Effective presentation | 7 yếu tố cần thiết tạo ra bài thuyết trình chuyên nghiệp (Phần 3)

4 yếu tố sẽ được tập trung phân tích bao gồm: (1) Hiểu tiêu chí đánh giá một bài thuyết trình; (2)Thiết kế và sử dụng giáo cụ trực quan hiệu quả; (3) Phối hợp ngôn ngữ cơ thể đúng mực; (4) Xử lý câu hỏi hợp lý.

Visual - aids - Thiết kế dụng cụ hình ảnh

Có rất nhiều dạng Visual-aids khác nhau, tùy theo nhu cầu, mục đích và điều kiện của người sử dụng, tuy nhiên hiện nay, phổ biến nhất không thể không kể đến Powerpoint - Công cụ cho phép người thuyết trình minh họa dưới dạng các Slides trình chiếu.

Để áp dụng Visual-aids nói chung và Slides nói riêng một cách hiệu quả, người thuyết trình có thể tham khảo những nguyên tắc sau để làm thước đo đánh giá - tự điều chỉnh:

1. Don’t use visuals to repeat what you can say with words. (Không dùng Visual-aids để nhắc lại những gì có thể thuyết trình bằng lời.)

2. Don’t overcrowd visuals with too much information. (Không dùng quá nhiều thông tin đối với Visual-aids.)

3. Don’t use too many visuals. (Không dùng quá nhiều Visual-aids.)

4. Don’t read from the visuals. (Không đọc từ Visual-aids.)

5. Use keywords. (Dùng từ khóa.)

6. Keep it simple. (Càng đơn giản càng tốt.)

7. Choose font and color wisely. (Chọn kiểu chữ và màu chữ một cách thông minh.)

8. Consider using novice and acronyms * (Cân nhắc viết tắt)

9. Choose the right graph (Chọn đúng dạng biểu đồ)

10. Add Contact Info and References (Thêm thông tin liên lạc và nguồn tham khảo)

Bên cạnh những tiêu chí nên/ không nên sử dụng trong Visual-aids của bài thuyết trình, người thuyết trình cũng nên tham khảo ngôn ngữ dùng miêu tả phần nhìn để phối hợp một cách linh hoạt phần nhìn với phần nội dung chính:

Presenting a visual - Giới thiệu một hình ảnh

• Let’s now look at the next slide… (Hãy nhìn vào slide tiếp theo…).

• To illustrate this, let’s have a closer look at... (Để hình dung rõ hơn, hãy nhìn kĩ vào…).

• The chart on the following slide shows... (Biểu đồ ở slide tiếp theo cho chúng ta thấy rằng…).

Elucidating a visual - Đề cập đến một giáo cụ trực quan

• First, let me quickly explain the graph. (Đầu tiên, tôi sẽ giải thích nhanh biểu đồ này.)

• As the graph/table shows/indicates... (Biểu đồ này thể hiện/ chỉ ra rằng…)

• I’d like us to focus our attention on the significance of this figure here. (Tôi muốn tập trung sự chú ý vào điểm nổi bật trong số liệu ở đây.)

• From Table 1 we can see/conclude/show/estimate/calculate/infer that... (Từ bảng số 1, chúng ta có thể thấy/ kết luận/ chỉ ra/ ước lượng/ tính toán/ suy ra rằng…)

Emphasizing information - Nhấn mạnh thông tin

• I’d like to stress/highlight/emphasize the following points.  (Tôi muốn nhấn mạnh những điểm tiếp theo.)

• Whichever the reasons for this/Whichever way you look at it/However you try to explain it, the trend is obvious.  (Bất kể với lí do gì/ Bất kể bạn nhìn bằng cách nào/ Bất kể bạn cố gắng giải thích điều này thế nào, xu hướng đó là vô cùng rõ ràng.)

• The interesting/significant/important thing about.... is... (Điều thú vị/ nổi bật/ quan trọng về…là…)

• I’d also like to draw your attention to the upper half of the chart.  (Tôi cũng muốn các bạn chú ý vào nửa trên của biểu đồ.)

• If you look at it more closely, you’ll notice there are several surprising developments. (Nếu các bạn nhìn kĩ hơn, bạn sẽ nhận ra rằng, có một vài sự phát triển đáng ngạc nhiên ở đây.)

• I’d like to point out one or two interesting details. (Tôi muốn chỉ ra một/ hai chi tiết đáng chú ý ở đây.)

Áp dụng vào bài thuyết trình cụ thể:

I thought it would be useful to look at some figures for a moment. Let's start with turnover. As you can see on this graph, I've plotted two lines. The solid one represents the group's turnover, and the broken one is the sales generated by our subsidiary in Germany. The figures have been converted into dollars and are shown on this axis in thousands.

