Buzz
Khi bạn đã nắm vững kỹ năng báo cáo công việc này, sự nghiệp của bạn chắc chắn sẽ như cá gặp nước, và bạn sẽ được sếp trọng dụng ngày càng nhiều. Ai cũng thích có một đồng nghiệp có logic và kỹ năng giao tiếp tốt.
Tôi tin rằng nhiều nhân viên văn phòng cũng gặp phải vấn đề tương tự khi phải báo cáo công việc cho cấp trên. Dù họ đã cố gắng hết sức nhưng vẫn thất bại vì sự ngớ ngẩn của mình. Thậm chí, việc gặp gỡ khách hàng cũng trở nên rắc rối vì thiếu kỹ năng tương tác và giao tiếp, khiến họ mất mát nhiều cơ hội. Tình huống quan trọng nào cũng khiến họ lo lắng và không biết phải làm gì.
Vậy, làm thế nào để những người thăng chức nhanh báo cáo công việc đúng cách?
Thực ra, bí quyết của việc báo cáo công việc cũng cần phải có một chút mánh khóe.
1. “Bắt thóp”
Kỹ thuật 'Bắt thóp' đề cập đến khả năng thu hút sự chú ý của đối tác ngay từ khi bạn mở miệng, khiến họ coi trọng những gì bạn nói.
Ví dụ, khi muốn đề xuất ý kiến với sếp, bạn có thể nói: 'Sếp ơi, tôi có thông tin mới và tin rằng sếp sẽ quan tâm', và chắc chắn sẽ được lãnh đạo lắng nghe.
Trong hội nghị, khi mọi người mệt mỏi và không chú ý, bạn có thể nói: 'Những gì tôi sẽ nói sẽ liên quan đến mỗi người ở đây', và mọi người sẽ chăm chú nghe bạn phát biểu.
Tuy nhiên, cần nhớ không sử dụng lời lẽ phản cảm để thu hút sự chú ý. Ví dụ, 'Tính tôi nói thẳng thắn, khó nghe thì đừng ghét', sẽ khiến người nghe mất hứng thú.
2. Mấu chốt
Mấu chốt là việc tổng kết ý kiến thành một quan điểm rõ ràng và hấp dẫn, thể hiện lập trường của bạn.
Ở Mỹ, một hãng hàng không khi đấu thầu chỉ yêu cầu lý do trong vòng 15 từ. Điều này thể hiện sự quan trọng của súc tích trong giao tiếp.
Công ty giành hợp đồng chỉ với câu nói 13 từ: “Chúng tôi là nguồn an tâm duy nhất”. Đây là minh chứng cho sức mạnh của súc tích trong giao tiếp.
Trong mọi tình huống, việc tóm tắt trọng điểm là vô cùng quan trọng và có ảnh hưởng lớn.
3. Một cấu trúc hợp lý
Để thuyết phục, cần phải sử dụng dẫn chứng thực tế để bổ sung cho luận điểm. Điều này tăng độ tin cậy và hiệu quả của luận điểm.
Một cấu trúc hợp lý thường được chia thành 4 loại: nguyên nhân, phương pháp, thời gian, và ứng phó tình huống.
Kiểu nguyên nhân nói về lý do 'Họ trở thành nhà cung cấp năm nay vì hai lý do'; kiểu phương pháp nói về 'Ba phương pháp thử để giành hợp đồng này'.
Kiểu thời gian là trình bày theo thứ tự, ví dụ 'Đầu tiên liên hệ khách mời, sau đó chốt thời gian và địa điểm, cuối cùng mời học viên.'
Kiểu ứng phó tình huống là khả năng giải quyết các tình huống bất ngờ.
4. Kêu gọi hành động
Sau khi trao đổi, kêu gọi hành động từ phía đối tác hoặc cả hai bên.
Ví dụ, bạn muốn biết ý kiến của sếp, hỏi: 'Sếp có ý tưởng mới không?', để biết được quan điểm của họ.
Bạn có thể thúc đẩy lãnh đạo quyết định bằng cách nói: 'Dự án này, nhóm chúng tôi đã sẵn sàng. Chỉ chờ sếp đồng ý, chúng tôi sẽ bắt đầu ngay.'
Cách này giúp tiến hành tất cả các nội dung đã tương tác trước đó.
5. Học đi kèm với hành động
Một nhân viên báo cáo công việc với sếp: 'Mọi người trong lúc khoan giếng đã làm kẹt khoan ở mắt giếng. Bắt buộc phải hủy đi thân giếng và bắt đầu lại mới. Trước đó đã tiêu hơn 1100 USD, nếu không tiếp tục thì số tiền bỏ ra coi như không. Định vị cũng đã hoàn thành.'
Nếu bạn là sếp, sau khi nghe xong, bạn sẽ nghĩ gì? Có lẽ bạn sẽ tức giận và yêu cầu 'Nói trọng điểm!'
Người báo cáo công việc không logic, chỉ nói mà không suy nghĩ đến cảm nhận của lãnh đạo. Lãnh đạo cũng không biết phải làm gì sau khi nghe.
Hãy áp dụng 4 bước mà đã nêu ở trên.
Nhân viên có thể nói: “Thưa sếp, có thời gian trò chuyện không? Tôi muốn thương lượng với sếp về một vấn đề quan trọng. Một giếng bị tổn thất, nhưng chúng tôi đã có phương pháp thay thế. Công việc đã chuẩn bị xong, chỉ cần sếp phê duyệt.”
Đổi cách diễn đạt sẽ tạo ra cảm nhận khác biệt. Lãnh đạo sẽ hiểu rõ và đưa ra quyết định nhanh chóng, không làm trì trệ công việc.
Hãy nhớ lại phương pháp báo cáo công việc này, gồm 4 bước then chốt.
Bước đầu tiên là 'bắt thóp', ví dụ như: “Sếp có thời gian trò chuyện không? Tôi có chuyện quan trọng muốn thảo luận.”
Bước thứ hai là trọng tâm, như câu: “Chúng tôi gặp sự cố với một giếng, nhưng đã có phương pháp thay thế.”
Bước ba là việc kết cấu câu như: “Các thao tác trước không hợp lý, lần này, chúng tôi đề xuất phương pháp mới sử dụng ống lót định vị.”
Bước bốn là kêu gọi hành động, ví dụ: “Công việc đã sẵn sàng, chỉ cần sếp phê duyệt.”
Khi biết cách báo cáo công việc, bạn sẽ được lãnh đạo trọng dụng và trở thành người cộng sự giá trị với tư duy logic và kỹ năng giao tiếp tốt.
Trong xã hội ngày nay, việc phát triển tư duy và không sao chép mẫu mực là rất quan trọng để tạo ra sự độc đáo và nổi bật.
