Email - Khái Niệm, Tính Năng và Cách Sử Dụng

Email là một công cụ quan trọng được ưa chuộng trong công việc và học tập. Với khả năng trao đổi thông tin nhanh chóng và tiện lợi, nó đáp ứng đầy đủ yêu cầu về tốc độ xử lý và lưu trữ. Trong bài viết dưới đây, Mytour sẽ giải đáp thắc mắc email là gì? Cùng với ưu và nhược điểm, đồng thời giới thiệu những dịch vụ email miễn phí cho bạn tham khảo và sử dụng.

Xem thêm:

Email là gì?

Email (hay là Electronic Mail) là hệ thống hộp thư điện tử, dùng để trao đổi thông tin qua mạng Internet bằng điện thoại hoặc laptop nhanh chóng và hiệu quả. Ngày nay, khi sử dụng email, bạn có thể gửi, nhận hoặc lưu trữ thông tin bất cứ lúc nào chỉ cần kết nối Internet ổn định. 

Định dạng của địa chỉ email

Sau khi tìm hiểu về email là gì, Mytour sẽ giới thiệu định dạng cơ bản của một địa chỉ email. Định dạng của địa chỉ email thường bao gồm 3 phần:

• Tên định dạng: Tên giúp người đọc xác định ai là người gửi email. 
• Tên email: Tên do người dùng tự tạo với điều kiện là duy nhất, không trùng với các địa chỉ email khác.
• Tên miền: Tên của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử, phần này sẽ đứng sau dấu “@”. 

Ví dụ: Mary John – [email protected]. Ở đây “Mary John” là tên định dạng, “mary187” là tên email và “email.com” là tên miền.

Email có tác dụng gì?

Truyền đổi thông tin một cách nhanh chóng, thuận tiện 

Khi sử dụng email, bạn có thể gửi một thư điện tử thành công chỉ với một cú nhấp chuột ở bất cứ đâu, chỉ cần có kết nối Internet ổn định. Đây là công cụ tiện lợi, hỗ trợ việc truyền đổi thông tin một cách nhanh chóng và an toàn, không bị ảnh hưởng bởi khoảng cách địa lý. 

Hiệu quả thời gian và chi phí

Truyền đổi thông tin qua email giúp người dùng tiết kiệm thời gian và chi phí gửi, chờ thư. Ngược lại, với thư truyền thống, bạn sẽ phải chi tiêu một khoản tiền để mua tem và mất một khoảng thời gian để đối phương nhận thông tin. Do đó, email làm tăng hiệu quả giao tiếp giữa các bên. 

Gửi kèm dữ liệu 

Trong khi thư tay chỉ cho phép truyền đạt thông tin bằng chữ viết, email mang đến khả năng đính kèm đa dạng tệp dữ liệu như hình ảnh, âm thanh, video, file PDF,… Điều này tạo ra trải nghiệm hài lòng và rất tiện ích cho người sử dụng.

Về ưu, nhược điểm của email

Ưu điểm

Lợi ích của email là gì? Email mang lại nhiều ưu điểm thiết thực cho người dùng khi gửi tin, như: 

• Truyền đạt thông tin trong thời gian ngắn chỉ với một cú nhấp chuột.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí khi gửi thư qua Internet. 
• Hỗ trợ đính kèm nhiều loại tệp: PDF, âm thanh, hình ảnh,… 
• Chỉ cần kết nối Internet là có thể gửi và nhận email. 
• Tính an toàn và bảo mật cao.
• Không bị hạn chế về khoảng cách thời gian hay địa lý. 
• Rủi ro ít hơn về hỏng hóc, mất thư so với gửi thư truyền thống.

Khuyết điểm

Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, việc gửi thư qua email cũng mang đến một số khuyết điểm cụ thể như: 

• Khó truyền đạt rõ cảm xúc của người gửi. 
• Thiết bị có thể bị nhiễm virus khi tải xuống hoặc mở tệp chứa virus.
• Đôi khi, người dùng bị quấy rối bởi tin nhắn spam, quảng cáo.
• Các dịch vụ email miễn phí thường có giới hạn dung lượng lưu trữ, đòi hỏi người dùng phải thường xuyên dọn dẹp thư đã đọc để giữ không gian trống.

Xem thêm:

Những dịch vụ Email miễn phí phổ biến hiện nay

Dưới đây là một số dịch vụ email miễn phí được nhiều người sử dụng để hỗ trợ giao tiếp và truyền tin trong công việc, học tập. 

Gmail

Đây là dịch vụ hộp thư điện tử miễn phí do Google phát triển, phục vụ cho nhu cầu trao đổi thông tin của doanh nghiệp và cá nhân. Gmail cung cấp nhiều tính năng tiện ích như xác minh 2 bước, hoàn tác gửi thư, đính kèm tệp,… Ngoài ra, Gmail tích hợp nhiều công cụ hữu ích như Google Keep, Google Calendar, Google Task,… mang lại trải nghiệm tối ưu cho người dùng.

