[Đánh Giá Sách] 'Kỹ Năng Mềm Cho Nhà Quản Lý': Những Kỹ Năng Quan Trọng Khi Lãnh Đạo

Xin phép được hỏi một câu: 'Từ nhỏ đến nay, bạn đã từng làm tổ trưởng, lớp trưởng hoặc các vị trí quan trọng khác trong lớp chưa?' Nếu câu trả lời là Chưa, bạn cảm thấy thế nào khi nhìn thấy những người đang giữ các vị trí đó trong lớp cũ của bạn? Có chút không hài lòng, chút bực bội vì họ không hiểu bạn muốn gì, hay họ đặt ra các yêu cầu không rõ ràng cho bạn phải không? Còn nếu bạn đã từng giữ các vị trí đó thì chắc chắn bạn đã hiểu áp lực khủng khiếp mà chúng mang lại. Trên thế giới hiện nay có khoảng 160 triệu người quản lý, trong đó có những nhà quản lý tài năng, nhưng số còn lại thì sao? Lãnh đạo là một kỹ năng, một nghề mà ai cũng cần học, vì vậy Jaime Roca và Sari Wilde đã sáng tác 'Kỹ Năng Mềm Cho Nhà Quản Lý' với mục tiêu nâng cao hiệu suất cho các nhà quản lý hiện tại.

Trong cuốn sách này, tác giả đề xuất một danh sách các câu hỏi để bạn tự kiểm tra xem bạn thuộc loại người quản lý nào (Theo tác giả, có 4 loại nhà quản lý), từ đó sẽ dễ dàng hơn để điều chỉnh chiến lược cho bản thân và đội nhóm của bạn. Kèm theo đó là một số kỹ năng mềm quan trọng cho nhà quản lý được tác giả liệt kê cụ thể trong cuốn sách.

Ngay từ đầu, tác giả đã nói rằng: Lãnh đạo là một nghề mà ai cũng cần học! Nói một cách dễ hiểu hơn, kỹ năng lãnh đạo chính là kỹ năng tác động. Kỹ năng lãnh đạo cũng bình thường như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thích nghi, vì vậy chúng ta không nên coi trọng quá, và nếu chúng ta có ý thức để rèn luyện thì việc sở hữu chúng rất dễ dàng, vì vậy cuốn sách này dành cho mọi người!

Tác giả của cuốn sách này bao gồm 2 người. Người đầu tiên là Jaime Roca, người có hơn 20 năm kinh nghiệm làm nhà kinh doanh và lãnh đạo tư duy cho 500 công ty lớn nhất Hoa Kỳ, các nhà điều hành cấp cao và các nhà đầu tư đạt được kết quả đáng chú ý. Ông tốt nghiệp Kinh tế Quốc tế tại Đại học Johns Hopkins và có bằng MBA từ Đại học Duke. Người thứ hai là Sari Wilde, Phó Chủ tịch Nhân sự tại Gartner, chuyên quản lý các đội nhóm toàn cầu tập trung vào việc tạo ra nghiên cứu và sản phẩm để cải thiện hiệu suất của nhân sự. Cô đã nghiên cứu các tổ chức trong hơn 15 năm, tư vấn cho các giám đốc điều hành tại hàng trăm công ty hàng đầu của Mỹ về quản lý tài năng và lãnh đạo của họ.

Làm một nhà quản lý, bạn sẽ luôn phải đối mặt với nhiều thách thức, phải chịu nhiều trách nhiệm nặng nề, như: gắn kết nhân viên mới, tuyển dụng nhân viên mới, truyền đạt công việc,... Điều này có nghĩa là những người làm quản lý sẽ là những người bận rộn, thường xuyên tham gia các cuộc họp nhiều hơn so với những người cùng tuổi. Không những thế, tác giả của cuốn sách còn nêu ra 3 thay đổi của thời đại khiến công việc này trở nên 'khó khăn' hơn, cụ thể như sau:

    +) Thứ nhất: Các biến động trong kinh tế toàn cầu đang làm cho công việc quản lý trở nên khó khăn hơn.

    +) Thứ hai: Công việc ngày càng phụ thuộc vào nhau.

    +) Thứ ba: Công việc trở nên khó lường trước.

    Do đó, kết quả của những thay đổi này là những người quản lý ngày nay phải chịu thêm nhiều trách nhiệm phức tạp hơn, vậy nên câu trả lời cuối cùng cho câu hỏi: “Làm một nhà quản lý không dễ dàng chút nào!”

