Email

Email hay Thư điện tử là phương thức trao đổi thông điệp giữa người sử dụng thiết bị điện tử. Email xuất hiện lần đầu vào những năm 60 và phát triển thành dạng hiện nay vào giữa thập niên 70. Hoạt động qua mạng máy tính, chủ yếu là Internet, email ban đầu yêu cầu cả người gửi và nhận phải trực tuyến cùng lúc. Ngày nay, email dựa trên mô hình lưu và chuyển tiếp, cho phép máy chủ chấp nhận, chuyển tiếp và lưu trữ tin nhắn. Người dùng chỉ cần kết nối ngắn hạn tới máy chủ email hoặc giao diện web để gửi và nhận tin nhắn. Email ban đầu chỉ hỗ trợ văn bản thuần túy, nhưng sau đó đã mở rộng để bao gồm văn bản đa dạng và nội dung đa phương tiện nhờ giao thức MIME. Địa chỉ email quốc tế sử dụng UTF-8 đã được chuẩn hóa nhưng vẫn chưa phổ biến rộng rãi đến năm 2017.

Lịch sử dịch vụ email hiện đại bắt đầu từ ARPANET với các tiêu chuẩn mã hóa tin nhắn từ năm 1973 (RFC 561). Email từ những năm 70 khá giống với email cơ bản ngày nay. Email đóng vai trò quan trọng trong sự hình thành Internet và chuyển đổi từ ARPANET sang Internet vào đầu những năm 80, tạo nền tảng cho các dịch vụ hiện tại.

Tóm tắt

Đơn vị cung cấp phần mềm và dịch vụ email được gọi là nhà cung cấp dịch vụ email (email service provider).

Các dịch vụ email có thể được cung cấp miễn phí hoặc có phí tùy thuộc vào nhu cầu và mục đích của người dùng. Hiện nay, email thường được cung cấp miễn phí khi người dùng đăng ký dịch vụ Internet.

So sánh đặc điểm của email với bưu chính truyền thống

• Thay vì viết thư bằng giấy và bút, người gửi chỉ cần gõ chữ từ bàn phím máy tính và sử dụng phần mềm email (email program). Đặc biệt, nếu viết sai, người dùng có thể xóa và chỉnh sửa nội dung dễ dàng.
• Thư gửi qua bưu điện là vật liệu vật lý không cần máy nhận hoặc gửi. Trong khi đó, email chỉ là các tín hiệu điện tử mã hóa nội dung được truyền đến máy nhận, bảo toàn nội dung và cách trình bày. Tuy nhiên, bưu điện có thể gửi đi các vật phẩm chứa nội dung hoặc ý nghĩa khác, điều này quan trọng với nhiều người.
• Email được truyền chỉ trong vài giây đến vài phút với chi phí rất nhỏ, không đáng kể so với gửi thư qua bưu điện.
• Email có thể được mở và đọc bất cứ lúc nào, tiện lợi hơn việc phải đi đến thùng thư. Vì mỗi người dùng email đều phải nhập mật khẩu, email khó bị đọc lén hơn so với thư gửi bưu điện. Tuy nhiên, email có thể bị tin tặc xâm nhập nếu mật khẩu hoặc hệ thống bảo mật bị phá.
• Số lượng email gửi và nhận có thể nhiều hơn thư bưu điện rất nhiều lần. Dung lượng của dịch vụ email hiện đại, như Gmail, có thể lên đến hàng gigabyte hoặc hơn. Số lượng thư lưu trữ trong dung lượng này có thể tương đương với vài bộ từ điển bách khoa.
• Thư phá hoại qua bưu điện (như thư chứa bột antrax, thư bom,...) rất hiếm nhưng có thể gây thương vong. Ngược lại, hệ thống email không gây thương tích nhưng phải đối mặt với nhiều vấn đề như virus máy tính, thư rác (spam mail), thư quảng cáo (advertisement mail) và thư khiêu dụ tình dục (pornography mail), đặc biệt với trẻ em. Người dùng cần cài đặt các tiện ích hoặc chức năng lọc để giảm thiểu các loại thư độc hại (malicious mail), dù không có công cụ nào hoàn hảo.
• Các dạng chuyển tiếp (chain mail), trong đó người nhận chuyển nội dung thư cho nhiều người khác, phổ biến trong cả hệ thống bưu chính và email. Email chuyển tiếp có khả năng cao nhiễm virus máy tính hơn.
• Hộp thư là nơi cất giữ thư với địa chỉ rõ ràng. Trong hệ thống email, hộp thư này là phần dữ liệu chứa nội dung email và địa chỉ của người dùng. Hộp thư điện tử có nhiều chức năng hơn, như xoá bỏ thư cũ. Mỗi người có thể có nhiều địa chỉ email, mỗi địa chỉ là duy nhất. Vì vậy, hộp thư điện tử hoặc hòm thư điện tử (email account) chỉ một phần mềm email đã đăng ký dùng để nhận và gửi email cho một cá nhân.

