Buzz
Trong thời điểm hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang cạnh tranh khốc liệt nhau trên thị trường, và để hỗ trợ và phục vụ cho việc quản lý công việc, các phần mềm quản lý công việc đã được phát triển để giúp các công ty, doanh nghiệp quản lý công việc của họ hiệu quả hơn.
Các phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất hiện nay bao gồm Trello, Asana, Wrike, Jira, Wework... và nhiều cái tên khác nữa. Tuy nhiên, để lựa chọn phần mềm phù hợp nhất, cần phải xem xét nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây, Mytour sẽ đánh giá một số phần mềm quản lý công việc phổ biến.
Các phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất
1. Asana
Asana cho iOSAsana cho Android
Công việc, dự án, thời gian, nguồn lực, tác vụ... tất cả đều được hiển thị trên giao diện đơn giản của Asana. Bạn có thể theo dõi công việc linh hoạt hoặc xem tổng quan chi tiết của dự án thông qua bảng Kanban hoặc To-do list...
Nhiều doanh nghiệp thường sử dụng công cụ Asana để theo dõi công việc hàng ngày và cung cấp cho nhân viên công cụ hiệu quả hơn email để theo dõi trạng thái của các công việc. Asana đáp ứng đầy đủ nhu cầu của nhà quản lý muốn kiểm soát toàn bộ công việc của công ty, và dưới đây là một số ưu và nhược điểm của Asana.
Ưu điểm:
- Dễ dàng tạo công việc cho bản thân hoặc giao việc cho đồng nghiệp
- Quản lý công việc theo bảng hoặc danh sách
- Tùy chỉnh Asana để phù hợp với quy trình công việc
- Thêm công việc mới vào Asana một cách nhanh chóng và dễ dàng với các mẫu có sẵn
- Thêm tập tin đính kèm từ máy tính, Dropbox, Box hoặc Google Drive vào bất kỳ công việc hoặc cuộc trò chuyện nào
- Tham gia cuộc trò chuyện và xem dự án của nhóm ở cùng một nơi
- Lập kế hoạch cho ngày với danh sách các công việc cần ưu tiên
- Thêm vô số dự án vào Bảng điều khiển và tạo báo cáo trong Google Sheets
- Kết nối với Github để cả nhóm có thể cập nhật các thay đổi gần đây nhất về mã nguồn
- Tích hợp với Google Drive để dễ dàng lựa chọn và đính kèm các tập tin
- Nhanh chóng và dễ dàng thêm các công việc vào Asana từ bất kỳ trang web nào trong Chrome
Nhược điểm:
- Asana có chi phí sử dụng, với bản miễn phí cho phép tối đa 15 thành viên sử dụng với đầy đủ tính năng như lập kế hoạch, cộng tác, báo cáo cơ bản... Tuy nhiên, nếu số lượng người dùng vượt quá 15 thì bạn phải nâng cấp lên bản trả phí với mức phí là 9.99$/ người dùng/ tháng.
- Ở phiên bản trả phí này, người dùng sẽ có thêm các tính năng như tìm kiếm công việc nâng cao, cài đặt quyền riêng tư cho dự án, báo cáo nâng cao... Với mức phí như vậy, chúng ta có thể thấy các doanh nghiệp phải chi ra một khoản phí khá cao để được sử dụng toàn bộ tính năng của Asana.
2. Trello
Trello cho iPhone Trello cho Android
Trello giúp bạn kiểm soát dự án một cách hiệu quả, bao gồm tên dự án, nội dung dự án, thành viên nhóm và các nội dung liên quan. Chúng được tổ chức thành các bảng để dễ dàng quản lý.
Bên cạnh việc quản lý dự án công việc, bạn có thể sử dụng Trello để sắp xếp và kiểm soát các công việc nhỏ như tổ chức sinh nhật cho bạn bè, dọn nhà, hoặc đi chơi cuối tuần. Trello giúp bạn tổ chức và quản lý công việc cá nhân một cách dễ dàng hơn. Dưới đây là một số ưu và nhược điểm của Trello:
Ưu điểm:
- Trello dễ sử dụng với giao diện đơn giản, người dùng chỉ cần vài phút làm quen để bắt đầu kế hoạch.
