Buzz
Làm thế nào để lọc giá trị duy nhất trong Excel? Hãy cùng Mytour khám phá cách lọc và xóa giá trị trùng lặp trong Excel nhé!
Không thể phủ nhận, Microsoft Excel là phần mềm bảng tính phổ biến và được yêu thích nhất hiện nay. Dù đã có nhiều lựa chọn thay thế miễn phí với chất lượng không kém chẳng hạn như Google Sheets, WPS Office hay LibreOffice… nhưng Microsoft Excel vẫn vượt trội hơn cả và luôn là lựa chọn hàng đầu để phục vụ cho công việc kế toán, hành chính văn phòng ở các doanh nghiệp. Sở dĩ như vậy bởi Excel mang tới rất nhiều công cụ, hàm tính hữu ích. Excel giúp bạn tính toán số liệu phức tạp, lập danh sách dữ liệu quy mô lớn, định dạng bảng tính chuyên nghiệp và nhiều hơn thế nữa.
Excel là một công cụ tuyệt vời để tương tác và trình bày dữ liệu. Dữ liệu dễ đọc hơn, dễ hiểu hơn. Một cách để làm cho bảng tính trở nên dễ đọc hơn trong Excel là phân loại chúng. Microsoft Excel cung cấp nhiều tính năng để giúp làm điều này, bao gồm cả việc lọc giá trị duy nhất và loại bỏ giá trị trùng lặp.
Học Excel - Bài 6: Làm thế nào để lọc giá trị duy nhất và xóa giá trị trùng lặp trong Excel
- Lọc giá trị duy nhất hoặc xóa dữ liệu trùng lặp trên Excel cho Windows
- Lọc giá trị duy nhất hoặc xóa dữ liệu trùng lặp trên Excel Online
Lọc giá trị duy nhất hoặc xóa dữ liệu trùng lặp trên Excel cho Windows
- Để lọc giá trị duy nhất, nhấp chuột vào Data > Sort & Filter > Advanced.
- Để xóa giá trị trùng lặp, nhấp chuột vào Data > Data Tools > Remove Duplicates.
Để làm nổi bật giá trị duy nhất hoặc trùng lặp, sử dụng chức năng Conditional Formatting trong nhóm Style trên tab Home.
Hướng dẫn chi tiết về cách lọc giá trị duy nhất và xóa giá trị trùng lặp trên Excel
Lọc giá trị duy nhất hoặc loại bỏ giá trị trùng lặp là hai công việc tương tự nhau vì cả hai đều nhằm mục đích trình bày danh sách các giá trị riêng biệt. Tuy nhiên, có một điểm khác biệt quan trọng. Khi bạn lọc giá trị duy nhất, các giá trị trùng lặp chỉ được ẩn tạm thời. Xóa giá trị trùng lặp đồng nghĩa với việc chúng bị loại bỏ hoàn toàn khỏi bảng tính.
Giá trị trùng lặp là một trong số tất cả các giá trị xuất hiện ít nhất một lần trong một hàng nhất định so với tất cả các giá trị trong các hàng khác. Việc so sánh các giá trị trùng lặp phụ thuộc vào dữ liệu hiện có trong ô - không phải giá trị được lưu trong ô. Ví dụ, bạn có cùng một giá trị ngày ở các ô khác nhau. Một ô có định dạng 3/8/2006, ô khác có định dạng là Mar 8, 2006. Những giá trị này là duy nhất.
Kiểm tra trước khi xóa trùng lặp: Trước khi loại bỏ các giá trị trùng lặp, trước tiên, bạn nên thử lọc hoặc định dạng theo điều kiện các giá trị duy nhất để đảm bảo rằng bạn sẽ đạt được kết quả như mong đợi.
Cách lọc giá trị duy nhất
1. Chọn phạm vi ô hoặc đảm bảo rằng ô đang sử dụng nằm trong một bảng.
2. Nhấn vào Data > Advanced (trong nhóm Sort & Filter).
3. Trong cửa sổ Advanced Filter, thực hiện các bước sau:
Lọc trên vùng ô hoặc bảng biểu ngay tại chỗ:
- Nhấp vào Filter the list, in-place.