Cấu trúc của một địa chỉ email

Một địa chỉ email bao gồm ba phần chính theo dạng tên_người_dùng@tên_miền

1. Phần tên_định_dạng_thêm: Đây là tên giúp người đọc nhận diện người gửi hoặc nơi gửi. Tuy nhiên, trong email, phần này có thể bỏ qua mà thư vẫn được gửi chính xác. Ví dụ: Địa chỉ Nguyễn Thị A [email protected] hoặc [email protected] đều hoạt động đúng.
2. Phần tên_email: Đây là phần xác định hộp thư. Thường thì phần này bao gồm tên của người dùng kèm vài ký tự đặc biệt để dễ nhớ. Phần này do người đăng ký đặt ra và còn được gọi là tên địa phương.
3. Phần tên_miền: Đây là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ email. Sau phần tên_email và ký hiệu '@' là tên miền của nhà cung cấp hoặc tên miền riêng.

Các chức năng có thể có của một hộp thư điện tử

Ngoài các chức năng chính để nhận và soạn thảo email, phần mềm email còn cung cấp thêm nhiều chức năng khác như:

• Lịch làm việc (calendar): người dùng có thể sử dụng như một thời khóa biểu. Với các phần mềm mạnh, chức năng này còn nhắc nhở sự kiện đã đăng ký trước giờ xảy ra.
• Sổ địa chỉ (addresses hay contacts): ghi lại tất cả các địa chỉ cần thiết cho công việc hoặc cá nhân.
• Sổ tay (note book hay notes): để ghi chép hoặc ghi nhớ bất cứ điều gì.
• Công cụ tìm kiếm email (find hay search mail).

Để hiểu rõ tất cả các chức năng của phần mềm thư điện tử, người dùng có thể sử dụng tính năng trợ giúp (thường mở bằng cách nhấn nút <F1> trong phần mềm).

Những thuật ngữ thường gặp trong phần mềm thư điện tử bằng tiếng Anh

Các lệnh tiếng Anh để truy cập các ngăn chứa thư

Các ngăn chứa thư được phân loại theo tình trạng của email để dễ sử dụng. Người dùng có thể tự phân loại hoặc các thư được phân loại tự động (do cài đặt hoặc mặc định).

• Inbox có nghĩa là Hộp thư đến hoặc Hộp thư vào: Nơi chứa các thư đã nhận.
• Outbox có nghĩa là Hộp thư đi hoặc Hộp thư gửi: Nơi chứa các thư đang chờ gửi. Nếu hệ thống email hoạt động tốt, các thư sẽ chỉ ở đây trong thời gian ngắn (vài giây đến vài phút). Do đó, ngăn này thường trống.
• Draft có nghĩa là Ngăn nháp: Chứa các email chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng chưa muốn gửi đi.
• Trash, Trash can hoặc Deleted Item có nghĩa là Ngăn xóa: Cũng được gọi là Thùng rác hoặc Ngăn thư đã xóa. Đây là nơi tạm thời chứa các email đã xóa để có thể phục hồi hoặc đọc lại nếu cần.
• Sent, Sent Messages hoặc Sent Items có nghĩa là Ngăn đã gửi: Nơi chứa các thư đã gửi đi.
• Junk hoặc Bulk có nghĩa là Ngăn thư rác: Nơi chứa các email đã bị lọc và loại bỏ tự động, còn gọi là Thùng thư rác hoặc Ngăn chứa tạp thư. Thường chứa các thư quảng cáo, thư rác, thư gửi đến nhiều địa chỉ cùng nội dung, hoặc thư độc hại...

Các lệnh tiếng Anh thường gặp trong phần mềm thư điện tử

• New hay compose có nghĩa là Soạn thư mới: Lệnh này cho phép bắt đầu viết một email mới.
• Send có nghĩa là Gửi: Lệnh này sẽ gửi ngay lập tức thư đến các địa chỉ trong phần To, CC và BCC.
• Save as Draft hay Save Draft có nghĩa là Lưu nháp: Lệnh này giúp lưu lại thư đang soạn vào ngăn Draft để có thể tiếp tục sau.
• Attach hay Attach Files có nghĩa là Đính kèm: Lệnh này cho phép người gửi kèm theo các tệp tin khác như hình ảnh, video, nhạc,... thậm chí cả virus máy tính.

