Buzz
Việc sử dụng Tiếng Anh một cách hiệu quả đặc biệt quan trọng khi giao tiếp trong môi trường kinh doanh với các đối tác nước ngoài. Tuy nhiên, ngữ pháp của Tiếng Anh kinh doanh có một số đặc điểm khác biệt so với Tiếng Anh thông thường. Bài viết sẽ giới thiệu về tính súc tích, chặt chẽ cũng như các thì, thể, đại từ và các thành phần thường bị lược bỏ của ngữ pháp trong Tiếng Anh kinh doanh để người học có thể ứng dụng khi giao tiếp trong môi trường kinh doanh.
Conciseness and precision of grammar in Business English
Conciseness
Tính súc tích là một trong những yếu tố được ưu tiên bởi trong môi trường kinh doanh, thông tin cần được chuyển đi một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vậy nên các cấu trúc phổ biến trong Tiếng Anh kinh doanh thường là các câu đơn, câu ghép và các câu rút gọn để có thể truyền đạt thông tin một cách ngắn gọn nhất. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là người viết cung cấp ít thông tin hơn mà nghĩa là thông tin được cô đọng lại với số lượng từ ngữ hạn chế nhất có thể. Ngoài ra, các văn bản Tiếng Anh trong kinh doanh cũng thường tránh các thông tin thừa, các thông tin gây xao nhãng khiến thông điệp chính bị loãng, và người nghe cảm thấy mơ hồ trong việc xác định mục đích chính của người viết. Nhờ vậy mà thông tin được chuyển đi một cách nhanh chóng, hiệu quả, không gây hiểu nhầm cho người đọc.
Người học có thể tham khảo một số ví dụ về việc cô đọng khiến văn bản trở nên súc tích hơn dưới đây:
Thay vì viết | Người học có thể viết |
“In spite of the fact that our budget for advertising is now higher, our sales figures have not gotten any better” | “Despite increasing our advertising budget, sales have not improved.” |
“We are now in the process of evaluating how to address the issue that exists regarding the performance of our team members.” | “We are addressing our team’s performance issues.” |
“We would like to offer congratulations to all the people who participated in and completed the training program.” | “Congratulations to everyone who completed the training program.” |
Conciseness and clarity
Yếu tố chặt chẽ và rõ ràng rất quan trọng trong giao tiếp ở môi trường kinh doanh. Khi trao đổi thông tin, người viết cần nêu các yếu tố ảnh hưởng đến công việc cũng như lợi ích của hai bên như các điều kiện, thời gian, địa điểm… một cách rõ ràng.
Ví dụ: Thay vì dùng cụm từ chỉ khoảng thời gian không rõ ràng là “several days later” người viết có thể xác định một mốc thời gian tương đối khi trao đổi với các đối tác trong kinh doanh:
Không chỉ vậy, người học cần ưu tiên sử dụng các giới từ chỉ mốc thời gian như “in”, “on” thay vì những giới từ chỉ một thời điểm không rõ ràng, ví dụ như “before”, “after”.
Omitted components of grammar in Business English
Cases of preposition omission
Ví dụ: We have accepted your order for 1,000 cases (of) Toilet Soap
Theo các quy tắc ngữ pháp thông thường, giới từ “of” và “for” cần được đặt ở các vị trí trong hai ví dụ nêu trên. Tuy nhiên, trong những trường hợp này, người viết có thể lược bỏ giới từ bởi việc này không làm thay đổi ý nghĩa của câu văn, người đọc vẫn hoàn toàn có thể hiểu được mà không gây hiểu lầm gì.
Cases of article omission
Lược bỏ mạo từ “the” trong những câu văn có nhắc đến những hóa đơn, thư từ đã được hai bên ngầm hiểu, được nhắc đến từ trước.
Ví dụ:
We acknowledge (the) receipt of your letter of 10th May.
We received your letter of 20th April, (the) contents of which have been duly noted.
Lược bỏ mạo từ “the” trước các nhãn hiệu, thương hiệu.
Ví dụ:
We thank you for your inquiry of the 3rd Nov. in respect of (the) ‘Acrex’ Cutlery.
We are obliged for your letter of 22nd May quoting for (the) “Kleenwick’ cleaning powder at $9.25 per case of 120 cartons of 16 ozs.
Ở đây, “Acrex” và “Kleenwick” là tên các nhãn hiệu nên người viết đã lược bỏ mạo từ “the” ở trước đó.
Lược bỏ mạo từ “the” trong một số thuật ngữ trong vận chuyển.
Ví dụ:
(The) Shipment is to be made during May/June.
(The) Delivery can be made ex-stock and your order dispatched within 24 hours.
Lược bỏ mạo từ trong một số thuật ngữ trong thanh toán.
Ví dụ:
We require (the) payment by (an) irrevocable letter of credit available by draft at sight.
We hope that you will allow us (a) 3% discount.
If you can sell more, we can grant you (an) 8% commission.
Pronouns, tenses, and voices in Business English Grammar
Pronouns
Theo quy tắc thông thường, đại từ dùng thay thế cho một công ty có thể là “it” hoặc “they”. Tuy nhiên, trong Tiếng Anh kinh doanh, người viết thường sử dụng đại từ “they” để biểu đạt sự tôn trọng và lịch sự.
Ví dụ trong văn bản sau:
In reply to your letter of yesterday, we write to inform you that we have known Sterling company for many years. They have built up an excellent business. (Người viết đã sử dụng đại từ “they” thay vì “It has built up an excellent business”.)
Tenses and voices
Trong Tiếng Anh kinh doanh, nhằm mục đích khiến câu văn trở nên sinh động như khi nói chuyện trực tiếp, người viết thường sử dụng các thì hiện tại thay vì thì quá khứ cho những hành động đã diễn ra.
Ví dụ trong câu sau:
The shipment of 500 sets Color TV Receiver under S/C456 has been received. We find that twenty of them have been damaged. (Người viết đã sử dụng thì hiện tại đơn và hiện tại hoàn thành thay vì các thì quá khứ: “We found that twenty of them had been damaged”).
Không chỉ vậy, đối với Tiếng Anh kinh doanh, người viết cũng thường sử dụng cấu trúc chủ động thay vì cấu trúc bị động.
Ví dụ trong câu sau:
(Theo quy tắc ngữ pháp thông thường thì câu này phải được viết với cấu trúc bị động: Our product is sold fast).
Tuy nhiên, trường hợp bất thường khi muốn diễn đạt một yêu cầu, người viết nên sử dụng cấu trúc bị động để khiến yêu cầu trở nên lịch sự hơn.
Ví dụ:
Thay vì yêu cầu: You have to make an offer before next Friday.
Người viết có thể sử dụng cấu trúc bị động: The offer must be made before next Friday.
