[Đánh Giá Sách] '58 Phương Pháp Giao Tiếp Trong Môi Trường Công Sở': Nghệ Thuật Giao Tiếp Nơi Làm Việc

Mỗi ngày, bạn dành ít nhất 8 giờ đồng hồ tại công sở. Môi trường áp lực này với khối lượng công việc lớn, tốc độ làm việc nhanh, và mối quan hệ phức tạp đang làm bạn cảm thấy mệt mỏi. Giao tiếp hiệu quả, xây dựng niềm tin và thể hiện văn hóa làm việc là thách thức mà mọi nhân viên văn phòng đều phải đối mặt.

Nếu bạn làm việc tại công sở và cảm thấy mỗi ngày là một ngày mệt mỏi, giao tiếp trở nên khó khăn, và bạn gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc mặc dù chúng không phức tạp, đội ngũ làm việc không hiệu quả, và bạn không biết bắt đầu từ đâu, thì cuốn sách này dành cho bạn.

58 phương pháp giao tiếp trong môi trường công sở

Trong khi ở trường, chúng ta thường chỉ muốn kết bạn với những người có cùng ý chí. Tuy nhiên, khi vào làm việc, mỗi nhân viên cần xây dựng mối quan hệ với tất cả mọi người. Dù có khi bạn không hợp tính với đồng nghiệp hoặc cả sếp, đừng để những cảm xúc tiêu cực ngăn bạn thể hiện tốt nhất bản thân. Hãy thử đứng ở vị trí của họ, thể hiện sự tận tâm qua hành động và lời nói, từ đó xây dựng mối quan hệ tích cực.

Quy tắc giao tiếp trong môi trường công sở là bộ luật không bắt buộc phải tuân theo khi làm việc. Nếu bạn đang tự hỏi về những quy tắc này, cách xử lý những tình huống như thế nào, hoặc tại sao cần phải ứng xử như vậy... hãy đồng hành cùng tác giả khám phá 58 'kỹ thuật' được tóm gọn trong 8 chương của cuốn sách này nhé!

Chương 1: Nền tảng căn bản

Cuốn sách này không chỉ chia sẻ những bí quyết hữu ích giúp bạn thành thạo nghệ thuật giao tiếp tại nơi làm việc, mà còn có phần minh họa bằng hình ảnh dễ thương của Youko Chihoko cùng với ví dụ từ bảng biểu, câu hỏi trắc nghiệm và những bài tập nhỏ dành cho độc giả thử sức của tác giả Yamada Chihoko.

Trong cuốn sách này, Yamada Chihoko sử dụng ví dụ về công ty Thương mại Asa - một môi trường làm việc điển hình. Tại đó, có những nhân viên mới, những người tiền bối có kinh nghiệm trong công ty, hay những khách hàng khó tính... bạn sẽ nhận ra sự quen thuộc khi trải nghiệm và cảm nhận được bản thân mình trong đó.

Cách giao tiếp là gì? Theo tác giả, ở Nhật Bản, theo từ điển tiếng Nhật, cách giao tiếp được định nghĩa là “Lễ nghi - Nghi thức”. Theo quan điểm của bà: Cách giao tiếp là cách nói chuyện, hành động, lễ nghi thể hiện lòng tận tâm dành cho đối phương bằng ngôn ngữ và thái độ. Chỉ khi ta đứng ở góc độ của đối phương, thể hiện lòng tận tâm bằng ngôn ngữ hay hành động, ta mới có thể xây dựng mối quan hệ tốt với đối phương.

Mỗi cử chỉ và hành động bạn thể hiện đều cần phải trải qua một quá trình học tập liên tục. Đôi khi bạn không hiểu tại sao lại bị nhắc nhở “Chăm sóc ngoại hình đi” dù đã đầu tư về trang phục. Tại sao không nên khoanh tay trước ngực? Hay câu nói “Tôi hiểu” vì sao lại khiến cấp trên và khách hàng không hài lòng với bạn... Nếu bạn đang gặp khó khăn với những vấn đề đó, hãy áp dụng những lời khuyên của diễn giả Yamada Chihoko để thử xem như thế nào nhé?

