EMAIL GỬI ĐỐI TÁC BẰNG TIẾNG ANH: CÁCH THỨC VIẾT KÈM MẪU CHUYÊN NGHIỆP

1. Cách viết thư điện tử bằng tiếng Anh cho đối tác chuyên nghiệp

Bố cục email gửi đối tác bằng tiếng Anh

1.1. Tiêu đề ngắn và thể hiện rõ nội dung

Tiêu đề rõ ràng và ngắn gọn là yếu tố quan trọng để thu hút sự chú ý của đối tác và khuyến khích họ mở email của bạn. Vì vậy, hãy đảm bảo tiêu đề liên quan chặt chẽ đến nội dung của email, ví dụ như:

• Subject: Important Information Regarding [Sản phẩm/Dịch vụ] (Thông tin quan trọng về [Sản phẩm/Dịch vụ)
• Subject: Thank you letter for X-year business partnership (Thư cảm ơn cho mối quan hệ hợp tác kinh doanh X năm)

1.2. Phần giới thiệu (Chào hỏi và nêu rõ lý do viết email)

Thư gửi đối tác cũng là một dạng thư kinh doanh. Hãy khởi đầu thư bằng một lời chào hỏi trang trọng.

• Dear Mr./Mrs./Ms. [Tên người nhận],
• Dear Sir/ Dear Madam,

Hoặc một cách thân thiết hơn, gần gũi hơn:

• Hi/ Hello [Tên người nhận],

Trong phần này, bạn có thể tự giới thiệu một cách ngắn gọn về bản thân, tên, vị trí công việc và công ty. Sau đó, bạn nên nêu rõ mục đích gửi email của mình, có thể là để cảm ơn, chia sẻ thông tin, đề xuất ý kiến hoặc mời hợp tác. Điều này giúp đối tác nắm bắt nội dung ngay từ đầu.

Chào hỏi, hỏi thăm tình hình:

• I hope this email finds you well. (Hy vọng bạn vẫn khỏe.)
• Thank you for contacting [Tên công ty] Company. (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ___)

Giới thiệu bản thân (Bạn có thể bỏ phần này nếu 2 bên đã hiểu rõ về nhau):

• I am [Tên của bạn] from [Bộ phận] of [Tên công ty] Company. 

Mục tiêu của email:

• I am writing to express my gratitude for our recent collaboration on the [Tên dự án] Project.
• I am writing to share some exciting updates about our [Tên dự án] Project. 

1.3. Phần chính

Trong phần nội dung chính của email gửi đối tác bằng tiếng Anh, hãy đưa ra chi tiết các vấn đề. Nếu bạn có nhiều điểm muốn nhấn mạnh, sắp xếp và phân bố chúng thành từng đoạn văn với trình tự hợp lý.

Điều này không có nghĩa là viết càng dài càng tốt. Thư gửi đối tác nên tập trung vào những thông tin cần thiết, tuân thủ nguyên tắc ngắn gọn, súc tích và giữ được phong cách viết trang trọng. Nếu muốn thảo luận về các điều khoản hợp đồng, hãy nêu rõ từng điều khoản cùng với thời gian và địa điểm gặp gỡ trong phần nội dung chính.

Nêu rõ vấn đề:

• I would like us to discuss [Điều khoản] together. It would be great if we could meet at [Địa điểm], on [Thời gian]. (Tôi muốn chúng ta cùng thảo luận [Điều khoản]. Sẽ tốt nếu chúng ta có thể gặp tại [Địa điểm], vào lúc [Thời gian].)

Bố cục phần nội dung chính sẽ phụ thuộc vào mục đích viết thư của bạn. Chẳng hạn, trong phần nội dung của thư cảm ơn đối tác bằng tiếng Anh sẽ có các phần:

• Bày tỏ sự biết ơn: Your support have truly been invaluable, and I am grateful for the opportunity to work alongside you. (Sự hỗ trợ của bạn thực sự là vô giá và tôi rất biết ơn vì có cơ hội được làm việc cùng bạn.)
• Thể hiện sự mong muốn hợp tác trong tương lai: I'm looking forward to continuing our partnership in the days ahead. (Tôi mong đợi tiếp tục sự hợp tác của chúng ta trong tương lai)
• Gửi lời chúc: Wishing your company continued success and prosperity. (Chúc công ty bạn ngày càng thành công và thịnh vượng.)

Hãy nhớ gửi lời cảm ơn đến đối tác đã dành thời gian để đọc email của bạn.

