Công việc của nhân viên văn phòng và những điều bạn cần biết!

Khái niệm nhân viên văn phòng chắc chắn đã không còn xa lạ với bất kỳ ai, đặc biệt là giới trẻ. Chúng ta thường hình dung một cách đơn giản rằng, nhân viên văn phòng là những người ngồi trong phòng máy lạnh, gõ bàn phím. Hay họ là những người chỉ làm việc trên giấy tờ – không bị nắng, không thấy mưa. Nhưng bạn đã thực sự hiểu rõ về công việc này chưa? Hãy cùng tìm hiểu thêm qua những thông tin dưới đây nhé!

I. Nhân viên văn phòng – Họ là ai?

Nhân viên văn phòng là thuật ngữ dùng để chỉ những cá nhân làm việc trong lĩnh vực hành chính tại các văn phòng. Từ này trong tiếng Anh được gọi là “Office Staff”. Dù là ở cơ quan nhà nước hay doanh nghiệp tư nhân, bộ phận này luôn là một phần không thể thiếu.

Nhân viên văn phòng thường thực hiện các công việc liên quan đến hành chính. Đây là một trong những bộ phận quan trọng trong các cơ quan, doanh nghiệp. Họ được coi là trung tâm hỗ trợ cho các hoạt động của công ty, từ việc xử lý thủ tục hành chính, lễ tân cho đến tổ chức các sự kiện hỗ trợ cho nhân viên. Họ cũng có thể cung cấp tư vấn pháp lý cho lãnh đạo khi cần. Vì vậy, vị trí làm việc của nhân viên thường được bố trí ở những nơi thuận tiện để mọi người dễ dàng giao tiếp và hỗ trợ lẫn nhau.

II. Nhân viên văn phòng – Công việc của họ là gì?

Họ thường đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau, tùy thuộc vào tính chất hoạt động của mỗi công ty, cơ quan. Một số công việc có thể kể đến bao gồm:

1. Thực hiện các nhiệm vụ lễ tân trong văn phòng

2. Thực hiện các công việc liên quan đến nghiệp vụ

3. Thực hiện các công việc liên quan đến hậu cần

• Cung cấp thiết bị, văn phòng phẩm và đồ dùng cần thiết cho công việc của nhân viên
• Quản lý tài sản, bảo trì và mua sắm trang thiết bị cho công ty khi cần thiết

Vì vậy, nếu bạn đang muốn tìm một công việc nhân viên văn phòng, hãy nắm rõ công việc đó.

III. Những kỹ năng cần thiết cho nhân viên văn phòng

Hãy tham khảo ngay các kỹ năng quan trọng cần có trong công việc văn phòng nhé!

1. Kỹ năng chuyên môn văn phòng

Một nhân viên văn phòng cần phải hiểu rõ các yêu cầu công việc mà mình đảm nhận. Bên cạnh đó, bạn cũng cần sở hữu những kỹ năng văn phòng như thành thạo máy tính và các phần mềm văn phòng như Word, Excel, PowerPoint… Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm các công cụ hỗ trợ khác để nâng cao hiệu quả công việc.

2. Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe

Đây là một kỹ năng rất quan trọng trong mọi công việc. Giao tiếp tốt sẽ tạo ra nhiều thuận lợi hơn trong công việc của bạn. Trong môi trường văn phòng, bạn cần biết cách linh hoạt và sáng tạo trong những nhiệm vụ được giao.

Kỹ năng lắng nghe giúp bạn nhận thức và phân tích ý kiến của mọi người. Hiểu rõ những gì họ đang truyền đạt sẽ mang lại cho bạn nhiều kinh nghiệm quý giá.

3. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong công việc, không phải lúc nào mọi thứ cũng suôn sẻ; sẽ có những tình huống khó khăn cần được giải quyết. Do đó, bạn cần biết cách xử lý vấn đề một cách hợp lý để đạt được hiệu quả cao hơn. Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt còn giúp bạn tránh được những rắc rối trong mối quan hệ nội bộ.

4. Kỹ năng học hỏi và phát triển bản thân                         

Kỹ năng này giúp bạn tiếp thu kinh nghiệm từ những người xung quanh. Hãy tự rèn luyện bản thân, không ngừng nâng cao các kỹ năng phục vụ cho công việc. Giảm thiểu những tiêu cực để phát triển hơn trong sự nghiệp. Rèn luyện sự tự tin, thay đổi tư duy theo hướng tích cực, nhạy bén và sáng tạo.

IV. Những khó khăn mà nhân viên văn phòng thường gặp trong công việc

Cụm từ “bệnh nghề nghiệp” rất thường được nhắc đến, đặc biệt là trong công việc văn phòng. Một số khó khăn bạn có thể gặp phải bao gồm:

1. Mức lương của nhân viên văn phòng thường không cao

Họ thường chỉ nhận được mức lương cố định, trong khi các bộ phận khác như nhân viên kinh doanh có thêm phụ cấp, hoa hồng… Lương của nhân viên văn phòng chỉ có thể cao khi bạn thực sự xuất sắc và có năng lực, đồng thời cũng phụ thuộc vào khối lượng công việc được giao.

2. Phải chịu áp lực từ công việc          

Họ thường làm việc theo thời gian cố định và thường xuyên tương tác với cấp trên. Đặc biệt, nếu phải làm việc với những người lãnh đạo khắt khe, công việc của họ sẽ càng thêm thử thách.

3. Một số tác động tiêu cực đến sức khỏe

Nhân viên văn phòng thường đối mặt với các bệnh lý như béo phì, vấn đề tim mạch, và thoái hóa cột sống cổ hoặc thắt lưng. Việc ngồi quá lâu và không đúng tư thế dễ dẫn đến đau nhức vùng cổ và vai, về lâu dài có thể gây ra đau đầu và chóng mặt. Thời gian làm việc 8 tiếng trước máy tính và tiếp xúc nhiều có thể gây ra các vấn đề về mắt, điển hình như mỏi mắt và rối loạn thị lực. Do ít vận động, cơ thể dễ bị béo phì, và việc ngồi trong điều hòa suốt ngày cũng khiến da bị khô.

Do đó, trong suốt quá trình làm việc, bạn nên dành thời gian để vận động. Tránh việc ngồi liên tục suốt giờ làm việc để bảo vệ mắt và xương khớp. Hãy nhớ uống đủ nước để bù đắp lượng nước cần thiết, giúp da luôn được cấp ẩm.

Mỗi công việc đều có những đặc thù và môi trường làm việc riêng biệt. Nếu bạn đang có kế hoạch theo đuổi công việc văn phòng, hy vọng bài viết này sẽ mang lại giá trị cho bạn, đặc biệt là cho những ai mới bắt đầu ở môi trường công sở. Khi tìm kiếm việc làm văn phòng, hãy tham khảo các thông tin trên các trang web tuyển dụng. Bên cạnh việc theo dõi thông tin tuyển dụng nhân viên văn phòng, bạn cũng có thể chủ động đăng thông tin tìm việc làm trên Mytour. Như vậy, các nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng tìm thấy bạn và liên hệ.

– Vân Anh –