Để copy kết quả bộ lọc sang vị trí khác:
Các giá trị duy nhất trong phạm vi này sẽ được copy sang một vị trí mới.
Xóa các giá trị trùng lặp
Khi xóa giá trị trùng lặp, chỉ có các giá trị trong phạm vi ô hoặc bảng bị ảnh hưởng. Những giá trị khác nằm ngoài phạm vi ô hoặc bảng sẽ không thay đổi hoặc di chuyển. Khi dữ liệu trùng lặp đã bị xóa bỏ, chỉ có lần xuất hiện đầu tiên của giá trị này trong danh sách được giữ lại, còn các giá trị trùng lặp khác sẽ bị xóa bỏ.
Vì đang xóa vĩnh viễn dữ liệu, bạn nên copy phạm vi ô hoặc bảng gốc vào một worksheet hoặc workbook khác trước khi loại bỏ các giá trị trùng lặp.
Các bước thực hiện như sau:
1. Chọn phạm vi ô hoặc đảm bảo ô đang hoạt động nằm trong một bảng.
2. Trên tab Dữ liệu, click Xóa bản sao (trong nhóm Công cụ Dữ liệu).
3. Thực hiện theo một hoặc nhiều thao tác sau:
- Trong Cột, chọn từ một hoặc nhiều cột.
- Để chọn nhanh toàn bộ cột, click Chọn tất cả.
- Để nhanh chóng xóa toàn bộ cột, click Bỏ chọn tất cả.
Nếu phạm vi ô hoặc bảng có nhiều cột và bạn chỉ muốn chọn một số cột, bạn có thể dễ dàng click Bỏ chọn tất cả để loại bỏ nó. Sau đó, trong Cột, chọn những cột này.
Chú ý: Dữ liệu sẽ bị xóa khỏi toàn bộ cột, ngay cả khi bạn không chọn tất cả cột ở bước này. Ví dụ, nếu chọn Cột1 và Cột2, nhưng bỏ qua Cột3, thì từ khóa được dùng để tìm trùng lặp là giá trị của cả hai cột 1 & 2. Nếu tìm thấy trùng lặp trong những cột này, toàn bộ hàng đó sẽ bị loại bỏ, bao gồm các cột khác trong bảng hoặc phạm vi kể trên.
4. Click OK, thông báo về số lượng giá trị trùng lặp bị xóa hoặc còn lại sẽ hiện ra. Nhấn OK để đóng thông báo này.
5. Hoàn tác thay đổi bằng cách click Undo hoặc nhấn Ctrl+Z trên bàn phím.
Những vấn đề thường gặp khi xóa trùng lặp trên bảng dữ liệu phân tổng hoặc phác thảo
Không thể xóa các giá trị trùng lặp khỏi dữ liệu phác thảo hoặc phân tổng. Để loại bỏ trùng lặp, bạn phải xóa cả hai dữ liệu này.
Giá trị duy nhất hoặc trùng lặp dựa trên điều kiện
Lưu ý: Bạn không thể áp dụng điều kiện định dạng trong vùng Giá trị của báo cáo dạng PivotTable bằng các giá trị duy nhất hoặc trùng lặp.
Định dạng nhanh
1. Chọn một hoặc nhiều ô hơn trong một phạm vi, bảng biểu hoặc PivotTable.
2. Trên tab Home, trong nhóm Style, nhấp vào mũi tên nhỏ ở Conditional Formatting > Highlight Cells Rules và chọn Duplicate Values.
3. Nhập giá trị mà bạn muốn sử dụng, sau đó chọn định dạng.
Định dạng nâng cao
1. Chọn một hoặc nhiều ô trong phạm vi, bảng biểu hoặc báo cáo PivotTable.
2. Trên tab Home, trong nhóm Styles, nhấp vào mũi tên tại Conditional Formatting > nhấp vào Manage Rules để mở cửa sổ Conditional Formatting Rules Manager.
3. Thực hiện một trong các bước sau đây:
- Để thêm định dạng có điều kiện mới, nhấp vào New Rule để mở New Formatting Rule.