Chương 2: Lời chào

Dân ta có câu 'Lời chào hơn mâm cỗ'. Qua lời chào, ta có thể đánh giá được phẩm chất và thái độ của mỗi người. Trên mọi phương diện, việc chào hỏi đều rất quan trọng.

Mọi mối quan hệ đều bắt đầu từ lời chào. Đó là yếu tố cơ bản trong giao tiếp con người với nhau. Dù có tài năng đến đâu, nếu không biết chào hỏi lịch sự, bạn sẽ bị đánh giá không tốt: 'Người đến không biết chào hỏi, chắc chắn không xứng đáng được tin cậy'. Thực sự, việc chào hỏi quan trọng đến thế!

Trong chương 2 này, tác giả sẽ chia sẻ với bạn những bí quyết để chào hỏi đúng cách, tư thế chào hỏi phù hợp, cũng như cách giải quyết những tình huống như ngủ quên khiến bạn muộn giờ đi làm. Tại sao bạn nên cảm ơn người khác dù họ chưa từng gặp mặt...

Chương 3: Trao nhận danh thiếp

Danh thiếp là một phần không thể thiếu trong giao tiếp công việc, nhưng tại sao chúng lại quan trọng đến vậy? Làm thế nào để sử dụng chúng một cách hiệu quả? Chiếc thiếp nhỏ này có thể mang lại lợi ích gì cho bạn?

Danh thiếp của bạn là biểu tượng của bản thân bạn. Danh thiếp của đối phương là biểu tượng của họ. Vì vậy, hãy đối xử với danh thiếp một cách trân trọng.

Việc đối xử tôn trọng với danh thiếp cũng là cách thể hiện sự tôn trọng đối với chính bản thân và đối phương. Khi khám phá chương sách này, bạn sẽ nhận ra rằng cách sử dụng danh thiếp của người Nhật là một điều đáng để học hỏi.

Chương 4; 5: Tiếp đón khách hàng và Đi thăm công ty khách hàng

Mỗi ngày làm việc là một cơ hội để rèn luyện khả năng 'tùy cơ ứng biến'. Đặc biệt với khách hàng, khả năng giao tiếp linh hoạt và nhanh nhạy càng cần được 'mài dũa'. Nhờ vào những kỹ năng này, mối quan hệ giữa chúng ta và khách hàng sẽ trở nên chặt chẽ hơn, và sự tin tưởng của khách hàng cũng sẽ được củng cố từng ngày.

Bạn đã từng gặp tình huống khi có khách tới nhưng bạn vẫn vờ như không thấy vì có tài liệu quan trọng cần xử lý gấp? Hoặc khi gặp khách hàng quan trọng nhưng không kịp thông báo cho cấp trên, và sau đó lại bị khiển trách vì tiết lộ thông tin của khách hàng? Hay khi chỉ đường cho khách, nhưng vì hấp tấp mà 'lạc' mất họ? Nếu gặp những tình huống đó, bạn sẽ xử lý như thế nào?

Hai chương tiếp theo của cuốn sách này chia sẻ những mẹo nhỏ giúp bạn khéo léo ứng xử khi tiếp khách hàng, bất kể là tại công ty của bạn hay khi đến thăm công ty của họ. Khi đọc, hãy nhanh chóng ghi chú lại vì những mẹo nhỏ đó sẽ là người bạn đồng hành đắc lực giúp bạn vượt qua những tình huống khó khăn.

Chương 6: Tiếp nhận cuộc gọi

Điện thoại là phương tiện quan trọng trong việc liên lạc với khách hàng. Khi bạn trả lời điện thoại trực tiếp cho khách hàng, bạn đang đại diện cho cả công ty. Mối quan hệ được tạo ra giữa bạn và khách hàng là vô cùng quan trọng.

