Buzz
Ai cũng biết rằng để trở thành một nhà quản lý giỏi trong bất kỳ lĩnh vực nào cũng không phải là điều dễ dàng vì họ phải đối mặt với nhiều trách nhiệm khác nhau cùng một lúc. Các vấn đề trong các tổ chức thường đa dạng và phức tạp, đòi hỏi họ phải nhanh chóng tìm ra giải pháp cho các thách thức mà doanh nghiệp đang phải đối mặt. Ken Blanchard đã từng nói rằng: “Chìa khóa của việc quản lý không phải là điều gì sẽ xảy ra khi bạn ở đó mà là điều gì sẽ xảy ra khi bạn không ở đó”. Để làm được điều này, bạn cần có kỹ năng giao phó - một yếu tố không thể thiếu của nhà quản lý hiện đại. Và nếu bạn muốn hiểu rõ hơn về nghệ thuật giao phó, cuốn sách “Người Giỏi Không Phải Là Người Làm Tất Cả” của Donna M. Genett là một nguồn tài liệu quý giá dành cho bạn.
Giới Thiệu về Tác Giả
Tiến sĩ tâm lý học Donna M. Genett là một chuyên gia tư vấn về phát triển tổ chức và là chủ tịch của công ty GenCorp Consulting - một công ty tư vấn hoạt động trên toàn quốc Mỹ. Trong suốt 16 năm qua, bà đã không ngừng đóng góp cho sự phát triển tích cực của các tổ chức và sự nghiệp của nhân viên trong các tổ chức đó. Các buổi hội thảo và diễn thuyết sôi nổi của Tiến sĩ Genett về nghệ thuật lãnh đạo, giao phó công việc, quản lý hiệu quả và xây dựng đội ngũ làm việc đã mở ra một cách nhìn mới cho nhiều người và thay đổi cuộc sống của họ.
Cuốn sách này trình bày một cách ngắn gọn và đơn giản các nguyên tắc được rút ra từ kinh nghiệm làm việc của bà với hy vọng giúp mọi nhà quản lý thu được nhiều kiến thức hơn sau khi đọc. Từ đó, họ có thể áp dụng vào thực tế công việc để tạo ra những thay đổi tích cực và cải thiện hoạt động tổng thể của tổ chức.
Mở màn cuốn sách là câu chuyện về hai người bạn Jones và James, không phải anh em ruột nhưng lại có nhiều điểm tương đồng đến kỳ lạ.
Tác giả bắt đầu với việc đơn giản hóa vấn đề thông qua việc kể về cuộc sống của Jones và James. Dù không có mối quan hệ huyết thống, họ lại chia sẻ nhiều điểm chung như sinh nhật, nơi làm việc và cả khu chung cư.
James bắt đầu học cách ủy quyền sau khi tìm hiểu từ Jones.
Kỹ năng quản lý hiệu quả bắt đầu từ việc chia sẻ trách nhiệm công việc và hiểu rõ năng lực của đội ngũ nhân viên, như James đã thực hiện.
Thực hiện bước tiếp theo trong quản lý hiệu quả, James đã thành công khi ủy quyền công việc và đạt được kết quả mong muốn.
Trong tuần tiếp theo, công việc của James gặp phải nhiều khó khăn hơn, nhưng nhờ vào việc xác định thời hạn hoàn thành công việc và giao nhiệm vụ cụ thể, mọi thứ trở nên thuận lợi hơn.
James nhận ra tầm quan trọng của việc xác định thẩm quyền và chuẩn bị công việc kỹ lưỡng trước khi giao cho nhân viên.