OK, let's look at the group's turnover first of all. Five years ago, it stood at $1.1 million. It rose steadily over the following five years and now stands at S1.45 million. Now, we have done some forecasts for the next five years and we anticipate a flattening out at around 1.5 million as price competition becomes more and more fierce. Fortunately, the figures for our German subsidiary are even better. We started this subsidiary nearly ten years ago. In the early years, growth was gradual and we reached sales of $400, five years ago. This represented just under 30% of the group's turnover.

Over the last five years, the German market has continued to grow steadily and our turnover is now around 5600,000. Unlike our group forecasts, we anticipate some further significant growth and have projected sales of $750,000 in another five years, representing 50% of the group's total turnover. So, as you can see, the German operation is vital to our future.

Dịch nghĩa

Tôi nghĩ sẽ hữu ích nếu xem xét một số số liệu trong một ít phút. Hãy bắt đầu với doanh thu. Như bạn có thể thấy trên biểu đồ này, tôi đã vẽ hai đường thẳng. Hình cong đại diện cho doanh thu của nhóm và hình gồ ghề là doanh thu do công ty con của chúng tôi ở Đức tạo ra. Các số liệu đã được chuyển đổi thành đô la và được hiển thị trên trục này theo đơn vị nghìn.

Nào, trước hết hãy nhìn vào doanh thu của nhóm. Năm năm trước, nó đạt ở mức 1,1 triệu đô la. Nó đã tăng đều đặn trong 5 năm sau đó và hiện ở mức 1,45 triệu SGD. Bây giờ, chúng tôi đã thực hiện một số dự báo trong 5 năm tới và chúng tôi dự đoán con số sẽ đi ngang ở mức khoảng 1,5 triệu khi sự cạnh tranh về giá ngày càng trở nên khốc liệt hơn. May mắn thay, số liệu của công ty con tại Đức của chúng tôi thậm chí còn tốt hơn. Chúng tôi đã bắt đầu công ty con này gần mười năm trước. Trong những năm đầu, tốc độ tăng trưởng diễn ra từ từ và chúng tôi đã đạt doanh thu 400 đô la vào 5 năm trước. Con số này chỉ chiếm dưới 30% doanh thu của nhóm.

Trong năm năm qua, thị trường Đức đã tiếp tục tăng trưởng ổn định và doanh thu của chúng tôi hiện là khoảng 5600.000. Không giống như dự báo của nhóm chúng tôi, chúng tôi dự đoán một số mức tăng trưởng đáng kể hơn nữa và dự kiến ​​doanh số bán hàng là 750.000 đô la trong 5 năm nữa, chiếm 50% tổng doanh thu của nhóm. Vì vậy, như bạn có thể thấy, hoạt động của Đức rất quan trọng đối với tương lai của chúng ta.

Body language - Cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể

1. Tư thế

2. Cử chỉ tay

3. Động tác tay

4. Kết nối bằng ánh mắt

5. Biểu cảm khuôn mặt

6. Sự di chuyển

Ngôn ngữ cơ thể sẽ phát huy tối đa khi người thuyết trình phối hợp linh hoạt ngôn ngữ cơ thể để tương tác với khán giả hay dùng để nhấn mạnh/ mở rộng ý trong bài thuyết trình.

Ví dụ: We’ve had an extremely good year. (Chúng tôi đã có một năm cực kì tuyệt vời.)

Trong ví dụ trên, kết hợp với việc nói, người thuyết trình nếu có thể sử dụng được ngôn ngữ cơ thể phù hợp để nhấn mạnh, bên cạnh đó kết hợp đồng thời ngữ điệu nhấn mạnh sẽ tạo nên hiệu quả tốt cho phần thuyết trình.

Handling questions - Xử lí câu hỏi như thế nào là hợp lý?

Tùy vào mục đích và thời gian cho phép, người thuyết trình có thể chọn để khán giả cắt ngang bất kì lúc nào hoặc chọn trả lời câu hỏi sau khi thuyết trình kết thúc.

Dù đi theo bất kì định hướng nào, khi xử lí câu hỏi, người thuyết trình cũng nên cân nhắc theo quy trình sau:

• Bước 1: Mời khán giả đặt câu hỏi 

• Bước 2: Dành thời gian xử lí câu hỏi (Hỏi lại nếu cần thiết) 

• Bước 3: Đưa ra phản hồi 

• Bước 4: Kiểm tra độ hài lòng của người đặt câu hỏi

Một số mẫu cách xử lí câu hỏi

Clarifying queries - Làm sáng tỏ câu hỏi

• I’m afraid I didn’t quite catch that. (Tôi e rằng tôi đã không nghe kịp câu hỏi.)

• I’m sorry; could you repeat your question, please? (Tôi xin lỗi, bạn làm ơn có thể nhắc lại câu hỏi được không?)

