Event plan trong tổ chức sự kiện là gì? Mô tả công việc chi tiết và kỹ năng cần có

Event plan hoặc kế hoạch tổ chức sự kiện là quá trình đặc định trước các công việc một cách cụ thể và hệ thống dựa trên chương trình và ngân sách được đề ra. Đây là một bước quan trọng và có thể ảnh hưởng đến sự thành bại của sự kiện. Vậy event plan là gì? Công việc chi tiết bao gồm những gì? Cần những kỹ năng gì để hoàn thành tốt công việc này? Tìm hiểu ngay qua một số bài viết sau nhé!

Event plan là gì?

Event plan có thể hiểu là một kế hoạch thiết kế nội dung, công việc của sự kiện (từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện), được sắp xếp có hệ thống theo một trình tự nhất định về thời gian. Kế hoạch này giúp nhà tổ chức sự kiện triển khai các hoạt động chuẩn bị và thực hiện các công việc trong sự kiện một cách hiệu quả, nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức sự kiện.

Các event planner chính là những người tạo ra ý tưởng và biến chúng thành hành động. Họ thể hiện các sự kiện bằng những kế hoạch cụ thể, giúp họ dễ dàng theo dõi quá trình diễn ra sự kiện từ trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra.

Xem thêm:

• What is media crisis? How to recognize and handle it
• Detailed meaning of factors in the 5W1H model?
• Components and significance of 8P?
• What is an Ad agency? Things to know about Advertising Agency
• Roles, benefits, and principles of choosing KOL?
• Meaning and objectives of SMART?
• What is Seeding? Most effective seeding methods for businesses
• What is a Proposal? How to write a professional Proposal
• What is PG? Job description and career opportunities for PG

Mô tả công việc chi tiết của Event plan

Now, we understand What is Event plan? So, what does an Event planner's job include? The work of an Event planner is very important and quite challenging. To succeed, the executor needs to listen and learn a lot. This work will be detailed as follows:

Before the event

• Responsible for finding experienced speakers in the field that the event is targeting.
• Survey and find event venues.
• Find experienced MCs to host the event.
• Find performance teams; suitable teams can be sought through the media committee, by soliciting opinions.
• Responsible for creating a detailed budget for the event.
• Plan for other specialized teams to help allocate specific tasks and set goals to achieve.
• Coordinate with designers to set up proposals for the program.
• Submit proposals with other relevant documents to the department, office, or sector if necessary.
• Keep in touch with the company, organizing committee, and customers to ensure the event is well-prepared.
• Coordinate the setup of equipment and check the event venue before the event deadline (about 7 days).
• Design gifts and commemorative items for the program.
• Arrange accommodation for guests and speakers if any.
• Check all activities on the checklist to promptly repair any issues that arise.
• Conduct a final rehearsal of the program before the event.
• Organize an organizing committee meeting to allocate tasks rationally, ensuring the smooth running of the event.

During the event

When the tasks performed by event planners during the preparation process are considered half of the success, the remaining 50% will depend on the specific tasks they perform on the day of the event.

Therefore, it is necessary to allocate specific tasks to be in charge of during the event. It is important to ensure that the workforce can fulfill the assigned tasks. In case of any issues, the event planner will be responsible for resolving and arranging them.

After the event

After the event ends, the event planner will stay behind at the event venue to ensure the quantity and quality of the facilities handed over to the supplier. The event planner should urge the specialized teams to fulfill their remaining tasks effectively.

The event planner will summarize the work after each event through reports presented to the higher-ups during meetings. The report should clearly outline the progress, tasks of each team member, compare actual costs with initial budgeted costs, and evaluate the success of the event based on qualitative and quantitative criteria.

6 successful Event Planning skills

So now, we have a clearer understanding of What is Event planning, as well as the tasks that event organizers need to undertake. So, to execute the organization plan and ensure successful events, what skills does an Event planner need?

Certainly, with a large workload and high demands, Event planners will need many good skills to support their work. These skills include:

1. Organizational skills

Organization is one of the most important skills that helps event planners have an overview, assess risks beforehand, and address issues when necessary.

A successful event planner needs to know how to manage people, organize costs, facilities, revenue, etc. Additionally, they need to understand the details of each area to ensure smooth operation.

2. Good communication

Communication is also a very special and necessary skill for an event planner. This is because the work of an event planner involves many parties, especially working with clients and important partners. At the same time, they also need to communicate with staff and other event stakeholders. Therefore, having good communication skills will help event planners easily convey and grasp information effectively. From there, they can create a perfect event plan that meets the client's requirements.

