Buzz
Năm 1982, Time magazine bỏ qua truyền thống hàng năm của mình trong việc chọn “Người của Năm” để thay vào đó tôn vinh máy tính cá nhân là “Máy của Năm.” Chiếc Apple II chỉ mới ra mắt nửa thập kỷ trước đó, và sự xuất hiện sau đó của phần mềm bảng tính VisiCalc vào năm 1979 dường như ngay lập tức đã thuyết phục tầng lớp quản lý về tiềm năng kinh doanh của máy tính. Sớm sau đó, IBM tung ra máy tính cá nhân riêng của mình, trở thành sản phẩm được sao chép rộng rãi và phổ biến một cách nhanh chóng. Nhà báo viết bài cho đặc san Time lưu ý trong bài viết của mình rằng ông đã gõ bài viết của mình trên máy đánh chữ. Đến năm sau, phòng tin của họ chuyển sang sử dụng máy xử lý từ vựng. Cuộc cách mạng trong năng suất làm việc đã bắt đầu.
Ít nhất là đây là phiên bản đơn giản của câu chuyện chúng ta kể. Một cái nhìn cận cảnh vào những điều đã xảy ra sau đó - và trong những thập kỷ tiếp theo - làm phức tạp hóa câu chuyện. Chúng ta đã quen với ý tưởng rằng công nghệ văn phòng mới khiến chúng ta trở nên hiệu quả hơn, nhưng lịch sử của các công cụ làm việc dạy chúng ta rằng việc tìm kiếm sự hiệu quả trong các hoạt động thông thường có thể tạo ra những tác động phụ không mong đợi. Điều này đúng với các PC đầu tiên, và có lẽ giải thích mối quan hệ không dễ dàng của chúng ta với một sáng tạo văn phòng gần đây hơn: email.
Không lâu sau khi PC xuất hiện, các chuyên gia bắt đầu nghi ngờ tính kỳ diệu của thiết bị trở nên phổ biến này. Trong năm 1991, một bài viết trên The New York Times trích dẫn một nhà kinh tế học chỉ ra rằng mặc dù các công ty tiếp tục chi tiêu lớn cho công nghệ, “năng suất của công nhân trí cấp đã đứng im.” Ông kết luận: “Giám đốc điều hành không còn tự tin rằng việc trang bị máy tính cho nhân viên văn phòng sẽ dẫn đến hiệu quả cao hơn.”
Dữ liệu hỗ trợ những lo ngại này. Một nghiên cứu về giai đoạn từ 1987 đến 1993, do các nhà kinh tế Daniel Sichel và Stephen Oliner thực hiện, ước tính rằng công nghệ máy tính đóng góp tối đa 0.2 điểm phần trăm mỗi năm vào tăng trưởng sản lượng kinh doanh, sau khi điều chỉnh vì lạm phát, trong một giai đoạn mà tăng trưởng tổng cộng mở rộng 1.9 phần trăm mỗi năm. Một bài viết cùng thời gian tóm tắt những phát hiện này một cách thẳng thắn: “Tác động của máy tính đối với tăng trưởng năng suất gần đây đã được nói quá mức.”
Trong cuốn sách năm 1997 của mình Tại Sao Mọi Thứ Phản Đối Lại, Edward Tenner giải quyết “nghịch lý năng suất” xoay quanh sự giới thiệu ban đầu của máy tính cá nhân vào văn phòng. Ông chỉ ra một số giải thích, nhưng có lẽ đáng chú ý nhất là sự không đồng bộ giữa dễ dàng và hiệu quả. Máy tính làm cho một số hoạt động thông thường trở nên hiệu quả hơn, nhưng nó cũng tạo ra nhiều công việc tổng cộng hơn. Thay vì giao cho một kế toán cập nhật sổ cái kế toán giấy của họ, chủ doanh nghiệp có thể tự làm điều đó bằng bảng tính số liệu kỹ thuật số. Trong điều kiện cô lập, bảng tính số liệu dễ dàng hơn sổ cái, nhưng thực tế là chủ doanh nghiệp hiện nay có ít thời gian hơn cho các hoạt động khác, có thể có giá trị hơn. “Nếu máy tính thực sự làm cho việc một số người thực hiện cùng lượng công việc trở nên khả thi,” Tenner lưu ý, “thì sẽ không có lời than phiền về thời gian làm việc dài hơn cho giới quản lý và các chuyên gia.” Nhưng tất nhiên, điều này trái ngược với những gì đã xảy ra.
