếm thời gian của bạn.
Vì vậy, trong trường hợp công việc không có hạn chót, bạn cũng nên tự đặt ra deadline để hoàn thành. Theo quy luật này, chúng ta cần áp đặt áp lực thời gian để tránh việc bị cuốn vào công việc mà quên đi những việc khác.
3. Lý thuyết “4 ngọn lửa”
Hãy tưởng tượng cuộc sống của bạn như là một ngọn lửa được chia thành bốn phần: Gia đình, Bạn bè, Sức khỏe và Công việc.
Lý thuyết này cho biết: “Để đạt được thành công, bạn phải tắt một trong bốn ngọn lửa. Và để đạt được thành công lớn lao, bạn phải tắt hai trong số bốn ngọn lửa”
Từ lý thuyết này, bạn có thể nhận ra rằng việc đạt được sự cân bằng trong cuộc sống không dễ dàng vào cùng một thời điểm. Do đó, không cần phải áp đặt bản thân phải hoàn hảo ở mọi lúc, mọi nơi, mọi việc... Thay vào đó, bạn có thể suy nghĩ về công việc và cuộc sống theo từng giai đoạn hoặc từng thời điểm trong ngày. Ví dụ, vào giờ làm việc, bạn có thể tập trung hết sức vào công việc; khi về nhà, bạn có thể dành thời gian cho gia đình, sức khỏe, và bạn bè.
Để áp dụng những quy tắc trên, có 6 phương pháp giúp bạn có thể vận dụng các quy luật.
PHƯƠNG PHÁP:
1. Bảng đánh giá ưu tiên theo Ma trận Eisenhower
Ma trận này dựa trên 4 tiêu chí: Khẩn cấp, Không khẩn cấp, Quan trọng, Không quan trọng.
1. Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần được thực hiện ngay lập tức).
2. Quan trọng nhưng không gấp (nhiệm vụ cần lên kế hoạch làm sau).
3. Gấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên giao cho người khác).
4. Không gấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ có thể loại bỏ hoặc thực hiện khi có thời gian rảnh, nghỉ ngơi).
2. Ưu tiên công việc quan trọng nhất
Chú trọng vào một đến ba nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày. Thường là những nhiệm vụ thuộc nhóm Gấp & Quan trọng trong Ma Trận Eisenhower. Hoàn thành chúng đầu tiên trong ngày làm bạn có thể cảm thấy đã hoàn thành được 70% công việc của ngày ahihi
3. Phương pháp Pomodoro
Đây là phương pháp làm việc theo chu kỳ, tức là bạn làm việc trong 25 phút rồi nghỉ 5 phút, và lặp lại. Phương pháp này giúp tăng sự tập trung và hiệu quả làm việc. Nó cũng giúp bạn có thời gian nghỉ ngơi để không mệt mỏi, phục hồi sức lực để làm việc lâu dài hơn.
4. Tổ chức công việc theo nhóm (Batching)
Batching là làm những việc có thể chờ đợi, không quan trọng và không có deadline cụ thể cùng nhau.
Phương pháp này giúp phân loại các công việc rõ ràng và tổ chức chúng thành các nhóm có nội dung tương tự. Ví dụ, viết bài, bạn có thể dành 3-4 tiếng mỗi ngày để viết nội dung đã được liệt kê sẵn trong danh sách và đăng dần theo lịch trình.
5. Quy tắc 2 phút
Quy tắc này đơn giản là:
6. Tận hưởng hiện tại
Mình rất ấn tượng với phương pháp cuối cùng này của chị Chi, vì mình nhận thấy rằng dù có bận rộn đến đâu, những khoảnh khắc hiện tại vẫn là quý giá nhất. Cân bằng cuộc sống không phải là chia đều 50% cho mọi việc, mà là sử dụng toàn bộ năng lượng vào công việc, vào thời điểm đó.
Mình vẫn đang trên hành trình tự hoàn thiện và trở thành phiên bản tốt nhất của bản thân. Một phần kinh nghiệm được chia sẻ là do trải nghiệm cá nhân, một phần là từ việc học hỏi... Nếu có sai sót, mong nhận được sự thông cảm. Xin cảm ơn đã dành thời gian để đọc những chia sẻ dài dòng này.
Chúc mọi người luôn khỏe mạnh và đạt được thành công trong công việc và học tập của mình.