    Người ta thường nói: “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”, vì vậy hiểu rõ bản thân là điều quan trọng nhất. Để hiểu rõ bản thân mình là loại nhà quản lý nào, tác giả đã tổng hợp và đề xuất 4 kiểu nhà quản lý phổ biến để giúp bạn nhận biết mình rõ hơn, cụ thể như sau:

    +) Nhà quản lý kiểu Giáo viên: Loại nhà quản lý này phát triển nhân viên thông qua kiến thức và kinh nghiệm cá nhân, đưa ra phản hồi mang tính khuyên răn và chi phối sự phát triển của nhân viên.

    +) Kiểu Nhà quản lý 24/7: Đây là nhà quản lý thường xuyên, liên tục hướng dẫn và điều chỉnh sự phát triển của nhân viên, cung cấp phản hồi về nhiều kỹ năng.

    +) Kiểu Nhà quản lý NGƯỜI KẾT NỐI: Đây là loại nhà quản lý giới thiệu nhân viên với người khác trong quá trình đào tạo và phát triển, tạo ra một môi trường làm việc nhóm tích cực và đưa ra phản hồi tập trung vào nhân viên.

    +) Kiểu Nhà quản lý Người cổ vũ: Loại nhà quản lý này áp dụng phương pháp không can dự, đưa ra phản hồi tích cực nhằm khuyến khích tinh thần và để nhân viên tự quyết định về sự phát triển cá nhân.

    Có thể bạn sẽ tự hỏi tại sao mình viết in hoa chữ NGƯỜI KẾT NỐI, không phải do sai chính tả, mà đây là gợi ý cho chúng ta nên trở thành một nhà quản lý theo xu hướng này! Theo dữ liệu thống kê mà tác giả cung cấp, theo hiệu suất làm việc, Nhà quản lý kiểu NGƯỜI KẾT NỐI có tăng tới 26%, tiếp theo là kiểu Nhà quản lý Người cổ vũ tăng 9%, kiểu Giáo viên tăng 7%, và cuối cùng là kiểu Nhà quản lý 24/7 gây sụt giảm hiệu suất tới 8%, điều này thật khó tin phải không?

    Nhưng có một điều khó tin hơn cả con số trên, đó là: Đa số nhà quản lý ngày nay thuộc kiểu Nhà quản lý 24/7 hoặc đang hướng tới trở thành kiểu nhà quản lý này!

    - Văn hóa “Thường trực”:

- Nhà quản lý vẫn còn nhiều điểm yếu:

- Những sai lầm nguy hiểm trong tư duy:

    +) Nhà quản lý cần dành nhiều thời gian hơn cho hoạt động đào tạo.

    +) Nhà quản lý (luôn luôn) hiểu rõ những gì nhân viên cần.

    +) Nhà quản lý là người thích hợp nhất để thực hiện hoạt động đào tạo và phản hồi.

Bây giờ hãy dừng lại với phương pháp 24/7 và tập trung vào 'ngôi sao' của chúng ta, đó chính là phương pháp quản lý theo mô hình NGƯỜI KẾT NỐI. Điều gì khiến phương pháp này trở nên đặc biệt, hiệu quả và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên lên tới 26%? (Vượt xa 2 phương pháp còn lại là theo mô hình Giáo viên và Người cổ vũ) Hãy cùng tìm hiểu!

Kết nối với nhân sự: Họ xác định nhu cầu riêng của từng nhân viên và áp dụng các phương pháp đào tạo cá nhân hóa để thúc đẩy sự phát triển.

Kết nối với nhóm làm việc: Họ tạo một môi trường làm việc nhóm khuyến khích việc đào tạo và phát triển cùng đồng nghiệp.

Kết nối với tổ chức: Họ hướng dẫn nhân viên xác định người và cơ hội phát triển bên trong và bên ngoài tổ chức.

Mối kết nối được tổ chức như sau: Nhân viên < Nhóm < Tổ chức.

Nguyên tắc 1: Đầu tư đầy đủ vào việc hiểu rõ nguyện vọng của nhân viên.

Bước quan trọng là xây dựng lòng tin của nhân viên. Người kết nối khuyến khích họ chia sẻ nhu cầu và nguyện vọng cá nhân và luôn hỗ trợ họ trong và ngoài công việc. Đặt niềm tin vào hành động, từ việc yêu cầu họ đứng trước đối thoại đến việc cung cấp cơ hội dẫn dắt đội nhóm. Xây dựng lòng tin là bước cơ bản đặt nền tảng cho mối kết nối với nhân viên.

Bước tiếp theo là đặt câu hỏi trong các tình huống cụ thể, để khám phá tiềm năng và vượt qua các thách thức của mỗi cá nhân. Câu hỏi phải kích thích sự sáng tạo và mở ra nhiều triển vọng.