Tenner hỗ trợ quan điểm rằng các máy tính cá nhân có thể làm tăng khối lượng công việc bằng cách trích dẫn nghiên cứu thú vị của nhà kinh tế Peter G. Sassone từ Viện Công nghệ Georgia. Trong một bài báo năm 1992, Sassone báo cáo về những gì ông tìm thấy khi nghiên cứu ảnh hưởng của công nghệ mới đối với 20 bộ phận trong năm công ty lớn. Như ông ghi chép, nhiều trong số những bộ phận này đã sa thải nhân viên hỗ trợ sau khi phần mềm máy tính tiết kiệm thời gian làm chúng trở nên không cần thiết. (Không cần duy trì một đội ngũ đánh máy khi bạn có các trình xử lý từ chối.) Vấn đề rõ ràng là công việc mà nhân viên hỗ trợ này trước đây thực hiện giờ đã chuyển sang người lao động mà họ trước đây hỗ trợ. Mặc dù giảm bớt nhân viên hỗ trợ này giảm chi phí lương trong ngắn hạn, nhưng trong dài hạn, nó yêu cầu thuê thêm nhân viên cấp cao hơn - và do đó lương cao hơn - để duy trì mức sản lượng tương tự. Sau khi tính toán số liệu, Sassone kết luận rằng việc giới thiệu công nghệ được cho là tăng cường năng suất thực tế đã làm tăng chi phí lương tổng cộng của những công ty này thêm 15 phần trăm.
Tôi đã suy nghĩ về những phát hiện này thường xuyên trong suốt năm năm qua, khi tôi nghiên cứu và viết cuốn sách có tựa đề Một Thế Giới Không Email: Tưởng Tượng Lại Công Việc Trong Kỷ Nguyên Của Quá Tải Giao Tiếp, mà nói về cuộc cách mạng gần đây trong năng suất làm việc: sự xuất hiện của các công cụ giao tiếp số như email và Slack. Giống như máy tính đi trước, những công cụ này làm cho các nhiệm vụ cụ thể trở nên không thể phủ nhận dễ dàng hơn. Ai muốn rắc rối với máy fax khi có thể gửi một tệp đính kèm?
Nhưng đồng thời, chúng ta cảm thấy ngày càng overwhelmed và frustrated bởi số giờ chúng ta bây giờ dành để tham gia vào cuộc trò chuyện qua lại được tối ưu hóa này. Một khi chúng ta loại bỏ chi phí và sự ma sát từ giao tiếp văn phòng, lượng lời nói nhiều này tăng vọt lên. Theo các nghiên cứu khác nhau tôi tổng hợp được trong quá trình nghiên cứu, vào năm 2005, chúng ta đã gửi và nhận 50 email mỗi ngày. Năm 2006, con số này tăng lên 69. Đến năm 2011, nó là 90. Ngày nay, chúng ta gửi và nhận khoảng 126 tin nhắn, kiểm tra hộp thư đến một lần mỗi 6 phút trung bình.
Có thể thậm chí là tất cả thời gian bổ sung này dành để nói về công việc thay vì thực sự làm việc đã tạo ra một phiên bản lặp lại của Nghịch Lý Năng Suất của Tenner trong thế kỷ 21. Trong một bài viết gây sốc vào năm 2017, nhà kinh tế Dan Nixon chú ý rằng trong thập kỷ qua, tăng trưởng năng suất trong các nền kinh tế phát triển đã “yếu đuối liên tục” trong đúng giai đoạn khi lượng giao hàng smartphone tăng gấp mười lần. Mặc dù ông nhanh chóng thừa nhận rằng có nhiều yếu tố nhầm lẫn liên quan đến quan sát này (bao gồm cả khủng hoảng tài chính toàn cầu), nhưng dường như rõ ràng rằng các đổi mới công nghệ nhằm làm cho giao tiếp trở nên nhanh chóng và phổ biến hơn đã thất bại rõ ràng trong việc nâng cao khả năng tổng hợp của chúng ta để thực sự hoàn thành công việc.