Outlook

Outlook là công cụ trao đổi thông tin do Microsoft cung cấp. Dịch vụ email này tích hợp nhiều tính năng hữu ích như xác thực 2 yếu tố, khôi phục thư, chặn tin rác,… Hiện nay, Outlook có một lượng người dùng đông đảo trên toàn thế giới.

Yahoo Mail

Yahoo Mail là dịch vụ email miễn phí tồn tại từ lâu và được ưa chuộng rộng rãi trên toàn cầu. Giao diện thân thiện, dung lượng lớn cho việc gửi thư được đánh giá cao. Ngoài ra, dịch vụ email này còn có tính năng lọc thư rác hữu ích.

iCloud Mail

iCloud Mail là dịch vụ do Apple cung cấp miễn phí. Bên cạnh các chức năng cơ bản như gửi nhận thư, đính kèm tệp và lọc thư rác, iCloud Mail còn cung cấp lưu trữ dữ liệu trên đám mây với mức bảo mật cao. 

Xem thêm:

Sự khác biệt giữa Email và Gmail

Email là phương tiện trao đổi thư điện tử giữa người dùng qua Internet, sử dụng trên điện thoại và máy tính. Trong khi đó, Gmail là một dịch vụ email miễn phí của Google, với nhiều tính năng như lọc thư rác, nhắc nhở email và quét virus. Nói chung, email là khái niệm chung cho thư điện tử, trong khi Gmail là một trong số nhiều dịch vụ cụ thể được cung cấp bởi các nhà cung cấp khác nhau.

Các loại dịch vụ email phổ biến

Email cá nhân

Email cá nhân là tài khoản riêng của mỗi cá nhân, có thể sử dụng để đăng ký mạng xã hội, ứng tuyển công việc, và gửi thư. Địa chỉ email cá nhân thường kết thúc bằng tên miền của nhà cung cấp, ví dụ: @icloud.com, @yahoo.vn, @gmail.com. Trong môi trường công việc, việc sử dụng email cá nhân có thể làm hiển thị thông tin và dữ liệu của cá nhân trong công ty.

Email doanh nghiệp

Email doanh nghiệp là tài khoản có đuôi email liên quan đến tên miền của công ty như @Mytour.com, @toponseek.com, @topontech.com. Đây là loại email được doanh nghiệp cung cấp cho nhân viên để giao tiếp, gửi thư cho đối tác và khách hàng. Trong trường hợp nhân viên rời bỏ công ty, email có thể bị thu hồi để bảo vệ dữ liệu trong phạm vi quản lý an toàn.

Email Marketing

Email Marketing là một công cụ quảng cáo hữu ích mà doanh nghiệp sử dụng để tiếp cận và quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Phương thức Email Marketing đặc biệt hiệu quả trong các chiến dịch quảng cáo, giúp đưa khách hàng gần hơn với thương hiệu và tăng cường hiệu suất kinh doanh.

Để đạt hiệu suất tối ưu cho chiến dịch quảng cáo, bạn có thể tham khảo một số sách về Email Marketing tại Mytour.vn:

Các Thuật ngữ Thông dụng trong Email

Trong thế giới của email, bạn thường gặp những thuật ngữ như CC, BCC, FYI,… Nhưng chúng có nghĩa gì trong email? Dưới đây là một số thuật ngữ quan trọng mà bạn cần biết khi sử dụng email:

CC, BBC

CC giúp bạn gửi email cho nhiều người mà không cần họ là người nhận chính, cho phép sự linh hoạt trong việc chia sẻ thư.

BBC tương tự như CC, nhưng giữ tên những người nhận hoàn toàn bí mật, không tiết lộ cho ai khác.

Gửi lại Email 

Gửi lại Email là hành động gửi lại thư khi gặp sự cố như lỗi đường truyền Internet hoặc hệ thống, đảm bảo thư được gửi thành công.

Tiêu Đề 

Tiêu đề là phần quan trọng của email, chứa tóm tắt nội dung chính, giúp người nhận hiểu về thư mà không cần đọc hết. 

Thư Rác

Thư Rác là những thư không mong muốn, thường chứa quảng cáo liên tục và có chất lượng kém.

Push Mail

Push Mail là phương thức tự động chuyển tiếp thư đến thiết bị điện tử đã được cài đặt sẵn, giúp người dùng không cần kiểm tra thư bằng tay. 

FYI 

FYI là viết tắt của For Your Information, thường được sử dụng ở đầu email để chia sẻ thông tin cần biết cho người nhận. 