Các thuật ngữ tiếng Anh thường gặp trong email

• To có nghĩa là Đến: Nơi ghi địa chỉ của người nhận.
• CC (viết tắt của carbon copies) có nghĩa là Gửi kèm: Nơi ghi thêm các địa chỉ nhận kèm ngoài địa chỉ chính trong phần To. Người nhận sẽ thấy được tất cả các địa chỉ trong phần To và CC.
• BCC (viết tắt của blind carbon copies) có nghĩa là Gửi kèm ẩn: Nơi ghi các địa chỉ nhận kèm nhưng không cho người trong phần To và CC biết.
• Subject có nghĩa là Tiêu đề: Nơi tóm tắt nội dung chính của email hoặc ghi ngắn gọn điều quan trọng.

Cách thức hoạt động của hệ thống email

Hoạt động của hệ thống email hiện đại có thể được minh họa qua ví dụ sau

1. Nguyễn dùng MUA để soạn một email gửi đến Trần với địa chỉ [email protected]. Nguyễn nhấn Send và phần mềm email của Nguyễn sử dụng giao thức SMTP để chuyển email đến MTA (máy chủ email) của Nguyễn, ví dụ như smtp.a.org được cung cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ Internet của Nguyễn.
2. MTA đọc địa chỉ người nhận ([email protected]) và dựa vào tên miền, tìm địa chỉ máy chủ nhận email thông qua hệ thống DNS.
3. Máy chủ DNS của b.org, ns.b.org, trả về bản ghi MX, chỉ định máy chủ nhận email, ví dụ như mx.b.org từ nhà cung cấp dịch vụ của Trần.
4. smtp.a.org gửi email tới mx.b.org sử dụng giao thức SMTP, chuyển email vào hộp thư của Trần.
5. Khi Trần kiểm tra email bằng MUA, email được lấy về từ hộp thư bằng giao thức POP3.

Nếu Nguyễn sử dụng Webmail thay vì MUA, bước đầu tiên sẽ không xảy ra, MTA của Nguyễn sẽ trực tiếp xử lý. Tương tự với trường hợp của Trần nếu không sử dụng MUA riêng.

Giao thức email

• SMTP (viết tắt của Simple Mail Transfer Protocol) - hay còn gọi là giao thức chuyển thư đơn giản. Đây là giao thức chịu trách nhiệm vận chuyển email giữa các máy chủ trên đường tới đích nhận, cũng như từ máy khách tới máy chủ. Hầu hết hệ thống email trên Internet sử dụng giao thức này. Các email client sẽ sử dụng giao thức POP hoặc IMAP để lấy thông tin từ máy chủ.
• IMAP (viết tắt của Internet Message Access Protocol) - hay còn gọi là giao thức truy cập thông điệp từ Internet. Giao thức này cho phép truy cập và quản lý email từ máy chủ. Người dùng có thể đọc, tạo, thay đổi, xoá thư mục và thư mà không cần tải chúng về máy. Phiên bản mới nhất là IMAP4, có nhiều chức năng hơn so với POP3. IMAP được phát triển bởi Đại học Stanford năm 1986.
• POP (viết tắt của Post Office Protocol) - hay còn gọi là giao thức phòng thư. Giao thức này được sử dụng để truy cập email từ MTA. Hầu hết các MUA sử dụng giao thức POP, dù một số cũng hỗ trợ giao thức IMAP. Có hai phiên bản của POP: POP2 (tiêu chuẩn từ thập niên 80, yêu cầu SMTP để gửi thư) và POP3 (có thể hoạt động độc lập không cần SMTP).

Tham khảo thêm

• Lịch sử email
• Máy tính
• Internet

• Email: What it is and How it Works -- Heinz Tschabitscher Lưu trữ 2005-09-22 tại Wayback Machine
• Hiểu về hạn chế của email
• Dịch vụ email: Chúng là gì và bạn cần gì? -- Erik Kangas, Chủ tịch Lux Scientiae Lưu trữ 2005-04-02 tại Wayback Machine
• Hiểu về địa chỉ email Lưu trữ 2005-03-10 tại Wayback Machine