[Đánh Giá Sách] “Chiến Lược Làm Việc Từ Xa Hiệu Quả?”: Bí Quyết Xây Dựng Đội Nhóm 4.0

Với sự bùng nổ của các thiết bị thông minh và sự hỗ trợ đắc lực từ Internet, công việc kinh doanh ngày nay đã trở nên dễ dàng hơn nhiều so với những thời điểm trước đây. Sự phát triển trong thời đại này đem lại nhiều hệ quả, trong đó có sự xuất hiện của mô hình làm việc từ xa. Vậy làm việc từ xa là gì? Công ty của bạn hiện đang thực hiện mô hình này không? Và bạn có làm việc từ xa một cách hiệu quả không? Hãy khám phá câu trả lời trong thời đại Social Media 4.0 qua cuốn sách của Nicole Stinton - “Làm Việc Từ Xa Sao Cho Hiệu Quả?”

Theo dự báo, vào cuối thế kỷ XXI, làm việc từ xa sẽ trở thành xu hướng chính và điều này cũng không khó hiểu. Trong thời đại hiện nay, hầu hết chúng ta sở hữu ít nhất một thiết bị thông minh có kết nối Internet. Chúng ta kết nối nhiều hơn, nhận thức sâu hơn về thế giới xung quanh và dễ dàng tiếp cận thông tin với Internet. Tất cả những yếu tố này tạo điều kiện cho sự phát triển của mô hình làm việc từ xa.

Để hiểu rõ hơn về mô hình này, hãy cùng Nicole Stinton trong cuốn sách “Làm Việc Từ Xa Sao Cho Hiệu Quả?” khám phá các câu hỏi lớn sau. Nhưng trước khi đi vào chi tiết, hãy để trí tưởng tượng của bạn được tự do phát triển.

Bắt đầu từ bây giờ, bạn không chỉ là một độc giả. Bạn là một nhân viên kinh doanh của sản phẩm A và đang sống trong thời kỳ khó khăn nhất của thế kỷ XXI - thời đại đại dịch Covid-19.

Mô hình làm việc từ xa là gì? Tại sao chúng ta hiện nay lại áp dụng mô hình này?

Là một nhân viên kinh doanh năng động, bạn đang đối mặt với hàng loạt công việc phải hoàn thành mỗi ngày.

1. Đặt một ly trà đào cam sả tại The Coffee House, chi phí 45.000đ qua ứng dụng Now;

2. Họp hợp đồng với đối tác ở Thái Lan thông qua Skype;

3. Thỏa thuận với đối tác cung cấp nguyên liệu tại Mèo Vạc, Hà Giang qua email;

4. Gửi tin nhắn trên Facebook để giao lưu với một nhân viên trong phòng marketing là người bạn quan tâm;

5. ...

Nếu trong danh sách công việc hàng ngày của bạn có các mục tương tự như vậy, thì chúc mừng, bạn đã là một phần của mô hình làm việc từ xa. Tuy nhiên, bạn có thể không nhận ra rằng bạn đang thực hiện các nhiệm vụ từ xa mỗi ngày chỉ vì một lí do đơn giản: ngồi ở văn phòng.

Nhiều người trong số chúng ta sẽ phải làm việc từ xa ít nhất một vài lần trong ngày. Tuy nhiên, vì chúng ta thường ngồi ở văn phòng, nên dù việc này diễn ra thường xuyên, chúng ta vẫn không nhận ra rằng mình đang làm việc từ xa.

Với các nhiệm vụ hàng ngày như vậy, có thể nói rằng hầu hết chúng ta đều thực hiện các công việc từ xa. Vậy tại sao lại có mô hình làm việc từ xa? Nhiều người sẽ nói rằng đó là do công nghệ, điều đó hoàn toàn đúng và rõ ràng.

Nhưng không!

Thú vị là công nghệ không phải là lý do mà là cách mà môi trường làm việc từ xa phát triển.

