Buzz
Khi làm việc với bảng tính Microsoft Excel, việc nhập liệu thời gian là rất quan trọng và cần thiết. Để giúp người dùng dễ dàng hơn trong việc này, Microsoft đã tích hợp nhiều công cụ hỗ trợ định dạng ngày tháng trong Excel để tự động cập nhật ngày tháng năm một cách chính xác. Thay vì phải nhập liệu thủ công, bạn có thể áp dụng các thủ thuật định dạng này để tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác.
Để giúp người dùng nắm rõ hơn về các công cụ của Excel, đặc biệt là cách định dạng ngày tháng trong Excel, Mytour sẽ giới thiệu 6 cách đơn giản và nhanh nhất để thực hiện điều này trong bài viết này.
Tại sao cần phải định dạng ngày tháng trong Excel?
Ngày tháng là thông tin nhập liệu quan trọng trong Excel, giúp dễ dàng theo dõi và cập nhật thông tin hàng ngày. Biết cách chèn thời gian phù hợp sẽ mang lại sự thuận tiện và nhanh chóng khi đọc bảng tính, đồng thời hỗ trợ tìm kiếm thông tin nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, định dạng ngày tháng có thể gặp lỗi do cài đặt mặc định khác nhau của máy tính và vùng khu vực, gây khó khăn khi sử dụng.
Biết cách sửa lỗi định dạng ngày tháng trong Excel là rất quan trọng. Không thể tự sửa bằng cách thủ công mà cần phải sử dụng những tính năng có sẵn để thay đổi ngày tháng chỉ với vài thao tác đơn giản. Điều này giúp bạn tránh được những sự cố không đáng có khi làm việc với Excel.
Để học được cách định dạng ngày tháng năm trong Excel là một kỹ năng quan trọng, giúp bạn hiểu sâu hơn về công cụ bảng tính và bổ sung kiến thức về tin học văn phòng.
Hướng dẫn sử dụng công cụ định dạng ngày tháng trong Excel
Microsoft Excel tích hợp nhiều công cụ hữu ích, giúp người dùng tối ưu hóa quá trình làm việc với bảng tính. Đặc biệt, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh định dạng ngày tháng thông qua các tính năng có sẵn. Ngoài việc thao tác trực tiếp trong Excel, người dùng cũng có thể điều chỉnh thông tin thời gian trong bảng dữ liệu bằng các công cụ trong cài đặt máy tính hoặc sử dụng phím tắt phù hợp.
Sử dụng Control Panel để định dạng ngày tháng trong Excel
Bảng cài đặt của Control Panel cho phép người dùng tùy chỉnh định dạng thời gian theo ý muốn. Bạn có thể thay đổi ngôn ngữ vùng miền của ngày tháng, cách hiển thị (đầy đủ hay vắn tắt) và thứ tự ngày tháng năm. Đây là công cụ được tích hợp sẵn trên mọi laptop hay PC, giúp người dùng định dạng mà không cần phải can thiệp trực tiếp trong Excel. Tính năng này phát triển từ hệ điều hành Windows và liên kết với Microsoft 365, mang lại sự thuận tiện và linh hoạt cho người sử dụng.
Bước 1: Tìm và mở bảng cài đặt Control Panel.
Khung Search → Nhập “Control Panel” → Click chọn ứng dụng Control Panel.
Bước 2: Trên giao diện chính của ứng dụng, chọn công cụ điều chỉnh Change date, time and number formats trong mục Clock and Region.
Lưu ý: Nếu giao diện Control Panel không hiển thị mục Clock and Region, người dùng nhấn chọn View by → Category nằm ở góc trên bên phải màn hình.
Bước 3: Thực hiện các điều chỉnh định dạng theo nhu cầu và mong muốn như sau:
- Thay đổi quốc gia, vùng miền trong Format.
- Thay đổi định dạng ngày và giờ trong Date and time formats, bao gồm Short/Long date và Short/Long time.
- Tùy chỉnh ngày đầu tiên trong tuần (First day of week).
Bước 4: Kiểm tra mẫu hiển thị trong bảng ở dưới. Nếu đã đúng như mong muốn thì click chọn OK để hoàn tất.
