10 Bí kíp giúp bạn trở thành chuyên gia Microsoft Teams

Đại dịch COVID-19 đã thúc đẩy sự chuyển đổi đột ngột về môi trường làm việc từ xa. Trong bối cảnh này, nhu cầu sử dụng các công cụ họp trực tuyến như Zoom, Google Hangouts đã tăng cao. Microsoft Teams, một nền tảng cộng tác, đã trở thành lựa chọn hàng đầu với 44 triệu người dùng hàng ngày theo CNET.

Những Bí kíp hàng đầu cho Microsoft Teams

10 Bí kíp sử dụng Microsoft Teams để bạn không bỏ lỡ điều gì quan trọng

1. Chia sẻ cuộc trò chuyện với Outlook từ Teams

Bản cập nhật tháng 2 của Microsoft đã giúp người dùng chia sẻ cuộc trò chuyện hoặc kênh trò chuyện dưới dạng email tới Outlook mà không cần rời khỏi Teams. Trong cuộc trò chuyện hay kênh, bạn click vào More Options (3 dấu chấm) > Share to Outlook, chọn người nhận, tùy chỉnh email và nhấp vào nút Send để gửi.

2. Gắn thẻ cho tên của bạn

Thay vì lặp lại việc gửi cùng một tin nhắn cho từng thành viên trong nhóm, Microsoft giờ cho phép người dùng chỉ định các thành viên trong nhóm với thẻ cụ thể. Ví dụ, nếu người đứng đầu công ty muốn gửi một tin nhắn cho tất cả giám đốc, đơn giản họ chỉ cần chọn @manager để gửi tin nhắn cho từng cá nhân. Mọi người có thể được nhóm lại theo các thuộc tính, vai trò, dự án, hay địa điểm chung.

Tham khảo Cách thay đổi tên trên Microsoft Teams tại đây.

3. Tạo các nhóm trên toàn công ty

Cả doanh nghiệp lớn và nhỏ đều có thể tự động tạo một kênh nhóm duy nhất trong Microsoft Teams. Người dùng Global Admins với một nhóm ít hơn 5.000 người có thể chọn Org-wide team từ tùy chọn Build a team from scratch trong nền tảng. Nhóm sẽ tự động cập nhật thành viên thông qua Active Directory khi người dùng tham gia và rời khỏi công ty.

4. Đồng bộ hóa file tới máy tính từ Teams

Người dùng Teams trên khắp thế giới có thể đồng bộ hóa file trực tiếp từ nền tảng tới PC hoặc máy Mac. Được hỗ trợ bởi Sharepoint, Microsoft vừa giới thiệu trải nghiệm file mới, cho phép người dùng xem trước các tài liệu trên hơn 320 loại tệp, theo dõi vòng đời của tài liệu, ghim tệp lên đầu trang và nhiều tính năng khác. Các chuyên gia kinh doanh bây giờ có thể lưu trữ những file quan trọng nhất trực tiếp từ tin nhắn hoặc các hoạt động cộng tác trong Teams.

5. Ghi lại các cuộc gọi và cuộc họp Teams

Tất cả người dùng Microsoft Teams bây giờ đều có khả năng ghi lại các cuộc họp và cuộc gọi nhóm, thu âm, quay video và chia sẻ màn hình. Điều này có thể hữu ích trong các bài thuyết trình dài hoặc khi cần lưu lại thông tin quan trọng được thảo luận. Lưu ý rằng người dùng phải có quyền truy cập vào Microsoft Stream.

Xem chi tiết về Cách thu hồi cuộc học trên Microsoft Teams tại đây.

6. Bổ sung các ứng dụng quan trọng vào Teams

Người sử dụng cũng có khả năng thêm vào Teams những ứng dụng mà họ yêu thích. Để tìm kiếm ứng dụng, bạn truy cập Apps ở bên trái màn hình hoặc tìm kiếm ứng dụng, hoặc duyệt qua các danh mục ứng dụng. Khi tìm thấy ứng dụng, bạn có thể thêm vào bằng cách nhấp vào Add. Sau đó, ứng dụng sẽ xuất hiện dưới dạng một tab trong các kênh, cuộc trò chuyện nhóm hoặc cuộc trò chuyện cá nhân thông qua nút Add a tab.

7. Trải nghiệm tích hợp với Slack

Slack, một nền tảng hợp tác phổ biến khác, đã công bố phiên bản beta cho ứng dụng Microsoft Teams Calls. Trong tuần qua, giám đốc điều hành của Slack thông báo rằng Slack đang dự kiến tích hợp trực tiếp với cuộc gọi của Microsoft Teams, và dường như quá trình này đang được tiến triển. Phiên bản beta của Microsoft Teams Calls có thể được tìm thấy trong Slack App Directory.

8. Tắt âm thanh thông báo

Khi cần tập trung, người dùng có thể tắt tiếng trong kênh của Teams bằng cách vào cuộc trò chuyện, chọn More options (3 dấu chấm) > Mute để bật/tắt thông báo và làm việc trong yên bình.

9. Ghim ứng dụng vào bảng bên trái

Một tính năng mới và có vẻ ít được biết đến là khả năng ghim các ứng dụng cá nhân vào thanh ứng dụng bên trái của Teams, giúp người dùng dễ dàng truy cập hơn. Đơn giản bằng cách tìm ứng dụng, click chuột phải và chọn Pin.

10. Khám phá QBot

Được thiết kế dành cho giáo viên và học sinh, QBot cho phép họ trao đổi câu hỏi trên nền tảng cộng tác Microsoft Teams. Đặc biệt hữu ích trong học trực tuyến giữa đại dịch COVID-19, QBot sử dụng dịch vụ Azure Cognitive Service để giúp học sinh trả lời câu hỏi trên kênh. Bạn có thể gắn thẻ QBot và nó sẽ liên kết với người hướng dẫn hoặc cung cấp câu trả lời.

Dưới đây là 10 mẹo sử dụng Microsoft Teams mà bạn nên biết. Ngoài ra, trong quá trình sử dụng công cụ này, chúng ta có thể gặp phải nhiều lỗi. Để chuẩn bị trước cho những vấn đề này, hãy tham khảo bài viết Cách sửa lỗi Microsoft Teams thường gặp tại đây.