Đà phát triển của công nghệ đã tạo ra các mạng lưới kinh doanh toàn cầu ngày càng chặt chẽ hơn bao giờ hết, từ đó thúc đẩy mô hình làm việc từ xa. Bây giờ, chúng ta có thể ngồi ở Hà Nội và kết nối với đối tác ở Mèo Vạc cũng như khách hàng ở Thái Lan, đồng thời sử dụng điện thoại di động để liên lạc với người trong phòng marketing và chờ đợi giao hàng từ Now. Tóm lại, chúng ta đang làm việc từ mọi nơi.

Làm việc từ xa mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

1. Giảm chi phí văn phòng;

2. Giảm thiểu tài sản cố định có giá trị cao;

3. Tận dụng đội ngũ nhân viên toàn cầu;

4. Duy trì được nhân viên tốt hơn.

Ngoài ra, làm việc từ xa cũng góp phần bảo vệ môi trường. Bạn không cần phải mua vé máy bay để gặp đối tác ở Thái Lan, cũng không cần phải lái ô tô lên Mèo Vạc để gặp nhà cung cấp khi có thể sử dụng email. Lượng khí thải carbon trên toàn cầu sẽ giảm đi đáng kể khi ta giảm sử dụng phương tiện chạy bằng nhiên liệu hóa thạch.

Làm việc từ xa đóng vai trò quan trọng trong ba yếu tố cơ bản của nền kinh tế hiện đại: con người, lợi nhuận và môi trường.

Hiện nay, làm việc từ xa trở thành điều bắt buộc với mọi doanh nghiệp.

Đặc điểm của một nhóm làm việc từ xa hiệu quả là gì?

Trong cuốn sách “Làm việc từ xa sao cho hiệu quả?”, Nicole Stinton chỉ ra những đặc điểm cần có của một nhóm làm việc từ xa hiệu quả và đưa ra những lời khuyên để xây dựng một nhóm làm việc từ xa thành công.

Bí quyết để thành công trong việc làm việc từ xa là “Xa mặt nhưng không cách lòng”. Sự hiểu biết lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm là điều quan trọng nhất.

Nicole Stinton đề xuất một số mẹo giúp các thành viên trong nhóm hiểu và tôn trọng nhau.

1. Khi có thành viên mới, dự án mới, vấn đề mới hoặc đạt được thành công mới, hãy tổ chức cuộc gặp trực tiếp. Nếu không thể gặp mặt trực tiếp (ví dụ như do Covid-19), hãy sử dụng cuộc họp trực tuyến qua video thay vì chỉ dựa vào email hoặc tin nhắn.

2. Tổ chức cuộc họp trực tuyến thường xuyên hơn thay vì chờ đợi đến khi gặp vấn đề mới.

3. Chia sẻ thông tin tích cực với nhau trong mạng thông tin nội bộ.

4. Đảm bảo lịch làm việc được sắp xếp sao cho phù hợp với thời gian hoạt động của tất cả thành viên.

5. Hãy công bằng, thảo luận và tôn trọng sự khác biệt của mọi người.

6. Giao tiếp tích cực là chìa khóa thành công. Hãy đảm bảo rằng mọi thành viên đều giao tiếp một cách tích cực.

Khi tương tác với đồng đội theo cách này, bạn sẽ xây dựng một môi trường tin cậy để phát triển. Sự linh hoạt và sự cởi mở trong giao tiếp có thể giúp đội ngũ của bạn thành công hơn. Khi bạn hiểu biết về tâm lý của người khác một cách chuyên nghiệp, giao tiếp của bạn sẽ được cải thiện.

Trong môi trường làm việc từ xa, việc chủ động xây dựng các mối quan hệ với từng thành viên sẽ giúp bạn khắc phục những khó khăn do sự khác biệt về địa lý, tôn giáo, văn hóa hoặc tính cách.

Trong việc làm việc từ xa, hãy thiết lập mục tiêu theo phương pháp D.U.M.B thay vì S.M.A.R.T. Phương pháp S.M.A.R.T có thể quen thuộc, nhưng trong môi trường làm việc từ xa, phương pháp D.U.M.B mới là hiệu quả nhất.

D

U

M

B

Quay lại với câu hỏi quan trọng trong mô hình làm việc từ xa: Làm thế nào để có một đội nhóm làm việc từ xa thành công?