Sử dụng Custom Format để định dạng ngày tháng trong Excel
Nếu chỉ muốn thay đổi định dạng ngày tháng trong bảng tính mà không muốn thay đổi về trật tự sắp xếp hay cách hiển thị thời gian ở những ứng dụng khác, người dùng có thể sử dụng trực tiếp các công cụ trong Microsoft Excel. Các tính năng định dạng thời gian đã được tích hợp sẵn trong công cụ Format, cho phép bạn dễ dàng thay đổi. Cách định dạng ngày tháng bằng Custom Format giúp người dùng thay đổi cách hiển thị thời gian trong bảng tính theo mong muốn, từ đầy đủ đến rút gọn, hoặc bổ sung thêm giờ vào ngày tháng.
Bước 1: Bôi đen cột nhập liệu ngày tháng trong bảng tính Excel.
Bước 2: Chuột phải và chọn Format Cells ở dưới cùng.
Bước 3: Click chuột vào tùy chọn Custom để thay đổi định dạng ngày tháng trong Excel.
Bước 4: Trong mục Type, nhấn vào mũi tên ngược để thay đổi cách hiển thị ngày tháng theo sở thích. Các tùy chọn bao gồm:
- Hiển thị ngày tháng năm theo cách thông thường
- Chỉ hiển thị năm và tháng
- Chỉ hiển thị thời gian theo giờ, phút, giây
- Hiển thị đầy đủ ngày tháng năm và thời gian với nhiều cách sắp xếp khác nhau
Bước 5: Kiểm tra lại định dạng trong mục Sample, nếu đã ưng ý thì click chọn OK và kiểm tra kết quả trong bảng dữ liệu.
Sử dụng Short Date để thay đổi cách hiển thị ngày tháng trong Excel
Công cụ Short Date cho phép người dùng thay đổi định dạng ngày tháng với các tùy chọn về vùng miền, cách hiển thị đầy đủ hoặc vắn tắt, thứ tự ngày tháng năm trong bảng tính. Tương tự như Control Panel, nhưng các thay đổi từ Short Date chỉ áp dụng cho bảng tính hiện tại mà không ảnh hưởng đến các ứng dụng hay trình duyệt khác. Nếu sử dụng một file Excel mới, người dùng cũng cần thực hiện lại thao tác để đổi các cài đặt mặc định về thời gian.
Bước 1: Bôi đen cột chứa dữ liệu ngày tháng trong bảng tính Excel.
Bước 2: Click chuột phải, chọn tính năng Định dạng Ô ở dưới cùng.
Bước 3: Trong hộp công cụ hiện ra, click chuột chọn tính năng Ngày tháng để thay đổi.
Bước 4: Thực hiện tùy chỉnh theo nhu cầu và mong muốn của bạn, trong đó bao gồm:
- Loại: Điều chỉnh định dạng ngày tháng như viết tắt, viết đầy đủ, bổ sung thêm thứ
- Địa phương (location): Lựa chọn quốc gia hoặc vùng miền
- Loại lịch: Thay đổi hệ thống lịch đang sử dụng để hiển thị
Bước 5: Kiểm tra lại định dạng trong mục Mẫu, nếu đã hài lòng thì click chọn OK và xem kết quả thu được trong bảng dữ liệu.
Sử dụng phím tắt để định dạng thời gian trong Excel
Nếu bạn vẫn cảm thấy phiền phức khi tìm kiếm và thao tác trên các công cụ, hoặc cảm thấy các bước thực hiện vẫn quá rườm rà, bạn có thể thử cách định dạng chỉ với 2 bước đơn giản sau đây. Sử dụng phím tắt là một mẹo nhỏ hữu ích trong phần mềm Microsoft Excel, giúp người dùng thực hiện các tác vụ chỉ bằng cách bấm tổ hợp phím. Chắc chắn thao tác định dạng ngày tháng cũng được tích hợp với những phím tắt riêng, giúp người dùng có nhiều lựa chọn hơn khi làm việc.
Bước 1: Chọn ô tính cần thay đổi và bổ sung.
Bước 2: Sử dụng tổ hợp các phím tắt trên bàn phím để hệ thống tự động cập nhật các thay đổi về định dạng theo yêu cầu.
Dưới đây là những phím tắt mà bạn có thể sử dụng để thay đổi hiển thị ngày tháng năm trong tập tin Microsoft Excel:
- Ctrl + “;”: Nhập ngày tháng năm vào ô tính cần nhập dữ liệu thời gian.
- Ctrl + Shift + “;”: Nhập giờ vào ô tính được chọn.
- Ctrl + “;” → phím Space → Ctrl + Shift + “;”: Nhập cả dữ liệu về giờ giấc và ngày tháng năm vào cùng ô tính.