- Để sửa đổi định dạng có điều kiện, bắt đầu bằng cách chắc chắn rằng bạn đã chọn bảng hoặc worksheet phù hợp trong danh sách Show formatting rules for. Nếu cần, chọn phạm vi ô mới bằng cách nhấp vào nút Collapse trong Applies to để ẩn nó tạm thời. Chọn phạm vi ô mới trên worksheet, sau đó mở cửa sổ popup đó một lần nữa. Chọn quy tắc này, sau đó nhấp vào Edit rule để mở Edit Formatting Rule.
4. Trong Select a Rule Type, nhấp vào Format only unique or duplicate values.
5. Trong danh sách Format all của Edit the Rule Description, chọn unique hoặc duplicate.
6. Nhấp vào Format để mở cửa sổ Format Cells.
7. Chọn số, font, đường viền hoặc định dạng lấp đầy bạn muốn áp dụng khi giá trị ô thỏa mãn điều kiện, sau đó, nhấp vào OK. Bạn có thể chọn nhiều hơn một định dạng. Các định dạng mà bạn chọn sẽ được hiển thị trong bảng Preview.
Lọc giá trị duy nhất hoặc xóa dữ liệu trùng lặp trên Excel Online
Trong Excel cho Web, bạn có thể xóa giá trị trùng lặp.
Xóa giá trị trùng lặp
Khi xóa giá trị trùng lặp, tác động chỉ xảy ra trên các giá trị trong phạm vi ô hoặc bảng. Các giá trị khác nằm ngoài phạm vi này sẽ không thay đổi hoặc bị di chuyển. Sau khi xóa trùng lặp thành công, lần xuất hiện đầu tiên của giá trị trong danh sách sẽ được giữ lại, các giá trị đồng nhất khác sẽ bị loại bỏ.
Lưu ý: Bạn luôn có thể nhấp vào Undo để khôi phục lại dữ liệu sau khi xóa trùng lặp. Tốt hơn hết, bạn nên sao chép phạm vi ô hoặc bảng gốc vào worksheet hoặc workbook khác trước khi loại bỏ các giá trị trùng lặp.
Các bước thực hiện như sau:
1. Chọn phạm vi ô hoặc đảm bảo ô đang hoạt động nằm trong bảng.
2. Trên tab Data, nhấp vào Remove Duplicates.
3. Trong Remove Duplicates, hủy chọn cột nào mà bạn không muốn xóa giá trị trùng lặp.
Lưu ý: Dữ liệu sẽ bị xóa khỏi toàn bộ cột, ngay cả khi bạn không chọn làm như thế. Ví dụ, nếu chọn cột 1 & 2, bỏ cột 3. Từ khóa được dùng để tìm trùng lặp là giá trị trong cả cột 1 và 2. Nếu phát hiện trùng lặp trong hai cột này, toàn bộ hàng đó sẽ bị xóa, bao gồm cả dữ liệu tại cột 3.
Click OK. Thông báo về số lượng giá trị trùng lặp bị xóa sẽ hiện ra. Nhấn OK để đóng nó.
Lưu ý: Nếu muốn khôi phục dữ liệu, chỉ cần nhấp vào Undo hoặc nhấn Ctrl+Z trên bàn phím.
Ngoài các cách trên, hàm SORT trong Excel cũng có thể giúp bạn lọc dữ liệu dễ dàng theo ý muốn. Nó sắp xếp thông tin dựa trên các tham số bạn đã nhập. Hàm SORT có thể sắp xếp cột và hàng. Công thức sử dụng hàm Excel này như sau:
=SORT (mảng, [sắp_xếp_theo], [thứ_tự_sắp_xếp], [theo_cột])- Mảng: Dữ liệu bạn muốn sắp xếp bằng hàm này.
- Sắp_xếp_theo: Hàng hoặc cột bạn muốn sắp xếp. Đây là số chỉ vị trí trong mảng.
- Thứ_tự_sắp_xếp: Quyết định liệu bạn muốn sắp xếp theo thứ tự tăng dần hay giảm dần. Sử dụng 1 để sắp xếp tăng dần và -1 để sắp xếp giảm dần.
- Theo_cột: Chọn TRUE nếu bạn muốn sắp xếp theo cột (thích hợp cho dữ liệu ngang). Chọn FALSE nếu bạn muốn sắp xếp theo hàng (phù hợp cho dữ liệu dọc).
Tham số duy nhất cần có là mảng. Các tham số khác là tùy chọn.