Trong bối cảnh làm việc từ xa, làm thế nào để công ty vẫn hoạt động một cách hiệu quả?

Điều quan trọng đằng sau sự thành công của đội nhóm là thành công của từng cá nhân.

Nếu bạn có những phẩm chất sau:

• Tự tạo động lực
• Chủ động
• Có kỷ luật
• Độc lập

thể hiện bạn có khả năng làm việc độc lập tốt. Điều này là quan trọng để bạn có thể làm việc từ xa hiệu quả vì khi không có ai quản lý bạn, bạn sẽ tự quản lý bản thân mình.

Cuối cùng, Nicole Stinton giúp bạn hiểu cách phân loại các dạng nhóm làm việc từ xa. Bạn cần biết nhóm của mình thuộc loại nào để có phương án vận hành hiệu quả.

Làm việc từ xa hiệu quả? Giới thiệu ba loại nhóm làm việc từ xa.

Dạng đầu tiên là Sáng tạo, trong đó mỗi người làm việc độc lập, không phụ thuộc vào những người khác tại các thời điểm và địa điểm cụ thể. Họ không thay thế hoặc thực hiện công việc của người khác.

Dạng thứ hai là Kỹ thuật, với các thành viên có nhiệm vụ riêng nhưng làm việc đồng thời. Họ không thay thế vai trò của nhau nhưng làm việc cùng nhau như một nhóm.

Dạng thứ ba là Hậu trường, với thành viên thường xuyên trao đổi, chia sẻ công việc và hỗ trợ lẫn nhau. Họ có kỹ năng tương đương hoặc tương đối giống nhau.

Là một nhân viên kinh doanh sản phẩm A, bạn thuộc nhóm làm việc từ xa nào? Hãy suy nghĩ về cách phân loại của Nicole Stinton trong cuốn sách để biết được mình cần phải làm gì nhé.

Cái quan trọng nhất trong giao tiếp ở môi trường làm việc từ xa là gì?

Khi nói chuyện, phải có người lắng nghe. Giao tiếp là con đường hai chiều.

Làm việc từ xa hiệu quả? Nguyên tắc 3Cs là kênh (Channel), quy ước (Code), và bối cảnh (Context) giúp tương tác và trao đổi thông tin trong mô hình làm việc từ xa thật hiệu quả.

Để hiểu rõ hơn về 3Cs, chúng ta sẽ lấy một ví dụ cụ thể. Bạn là nhân viên kinh doanh và đang “cưa” một nhân viên phòng marketing. Bạn nhắn tin cho họ qua Facebook Messenger. Facebook Messenger chính là kênh truyền thông, còn cuộc gọi video với họ sẽ là quy ước, và môi trường, thời gian và tốc độ internet chính là bối cảnh.

Giao tiếp trực tiếp là phương tiện truyền đạt thông tin phong phú nhất nhờ cả ngôn từ và ngôn ngữ cơ thể. Tuy nhiên, trong môi trường làm việc từ xa, điều này không luôn khả thi. Vì vậy, bạn cần tìm cách tạo ra cơ hội để tương tác với đồng nghiệp. Niềm tin được xây dựng dựa trên mối quan hệ giữa con người, nên nếu có thể, hãy tìm cách gặp gỡ trực tiếp. Nếu có cơ hội, hãy đi thăm nhà cung cấp ở Mèo Vạc – Hà Giang. Nếu có thể, hãy mời crush bên marketing ra The Coffee House uống trà đào cam sả.

Nếu bạn không có khả năng làm như vậy thì sao? Đặc biệt khi bạn phải làm việc ở nhà do dịch Covid-19, thậm chí việc ra ngoài mua gói mì ở Vinmart+ cũng gây phiền toái.

Vì vậy, họp trực tuyến qua video hoặc tham gia hội nghị truyền hình là phương tiện tốt nhất để bạn và đồng nghiệp có thể giao tiếp trực tiếp với nhau.

