Buzz
Khi bạn sở hữu khả năng báo cáo công việc này, sự nghiệp của bạn sẽ tiến xa như cá trong nước, được sếp tin dùng và tôn trọng, vì ai cũng muốn có một đồng nghiệp logic và tương tác tốt.
Hãy tin rằng nhiều nhân viên văn phòng cũng đối mặt với vấn đề tương tự, không biết làm thế nào để báo cáo công việc cho sếp. Mặc dù họ đã cố gắng hết sức nhưng kết quả cuối cùng vẫn bị khẩu nghiệp của chính mình hủy hoại. Thường xuyên gặp gỡ khách hàng mà không có kỹ năng giao tiếp, tương tác làm hỏng nhiều cơ hội, thậm chí bị đối tác lừa dối. Mỗi khi đối mặt với tình huống quan trọng, lo lắng và bối rối làm họ mất tập trung.
Vậy, những người thăng tiến nhanh chóng thường báo cáo công việc như thế nào?
Thật ra, việc báo cáo công việc cũng đòi hỏi một chút mánh khóe, một ít bí quyết.
1. “Bắt thóp”
Khi muốn thu hút sự chú ý của người khác, hãy bắt đầu bằng cách làm cho họ cảm thấy quan trọng và liên quan đến những gì bạn muốn nói.
Ví dụ, khi bạn muốn đề xuất một ý kiến với sếp, hãy nói: “Thưa sếp, tôi mới nhận được một thông tin quan trọng, tin rằng sếp sẽ rất quan tâm đến điều này”.
Hoặc trong một buổi họp, khi mọi người đều cảm thấy mệt mỏi và mất hứng thú, bạn có thể nói: “Những gì tôi sẽ chia sẻ có liên quan đến mỗi người trong phòng này”, tin rằng mọi người sẽ lắng nghe bạn với tinh thần hăng hái hơn.
Tuy nhiên, hãy tránh sử dụng ngôn từ gây xúc phạm để thu hút sự chú ý. Ví dụ, nếu bạn nói: “Tôi nói thẳng thắn, nhưng mong bạn thông cảm”, điều này sẽ khiến người nghe mất hứng thú ngay lập tức.
2. Mấu chốt
Mấu chốt là việc tổng kết ý kiến của bạn thành một câu, một quan điểm rõ ràng. Quan điểm này cần phải hấp dẫn và thể hiện rõ lập trường của bạn.
Tại Mỹ, một hãng hàng không yêu cầu các công ty khác giải thích lý do họ nên được chọn, nhưng chỉ được dùng tối đa 15 từ. Một công ty chỉ cần nói 13 từ: “Chúng tôi là sự lựa chọn đáng tin cậy”, nhưng vẫn giành được hợp đồng.
Mấu chốt là nắm bắt điểm chính. Một câu nói đơn giản như “Chúng tôi làm mọi người an tâm” đã đủ giúp một công ty giành được hợp đồng quan trọng.
Quan trọng nhất là đưa ra một cấu trúc hợp lý. Bằng việc sử dụng dẫn chứng thực tế, bạn có thể củng cố luận điểm và tăng độ tin cậy của bạn.
3. Một cấu trúc hợp lý
Việc sử dụng dẫn chứng thực tế để bổ sung cho luận điểm của bạn là rất quan trọng, như việc viết một bài văn. Bằng cách này, bạn có thể tăng tính thuyết phục và độ tin cậy của mình.
Thường được phân loại thành 4 loại: nguyên nhân, phương pháp, thời gian và ứng phó tình huống, một cấu trúc hợp lý là yếu tố không thể thiếu.
Kiểu nguyên nhân là khi giải thích vì sao một công ty có thể trở thành nhà cung cấp hàng đầu, ví dụ như: “Họ đã chiến thắng vì hai lý do chính.”
Kiểu phương pháp đề cập đến các cách tiếp cận để đạt được mục tiêu, ví dụ: “Để giành được hợp đồng, chúng ta có thể áp dụng ba phương pháp khác nhau.”