1.4. Phần kết thư

Để thể hiện sự tôn trọng với đối tác, bạn có thể áp dụng các cách kết thúc sau đây:

• Sincerely, (Trân trọng,)
• Best, (Trân trọng,)
• Best Regards, (Trân trọng,)
• Yours faithfully, (Trân trọng,)

Bạn nên thêm phần chữ ký ở cuối thư để tăng tính chuyên nghiệp cho bức email.

Ví dụ:

Best regards,

Tên, 

[Chức danh,

Công ty].

Đây là cách viết email cho đối tác bằng tiếng Anh phổ biến trong thương mại điện tử. Bạn có thể áp dụng cho việc viết thư cảm ơn đối tác bằng tiếng Anh hoặc các loại thư khác trong kinh doanh.

2. Câu mẫu thường dùng trong email gửi đối tác bằng tiếng Anh

2.1. Mẫu câu tiếng Anh yêu cầu, hỏi thêm thông tin

• I would like to request some information about [mô tả thông tin] by [thời gian]. (Tôi muốn yêu cầu vài thông tin về [mô tả thông tin] trước [ngày].)
• I was pursuing [tên nhiệm vụ] and found that I would need [mô tả thông tin] to complete it. (Tôi đang theo đuổi [nhiệm vụ] và nhận thấy rằng mình cần [thông tin] để hoàn thành nó.]
• I wanted to ask whether you could provide [mô tả thông tin và lý do]. (Tôi muốn hỏi liệu bạn có thể cung cấp [mô tả thông tin và lý do] không.)
• I'm contacting you from [tên công ty] because I'm searching for some documents, including [nêu tên tài liệu]. (Tôi liên hệ với bạn từ [tên công ty] vì tôi đang tìm kiếm một số tài liệu bao gồm [tên tài liệu].)
• I urgently need [tên tài liệu/thông tin] for [mục đích/dự án]. (Tôi rất cần [tên tài liệu/thông tin] cho [mục đích/dự án].)

Mẫu câu tiếng Anh để đưa ra yêu cầu, hỏi thêm thông tin

2.2. Mẫu câu tiếng Anh diễn đạt sự phàn nàn

• I am writing to complain about [sự việc]. (Tôi viết thư này để phàn nàn về [sự việc].)
• I am writing to express my dissatisfaction with [sự việc/tên sản phẩm/dịch vụ]. (Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với [sự việc/tên sản phẩm/dịch vụ].
• I reached out to you because [việc bạn muốn phàn nàn]. (Tôi liên hệ với bạn vì [việc bạn muốn phàn nàn].)
• I am sorry to say that I was extremely disappointed with [sự việc/tên sản phẩm/dịch vụ]. (Tôi rất tiếc phải nói rằng tôi vô cùng thất vọng với [sự việc/tên sản phẩm/dịch vụ].)
• I have to say that I was not at all satisfied with [sự việc/tên sản phẩm/dịch vụ]. (Phải nói là tôi không hài lòng chút nào với [sự việc/tên sản phẩm/dịch vụ].)

2.3. Mẫu câu tiếng Anh biểu thị sự xin lỗi

• I'm contacting you to apologize for [việc bạn muốn xin lỗi]. (Tôi liên hệ với bạn để xin lỗi về [Việc làm bạn muốn xin lỗi].)
• I‘m sorry that [sự việc/tên sản phẩm/dịch vụ] didn‘t meet your expectations. (Rất tiếc vì [sự việc/tên sản phẩm/dịch vụ] không đáp ứng được mong đợi của bạn.)
• I‘m so sorry that I couldn't attend our scheduled meeting on [ngày], at [giờ]. (Tôi rất tiếc vì tôi không thể tham dự cuộc họp đã lên lịch của chúng ta vào [ngày], vào [giờ].)
• It is with great regret that I have to inform you that [dự án/lô hàng] will be delayed. (Tôi vô cùng tiếc nuối khi phải thông báo với các bạn rằng [dự án/lô hàng] sẽ bị hoãn.)
• Once again, we are very sorry for any inconvenience caused. (Một lần nữa, chúng tôi rất xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào gây ra.)