Bước cuối cùng là rèn luyện kỹ năng lắng nghe một cách tích cực. Người thành công là người biết lắng nghe. Lắng nghe không chỉ là nghe, mà còn là lặp lại, tập trung vào những chi tiết và tìm hiểu để đồng cảm.

Nguyên tắc 2: 'Đào tạo' con người không phải là vấn đề.

Ngoài việc tạo ra tác động tích cực đối với nhân viên, việc tiếp cận linh hoạt và phù hợp với nhu cầu của từng người là quan trọng. Linh hoạt không chỉ trong cách tiếp cận và đặt câu hỏi mà còn trong việc thích ứng với sự phát triển và khả năng tiếp nhận.

Nguyên tắc 3: Tích cực nhưng vẫn cần phải kiên quyết.

Quản lý cần cẩn trọng khi đưa phản hồi tiêu cực vào phản hồi tích cực. Hãy biến việc chê thành khen một cách tinh tế. Khi khen, hãy làm cho nhiều người biết, còn khi chê, hãy tránh làm điều đó trước đông người. Điều này giúp tạo ra hiệu ứng tích cực trong việc phản hồi của nhân viên.

Trong thời đại hiện nay, kỹ năng làm việc nhóm không còn là điều gì đáng tranh cãi. Một nhóm luôn có những người xuất sắc ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Điều đó khiến cho việc trở thành một 'bộ não chung' là điều tuyệt vời, đặc biệt là khi không có ai trong nhóm có thể vượt qua cả nhóm gộp lại. Đừng cố gắng làm mọi thứ, vì người giỏi nhất không phải là người làm mọi thứ.

Quy tắc kết nối đội nhóm bao gồm 3 nguyên tắc như sau:

1. Sử dụng động lực để điều chỉnh môi trường nhóm: Tìm hiểu điều gì làm cho mỗi thành viên nhóm hướng đến mục tiêu chung và xây dựng phương pháp quản lý phù hợp.

2. Xác định và hiểu biết về sự đa dạng cá nhân: Khuyến khích sự chia sẻ và hòa nhập, thúc đẩy sự khác biệt và tạo ra cơ hội cho sự phát triển và cải thiện.

3. Chính thức hóa việc chia sẻ kỹ năng giữa các thành viên: Tạo điều kiện cho việc chia sẻ thông tin, điểm mạnh và nhu cầu trong nhóm.

Sau khi kết nối với nhân viên và đội nhóm, chúng ta đến với kết nối tổ chức, một kết nối bao quát nhất. Kết nối này bao gồm việc tương tác với những cá nhân hoặc tìm kiếm kiến thức từ bên ngoài tổ chức để phát triển kỹ năng. Nguyên tắc của nó dựa trên 3 nguyên tắc sau:

1. Định hình mối quan hệ (Khám phá các liên kết phát triển rõ ràng và ẩn), Mở rộng đồ thị: Nhà quản lý kết nối hỗ trợ nhân viên hiểu về mối quan hệ tốt nhất có thể, bên trong hoặc bên ngoài tổ chức, không chỉ làm sơ đồ tổ chức mà còn tìm kiếm và sử dụng các đầu mối quan trọng để biết nơi nào cần phát triển kỹ năng.

2. Xây dựng thói quen khởi đầu và điều chỉnh (Thay đổi cách tiếp cận phát triển của huấn luyện viên): Nhà quản lý kết nối không 'bỏ đi' nhân viên. Họ đóng vai trò là 'huấn luyện viên chủ động', chuẩn bị nhân viên cho việc kết nối với người khác và xem xét về mối quan hệ đó sau khi hình thành.

3. Trở thành một mô hình cho mối quan hệ phù hợp nhất: Khi giới thiệu nhân viên với các cá nhân trong hoặc ngoài tổ chức để phát triển, nhà quản lý cũng đóng vai trò là một kết nối và tạo điều kiện để người khác tìm thấy mối quan hệ phù hợp nhất.

Sau bài viết trên, chúng ta đã nhận biết được loại người quản lý mình là trong 4 loại, và tại sao người quản lý '24/7' thất bại trong khi người quản lý kết nối mang lại thành công. Tiếp theo là 'cách trở thành' một người quản lý kết nối với 3 mục tiêu kết nối: Cá nhân, nhóm, và tổ chức, với tổng cộng 9 quy tắc quan trọng. Hy vọng bài viết này hữu ích cho bạn. Xin cảm ơn!

Được đánh giá chi tiết bởi Phạm Hồng Đức - MyBook