Mặc dù nhanh gọn và dễ thực hiện, nhưng một trong những hạn chế của cách này là người dùng phải định dạng từng ô tính thay vì thay đổi cho toàn vùng tính. Ngoài ra, bạn cũng cần nhớ các phím tắt này để áp dụng thành thạo và phản ứng nhanh hơn trong các trường hợp không lường trước khi nhập liệu.
Hướng dẫn áp dụng hàm để định dạng ngày tháng trong Excel
Ngoài các công cụ và tính năng tích hợp sẵn, Microsoft Excel còn là một công cụ bảng tính tuyệt vời với những hàm tính toán và chức năng hữu ích. Điểm đặc biệt khi sử dụng hàm là bạn chỉ cần nhập một lần và sao chép, hàm đó sẽ được áp dụng cho toàn bộ vùng đã chọn. Thay vì phải nhập liệu thủ công có thể dễ dẫn đến sai sót, người dùng có thể dùng hệ thống hàm để tự động cập nhật ngày tháng bằng các hàm TODAY và NOW.
Sử dụng hàm TODAY để cập nhật dữ liệu ngày tháng
Hàm TODAY rất hữu ích khi bạn cần hiển thị ngày hiện tại trong một bảng tính bất kỳ, trả về kết quả là ngày tháng năm theo cách hiển thị chuẩn cho ô tính. Một trong những điểm nổi bật của hàm này là khả năng tự động cập nhật theo ngày tháng thực trên lịch. Nhiều người thường áp dụng hàm này để ghi lại thời gian theo ngày trong quá trình theo dõi và cập nhật các dữ liệu khác.
Hướng dẫn thực hiện hàm để định dạng ngày tháng trong Excel
Bước 1: Chọn ô tính cần bổ sung hoặc cập nhật ngày tháng.
Bước 2: Nhập hàm theo công thức = TODAY ().
Bước 3: Nhấn Enter để hệ thống xử lý và trả về kết quả ngày tháng giống với lịch ngoài đời thực.
Lưu ý: Trong nhiều trường hợp, hàm TODAY có thể không trả về kết quả chính xác hoặc cập nhật ngày tháng đúng theo thời gian thực. Người dùng cần điều chỉnh cài đặt trang tính để hàm có thể hoạt động chính xác. Điều này có thể được thực hiện bằng cách truy cập tab File, chọn Options, sau đó chọn Formulas và đảm bảo rằng đã bật chế độ Automatic trong mục Workbook Calculation.
Khi nhắc đến các hàm liên quan đến thời gian trong Microsoft Excel, bên cạnh hàm TODAY, người dùng cũng thường sử dụng hàm NOW. Công thức của hàm này rất đơn giản, chỉ cần gõ NOW mà không cần thêm bất kỳ số liệu hay ô tính nào khác, sẽ trả về ngày và giờ hiện tại. So với TODAY, hàm NOW cung cấp thông tin chi tiết hơn với cả giờ và phút. Hàm NOW được dùng khi người dùng muốn theo dõi thời gian thực trong bảng tính và tự động cập nhật giá trị này mỗi khi mở lại tệp Excel.
Bước 1: Lựa chọn ô tính cần bổ sung hoặc cập nhật ngày tháng.
Bước 2: Nhập hàm theo công thức = NOW ().
Bước 3: Nhấn Enter để hệ thống xử lý và trả về kết quả ngày tháng giống với lịch ngoài đời thực.
Lưu ý: Nếu hàm NOW không hiển thị thời gian chính xác, người dùng cần điều chỉnh cài đặt trong Control Panel của Microsoft Excel.
Tạm kết
Cách hiển thị ngày tháng trong Excel là một yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả theo dõi và cập nhật dữ liệu theo thời gian của người dùng. Mỗi người có thói quen sử dụng lịch khác nhau, vì vậy cần phải sắp xếp lại thứ tự hiển thị các thành phần thời gian để thuận tiện nhất cho việc đọc bảng tính.
Bài viết đã giới thiệu 6 cách định dạng ngày tháng trong Excel rất hữu ích. Giao diện có thể khác nhau tùy vào phiên bản, nhưng cách thức thực hiện và chức năng của các công cụ vẫn được duy trì để người dùng dễ dàng áp dụng. Mytour luôn cập nhật tin tức công nghệ mới nhất và hỗ trợ bạn nâng cao kỹ năng tin học văn phòng.