Kiểu thời gian đề cập đến cách tiến triển theo thời gian, ví dụ như: “Để tổ chức một buổi hội thảo, chúng ta cần liên hệ với khách mời, lên kế hoạch và mời học viên tham dự.”
4. Kêu gọi hành động
Sau khi tương tác, kêu gọi hành động từ đối phương hoặc cả hai bên, ví dụ: “Tôi đã chia sẻ ý kiến của mình, sếp có ý kiến gì để bổ sung không?”. Điều này giúp bạn hiểu được quan điểm của sếp.
Chẳng hạn, nếu bạn muốn biết ý kiến của lãnh đạo, bạn có thể hỏi: “Sau khi nói xong, sếp có ý kiến gì mới không?”. Điều này giúp bạn hiểu thêm về quan điểm của họ.
Bạn có thể khuyến khích lãnh đạo đưa ra quyết định bằng cách nói rằng, nhóm chúng tôi đã sẵn sàng cho dự án này và chỉ chờ sếp đồng ý để bắt đầu công việc.
Bằng cách này, chúng ta có thể tiến hành thúc đẩy tất cả các hoạt động đã được tương tác trước đó.
5. Học đi cùng với hành động
Một nhân viên báo cáo công việc với sếp rằng: “Thưa sếp, trong quá trình khoan giếng, chúng tôi gặp sự cố kẹt khoan. Chúng tôi đã bị buộc phải hủy bỏ thân giếng và phải tiếp tục làm mới. Tuy đã tiêu hơn 1100 USD nhưng nếu không tiếp tục, số tiền đó sẽ bị lãng phí. Hiện tại, vị trí cũng đã được định vị.'
Nếu bạn là sếp của nhân viên này, sau khi nghe xong, bạn sẽ nghĩ gì? Có lẽ bạn sẽ tức giận và yêu cầu nhân viên trình bày rõ hơn.
Người báo cáo công việc thiếu logic và không suy nghĩ đến cảm nhận của lãnh đạo. Điều này khiến lãnh đạo cảm thấy bối rối và không biết làm thế nào để xử lý tình huống.
Hãy thử áp dụng 4 bước đã đề cập trước đó.
Một nhân viên có thể nói: “Thưa sếp, có thời gian trò chuyện không? Tôi muốn thảo luận vấn đề quan trọng. Chúng tôi gặp sự cố với một giếng, nhưng đã tìm ra phương pháp mới để giải quyết. Mọi thứ đã sẵn sàng và chờ sự phê duyệt của sếp.”
Dễ thấy rằng, cùng một nội dung nhưng cách diễn đạt khác nhau có thể tạo ra cảm nhận khác biệt. Lãnh đạo sẽ hiểu rõ vấn đề và đưa ra quyết định nhanh chóng, không làm trì hoãn công việc.
Hãy nhớ lại phương pháp báo cáo công việc, gồm 4 bước chính.
Thứ nhất, là 'bắt thóp', tức là việc mở đầu bằng câu: “Sếp có thời gian trò chuyện không? Tôi có điều quan trọng muốn thảo luận.”
Thứ hai, là trọng tâm, biểu thị qua câu: “Chúng ta gặp sự cố với một giếng, nhưng đã tìm ra phương pháp mới để giải quyết.”
Thứ ba là cấu trúc, như đoạn: “Các thao tác trước đó không hiệu quả, nhưng lần này, chúng tôi đã tìm ra cách mới, sử dụng ống lót định vị để giải quyết vấn đề.”
Thứ tư là kêu gọi hành động, như câu: “Mọi công việc chuẩn bị đã hoàn tất, chúng tôi chỉ cần sếp phê duyệt.”
Khi bạn sử dụng cách báo cáo công việc này, sự nghiệp của bạn sẽ tiến bộ, và bạn sẽ được lãnh đạo trọng dụng hơn, vì mọi người đều thích một người cộng sự có logic và tương tác tốt.
Trong xã hội hiện nay, mọi người đều đang tạo dựng “tiếng nói” riêng của mình. Để nổi bật, bạn cần có kiến thức độc đáo và mở rộng tư duy của mình, không nên sao chép mẫu mực của người khác.
