Buzz
Nếu bạn đang đối diện với một dự án cần thực hiện và muốn đảm bảo rằng nó diễn ra suôn sẻ, nhưng bạn lại không biết phải bắt đầu từ đâu để đảm bảo mọi thứ diễn ra thuận lợi và dự án hoàn thành một cách tốt đẹp, thì đó chính là thời điểm bạn cần tới cuốn sách Tất tần tật về quản lý dự án (Project Management Step By Step) của tác giả Richard Newton. Cuốn sách này như một nguồn sáng về quản lý dự án, là một hướng dẫn chi tiết về các bước cần thực hiện để hoàn thành một dự án từ đầu đến cuối, đưa người đọc đi qua mọi giai đoạn trong chu kỳ của dự án. Cuốn sách giải thích những khái niệm cơ bản trong quản lý dự án một cách đơn giản và thực tiễn nhất. Không chỉ vậy, cuốn sách còn giải thích các thuật ngữ trong lĩnh vực quản lý dự án để người đọc mới bắt đầu có thể hiểu rõ hơn về lĩnh vực này.
Richard Newton hiện đang làm việc với hai công ty: Công ty tư vấn Enixus – chuyên hỗ trợ và hướng dẫn các tổ chức thực hiện các dự án lớn và thực hiện sự chuyển đổi mô hình, và Công ty Enixus Development – chuyên hỗ trợ phát triển năng lực và cung cấp các sản phẩm thương mại trong lĩnh vực quản lý dự án và thực hiện sự thay đổi.
Newton cũng là một diễn giả xuất sắc, là một nhà tư vấn đáng tin cậy, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý dự án. Ông đã tham gia làm việc trong nhiều nhóm dự án khác nhau với vai trò là một nhà quản lý dự án hoặc một nhà tài trợ trong suốt 30 năm qua. Newton đã viết 16 cuốn sách, và Tất tần tật về quản lý dự án là một trong những tác phẩm xuất sắc nhất của ông.
Richard Newton đặc biệt ủng hộ những phương pháp triển khai dự án đơn giản nhưng hiệu quả, và điều này được thể hiện rõ trong Tất tần tật về quản lý dự án. Hãy cùng theo dõi Richard Newton khi ông chỉ rõ cách chúng ta nên quản lý dự án như thế nào!
Hiểu rõ những vấn đề cơ bản
Dự án là gì? Nó thực ra là một ý tưởng rất đơn giản. Theo cơ bản, đó là một nhiệm vụ có một điểm kết thúc cụ thể. Thuật ngữ “Dự án” thường được sử dụng để chỉ những công việc phức tạp. Các dự án thi hành một mục tiêu rõ ràng đã được xác định trước đó, trong một khung thời gian và ngân sách dự kiến. Khi hoàn thành, dự án sẽ tạo ra một sự thay đổi, ví dụ như việc xây dựng một tòa nhà mới hoặc ra mắt một sản phẩm mới trên thị trường.
Vậy quản lý dự án là gì? Đó là một quá trình được thực hiện để đảm bảo rằng các dự án được hoàn thành và đạt đến điểm kết thúc (ví dụ: hoàn thành việc xây dựng nhà, thành công trong việc ra mắt sản phẩm mới) theo kế hoạch, có nghĩa là đúng ngân sách và thời gian dự kiến.
Là một nhà quản lý dự án, bạn cần hiểu rõ những nhiệm vụ sau:
- Xác định rõ lý do thực hiện dự án và mục tiêu mà dự án sẽ đạt được
- Lập kế hoạch cho dự án để định rõ thời gian và kinh phí
- Thực hiện quản lý dự án để đảm bảo rằng các mục tiêu đã đề ra sẽ được đạt đến trong khung thời gian và ngân sách đã xác định
- Hoàn thành dự án một cách hợp lý để đảm bảo rằng kết quả đạt được đáp ứng chất lượng và hiệu quả như mong đợi và yêu cầu
Dự án được tiến hành vì có người muốn thực hiện – được gọi là khách hàng của dự án. Khách hàng có thể là bạn, cấp trên, người muốn mua sản phẩm & dịch vụ của bạn hoặc bất kỳ ai khác bạn làm việc cùng. Khách hàng có thể là một cá nhân hoặc một nhóm. Khi thực hiện dự án, bạn phải biết ai là khách hàng và làm việc chặt chẽ với họ. Khách hàng sẽ tham gia vào việc xác định lý do thực hiện và kết quả của dự án, giúp bạn tiếp cận các nguồn lực như con người, tiền bạc,… và đưa ra nhiều quyết định khác nhau trong suốt quá trình của dự án.
Cụm từ mà các nhà quản lý dự án và người tham gia thường sử dụng là “Bàn giao dự án”. Đơn giản là hoàn thành các công việc đã được dự kiến và kết thúc dự án. Vì vậy, vai trò của nhà quản lý dự án là bàn giao dự án.