Phản ứng của chuyên gia công nghệ trước tình trạng quá tải email là làm cho những công cụ này trở nên nhanh hơn. Gmail hiện tự động hoàn thành câu của chúng ta, tiết kiệm thời gian gõ, trong khi bộ lọc AI cố gắng phân loại và ưu tiên các tin nhắn đến quá nhanh để chúng ta theo kịp mà không cần giúp đỡ. Nhưng như lịch sử công nghệ đã dạy chúng ta, việc làm nhiệm vụ nhanh chóng không đảm bảo rằng chúng ta trở nên hiệu quả hơn. Chưa bao giờ làm việc gửi một báo cáo cho đồng nghiệp trở nên dễ dàng hơn, nhưng đồng thời, chưa bao giờ là khó khăn hơn để tìm ra những giờ liên tục cần thiết để làm một công việc tốt khi viết báo cáo lần đầu tiên.
Công việc của tôi về chủ đề này đã thuyết phục tôi rằng khi nói đến email, giải pháp cho Nghịch Lý của Tenner là cho các quản lý và doanh nhân nhìn xa hơn công nghệ và xem xét con người thực sự triển khai nó. Chúng ta không thể đơn giản là gửi địa chỉ email và tên Slack cho nhân viên văn phòng và bảo họ bắt đầu, thay vào đó, chúng ta cần phải làm công việc khó khăn để tìm ra cách tốt nhất để tích hợp những công cụ này vào quy trình làm việc của chúng ta. Phải có những cách hợp tác không đòi hỏi gửi và nhận 126 tin nhắn mỗi ngày. Trong phát triển phần mềm, ví dụ, việc sử dụng các phương pháp quản lý dự án agile có cấu trúc cao, như Scrum, là phổ biến, trong đó bảng công việc chung và cuộc họp hàng ngày ngắn giảm thiểu nhu cầu cho cuộc trò chuyện kỹ thuật số không có kế hoạch để tìm hiểu ai đang làm gì, nhưng những cam kết tương tự đối với các quy trình tốt hơn hiếm khi xảy ra trong các loại công việc tri thức khác. Và trong thời điểm làm việc từ xa do đại dịch hiện nay, trong đó giao tiếp của chúng ta trở nên ngày càng quá mức hoạt động và mệt mỏi, sự cấp thiết của việc tìm ra những cách hợp tác tốt hơn đã tăng lên.
Chúng ta phải chấp nhận rằng những phương pháp tốt hơn này sẽ không nảy sinh tự động. Thay vào đó, chúng ta phải tìm kiếm chúng, đặt chúng vào văn bản, thực nghiệm để làm đúng mọi thứ và sẵn lòng chấp nhận một số bất tiện và mất linh hoạt mà những nỗ lực này có thể tạo ra. Tất cả điều này, tất nhiên, khó khăn hơn là đơn giản chờ đợi các kỹ sư xây dựng các ứng dụng email nhanh hơn. Nhưng cuối cùng, đó là cách duy nhất để đảm bảo rằng các đổi mới liên quan đến giao tiếp văn phòng có thể cải thiện thay vì làm trở ngại cho khả năng tiến triển của chúng ta trong những vấn đề quan trọng.
Nếu bạn mua sản phẩm bằng cách sử dụng liên kết trong câu chuyện của chúng tôi, chúng tôi có thể kiếm hoa hồng. Điều này giúp hỗ trợ nền báo chí của chúng tôi. Tìm hiểu thêm.
Ý KIẾN Mytour đăng bài viết của các độc giả bên ngoài đại diện cho một loạt các quan điểm. Đọc thêm ý kiến tại đây, và xem hướng dẫn gửi bài tại đây. Gửi bài viết tại [email protected].
