Buzz
Nếu bạn thường xuyên làm việc với tài liệu PDF và cần thực hiện các thao tác như tạo, chỉnh sửa, ghi chú, và chuyển định dạng, đây là thông điệp tích cực cho bạn. Thay vì phải chi trả một khoản lớn hàng năm cho Adobe Acrobat, hãy lựa chọn PDFelement 6, một phần mềm đầy đủ chức năng với giá phải chăng hơn nhiều. Sản phẩm này được phát triển bởi nhà sản xuất Wondershare.
PDFelement 6 không chỉ có giá thành hợp lý mà còn mang đến trải nghiệm mạnh mẽ và dễ sử dụng. Nó cho phép bạn nhanh chóng tạo tệp PDF từ nhiều định dạng khác nhau, chỉnh sửa và chú thích tài liệu PDF, tạo và điền vào biểu mẫu PDF, ký hợp đồng, và sử dụng chức năng nhận dạng ký tự quang học (OCR) để chuyển đổi tệp PDF từ quét thành văn bản có thể chỉnh sửa.
Nếu bạn là chuyên gia quản lý nhiều tài liệu PDF cho công ty, đồng nghiệp, khách hàng, hoặc đơn giản là tạo tệp PDF để chia sẻ dữ liệu, thì PDFelement 6 sẽ hỗ trợ bạn đáng kể.
Hiện tại, PDFelement 6 đang tồn tại với 2 phiên bản là Standard và Professional. Phiên bản Standard là sự lựa chọn đáng cân nhắc với đầy đủ tính năng hữu ích. Trong khi đó, phiên bản Professional mang đến một số tính năng bổ sung, tuy nhiên theo tôi, đó là một sự đầu tư đáng giá.
Chúng ta sẽ điểm qua các tính năng chung và những điểm nổi bật chỉ có trong bản Professional. Trước khi bắt đầu, hãy tải miễn phí phiên bản dùng thử của PDFelement 6 để trải nghiệm ngay.
1. Tạo file PDF
PDFelement 6 giúp bạn dễ dàng tạo ra các tệp PDF từ mọi tài liệu có thể in được. Chỉ cần kéo thả tệp cần chuyển đổi vào PDFelement khi đang mở, hoặc thậm chí có thể kéo thả trực tiếp vào biểu tượng chương trình trên Desktop hoặc thanh Taskbar.
PDFelement tự động chuyển đổi tập tin bạn thêm thành file PDF. Khi tập tin đã được chuyển đổi, bạn có thể thoải mái chỉnh sửa, ghi chú, sắp xếp, và thực hiện nhiều thao tác khác thông qua bộ công cụ tích hợp trong PDFelement.
Bạn cũng có thể nhanh chóng tạo ra các tệp PDF chuyên nghiệp với thư viện mẫu sẵn có trong PDFelement.
2. Sửa đổi file PDF
Với PDFelement, bạn dễ dàng chỉnh sửa nội dung của file PDF một cách nhanh chóng và đơn giản.
Mở hoặc tạo file PDF, sau đó chuyển đến mục Chỉnh sửa và lựa chọn công cụ Chỉnh sửa ở phía bên trái.
Tiếp theo, chọn đoạn văn bản bạn muốn thay đổi hoặc đặt con trỏ tại nơi bạn muốn chèn văn bản. Quy trình chỉnh sửa văn bản trên PDFelement tương tự như trên Microsoft Word. Bạn có thể chọn Chế độ đoạn văn hoặc Chế độ dòng theo ý muốn cá nhân.
PDFelement cũng hỗ trợ thay đổi kích thước, font chữ, và định dạng của tệp PDF.
Bạn có thể sắp xếp bố cục của tệp PDF. Di chuyển một khối văn bản bằng cách kéo và thả đường viền của khối hoặc sử dụng phím Ctrl để chọn nhiều đoạn văn bản và di chuyển chúng cùng một lúc.
3. Thêm và chỉnh sửa hình ảnh trong tệp PDF
Bạn có thể nhanh chóng thêm hình ảnh vào file PDF. Ví dụ, tôi di chuyển khối văn bản trong chế độ Chế độ Đoạn văn xuống dưới để tạo chỗ cho hình ảnh.
Sau đó, tôi nhấp vào Thêm ảnh trên thanh công cụ Chỉnh sửa và chọn một tệp hình ảnh để chèn vào.
Tôi có thể kéo hình ảnh để đặt nó chính xác vào nơi mong muốn. Bạn cũng có thể xoay và cắt ảnh theo ý muốn.
Bạn cũng có thể chỉnh sửa hình ảnh có sẵn trong tệp PDF của mình. Chỉ cần nhấp vào Chỉnh sửa trên thanh công cụ Chỉnh sửa và lựa chọn hình ảnh muốn chỉnh sửa.