• I’m sorry, but I don’t quite follow/understand/see what you mean. (Tôi xin lỗi, tôi không thật sự theo dõi/ hiểu được ý bạn là gì.)

• Could you just explain that some more, please? (Bạn có thể giải thích thêm cho tôi một chút không?)

• So, if I understood you correctly, you would like to know whether... (Nếu tôi hiểu đúng, có phải là bạn đang muốn biết liệu…)

• Let me just check that I have understood your question. You’re asking... (Hãy để tôi thử kiểm tra nếu tôi thật sự hiểu câu hỏi. Bạn đang hỏi về…)

Replies to a quality question - Phản hồi cho một câu hỏi chất lượng

• Good point. (Đây là một ý kiến hay.)

• I’m glad you asked that/brought that up. That’s a very good question. (Tôi rất mừng vì bạn đã nghĩ đến điều này. Đó là một câu hỏi tốt.)

• That’s actually a question I frequently get asked. (Đó thật sự là một câu hỏi tối mà tôi thường xuyên nhận được.)

Handling irrelevant inquiries - Xử lý các câu hỏi không liên quan

• Well, I think that goes beyond the scope of my expertise/presentation. (Chà, tôi nghĩ điều đó vượt quá phạm vi chuyên môn/trình bày của tôi.)

• To be honest, I think that raises a different issue. (Thành thật mà nói, tôi nghĩ rằng điều đó đặt ra một vấn đề khác.)

• That’s not really my field. I’m afraid I don’t see the connection. (Đó không thực sự là lĩnh vực của tôi. Tôi e rằng tôi không tìm thấy mối liên hệ nào.)

Admitting lack of knowledge - Thừa nhận bạn không biết

• Sorry, I don’t know that off the top of my head. (Tôi xin lỗi, điều này nằm ngoài hiểu biết của tôi.)

• I’m afraid I’m not in a position to answer that question at the moment. (Tôi sợ rằng tôi không có khả năng trả lời câu hỏi này ở thời điểm này.)

• I’m afraid I don’t know the answer to your question, but I’ll try to find out for you. (Tôi e rằng tôi không biết đáp án cho câu hỏi này, nhưng tôi sẽ cố gắng tìm ra cho bạn.)

• Sorry, that’s not my field. But I’m sure Mr ABC from the Sales Department could answer your question. (Tôi xin lỗi nhưng đây không phải là chuyên ngành của tôi. Nhưng tôi chắc chắn rằng ông ABC ở bộ phận bán hàng sẽ có thể trả lời câu hỏi này.)

• I’m afraid I don’t have that information with me. (Tôi e rằng tôi không có đủ thông tin về điều này.)

Delaying responses to inquiries - Hoãn trả lời câu hỏi

• If you don’t mind, I’ll deal with/come back to this point later in my presentation. (Nếu bạn không ngại, tôi sẽ giải đáp thắc mắc này sau buổi thuyết trình của tôi.)

• Can we get back to this point a bit later? Would you mind waiting until the question and answer session at the end? (Liệu chúng ta có thể giải đáp thắc mắc này sau một chút được không? Quý vị có cảm thấy phiền nếu phải chờ cho đến khi phần giải đáp thắc mắc này kết thúc?)

• Perhaps we could go over this after the presentation. (Liệu chúng ta có thể quay lại phần này sau bài thuyết trình được không?)

Verifying the questioner's satisfaction - Xác nhận xem người hỏi có hài lòng với câu trả lời không

• Does that answer your question? (Điều này đã giải đáp được thắc mắc của bạn chưa?)

• Is that clear/OK/clearer now? (Thắc mắc của bạn đã rõ ràng hơn chưa?)

• Can we go on? (Liệu chúng ta đã có thể đi tiếp?)

• Is that the kind of information you were looking for? (Thông tin này có phải là thông tin bạn đang tìm kiếm không?)

Concluding the Q&A session - Kết thúc thời gian thảo luận

• I think we have time for one more question... If there are no other questions, I’ll finish there. Thank you very much. (Tôi nghĩ chúng ta có thời gian cho một câu hỏi nữa... Nếu không còn câu hỏi nào khác, tôi sẽ kết thúc ở đó. Cảm ơn rất nhiều.)

• So if there are no further questions, I guess... (Vì vậy, nếu không có thêm câu hỏi, tôi nghĩ là…)

Applying the aforementioned phrases in presentations

Ta xem xét ví dụ cụ thể sau:

SAMANTHA O'Neill

So that brings me to the end of my presentation. I'd be glad. to answer any questions.

QUESTIONER 1

I was interested to hear what you had to say about our medium-range product. Do you think it has any real future?

SAMANTHA O'Neill

Certainly, I do. However, we can't expect the same level of sales as we've generated over the last ten years. wouldn't you agree?

