Khám phá File CSV: Định nghĩa, Cách đọc, và Sự khác biệt với Excel

Khi sử dụng máy tính và chia sẻ file, bạn đã gặp file CSV nhiều lần. Tuy nhiên, liệu nó có giống Excel như mọi người thường nghĩ? Đọc ngay bài viết để hiểu rõ hơn về file CSV nhé!

File CSV là gì? Sự khác biệt giữa CSV và Excel

I. File CSV là gì?

1. Định nghĩa

CSV là viết tắt của Comma Separated Values, tức là giá trị trong file được phân tách bằng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy. Đây là định dạng văn bản thường được sử dụng để trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về công dụng và cách sử dụng của file CSV.

2. Cấu trúc Cơ bản của File CSV

Cấu trúc của một file CSV rất đơn giản, chỉ bao gồm danh sách dữ liệu phân tách bằng dấu phẩy. Một file CSV thường có 3 phần:

• Phần đầu: Là cột đầu tiên của bảng tính, chứa tên của từng cột
• Phần thứ 2: Là cột cuối cùng của bảng tính
• Phần thứ 3: Là các dòng có cấu trúc tương tự và theo thứ tự của từng cột giá trị trong bảng

Cấu trúc Cơ bản của File CSV

Để hình dung rõ hơn, hãy xem ví dụ về thông tin liên hệ từ phần mềm quản lý khách hàng xuất ra dưới định dạng file CSV:

Tên, Email, Số điện thoại, Địa chỉ

E, [email protected], 1234-56-78-90, Đồng Nai

P, [email protected], 0987-65-43-21, TPHCM

Dưới đây là cách mà tệp CSV có thể hiển thị, đơn giản nhất là:

Đặt ngay đồ điện tử giảm giá sâu - Giá chỉ từ 20k

II. Những Điểm Khác Biệt Giữa File CSV và Excel

1. Dung Lượng

Vì file CSV là tệp văn bản, thường được gọi là tệp phẳng. Không chứa hàm, định dạng, macro,... do đó, dung lượng của file CSV nhẹ hơn đáng kể so với file Excel. Tuy nhiên, file CSV sẽ không lưu trữ được những thao tác, sử dụng bộ lọc,... như file Excel.

2. Cấu Trúc

File CSV là tệp văn bản đơn giản không có cấu trúc hay tiêu chuẩn cụ thể. Ngược lại, file Excel được chuẩn hóa và chứa đựng cấu trúc phức tạp để đáp ứng nhu cầu người dùng hiện đại.

3. Quá Trình Tạo Ra

File Excel được tạo ra thông qua bảng tính và đôi khi có chứa biểu đồ và đồ thị với các công thức toán và hàm số phức tạp. Ngược lại, file CSV được tạo ra dưới dạng văn bản trực tiếp trên các ứng dụng như Notepad, OpenOffice Calc,...

Hàm "Count" trong Excel

4. Biểu Đồ và Định Dạng

Excel có tính năng hỗ trợ vẽ đồ thị, biểu đồ và lưu tệp tin dưới dạng biểu đồ. Ngược lại, file CSV chỉ lưu tệp tin dưới dạng văn bản.

5. Định Dạng Tệp Tin

Tệp tin Excel sử dụng định dạng .xls hoặc .xlsx khi lưu, trong khi tệp tin CSV sử dụng định dạng .csv khi lưu.

6. Khả Năng Mở và Chỉnh Sửa Nội Dung

File Excel không thể mở, chỉnh sửa nội dung từ các phần mềm soạn thảo văn bản Notepad. Ngược lại, bạn có thể mở và chỉnh sửa nội dung của File CSV trực tiếp từ trình soạn thảo văn bản Notepad.

7. Kết Nối Và Khả Năng Làm Việc

Chức năng Add-in Trong Excel

Trong Excel, bạn có thể dễ dàng kết nối với các nguồn dữ liệu bên ngoài và thực hiện thêm chức năng thông qua add-in. Bạn có thể sử dụng rà soát dữ liệu, nhận xét và theo dõi dữ liệu một cách hiệu quả. Ngược lại, file CSV không hỗ trợ những tính năng này.

8. Ứng Dụng Hỗ Trợ

Với Excel, bạn có thể dễ dàng kết nối và tích hợp với nhiều ứng dụng và nguồn dữ liệu khác nhau. Đối với file CSV, khả năng kết nối với các ứng dụng bên ngoài và lấy dữ liệu bị hạn chế.

9. Phổ Biến Trong Sử Dụng

File CSV có thể mở bằng nhiều ứng dụng soạn thảo văn bản như: Microsoft Excel, Notepad, Microsoft Works 9,... Trái lại, file Excel chỉ mở được bằng ứng dụng Microsoft Excel. 

III. Đọc File CSV

1. Trên Excel

• Bước 1: Mở Microsoft Excel, chọn Data và chọn From Text

Mở Microsoft Excel, chọn Data và chọn From Text

• Bước 2: Chọn file CSV và nhấn Import để mở

Chọn file CSV và nhấn Import để mở

• Bước 3: Chọn mã hóa (chú ý chọn mã hóa UTF-8)

Chọn mã hóa (chú ý chọn mã hóa UTF-8)

• Bước 4: Chọn Comma (dấu phẩy) làm ký tự phân cách

Chọn Comma (dấu phẩy) làm ký tự phân cách

• Bước 5: Lựa chọn Text (văn bản) để đặt tất cả các dòng ở dạng văn bản. Bấm Finish để hoàn tất thiết lập

Chọn Text (văn bản) để đặt tất cả các dòng ở dạng văn bản. Bấm Finish để hoàn tất thiết lập

• Bước 6: Lựa chọn Existing Worksheet và nhấn OK để chèn dữ liệu

Lựa chọn Existing Worksheet và nhấn OK để chèn dữ liệu

2. Trên một số ứng dụng khác

File CSV xuất từ các ứng dụng như Google Contacts, LastPass, danh bạ điện thoại,... Do đó, những ứng dụng này cũng hỗ trợ đọc file CSV.

Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ danh bạ lưu trên Gmail dưới dạng file CSV cho người khác. Xuất file CSV, đưa lên trình duyệt Google Contacts, và gửi cho đối phương để tiết kiệm bước rắc rối. Tuy nhiên, tệp CSV không được hỗ trợ trên thiết bị di động và đôi khi có thông tin bị sai, hãy chú ý nhé!

Tham khảo: 5 cách chuyển đổi file CSV sang XLS (Excel) trực tuyến mà không cần sử dụng phần mềm

Bài viết đã giới thiệu về khái niệm của file CSV và so sánh các điểm khác nhau giữa file CSV và file Excel. Ngoài ra, bạn cũng sẽ được hướng dẫn cách đọc file CSV trên các ứng dụng khác nhau. Hy vọng rằng bạn sẽ tìm thấy những thông tin hữu ích trong bài viết này!