Hiện nay có rất nhiều ứng dụng có thể hỗ trợ bạn tổ chức các cuộc họp như vậy. Google+, Skype, Zoom.us, Messenger Rooms,... đều rất phổ biến trong thời gian chúng ta thực hiện cách ly xã hội.

Như vậy, câu trả lời cho câu hỏi: 'Trong giao tiếp ở môi trường làm việc từ xa, điều gì quan trọng nhất?' đã trở nên rõ ràng. Đó chính là sự tương tác gần gũi trong môi trường trực tuyến.

Làm thế nào để sử dụng công nghệ một cách hiệu quả trong môi trường làm việc từ xa?

Không thể phủ nhận vai trò của công nghệ - 'tác nhân kích hoạt' cho sự bùng nổ của mô hình mới này. Và việc sử dụng công nghệ một cách hiệu quả cũng là một thách thức với nhiều nhà quản trị khi doanh nghiệp của họ tham gia mô hình làm việc từ xa.

Điện thoại là một công cụ không thể thiếu khi làm việc từ xa. Để thông điệp của bạn được truyền tải rõ ràng hơn qua điện thoại và giữ cho người nghe tập trung và quan tâm đến những gì bạn nói, Nicole đề xuất bạn áp dụng 10 kỹ thuật đơn giản. Bạn chỉ cần nhớ từ “EXPRESSION” là được.

E

X

P

R

E

Sửa đổi

Sáng tạo

Tư duy

Tổ chức

Nền tảng

Nicole đã đưa ra phân tích chi tiết về mỗi ghi chú trong 'BIỂU HIỆN', được mô tả kỹ lưỡng trong bài viết 'Làm việc từ xa một cách hiệu quả là gì?'.

Công nghệ có ý nghĩa quan trọng nhưng cuối cùng nó chỉ là công cụ để bạn đạt được mục tiêu của mình. Tất cả phụ thuộc vào bạn. Bạn cần quản lý giao tiếp qua công nghệ của mình một cách tỉ mỉ và linh hoạt nếu muốn truyền đạt thông điệp một cách thành công.

Làm sao để hiệu quả quản lý thời gian khi làm việc từ xa?

Câu hỏi này phát sinh từ một sự thực đáng tiếc mà hầu hết chúng ta đều phải đối mặt khi làm việc từ xa: Sự khác biệt cơ bản về múi giờ của mỗi người.

Ví dụ cụ thể: “Hãy họp lúc 3 giờ chiều nhé, team!”, và bạn – một nhân viên kinh doanh – lại có cuộc hẹn trực tuyến với đối tác ở Thái Lan cũng vào 3 giờ chiều. Bây giờ câu hỏi đặt ra là: “Có nên hủy cuộc họp vì bạn không tham dự hay tiếp tục tổ chức và yêu cầu bạn tham gia?”.

Để giải quyết sự khác biệt về múi giờ làm việc, các thành viên trong nhóm cần có những cuộc trò chuyện chân thành về thời gian làm việc ngay khi nhóm được hình thành.

Trong cuốn sách 'Làm việc từ xa sao cho hiệu quả?', Nicole Stinton đề xuất rằng trong giai đoạn ban đầu của một nhóm, mọi người cần đồng thuận về cách nhìn nhận về thời gian để cùng nhau làm việc hiệu quả, đồng thời tránh xa những mâu thuẫn không cần thiết. Tuy nhiên, điều quan trọng hơn cả là sự hiểu biết chung về những vấn đề mà nhóm đã đồng thuận. Sự hiểu biết là yếu tố quan trọng không thể thiếu.

Thảo luận và tranh luận trong giai đoạn ban đầu có thể giúp giảm bớt áp lực về thời gian sau này.

Nếu bạn và các thành viên trong nhóm có ý kiến về thời gian khác nhau, việc cố gắng làm việc cùng nhau trong một dự án có thể gây ra nhiều vấn đề không mong muốn. Mâu thuẫn chắc chắn sẽ xảy ra, thậm chí có thể dẫn tới thất bại của dự án. Sự khác biệt về thời gian là điều khó tránh khỏi, do đó, 'Làm việc từ xa sao cho hiệu quả?' đã đề xuất hai khía cạnh về thời gian để giúp bạn và nhóm vượt qua những khác biệt này.