QUESTIONER 1

I suppose so, It worries me that we don't have any replacements in the pipeline. Doesn't it worry you too? SAMANTHA O 'NEILL

Well, that's difficult to Indeed, true we haven't come up with a replacement for the 843. On the other hand, as I pointed out. out, we have new products in the pipeline in other areas.

QUESTIONER 2

On that subject, I'd like to ask you about the CII product. Can you tell us how much longer before it's ready for production?

SAMANTHA O'Neill

That'sally my field. Tony should be able to give you an idea about that.

QUESTIONER 2

Right, I'll talk to him after the meeting.

Dịch nghĩa”

SAMANTHA O'Neill

Vậy là tôi đã kết thúc phần trình bày của mình. Tôi rất vui. để trả lời bất kỳ câu hỏi.

NGƯỜI HỎI 1

Tôi muốn nghe bạn nói gì về sản phẩm tầm trung của chúng ta. Bạn có nghĩ rằng nó có bất kỳ tương lai nào có khả năng thành sự thật?

SAMANTHA O'Neill

Chắc chắn rồi. Tuy nhiên, chúng tôi không thể mong đợi mức doanh thu như chúng tôi đã tạo ra trong mười năm qua. Bạn có đồng ý với tôi?

NGƯỜI HỎI 1

Tôi cho là vậy. Tôi lo lắng rằng chúng ta đang không triển khai bất kì sự thay đổi nào. Điều này không làm bạn lo lắng quá sao?

SAMANTHA O 'NEILL

Chà, thật khó để nói. Đúng là chúng tôi chưa tìm ra giải pháp thay thế cho 843. Mặt khác, như tôi đã chỉ ra, chúng tôi có các sản phẩm mới đang được triển khai ở các khu vực khác. Về chủ đề đấy, tôi muốn hỏi bạn về sản phẩm CII.

NGƯỜI HỎI 2

Bạn có thể cho chúng tôi biết mất bao lâu nữa trước khi nó sẵn sàng để sản xuất không?

SAMANTHA O'Neill

Đó không thực sự là lĩnh vực của tôi. Tony sẽ có thể cung cấp thông tin cho bạn.

NGƯỜI HỎI 2

Tôi hiểu rồi, tôi sẽ nói chuyện với anh ấy sau cuộc họp.

How to self-assess your presentation?

Để tổng kết lại bài viết này, tác giả sẽ cung cấp một danh sách những yếu tố thường được sử dụng để đánh giá một bài thuyết trình để giúp bạn đọc có thể sử dụng như một công cụ tự đánh giá cho phần trình bày của mình. Danh sách những yếu tố đó được liệt kê dưới đây:

Overall - Tạo dựng ấn tượng toàn diện

• Did you consider the audience? (Bạn đã có tạo ra sự tương tác, kết nối với khán giả hay chưa?)

• Did you have clear objectives? (to inform, to amuse, to persuade…) (Bạn đã xây dựng được mục tiêu rõ ràng cho bài thuyết trình hay chưa (mục tiêu đưa ra thông tin hay để thuyết phục…?)

Framework - Hệ thống triển khai

• Was your presentation well-prepared? (Bài thuyết trình của bạn có được chuẩn bị kĩ lưỡng không?)

• Was there a clear structure (beginning, middle, end)? (Bài thuyết trình của bạn có xây dựng theo một cấu trúc rõ ràng, mạch lạc, có đủ 3 phần Mở - Thân - Kết)

• Did you link the part together? (Bạn có kết nối tốt các phần với nhau chưa?)

• Have you considered the timing? (Bạn có để ý đến thời gian giới hạn?)

Presentation

• Did you articulate clearly? (Bạn đã diễn đạt một cách rõ ràng?)

• Did you maintain an appropriate speaking pace? (Bạn đã duy trì tốc độ phát biểu phù hợp?)

• Did you employ precise language? (Bạn đã sử dụng ngôn ngữ chính xác?)

Non-verbal communication

• Did you utilize body language for emphasis? (Bạn đã sử dụng ngôn ngữ cơ thể để nhấn mạnh các ý?)

• Did you maintain effective eye contact? (Bạn đã duy trì sự tương tác mắt hiệu quả?)

• Did your demeanor convey confidence and positivity? (Thái độ của bạn phản ánh sự tự tin và tích cực?)

Visual tools

• Were the visual aids clear? (Giáo cụ trực quan bạn sử dụng có rõ ràng?)

• Did they support your message? (Giáo cụ trực quan bạn sử dụng có góp phần hỗ trợ truyền tải thông điệp mà bạn hướng đến?)

• Did you use them professionally? (Bạn có sử dụng giáo cụ trực quan đúng cách và chuyên nghiệp?)

Summary