5 khía cạnh quan trọng của một dự án:
1. Phạm vi: Đó là những gì mà dự án bao gồm.
2. Chất lượng: Sự phù hợp của kết quả dự án với nhu cầu của khách hàng.
3. Thời gian.
4. Chi phí.
5. Mức độ rủi ro.
Các giai đoạn mà một dự án trải qua được gọi là chu kỳ dự án. Ở cấp độ tổng quan nhất, các dự án đều trải qua những bước chung sau:
1. Trình bày chi tiết mục đích thực hiện dự án
2. Lập kế hoạch cho dự án và xác định cách thức thực hiện
3. Thực hiện dự án và tạo ra các kết quả dựa trên kế hoạch đã đề ra
4. Kiểm tra để đảm bảo kết quả như mong đợi ban đầu và đáp ứng nhu cầu
5. Hoàn thành dự án
Giải đáp các câu hỏi về “Tại sao” và “Cái gì”
Câu hỏi “Tại sao” dù đơn giản nhưng có thể thay đổi cách bạn hành động và suy nghĩ về một vấn đề. Việc hiểu rõ lý do thực hiện một dự án là quan trọng. Câu trả lời cho câu hỏi này có thể ảnh hưởng lớn đến quyết định cuối cùng.
Sau khi đã hiểu rõ tại sao thực hiện dự án, bạn cần phải xác định kết quả hoặc sản phẩm cuối cùng của dự án đó để có thể đạt được mục tiêu.
Một số câu hỏi cần suy nghĩ:
- Tại sao bạn muốn thực hiện dự án này?
Khi hoàn thành dự án, bạn sẽ đạt được điều gì mà bạn chưa có?
Lập Kế hoạch cho Dự án
Kế hoạch dự án là bản hướng dẫn cho việc thực hiện dự án, bao gồm thứ tự các công việc, thời gian cần thiết và người chịu trách nhiệm.
- Mục tiêu chính của kế hoạch dự án là:
Giúp bạn hiểu thời gian và chi phí cần thiết cho dự án.
Cung cấp thông tin để giải thích dự án cho người khác.
Phân bổ công việc cho mọi người trong dự án và làm cơ sở cho việc quản lý dự án.
Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự đúng.
Xác định nhân lực, tài chính và các nguồn lực khác cần thiết cho các nhiệm vụ trong kế hoạch.
Kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch dựa trên nguồn lực có sẵn.
Xem lại kế hoạch và đảm bảo nó đáp ứng yêu cầu và có thể thực hiện được.
Dự án thành công không chỉ là hoàn thành một số nhiệm vụ mà là hoàn thành tất cả. Cần có cái nhìn toàn diện và liên tục để đảm bảo kế hoạch được thực hiện và đủ ngân sách.
Quản lý quá trình bàn giao dự án.
Một dự án có mục tiêu và thời gian hoàn thành đã định. Đôi khi tiến triển của dự án thăng trầm do sự phức tạp của công việc hoặc thiếu động lực của nhóm.
Nếu bạn nghỉ ngơi, nhóm cũng sẽ nghỉ và tiến độ sẽ bị chậm lại. Quản lý tiến độ hàng ngày là rất quan trọng.
Bạn cần phải linh hoạt và sáng tạo để giải quyết các thách thức hàng ngày. Sử dụng trí tuệ của toàn nhóm dự án để tìm ra giải pháp sáng tạo.
Những nhà quản lý dự án giỏi thường tin rằng mọi vấn đề đều có thể được giải quyết và họ luôn sẵn lòng áp dụng các giải pháp sáng tạo.
Giao tiếp chặt chẽ với khách hàng, nhóm dự án và những người có ảnh hưởng đến tiến độ là quan trọng để quản lý dự án thành công.
Hoàn thành các giai đoạn của dự án.
Quản lý dự án là một nhiệm vụ thực tế. Để quản lý dự án tốt, bạn cần cập nhật tình trạng dự án, hiểu rõ về tiến độ và cảm nhận không khí làm việc của nhóm.
Sau khi dự án kết thúc, bạn cần xem xét kết quả và tính ứng dụng của sản phẩm. Quản lý dự án hiệu quả đảm bảo dự án kết thúc gọn gàng và sản phẩm vận hành như mong đợi.
Mọi kinh nghiệm trong dự án là cơ hội để học hỏi và phát triển kỹ năng. Suy ngẫm về kinh nghiệm của mình và áp dụng bài học đó cho các dự án sau này.
Kết thúc.
Quản lý dự án không phải là điều phức tạp. Với tư duy hợp lý và việc áp dụng các bước một cách đúng đắn, bạn có thể quản lý và hoàn thành một dự án một cách thành công.
Cuốn sách Tất tần tật về quản lý dự án của Richard Newton giải thích một cách đơn giản những điều cơ bản trong quản lý dự án, giúp bạn hiểu một cách thiết thực nhất.
Tác giả: Người sáng tạo
Hình ảnh: Người sáng tạo