Sau đó, nhấp chuột phải vào hình ảnh cần chỉnh sửa và lựa chọn các tùy chọn như: Xoay trái, xoay phải, đảo ngược ngang/dọc, trích xuất hình ảnh hoặc chia sẻ hình ảnh,…
4. Sắp xếp trang trong file PDF
Các thao tác như chèn, xóa, hoặc sắp xếp lại các trang trong file PDF là công việc rất phổ biến và PDFelement thực hiện nó một cách đơn giản.
Đầu tiên, nhấp vào thẻ Trang để xem tất cả các trang trong file PDF dưới dạng thu nhỏ. Sau đó, bạn có thể thực hiện các công việc như sau:
- Di chuyển các hình thu nhỏ để sắp xếp lại trang
- Xóa trang nhanh chóng bằng cách kéo thả vào biểu tượng thùng rác
- Chèn thêm trang trống hoặc từ file PDF khác
- Tách file PDF thành nhiều file
- Thay thế các trang trong tệp PDF
- Đánh số trang
- Xoay trang
Với PDFelement, bạn có thể sắp xếp trang và quản lý dữ liệu trong file PDF theo nhiều cách khác nhau.
5. Tạo biểu mẫu PDF (Form mẫu)
PDFelement 6 cho phép tạo biểu mẫu PDF với các điều khiển tương tác như hộp kiểm, danh sách thả xuống và nút radio.
Chức năng này rất hữu ích khi bạn gặp biểu mẫu PDF cần điền mà không có các trường sẵn có, như một số biểu mẫu thuế IRS, bạn có thể thêm chúng một cách dễ dàng.
6. Thêm chú thích và nhận xét vào file PDF
Nếu bạn đang cùng chỉnh sửa tài liệu với người khác, sử dụng thẻ Bình luận để ghi chú trên tệp PDF với sticky note, hộp văn bản, highlight và đánh dấu. Bạn thậm chí có thể đính kèm tệp vào file PDF.
PDFelement cũng cung cấp một loạt công cụ vẽ trên thẻ Bình luận. Bạn có thể đánh dấu văn bản, gạch ngang hoặc gạch chân văn bản bằng đường thẳng tự vẽ.
Việc đánh dấu tài liệu trở nên đơn giản với PDFelement.
7. Thêm hình nền, Watermark, Header và Footer
Sử dụng thanh công cụ Chỉnh sửa trong PDFelement 6 để thêm màu nền, ảnh nền hoặc watermark vào file PDF. Bạn cũng có thể tạo tiêu đề đầu trang, chân trang hoặc chỉnh sửa, xóa tiêu đề và chân trang có sẵn.
8. Chuyển đổi file PDF sang nhiều định dạng khác nhau
Mặc dù PDFelement 6 cung cấp nhiều cách chỉnh sửa file PDF, nhưng có khi bạn muốn chuyển đổi PDF sang định dạng khác để tạo một tài liệu mới.
Thanh công cụ Home giúp chuyển đổi tệp PDF thành Microsoft Word, Excel hoặc PowerPoint. Bạn cũng có thể chuyển đổi PDF sang nhiều định dạng khác bằng nút Chuyển đổi sang Định dạng khác.
9. Bảo vệ file PDF bằng mật khẩu
Nếu tài liệu PDF của bạn chứa thông tin quan trọng hoặc mật, bạn có thể đặt mật khẩu để tăng cường bảo mật.
Để tạo mật khẩu bảo vệ file PDF, nhấp vào thẻ Bảo vệ, sau đó chọn Mật khẩu để mở hộp thoại Bảo mật Mật khẩu. Tại đây, bạn có thể đặt mật khẩu cho tệp PDF của mình.
PDFelement 6 ngăn chặn người dùng mở tệp PDF mà không có mật khẩu. Bạn cũng có thể sử dụng mật khẩu để ngăn người dùng thay đổi cài đặt bảo mật trên tệp PDF. In, sao chép và thay đổi nội dung cũng có thể bị hạn chế.
PDFelement cung cấp lựa chọn loại mã hóa để áp dụng cho file PDF.
Bạn có thể dùng PDFelement 6 để áp dụng chữ ký điện tử cho tệp PDF.
10. Chia sẻ file PDF
Trước đó, tôi đã đề cập đến việc thêm chú thích và nhận xét vào tệp PDF khi cộng tác trên tài liệu với người khác. PDFelement còn giúp bạn dễ dàng chia sẻ tệp PDF với khách hàng, đồng nghiệp, bạn bè và gia đình.