2.4. Mẫu câu tiếng Anh đặt hàng/ hỏi hàng/ chào hàng

• I am writing to inquire about [tên sản phẩm/ dịch vụ cụ thể]. (Tôi viết thư này để hỏi về [tên sản phẩm/ dịch vụ cụ thể].)
• I would like to request a discount on [sản phẩm/ dịch vụ]. (Tôi muốn yêu cầu giảm giá cho [sản phẩm/dịch vụ].)
• As per our discussion on [thời gian], I'm writing to order [mô tả đơn đặt hàng: tên sản phẩm/dịch vụ, số lượng và đặc điểm]. (Theo thảo luận của chúng ta vào [Thời gian], tôi viết thư để đặt hàng [Mô tả đơn đặt hàng: tên sản phẩm/dịch vụ, số lượng và đặc điểm].)
• I am writing to confirm [tên công ty]’s order of [đơn hàng]. (Tôi viết thư này để xác nhận đơn hàng của [tên công ty] cho [đơn hàng].)
• Thank you for your order of [mô tả đơn hàng], and for your [phương thức thanh toán] payment. (Cảm ơn bạn đã đặt hàng [mô tả đơn hàng] và thanh toán [phương thức thanh toán] của bạn.)

Mẫu câu tiếng Anh trong email đặt hàng/ hỏi hàng/ chào hàng

2.5. Mẫu câu trong thư cảm ơn đối tác bằng tiếng Anh

• I am writing to express my sincere appreciation for [việc bạn muốn cảm ơn]. (Tôi viết thư này để bày tỏ sự cảm kích chân thành của tôi đối với [việc bạn muốn cảm ơn])
• I am grateful for all the advice/ guidance/ support you have given me along the way. (Tôi biết ơn tất cả những lời khuyên/ hướng dẫn/ hỗ trợ mà bạn đã dành cho tôi trong suốt chặng đường.)
• Thank you for your [việc bạn muốn cảm ơn]. (Cảm ơn bạn đã [việc làm bạn muốn cảm ơn].)
• We've completed our project, and thank you for making this collaboration a huge success. (Chúng ta đã hoàn thành dự án, cảm ơn bạn đã làm cho sự hợp tác này thành công rực rỡ.)
• Thank you for attending our [tên sự kiện/ cuộc họp/ hội thảo] on [thời gian]. (Cảm ơn bạn đã tham dự [tên sự kiện/ Cuộc họp/ Hội thảo] của chúng tôi vào [thời gian].)
• Your contribution to [dự án/nhiệm vụ] is invaluable. (Đóng góp của bạn cho [dự án/nhiệm vụ] là vô giá.)

2.6. Mẫu câu đính kèm tệp trong email gửi đối tác

• Attached is [tên tài liệu]. It’s in a [định dạng tài liệu: PDF, Word, Excel] format. (Đính kèm là [tên tài liệu]. Nó ở định dạng ___.)
• The enclosed [tài liệu] contains all the necessary information. ([Tài liệu] đính kèm chứa tất cả các thông tin cần thiết.)
• Please find attached [tên tài liệu]. (Vui lòng tìm [tên tài liệu] đính kèm.)
• You’ll find [tên tài liệu], attached in a [Định dạng tài liệu] format. (Bạn sẽ tìm thấy [tên tài liệu], được đính kèm ở định dạng ___.)
• I’m sending over [tên tài liệu]. You’ll find it attached as a [định dạng tài liệu] format. (Tôi đang gửi qua [tài liệu tên]. Bạn sẽ thấy nó được đính kèm dưới dạng ___.)

3. Các mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh tốt nhất

Các mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

3.1. Các mẫu thư cảm ơn đối tác bằng tiếng Anh

Subject: Expressing Gratitude for Five Years of Partnership

Dear [Partner's Name],

I trust this message finds you well. I want to extend my heartfelt appreciation for our organization's collaboration over the past five years.

Our partnership has been crucial to our joint achievements, and I sincerely value your commitment and assistance throughout our shared journey. Your contributions and support have been invaluable, and I look forward to the opportunities ahead as we continue to collaborate.

Thank you once again for your dedication and trust. Here's to many more years of productive collaboration and shared accomplishments.

Warm Regards,

Selena Smith

Director of Business Development

3.2. Mẫu thư xác nhận cuộc họp với đối tác bằng tiếng Anh

Subject: Confirmation of Meeting with ABC Company on March 30, 2024

Dear [Partner's Name],

I hope this email finds you well. I am reaching out to confirm our scheduled meeting on March 30, 2024 at 2:00 PM via Google Meet. The main objective of our meeting is to further discuss the details outlined in the contract.

We plan to delve deeper into the specifics of the contract terms to ensure mutual understanding and alignment. Your insights and feedback are crucial as we finalize the agreement.

Below is the Google Meet link for our scheduled meeting:

[Google Hangouts Link]

If you have any queries or need more information beforehand, please feel free to contact me.

We look forward to our productive discussion and achieving a shared understanding.

Best regards,

Selena Smith

Head of Business Development

XYZ Corporation