Có nhiều tình huống khiến bạn cảm thấy bối rối khi trả lời điện thoại. Ví dụ, bạn là nhân viên mới và không biết phải làm thế nào để giao tiếp với khách hàng mới sao cho họ hài lòng, hoặc bạn gọi nhầm số, không nghe rõ khách hàng đang nói vì họ nói nhanh hoặc nhỏ tiếng, hoặc khi bạn phải đối mặt với cuộc gọi khiếu nại và nghe những lời 'khó nghe'. Những lúc như vậy, bạn chỉ mong có ai đó có thể giúp đỡ, cứu vãn hoặc thậm chí mất tín hiệu để kết thúc cuộc gọi...

Đừng lo lắng quá khi có cuốn 'bí kíp này' trong tay, hãy bình tĩnh nhớ lại lời chỉ dẫn của Yamada Chihoko và trả lời khách hàng của bạn một cách tự tin!

Chương 7: Thực hiện công việc

Báo cáo - Liên lạc - Thảo luận là 3 kỹ năng cơ bản trong quá trình thực hiện công việc của một nhóm. Nếu bạn thực hiện Báo cáo - Liên lạc - Thảo luận một cách chính xác, mức độ tin tưởng sẽ tăng lên. Hãy nhớ những phương pháp và bí quyết được tiết lộ trong cuốn sách này để thực hiện 3 kỹ năng trên một cách xuất sắc nhé!

Ngoài khả năng làm việc độc lập, tính chủ động trong công việc, tránh tình trạng 'nước đến chân mới nhảy'... thì những lời khuyên về kỹ năng thảo luận, làm việc nhóm để tăng hiệu quả công việc là điều mà 'dân văn phòng' cần ghi nhớ kỹ lưỡng.

Chương 8: Sau giờ làm

Sau giờ làm, mỗi người thường có thế giới riêng của họ. Việc gặp gỡ đồng nghiệp sau giờ làm có thể tùy thuộc vào sở thích cá nhân, nhưng bạn hãy xem đó là cơ hội để giao tiếp một cách hiệu quả.

Vậy khi được cấp trên hoặc đàn anh mời đi ăn hoặc uống rượu sau giờ làm thì phải làm sao? Không cần ép buộc, nhưng nếu có cơ hội thì hãy chấp nhận một cách vui vẻ.

Ngược lại, nếu không thể tham gia vì lí do cá nhân hoặc sức khỏe, đừng quên cảm ơn và tìm cách từ chối một cách lịch sự nhất để giảm bớt bất tiện cho cấp trên. Mỗi người một ý, không thể làm hài lòng tất cả, và sẽ có những lời phê phán về thái độ của bạn. Nhưng nếu chúng ta hành động đúng đắn, thì không cần quan tâm đến những lời phê phán đó, phải không?!

Trong chương này, tác giả cũng nêu rõ một tình huống phổ biến trong các buổi tiệc, đó là khi bạn 'vui quá đà'. Vui thì được nhưng đừng quá lố, tiệc tùng là để tạo mối quan hệ nhưng luôn phải giữ cho mình một cái đỉnh, đầu tiên là với cấp trên, sau đó mới đến sức khỏe để duy trì ổn định công việc. Đó là một trong những nguyên tắc 'vàng' của người làm văn phòng.

Kết thúc không phải là điểm dừng mà là điểm khởi đầu mới.

Nếu ý thức thay đổi, hành động sẽ thay đổi.

Nếu hành động thay đổi, thói quen sẽ thay đổi.

Nếu thói quen thay đổi, nhân cách sẽ thay đổi.

Nếu nhân cách thay đổi, vận mệnh sẽ thay đổi.

Nếu vận mệnh thay đổi, cuộc đời sẽ thay đổi.

58 phương pháp giao tiếp hiệu quả trong môi trường công sở

CoCo