Mở tệp PDF bạn muốn chia sẻ (hoặc chuyển đổi tệp thành PDF). Bấm vào thẻ Tệp và sau đó bấm Chia sẻ.
Bạn có thể sử dụng Email để gửi tệp PDF cho người khác. Hoặc tải tệp PDF lên Dropbox hoặc Google Drive và chia sẻ qua tài khoản đám mây.
Hoặc bạn có thể gửi tệp PDF vào tài khoản Evernote để lưu cùng với các ghi chú khác.
Bạn cũng có thể chia sẻ tệp PDF lên Evernote, Dropbox hoặc Google Drive bằng cách nhấp chuột phải vào tệp và chọn Chia sẻ. Phương pháp này cho phép gửi tất cả các tệp PDF từ PDFelement đến Dropbox hoặc Google Drive, không chỉ tệp đang mở.
11. Quét tệp PDF và nhận diện ký tự quang học (OCR) (Chỉ có trong bản Professional)
Nếu bạn chỉ có tài liệu ở dạng in ấn (scan), bản Professional của PDFelement 6 hỗ trợ công nghệ OCR để chuyển đổi văn bản scan thành văn bản có thể chỉnh sửa.
Quét tài liệu và sử dụng lệnh Thực hiện OCR trên tệp PDF để chuyển đổi thành văn bản có thể chỉnh sửa.
Khi mở tệp PDF scan trên PDFelement, phần mềm sẽ gợi ý và nhắc bạn thực hiện OCR trên tệp PDF đó.
Nếu đây là lần đầu sử dụng tính năng OCR trên PDFelement, phần mềm sẽ yêu cầu bạn tải thêm tệp bổ sung. Tính năng OCR chỉ có trong bản Professional, nhưng bản dùng thử PDFelement cũng có thể trải nghiệm tính năng này.
Click vào Tải xuống. Phần OCR sẽ tự động tải về và cài đặt.
Sau khi cài đặt xong, hộp thoại Quét Ký tự Quang học (OCR) sẽ xuất hiện. Ở đây, bạn có thể chọn Văn bản có khả năng tìm kiếm hoặc Văn bản có thể chỉnh sửa. Chọn xong, nhấn Ok.
Tài liệu scan của bạn đã được chuyển đổi thành văn bản và có thể chỉnh sửa. Bây giờ, bạn có thể chỉnh sửa văn bản như trên các tệp PDF khác.
12. Xử lý hàng loạt file PDF (Chỉ có trong bản Professional)
Nếu bạn có rất nhiều tài liệu ở định dạng PDF mà bạn cần sử dụng để viết báo cáo hoặc tài liệu khác? Bạn có thể chuyển đổi từng tệp PDF thành Word hoặc định dạng tệp khác. Hoặc bạn có thể chuyển đổi tất cả chúng cùng một lúc.
Phiên bản Professional của PDFelement cho phép bạn chuyển đổi các tệp PDF sang các định dạng khác, trích xuất dữ liệu từ các tệp PDF, và thêm Watermark trong một lệnh Batch.
Đầu tiên, để sử dụng tính năng Batch Process trên PDFelement, bạn chọn Home.
Sau đó, bạn tiến hành chọn Batch Process trên màn hình Home để sử dụng.
Lúc này, trên hộp thoại Batch Process sẽ hiển thị danh sách các tệp PDF bạn muốn xử lý hàng loạt. Các tính năng như: Convert, Data Extract, Bates Numbering, hoặc thêm Watermark sẽ giúp bạn thực hiện các nhiệm vụ mong muốn.
Để thêm tệp vào hộp thoại, bạn có thể kéo và thả các tệp PDF vào hệ thống. Sau đó, chọn thư mục đầu ra và điều chỉnh các thiết lập khác ở bên phải trước khi nhấn Start để bắt đầu quá trình hàng loạt.
Sau khi quá trình hoàn tất, nhấn Finish để đóng cửa sổ và mở thư mục Output để xem các tệp tin đã được xử lý.
Cửa sổ Batch Process sẽ tự động đóng, nhấn X nếu cần đóng nó thủ công.
13. Trích xuất dữ liệu vào Excel (Chỉ có trên bản Professional)
Đối với khả năng xử lý dữ liệu và tối ưu hóa, phiên bản Professional của PDFelement 6 có khả năng trích xuất dữ liệu từ file PDF và chuyển chúng trực tiếp vào Excel. Đây là công cụ tuyệt vời giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian.
14. Giảm dung lượng file PDF (Chỉ có trên bản Professional)
PDFelement 6 cho phép bạn tối ưu hóa dung lượng của các tệp PDF, giảm kích thước chúng. Tính năng hữu ích này giúp quản lý dung lượng khi sử dụng các tệp PDF lớn.