3. Creativity

With fierce competition in the event organization field, events always require innovation, and creativity is the factor that creates success and differentiation. Therefore, event planners need to apply their creativity to bring fresh ideas to their programs. Creativity is also the core factor that makes an event impressive and different.

Each event will have different scales and capacities, so event planners need to find inspiration and come up with many ideas to be able to transform and change for each event. This helps make the event different and more attractive.

4. Attention to detail

A large event is a combination of many work stages and small details that need to be done. Therefore, careful planning and synthesis are needed to create a perfect experience for clients. Event planners need to be meticulous in planning and execution. They need to maintain the client's timeline, check the budget, and details throughout the process.

For example, when arranging travel plans or selecting the perfect napkins for a dinner party, attention to detail is crucial. Paying attention to each factor will help event organizers succeed in their careers.

5. Problem-solving skills

During the event planning process, things may not always go as planned, even if you've tried your best. In such cases, you need the ability to stay calm, maintain your composure, and come up with effective solutions. Problem-solving skills are the lifesaver for event planners in these situations.

6. Time management

As an event planner, you need to manage your time effectively to meet the deadlines set by clients, as well as schedule and allocate setup time. Of course, these need to be executed and completed according to the agreed-upon deadlines.

Having a logical and chronological sequence for event planning will allow you to update information for colleagues, attend appointments, and ensure that information and documents are organized and executed efficiently.

Đánh giá kế hoạch tổ chức sự kiện

A plan for organizing an event will be evaluated based on two main factors: form and content.

Hình thức

In terms of form, the event organization plan is a document presented clearly, neatly, and logically. At the same time, the plan needs to be highly persuasive, ensuring feasibility and providing guidance for users.

Nội dung

Regarding content, the event organization plan needs to ensure:

• Đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho người sử dụng
• Phân tích chi tiết về các hoạt động và nhiệm vụ cần thực hiện
• Thiết lập kế hoạch thời gian và tiến độ rõ ràng
• Minh chứng trách nhiệm của từng phòng ban, cá nhân
• Xây dựng kế hoạch ngân sách chi tiết cho việc triển khai
• Xác định rõ các tiêu chí đánh giá hiệu suất của các hoạt động trong kế hoạch…

Quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Từ việc nghiên cứu tài liệu liên quan, quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện được tổ chức theo các bước sau:

• Phân loại các hoạt động dự kiến trong sự kiện
• Chi tiết hoá kế hoạch chuẩn bị
• Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
• Thiết lập kế hoạch triển khai thực hiện sự kiện
• Đề xuất kế hoạch cho các hoạt động hỗ trợ trong sự kiện
• Điều chỉnh ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch chi tiêu kinh phí cho sự kiện
• Lập kế hoạch xử lý các sự cố có thể xảy ra trong sự kiện
• Thu thập ý kiến từ các bên liên quan về các vấn đề trên
• Đánh giá và hoàn thiện kế hoạch tổng thể

Lương của Event planner có cao không?

Dù ở vị trí nào, mức lương luôn là yếu tố được nhiều người quan tâm. Vậy đối với một event planner, mức lương liệu có cao không?

Hiện tại, mức lương của event planner được xác định dựa trên kinh nghiệm và khả năng làm việc của nhân viên, như sau:

• Nhân viên mới: 3.000.000 – 4.000.000 đồng/tháng
• Kinh nghiệm 1 – 1,5 năm: 4.500.000 – 5.000.000 đồng/tháng
• Kinh nghiệm 2 năm – Supervisor/Team leader: 6.000.000 – 8.000.000 đồng/tháng
• Trưởng phòng event: 10.000.000 – 15.000.000 đồng/tháng
• Event freelancer: 20.000.000 – trên 50.000.000 đồng/tháng

Đây là một vị trí có mức lương hấp dẫn nếu có năng lực và kinh nghiệm, cũng như lộ trình thăng tiến rõ ràng. Nếu có đam mê, hãy nỗ lực để đạt được mức lương mong muốn.

Trên đây là thông tin chi tiết về event plan và công việc của người tổ chức sự kiện. Mong rằng thông tin này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về lĩnh vực này, từ đó có lựa chọn phát triển sự nghiệp phù hợp.

— HR Insider —
Mytour – Trang tuyển dụng hàng đầu Việt Nam