- Có nhiều nhãn dán màu sắc khác nhau, giúp phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, giúp người dùng ưu tiên công việc một cách hiệu quả.
- Hỗ trợ thông báo qua email về các thay đổi trên dự án, giúp người dùng theo dõi tiến độ công việc.
Nhược điểm:
- Trello thiếu các tính năng quan trọng như chat nhóm, quản lý thời gian... phù hợp với các nhóm làm việc từ 3 đến 10 người, tập trung vào hiệu quả và đơn giản.
3. Wrike
Wrike cho iOS Wrike cho Android
Wrike là một ứng dụng đám mây mạnh mẽ giúp quản lý dự án, lập kế hoạch và làm việc nhóm một cách hiệu quả. Được sử dụng rộng rãi bởi hơn 15.000 doanh nghiệp và tổ chức, bao gồm cả những công ty lớn và nhỏ trong danh sách Fortune 500.
Với Wrike, bạn có thể tạo dự án mới và mời đồng nghiệp tham gia, theo dõi mục tiêu, thảo luận và theo dõi tiến độ công việc một cách hiệu quả.
Ưu điểm của Wrike:
- Xem và phản hồi các đề xuất, Inbox và yêu cầu từ bất kỳ nơi đâu chỉ cần có kết nối Internet.
- Truy cập nhanh vào thư mục, dự án và công việc mọi lúc mọi nơi.
- Chỉ định và lập kế hoạch công việc.
- Đính kèm ảnh và tệp tin vào công việc từ điện thoại.
- Theo dõi thời gian dựa vào công việc với bộ đếm thời gian tự động.
- Xem báo cáo tùy chỉnh dưới dạng bảng và chia sẻ chúng với thành viên nhóm hoặc khách hàng.
Nhược điểm của Base Wework:
- Chi phí sử dụng vẫn là vấn đề, Base Wework cung cấp gói miễn phí cho 5 người dùng với dung lượng lưu trữ 2GB. Tuy nhiên, bạn có thể nâng cấp lên gói Professional với mức phí 9.8$/ người dùng/ tháng, bao gồm tính năng Gantt chart, dung lượng lưu trữ 5GB và tích hợp với các công cụ như Microsoft Project, Excel, RSS.
- Gói Business có mức giá 24.8$/ người dùng/ tháng với các tính năng cao cấp như tùy chỉnh workflow, báo cáo thời gian thực và phân tích dự báo.
4. Base Wework
Base Wework là một phần mềm quản lý công việc phát triển tại Việt Nam, cung cấp đầy đủ tính năng như lập kế hoạch, cộng tác và báo cáo, không kém cạnh các phần mềm quản lý dự án quốc tế. Bạn có thể lên kế hoạch, theo dõi trạng thái công việc, cộng tác và trao đổi ý kiến trong từng công việc.
Một số điểm mạnh của Base Wework:
- Giao diện dễ sử dụng, có đội ngũ hỗ trợ tại Việt Nam
- Quản lý Kanban, Gantt Chart, bảng, danh sách một cách linh hoạt.
- Báo cáo theo dự án, phòng ban, và công việc của từng nhân sự.
- Tích hợp nhiều công cụ như Email, Drive, Microsoft, Calendar, Base Apps...
- Phân cấp quản trị và bảo mật doanh nghiệp.
- Chi phí hợp lý với đầy đủ tính năng.
- Phân loại báo cáo linh hoạt, giúp quản lý nắm bắt thông tin và xử lý vấn đề kịp thời.
Nhược điểm của Base Wework:
- Chỉ phù hợp với doanh nghiệp hoặc nhóm làm việc theo mô hình cộng tác, tính năng báo cáo và lập kế hoạch vẫn chưa đủ sâu, khó xử lý vấn đề phức tạp trong quản lý dự án.