15. Tối ưu hóa file PDF trong PDFelement
Mở tệp trong PDFelement, click vào File, và chọn Optimize để tối ưu hóa tệp PDF.
- Web ready: Tối ưu hóa cho xem trên màn hình.
- Office ready: Tối ưu hóa cho in ấn văn phòng.
- Print ready: Tối ưu hóa cho in ấn chất lượng cao.
- Custom: Đặt cấu hình tùy chọn theo nhu cầu.
Chọn Optimize, đặt tên và vị trí lưu, sau đó nhấn Save để hoàn tất.
Tôi đã giảm gần 1 MB dung lượng bằng cách tối ưu hóa tệp PDF từ quá trình quét. Mặc dù có vẻ nhỏ, nhưng tích lũy theo thời gian sẽ giúp tiết kiệm dung lượng đáng kể.
16. Hỗ trợ PDF/A và Redaction (Chỉ có trong bản Professional)
Bản Professional của PDFelement hỗ trợ nhiều tính năng và PDF/A, định dạng được thiết kế để lưu trữ và bảo vệ lâu dài tài liệu điện tử. Các tính năng không thích hợp cho lưu trữ lâu dài, như liên kết phông chữ và mã hóa, được vô hiệu hóa trong tài liệu PDF/A.
Bạn cũng có thể sắp xếp lại thông tin nhạy cảm trong tệp PDF bằng PDFelement 6 Professional.
Đầu tiên, mở tệp PDF chứa thông tin nhạy cảm. Tiếp theo, chọn Bảo vệ và sau đó chọn Đánh dấu để Che giấu. Một hộp thoại mới sẽ xuất hiện để chỉnh sửa.
Lựa chọn những phần cần ẩn và có thể chọn nhiều phần cùng một lúc. Khi đã chọn xong, bấm Áp dụng Che giấu.
Sau đó, bạn sẽ thấy một hộp thoại cảnh báo mới.
Bấm OK để hoàn tất sắp xếp lại văn bản nếu bạn đã chắc chắn.
Nếu bạn đang sắp xếp lại với một đoạn văn bản trong toàn bộ tài liệu, hãy sử dụng công cụ Tìm & Che giấu thay vì công cụ Đánh dấu để Che giấu.
Cửa sổ Tìm kiếm sẽ hiện lên ở bên trái. Nhập từ khóa vào thanh tìm kiếm và nhấn biểu tượng kính lúp để hệ thống quét.
Kết quả sẽ hiển thị trong danh sách tìm kiếm. Kiểm tra lần lượt các cụm từ bạn đã tìm kiếm.
Nhấn vào Áp dụng tất cả các dấu để thực hiện.
Để xóa kết quả tìm kiếm, nhấn Xóa Kết quả. Hành động này chỉ áp dụng cho khung tìm kiếm mà không ảnh hưởng đến văn bản đã được điều chỉnh.
16. Một Khoản Đầu Tư Đáng Giá
Tôi đã rất ấn tượng với PDFelement 6. Nó tích hợp đầy đủ các tính năng mà tôi cần để xử lý tệp PDF, sử dụng một cách dễ dàng và nhanh chóng. Điều quan trọng là giá thành rất hợp lý so với Adobe Acrobat.
Hãy thử nghiệm phiên bản dùng thử của PDFelement để trải nghiệm và xem liệu nó phù hợp với nhu cầu của bạn hay không. Dưới đây là những hạn chế của phiên bản dùng thử:
- Đặc điểm thú vị là nó tự động thêm Watermark cho mọi tệp xuất ra.
- Chức năng chuyển đổi PDF chỉ hoạt động với ½ trang hoặc tối đa 5 trang.
- Chức năng trích xuất dữ liệu hàng loạt giới hạn chỉ đến hai tệp.
- Kết quả OCR chỉ có thể xem trực tiếp thay vì xuất dữ liệu.
Bạn sẽ nhanh chóng nhận ra rằng phiên bản PDFelement Standard là lựa chọn tuyệt vời cho người dùng cơ bản. Các tính năng của phiên bản Professional như OCR, xử lý hàng loạt, tối ưu hóa tệp tin thật sự hữu ích trong nhiều trường hợp. Có một bảng so sánh giữa các phiên bản để bạn có thể lựa chọn phù hợp nhất.
Hiện tại, phiên bản Standard cho Windows có giá 99 đô la và phiên bản Professional cho Windows đang được bán với giá 159 đô la cho một PC.
Tuy nhiên, đang diễn ra chương trình khuyến mại lớn lên đến 40% đến hết ngày 30/4. Đừng chần chừ, hãy nhanh tay để sở hữu phần mềm tuyệt vời này.
