Buzz
Thời gian này ở nhà rất nhiều, nếu cảm thấy buồn chán thì hãy dành thời gian để dọn dẹp Gmail của chúng ta sao cho gọn gàng và giúp hộp thư đến luôn sạch sẽ!
Hãy lưu trữ nó!
Lưu trữ email giúp dọn dẹp hộp thư đến mà không cần xoá đi. Khi cần tìm lại, bạn có thể dễ dàng sử dụng thanh công cụ tìm kiếm hoặc chờ đợi phản hồi từ người khác. Để lưu trữ email, chỉ cần nhấp vào nút lưu trữ trên thanh công cụ.
Gửi và lưu trữ
Đây là tính năng hữu ích trong G-mail. Khi trả lời email, chỉ cần nhấn một nút để gửi và lưu trữ email, phù hợp với các cuộc trò chuyện ngắn và ít quan trọng. Để kích hoạt tính năng này, vào phần Cài đặt trong Gmail và chọn Hiển thị nút 'Gửi và lưu trữ' trong trả lời trong phần Chung.
Sắp xếp và lưu trữ theo nhãn
Có những email chỉ cần một lướt nhìn là bạn đã biết chúng từ đâu và vì sao. Hãy lưu trữ chúng ngay khi chúng xuất hiện trong hộp thư đến. Ví dụ, các hoá đơn từ Tiki hoặc Momo có thể được tự động lưu vào nhãn Hoá đơn. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm lại chúng sau này.
Để thực hiện điều này, hãy tạo các nhãn như personal, hoá đơn, cảnh báo và công việc.
Tạo bộ lọc thông minh
Tạo Filter không phải là việc khó khăn nếu bạn sử dụng sự sáng tạo của mình. Ví dụ, nếu bạn muốn tự động phân loại các email từ Tiki vào nhãn Hoá đơn, bạn chỉ cần tìm các điểm chung giữa chúng và tạo bộ lọc tương ứng.
Hãy nhớ chọn tùy chọn áp dụng cho cả các email trước đó.
Xử lý email một cách hiệu quả
Đọc email mà không trả lời giống như việc bỏ qua tin nhắn mà không phản hồi, điều này không tốt đâu! Nếu bạn không muốn trả lời ngay lúc đó, hãy lên kế hoạch để trả lời vào thời gian phù hợp bằng Google Calendar, Todoist hoặc Google Task.
Để sử dụng Todoist trong Gmail, bạn cần cài đặt tiện ích Todoist for Gmail.
Tiếp theo, bạn có thể thêm những email này vào danh sách công việc cần làm và lưu trữ chúng lại. Khi cần giải quyết, tất cả email sẽ hiển thị trên Todoist của bạn! Bạn chỉ cần nhấp vào từng nhiệm vụ để truy cập vào email cần xử lý.
Loại bỏ chúng đi
Nếu email không quan trọng hoặc bạn không dự định mở lại nó nữa, hãy xoá ngay khi nhận được. Còn đối với những email cũ và không cần thiết, bạn có thể dọn dẹp hộp thư một lần trong năm. Mình đã chia sẻ video hướng dẫn về việc này, bạn có thể xem lại để biết thêm chi tiết.
Chúc các bạn luôn có một hòm thư đến trống rỗng và nhiều thời gian hơn để thực hiện những việc khác.