Bộ phận của James giờ đây đã bắt đầu một tuần làm việc mới với một tâm trạng hứng khởi, gương mặt ai cũng toát lên vẻ yêu đời. James biết rằng công việc còn lại sẽ khó khăn hơn trước. Đôi lúc, anh cảm thấy chán nản khi cứ phải chuẩn bị thật kĩ những yêu cầu công việc trước khi giao cho nhân viên của mình. Việc chuẩn bị này khiến anh nhiều lúc thiếu kiên nhẫn. Có lúc, anh vẫn muốn tự mình làm lấy mọi việc hoặc giao hẳn cho ai đó đáng tin cậy rồi mong chờ một kết quả tốt đẹp. Thế nhưng, anh đã biết hậu quả sẽ như thế nào khi làm như thế. Những lúc muốn từ bỏ, anh tự trấn an tinh thần mình rằng, có chuẩn bị kĩ lưỡng, công việc sẽ trôi chảy và ta sẽ cảm thấy vui hơn khi công việc được hoàn tất.
Josh vượt quá phạm vi thẩm quyền khi thực hiện công việc, điều này đã ảnh hưởng không chỉ đến bản thân mình mà còn đến uy tín của toàn bộ bộ phận. James đã nhận ra sự quan trọng của việc rõ ràng xác định thẩm quyền cho nhân viên.
James tự đề ra 3 điều quan trọng: 1. Quyền đề nghị: Tìm ra những giải pháp và đề nghị thay thế tốt nhất.
2. Quyền thông báo và khởi xướng: Nghiên cứu và chọn cách thực hiện tốt nhất, thông báo nguyên nhân chọn lựa, khởi xướng việc chọn lựa. Áp dụng khi bạn muốn ngăn chặn rắc rối bằng cách thông báo trước và khởi xướng hành động kịp thời.
3. Quyền hành động: Toàn quyền hành động đối với công việc được giao. Áp dụng khi bạn tin tưởng vào khả năng và trách nhiệm của người được ủy thác công việc.
Nhờ phân công công việc một cách thông minh, James có nhiều thời gian hơn để tương tác với nhân viên và giải quyết khó khăn. Áp lực công việc đã giảm đi đáng kể và anh cảm thấy thoải mái hơn với phong cách làm việc mới này.
Cuộc sống luôn đầy thách thức và khó khăn, nhưng quan trọng là học từ những sai lầm. James nhận ra tầm quan trọng của việc kiểm tra và giám sát công việc của nhân viên trong dự án, nhờ đó, anh có thể kiểm soát được kết quả mong muốn.
Trong quá trình thực hiện dự án, việc kiểm tra và đối chiếu đóng vai trò quan trọng để đảm bảo dự án diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. James nhận ra điều này và quyết tâm thực hiện để tránh các sai lầm trong tương lai.
Khi nhân viên hoàn thành công việc, quản lý nên lập tổng kết bao gồm điểm tốt, điểm cần cải thiện và bài học rút ra từ công việc đó.
James phải làm việc với sếp mà không biết ông ấy đang quan sát. Sau khi hỏi rõ về yêu cầu công việc, James tự tin nhận nhiệm vụ mới.
Sếp giao cho James một dự án mới mà anh không hiểu rõ. Sau khi thảo luận kỹ, James đã hiểu và sẵn lòng nhận nhiệm vụ.
Tác giả giới thiệu 6 bước ủy quyền hiệu quả:
Bước 1: Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi giao việc.
Bước 2: Đặt ra những yêu cầu cụ thể của công việc và yêu cầu người được giao phải lặp lại để đảm bảo họ đã hiểu rõ nhiệm vụ.
Bước 3: Xác định rõ thời hạn hoàn thành công việc.
Bước 4: Định rõ phạm vi thẩm quyền và mức độ mà người được ủy thác có thể sử dụng để hoàn thành nhiệm vụ.
Bước 5: Xác định các mốc thời gian để kiểm tra và đánh giá tiến độ công việc.
Bước 6: Tổng kết công việc để trao đổi kết quả, đánh giá thiếu sót và rút ra bài học.
Kết luận:
Biết cách ủy quyền là kỹ năng cơ bản của một người quản lý hiệu quả, giúp cả người quản lý và người được ủy quyền hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Đánh giá chi tiết bởi: Kim Chi - MytourBook