Fwd 

Fwd là viết tắt của từ Forward, có nghĩa là chuyển tiếp. Forward email là hình thức chuyển các thư đã nhận được từ người khác đến một hộp thư thứ ba.

Btw 

Btw là viết tắt của cụm từ By the way, nghĩa là “tiện thể”, “nhân tiện”. Btw thường được sử dụng ở cuối email để người gửi thêm thông tin cần thiết.

Snoozed 

Snooze có nghĩa là “đã tạm ẩn”. Đây là tính năng sử dụng để ẩn các thông tin mà bạn không muốn chúng xuất hiện ở hộp thư đến nhưng cũng không muốn xóa đi.

Scheduled 

Scheduled là mục chứa các email đã được lên lịch sẵn để gửi đi vào một khoảng thời gian nhất định. Tính năng này giúp người dùng không bị quên hoặc gửi email sai thời điểm. 

Xem thêm:

Hướng dẫn đăng ký Email bằng tài khoản Gmail

Để thực hiện việc trao đổi và gửi nhận thông tin bằng email, trước tiên, bạn cần tạo một tài khoản cá nhân. Quá trình này đơn giản và bao gồm các bước sau: 

Cách đăng ký Email trên điện thoại

• Bước 1: Truy cập đường link sau để bắt đầu quá trình đăng ký tài khoản email của bạn.

https://accounts.google.com/signup/v2/webcreateaccount?flowName=GlifWebSignIn&flowEntry=SignUp

• Bước 2: Tại giao diện chính, chọn “Thêm tài khoản vào thiết bị”.
• Bước 3: Nhấn “Tạo tài khoản”, sau đó chọn “Tiếp theo”, “Cho bản thân tôi” nếu bạn muốn tạo email cá nhân và nhấn “Tiếp theo”.
• Bước 4: Nhập thông tin cá nhân như họ tên, ngày sinh, giới tính, tên người dùng, sau đó chọn “Tiếp theo”.
• Bước 5: Tạo mật khẩu cho tài khoản và nhấn “Tiếp theo”.
• Bước 6: Thêm số điện thoại, sau đó chọn “Tôi đồng ý” để tiếp tục đăng ký.
• Bước 7: Cuối cùng, nhấn “Tôi đồng ý” để chấp nhận các điều khoản. Quá trình đăng ký Email đã hoàn tất.

Cách đăng ký Email trên máy tính

• Bước 1: Truy cập đường link sau để bắt đầu quá trình đăng ký tài khoản email của bạn.

https://accounts.google.com/signup/v2/webcreateaccount?flowName=GlifWebSignIn&flowEntry=SignUp

• Bước 2: Nhập thông tin theo yêu cầu và nhấn “Tiếp theo” để đăng ký tài khoản.
• Bước 3: Chọn “Tôi đồng ý” để chấp nhận các điều khoản từ Gmail.

Bước 1: Hướng dẫn đăng nhập Email trên điện thoại và máy tính

Cách đăng nhập Email trên điện thoại

• Bước 1: Truy cập đường link dưới đây để đăng nhập vào Email của bạn.

https://accounts.google.com/v3/signin/identifier?dsh=S1124802281%3A1681013994490608&flowEntry=AddSession&flowName=GlifWebSignIn

• Bước 2: Chọn “Thêm tài khoản vào thiết bị”.
• Bước 3: Nhập tài khoản email và mật khẩu đã đăng ký để đăng nhập.

Cách đăng nhập Email trên máy tính

• Bước 1: Truy cập đường link dưới đây để đăng nhập vào Email của bạn.

https://accounts.google.com/v3/signin/identifier?dsh=S1124802281%3A1681013994490608&flowEntry=AddSession&flowName=GlifWebSignIn

• Bước 2: Nhập địa chỉ Email, sau đó chọn “Tiếp theo”. 
• Bước 3: Nhập mật khẩu và chọn “Tiếp theo” là đăng nhập thành công vào email.

Như vậy bài viết trên tổng hợp thông tin cần thiết, giúp bạn hiểu rõ hơn email là gì, các thuật ngữ phổ biến cũng như cách đăng ký và đăng nhập email. Hy vọng với những chia sẻ này, bạn đã cập nhập thêm nhiều kiến thức hữu ích để sử dụng dịch vụ email một cách hiệu quả và an toàn. Đừng quên theo dõi Mytour Blog để tìm hiểu thêm nhiều thông tin siêu hữu ích khác bạn nhé!

Ngoài ra, bạn có thể ghé Mytour ngay hôm nay để tận hưởng vô vàn ưu đãi độc quyền cho những sản phẩm đồ công nghệ như: tivi, tivi xiaomi, tivi samsung 43 inch, tivi sony 55 inch,….