Khía cạnh thứ nhất là Trình tự.

Thứ tự công việc là một vấn đề mà cả nhóm cần phải đồng thuận.

Một giải pháp có thể áp dụng là sử dụng 'Ma trận Khẩn cấp và Quan trọng'. Nó sẽ xác định tất cả các công việc cần hoàn thành, công việc nào cần bắt đầu ngay và công việc nào có thể trì hoãn. Sau khi xác định, hãy chia sẻ ma trận này với đồng nghiệp để đồng thuận về trình tự công việc, từ đó sắp xếp lại dòng công việc một cách hiệu quả và công bằng trong tương lai.

Khía cạnh thứ hai là Sự linh hoạt trong thời gian. Nhóm của bạn đã đồng thuận về trình tự và thời gian làm việc, và hiểu rõ về mức độ quan trọng của từng hạng mục trong checklist. Nhưng bạn có cần phải tuân theo mọi thứ một cách chặt chẽ không? Có lẽ không, vì trong quá trình làm việc có thể xảy ra nhiều yếu tố không lường trước, làm cho trình tự ban đầu phải thay đổi. Giải pháp ở đây là sự linh hoạt.

Nicole Stinton đề xuất ba giải pháp sau:

1. Tận dụng sức mạnh về thời gian của từng thành viên khi phân chia công việc thành các phần nhỏ.

2. Cần có một nhóm chuyên gia để hướng dẫn nhóm làm việc theo thời gian. Đây là những người hỗ trợ và giúp đỡ những thành viên khác hoàn thành công việc theo nhiều cách khác nhau.

3. Lựa chọn một cách tiếp cận linh hoạt khi mọi người trong nhóm đều phải làm việc trong điều kiện hạn chế về thời gian.

Làm thế nào để vượt qua mâu thuẫn một cách mạnh mẽ? Có những chủ đề nào thường gây ra xung đột trong làm việc từ xa?

Mâu thuẫn là điều không tránh khỏi trong quá trình làm việc, dù là ở bất kỳ mô hình nào. Vậy nếu bạn gặp phải mâu thuẫn với đồng đội, làm thế nào để quản lý chúng một cách hiệu quả?

Dù mâu thuẫn là gì, 'Làm việc từ xa sao cho hiệu quả?' khuyên bạn hãy giữ lại sự kiểm soát cơ thể thông qua bốn lời khuyên: Đừng nín thở; Hít thở sâu; Thả lỏng cơ bắp để máu lưu thông khắp cơ thể; Chậm lại.

Văn viết thường là nguồn gây mâu thuẫn nhiều nhất. Trong email, tin nhắn hoặc bài viết trên mạng, thông điệp của người viết thường bị hiểu sai ý nghĩa. Mức độ hiểu lầm càng nhiều, mâu thuẫn càng tăng cao.

Nicole Stinton đề xuất một số bí quyết để quản lý mâu thuẫn trong văn viết:

- Viết nhiều bản nháp cho các email khó hiểu; - Luôn đặt tiêu đề email, có lời chào và lời kết đầy đủ trong nội dung thư; - Sử dụng tính từ và từ 'tôi' cẩn thận trong email; - Sử dụng ngôn từ rõ ràng, chủ động và minh bạch; - Không sử dụng chữ IN HOA, vì người nhận có thể cảm thấy bạn đang hét; - Đặt biểu tượng cảm xúc ở đầu đoạn văn thay vì cuối đoạn; - Quan trọng nhất là không gửi thư hoặc tin nhắn khi đang bị chi phối bởi cảm xúc.

F

R

E

E

Trong công việc, xung đột là điều khó tránh và thường xuất phát từ nhiều nguyên nhân. Trong mô hình làm việc từ xa, xung đột thường phát sinh từ ba chủ đề sau:

- Sự khác biệt về thế hệ; - Sự khác biệt về giới tính; - Thành kiến vô thức.

Để vượt qua những xung đột này, hãy nhớ rằng mọi người sinh ra đều bình đẳng và hoàn toàn đặc biệt. Hãy hiểu và tôn trọng sự đa dạng của những người bạn làm việc cùng, từ đó đồng thuận cách làm việc.