5. JIRA
Đây là công cụ quản lý công việc hữu ích dành cho những nhà phát triển quản lý nhiều dự án phát triển phần mềm, đặc biệt là trong mô hình Agile. Tương tự như các phần mềm quản lý công việc khác, JIRA hỗ trợ bạn trong việc lên kế hoạch, theo dõi và triển khai phần mềm của mình. Ngay cả khi bạn đang làm việc trên nhiều dự án phần mềm khác nhau, cơ sở dữ liệu có thể truy cập từ thiết bị hoặc dịch vụ đám mây của nhà cung cấp.
Ưu điểm của JIRA:
- Lên kế hoạch phát triển phần mềm, phân công nhiệm vụ cho thành viên nhóm.
- Theo dõi hoạt động, đánh giá mức độ ưu tiên trong quá trình phát triển phần mềm...
- Dễ dàng quản lý nhiều dự án phần mềm cùng lúc.
- Tăng cường năng suất làm việc toàn nhóm thông qua dữ liệu trực quan và báo cáo thời gian thực.
- Xem tổng quan các dự án, quản lý đội nhóm, lên kế hoạch nguồn lực và theo dõi tiến trình.
- Quản lý dự án phần mềm một cách dễ dàng.
- Quản lý nhóm từ 10 đến 10,000 thành viên, biến JIRA thành công cụ quản lý nhóm Agile cho bất kỳ quy mô nào.
- Sử dụng bộ lọc JIRA Query Language để tìm kiếm nhanh chóng.
- Hơn 950 add-on mang lại những tính năng mở rộng.
Nhược điểm của JIRA:
- Mặc dù có nhiều ưu điểm trong quản lý dự án nhưng JIRA lại có giao diện khá phức tạp, đòi hỏi thời gian để làm quen và thích nghi để sử dụng hiệu quả. Thứ hai là phần mềm này chỉ cho phép dùng thử trong vòng 7 ngày, sau đó bạn phải lựa chọn các mức phí phù hợp với quy mô đội nhóm và lựa chọn sử dụng cloud hoặc server. Nhóm 10 người có mức phí là 10$/tháng và nhóm từ 11 - 100 người là 7$/người dùng/tháng.
6. Microsoft OneNote
Tải Microsoft OneNote trên Windows Tải Microsoft OneNote trên Mac
Để giúp mọi người quản lý công việc dễ dàng hơn, Microsoft đã phát triển Microsoft OneNote. Đây là một phần mềm giống như một cuốn sổ ghi chú với những trang trống để ghi lại chú thích, ý tưởng, suy nghĩ,...
Một điểm đáng chú ý của phần mềm này là khả năng hỗ trợ ghi âm và quay video giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào trong các cuộc họp.
Ưu điểm:
- Là phần mềm hoàn toàn miễn phí, có thể sử dụng cả online và offline.
- Đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau.
- Tích hợp nhiều loại giấy tờ trên cùng một quyển sổ.
- Có khả năng chèn nhiều loại dữ liệu khác nhau như văn bản, hình ảnh, video, âm thanh,....
Nhược điểm:
8. Danh sách công việc
Tải ứng dụng Danh sách công việc trên Windows
Ứng dụng Danh sách công việc giúp bạn tổ chức công việc một cách hiệu quả với nhiều tính năng linh hoạt. Ngoài ra, bạn có thể theo dõi tiến độ công việc và không bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ nào quan trọng.
Ưu điểm:
- Công việc đã xóa vẫn được lưu trữ tự động.
- Ứng dụng chạy mượt, tương thích với mọi hệ điều hành.
- Sử dụng nhóm Google Group để báo cáo lỗi hoặc yêu cầu tính năng mới.
- Công việc đã hoàn thành sẽ tự động bị xóa.
Nhược điểm: Không có.
Hy vọng bài viết trên đây đã giúp các quản lý hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý công việc. Dựa trên đánh giá này, hy vọng họ sẽ chọn được giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
