Buzz
Công việc dồn dập như mưa rào. Mỗi khi kết thúc một deadline, không kịp thở dài, bạn lại phải bắt tay vào những công việc khác. Tại sao bạn luôn làm mãi mà công việc vẫn còn dư thừa?
Ngoài những yếu tố khách quan, việc làm mãi không xong cũng do chính bạn.
1. Thói quen trì hoãn
Hành động sau cùng là chờ đến khi áp lực đè nặng, bạn mới nhận ra việc cần phải làm. Thói quen này khiến bạn phải vật vã và căng thẳng khi phải làm việc trong thời gian ngắn.
2. Rối trí khi việc quá nhiều
Dấu hiệu khác biệt khiến công việc mãi chưa xong là khi bạn đối diện với áp lực và công việc dồn dập. Bạn cảm thấy bị vây quanh bởi một đống việc và không biết bắt đầu từ đâu.
Hỗn loạn trong suy nghĩ đã dẫn đến sự rối loạn trong cách bạn tổ chức công việc. Do đó, bạn dễ bị hoang mang khi không có kế hoạch cụ thể.
3. Cảm thấy chóng chán
Bạn có thói quen này khiến công việc không bao giờ kết thúc? Bạn bắt đầu xử lí một công việc cấp bách, nhưng sau đó lại nhảy sang công việc khác, và tiếp tục như vậy.
Mỗi việc bạn chỉ làm một phần để tránh cảm giác nhàm chán và mệt mỏi. Hoặc khi bạn cố gắng hết sức mình nhưng vẫn không tìm ra giải pháp, bạn quyết định thử vận may ở nơi khác. Kết quả, bạn quên mất công việc còn dang dở.
4. Làm việc theo cảm hứng
Giống như việc bạn không thể nào kiên nhẫn với một việc, nếu không có cảm hứng hoặc đam mê để duy trì. Khi bạn say mê và hứng thú với công việc, bạn sẽ dốc hết sức mình vào đó.
Tuy nhiên, nếu công việc đó là một điều bạn ghét bỏ hoặc cảm thấy nhàm chán, bạn thường có xu hướng tạm thời bỏ qua nó cho đến khi bạn lại cảm thấy hứng thú. Nhưng lúc này, bạn sẽ phải đối mặt với một đống công việc đang chờ xử lý.
5. Sở thích làm việc thủ công
Bạn thích tự mình soạn email và gửi đi đúng giờ thay vì sử dụng lịch sẵn có cho mọi email? Bạn thích tìm kiếm thông tin một cách tự nhiên hơn là Google hoặc lướt web? Bạn thích làm việc bằng tay và trí óc của chính mình hơn là dùng các công cụ tự động hiện đại? Đây là lý do tại sao bạn thường mất thời gian nhưng công việc vẫn chưa hoàn thành.
Nếu biết cách sử dụng công nghệ hoặc các phương pháp mới, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian và hoàn thành mọi việc hiệu quả hơn.
6. Làm việc dưới áp lực và căng thẳng tinh thần
Khi phải đối mặt với quá nhiều công việc cùng một lúc, tâm trạng của bạn thường trở nên chán nản và mệt mỏi. Bạn buộc phải ép bản thân hoạt động như một chiếc máy.
Tình trạng này tạo thêm gánh nặng tinh thần, khiến bạn không cảm thấy thoải mái để tiếp nhận mọi thứ. Khi làm việc dưới áp lực mà không thích nghi được, bạn dễ rơi vào tình trạng khủng hoảng, gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
Hãy thay đổi hành động tích cực để loại bỏ những dấu hiệu trên. Bạn có thể lập kế hoạch cụ thể trước khi bắt đầu công việc.
Xác định mục tiêu và thời gian cần thiết để hoàn thành chúng. Hãy dành thời gian ngắn để nghỉ ngơi và lấy lại năng lượng nếu cần.
Sau đó, không trì hoãn mà tiếp tục công việc. Tránh quá mức “sống dựa vào kỳ nghỉ”.
Cuối cùng, hãy thử phân loại công việc thành “công việc thực tế/công việc ảo”:
Cụm từ “công việc thực tế” được dùng để mô tả các dự án quan trọng giúp bạn đạt được mục tiêu. “Công việc ảo” ám chỉ các nhiệm vụ như trả lời email, sắp xếp cuộc gọi và lập kế hoạch công việc. Đây là công việc mà bất kỳ chuyên gia nào cũng phải làm để duy trì hoạt động chính, nhưng ít khi tạo ra kết quả trực tiếp. Khái niệm này được chuyên gia quản lý thời gian Laura Vanderkam đưa ra, nhằm thúc đẩy văn hoá công sở cân bằng và hiệu quả.
Laura Vanderkam không phải là người làm việc cần người giám sát và cũng không thường xuyên đến văn phòng sớm. Cô ta dành thời gian chủ nhật để xử lý ba loại công việc ảo.
1. Trả lời email
Thường xuyên kiểm tra email và phản hồi ngay khi có vấn đề cấp bách. Nếu nhận được email không quan trọng trong tuần, hãy để lại đến cuối tuần để xử lý.
Lưu ý: Laura Vanderkam thường sử dụng plugin Gmail gọi là Boomerang để lập lịch gửi email vào sáng thứ hai. 'Tôi không muốn làm phiền người khác vào cuối tuần. Ngoài ra, tôi sẽ phản hồi tin nhắn trong tuần. Vì vậy, nếu có ai đó cần liên lạc với tôi, tôi sẽ không để họ chờ cả ngày,' Laura Vanderkam nói.
2. Suy nghĩ
Laura Vanderkam nói thêm: “Nếu trong suốt tuần làm việc, tôi có một ý tưởng hay và muốn suy nghĩ kỹ hơn về nó, tôi sẽ để lại cho chủ nhật. Tương tự, nếu sếp yêu cầu tôi thực hiện một ý tưởng, trừ khi là việc cấp bách, tôi sẽ làm nó vào cuối tuần. Lúc đó, khi đã rời xa môi trường làm việc, tôi có không gian để sáng tạo và làm việc tốt hơn”.
3. Lập danh sách
Laura Vanderkam thường lập hai danh sách mỗi chủ nhật: “Các bài viết dự kiến viết trong tuần và những điều cần thảo luận với biên tập viên”. Đây là công việc quan trọng nhưng không đòi hỏi nhiều năng lượng, vì vậy cô cảm thấy đây là lựa chọn hợp lý để thực hiện vào sáng thứ hai.