Thách thức cho người lãnh đạo trong mô hình làm việc từ xa là gì?

Dẫn dắt một đội ngũ hàng ngày đã khó, dẫn dắt một đội ngũ làm việc mỗi người một nơi còn khó hơn gấp nhiều lần. Trong tình hình đó, lòng tin trở nên vô cùng quan trọng với một nhà lãnh đạo.

Bằng mọi cách, bạn đã được thăng chức và trở thành trưởng nhóm kinh doanh. Bây giờ, bạn phải dẫn dắt một nhóm làm việc từ xa trong đại dịch Covid-19. Làm thế nào để xây dựng lòng tin trong tất cả thành viên nhóm? 'Làm việc từ xa sao cho hiệu quả?' của Nicole Stinton sẽ gợi ý một số cách bạn có thể thực hiện.

- Nói làm được. Cam kết với nhóm về doanh số và đạt được mục tiêu đã cam kết, thậm chí là nhiều hơn. - Tích cực tiếp cận mọi thành viên, cho họ tham gia mọi hoạt động và chia sẻ thông tin. - Phân công nhiệm vụ đều cho mọi người. - Kết hợp nhiệm vụ thú vị để tránh sự nhàm chán. - Luôn mở cửa trực tuyến và khuyến khích thành viên liên hệ với bạn. - Lắng nghe và tích cực thu nhận phản hồi từ thành viên để phát triển bản thân. - Theo dõi tiến độ của thành viên và nắm bắt tình hình. - Giảm thiểu việc kiểm soát, thay vào đó hãy đặt câu hỏi và tạo cơ hội cho sự tự chủ. - Hiểu rõ từng thành viên, thể hiện sự hiểu biết thông qua hành động và lời nói. - Cuối cùng, hãy tự tin và xuất sắc. Mọi người sẽ không biết bạn là ai nếu bạn không thể hiện ra.

Để xây dựng lòng tin trong một nhóm làm việc từ xa, người lãnh đạo cần kiềm chế sự mong muốn kiểm soát, đo lường và đánh giá như trong môi trường làm việc trực tiếp. Việc thường xuyên đánh giá và tăng cường kiểm soát chỉ làm giảm lòng tin. Như Nelson Mandela đã từng nói:

“Hãy lãnh đạo từ phía sau và để những người khác dẫn đầu, đặc biệt là khi bạn chúc mừng chiến thắng. Bạn chỉ đứng đầu khi có rủi ro. Mọi người sẽ đánh giá cao tinh thần lãnh đạo của bạn.”

Kết

Trong kỷ nguyên Social Media 4.0, chúng ta sống trong một “thế giới ảo” với Internet kết nối khắp nơi và thiết bị thông minh hiện diện khắp chốn. Khoảng cách giữa thế giới thực và ảo chưa bao giờ gần đến vậy. Điều này đã thay đổi các mô hình kinh doanh. Câu hỏi không còn là “Chấp nhận thay đổi hay không?” mà là “Thay đổi như thế nào để thích ứng?”. Hoặc bạn thích nghi, hoặc doanh nghiệp của bạn sẽ tụt hậu. Mô hình làm việc từ xa cũng tương tự. Với nhiều tác động tích cực và sự phù hợp với xu thế, làm việc từ xa là cơ hội nhưng cũng là thách thức cho mọi doanh nghiệp 4.0.

Để khai thác hiệu quả mô hình làm việc từ xa, bạn cần hiểu rõ về nó, và cuốn sách 'Làm việc từ xa sao cho hiệu quả?' của Nicole Stinton là tài liệu hữu ích để bạn tìm hiểu. Với hơn 200 trang sách tâm huyết, Nicole cung cấp các kiến thức về trao đổi thông tin rõ ràng, xây dựng nhóm làm việc từ xa hiệu suất cao, quản lý và giải quyết mâu thuẫn, khắc phục sự khác biệt, và trở thành người lãnh đạo hiệu quả.

Tác giả: DO

Hình ảnh: DO