Excel là gì và tại sao nó quan trọng?

Microsoft Excel là một phần của bộ Microsoft Office được sử dụng rộng rãi trong học tập và công việc. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết đầy đủ về vai trò, chức năng, các hàm và thành phần cơ bản của Excel là gì. 

Hôm nay, hãy cùng Mytour khám phá về phần mềm Microsoft Excel và những điều cần biết nhé!

Excel là gì?

Excel là một trong những phần mềm quen thuộc với hầu hết mọi người và mang lại những lợi ích đáng kể. Bạn có biết chính xác Excel là gì không?

Excel là phần mềm bảng tính thuộc bộ công cụ Microsoft Office – một tập hợp các phần mềm do Microsoft sản xuất, phục vụ cho học sinh, sinh viên và người đi làm. Excel có cấu trúc bao gồm các hàng và cột, mỗi ô là điểm giao của chúng.

Microsoft Excel là ứng dụng giúp người dùng quản lý dữ liệu, tạo và tính toán bảng tính, thống kê số liệu nhanh chóng và chính xác.  Từ khi ra mắt phiên bản Excel 2003 vào ngày 19/8/2003, Excel ngày càng đóng vai trò quan trọng và trở thành một phần không thể thiếu trong chương trình đào tạo văn phòng hiện nay. Đồng thời, Microsoft liên tục nâng cấp và cập nhật tính năng cho phần mềm này.

Ngoài Microsoft Excel, bộ công cụ Microsoft Office còn bao gồm các ứng dụng hữu ích khác như: Word, PowerPoint, Outlook, OneNote, Onedrive và Microsoft Teams. 

Vai trò quan trọng của Excel trong công việc và cuộc sống

Hiện nay, Excel và Microsoft Office tỏ ra rất quan trọng trong công việc và cuộc sống. Excel hỗ trợ rộng rãi trong nhiều lĩnh vực và công việc khác nhau, giúp con người hoàn thành công việc nhanh chóng, chính xác và đơn giản hóa quy trình lưu trữ thông tin an toàn hơn.

Dưới đây là vai trò thực tế của Excel trong các ngành nghề:

• Kế toán: Lập báo cáo hàng ngày, báo cáo tài chính…
• Ngân hàng: Thống kê, quản lý nhân sự, tài sản, báo cáo…
• Kỹ sư: Tính toán dữ liệu cho các công trình, dự án, so sánh tỉ lệ, xác suất…
• Giáo viên: Dạy học, lập bảng điểm, tính điểm cho học sinh và quản lý thông tin học sinh một cách dễ dàng và tiện lợi…

Mỗi ngành nghề sử dụng Excel để hỗ trợ các công việc khác nhau. Nhận thức được tầm quan trọng của phần mềm này, hầu hết các trường học đã đưa Microsoft Excel vào chương trình dạy học cho học sinh và nhiều chứng chỉ tin học văn phòng về Excel cũng được thiết lập.

Do đó, Excel đã trở thành một công cụ hỗ trợ hữu ích và không thể thiếu trong công việc và cuộc sống. Với giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng, Microsoft liên tục nâng cấp và bổ sung tính năng mới giúp người dùng dễ dàng giải quyết các yêu cầu trên bảng tính.

Các tính năng có thể thực hiện trong Excel là gì?

Để trở thành một công cụ hữu ích trong công việc và cuộc sống, Excel được trang bị đa dạng các chức năng. Vậy những tính năng người dùng có thể thực hiện trong Excel là gì? Dưới đây là những tính năng phổ biến thường được sử dụng:

• Nhập và lưu trữ thông tin, dữ liệu: Một bảng tính Excel có hơn 4 triệu ô, cho phép người dùng nhập liệu và dữ liệu thông tin một cách thuận tiện. Khi chỉnh sửa hoặc bổ sung dữ liệu, chỉ cần mở file đã lưu và tiếp tục sử dụng.

• Xử lý thông tin với các công thức: Theo trang hỗ trợ của Microsoft, tính đến năm 2022, Excel tích hợp lên đến 483 hàm. Các hàm này là các công thức tính toán đã được lập trình sẵn. Người dùng chỉ cần nhập dữ liệu vào bảng tính và sử dụng các công thức phù hợp để thực hiện các tính toán một cách nhanh chóng và chính xác.
• Chuyển đổi thông tin thành biểu đồ: Từ các số liệu nhập vào bảng tính Excel, người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi và tạo biểu đồ để biểu thị các thông số đó, giúp việc so sánh và đánh giá số liệu trở nên trực quan hơn.

• Tạo và kết nối dữ liệu giữa các bảng tính: Microsoft Excel cho phép người dùng tạo và kết nối các bảng tính với nhau để quản lý các nguồn dữ liệu một cách hiệu quả hơn.
• Bảo mật thông tin và dữ liệu: Một tính năng quan trọng là bảo mật thông tin khi nhập liệu vào bảng tính. Người dùng có thể thiết lập mật khẩu hoặc xuất file dưới dạng PDF để đảm bảo an toàn thông tin, tránh sửa đổi bất hợp pháp.

Những điều cần biết về Microsoft Excel 

1. Hàm trong Excel là gì? Giới thiệu các hàm cơ bản

Nhiều người thắc mắc về các hàm trong Excel, số lượng và các hàm phổ biến hiện nay. Các hàm trong Excel là các lệnh, phương trình thực hiện tính toán đã được lập trình sẵn trong bảng tính. Sử dụng hàm giúp việc tính toán dữ liệu trở nên nhanh chóng, tiện lợi và chính xác.

Hàm trong Excel có thể phân loại theo mục đích sử dụng như: hàm đếm và tính tổng (hàm COUNT, hàm SUM, hàm AVERAGE,…); hàm Logic (hàm IF, hàm OR, hàm AND,..); hàm xử lý thời gian (hàm DATE, hàm FIND, hàm YEAR, hàm MONTH,…); hàm tra cứu và tham chiếu (hàm VLOOKUP, hàm CHOOSE, hàm INDEX,..); hàm làm việc với chuỗi văn bản…

Cách nhập hàm vào Excel rất đơn giản. Bắt đầu với dấu “=” hoặc “+” sau đó là tên hàm cần sử dụng. Mỗi hàm có nhiều mục đích khác nhau, dưới đây là một số hàm cơ bản, phổ biến nhất:

• Hàm SUM

Dùng để tính tổng các số liệu trong vùng dữ liệu đã chọn hoặc các ô được nhập vào công thức. Có hai cách sử dụng hàm Sum là =SUM(Num1, Num2, Num3,…, Num N) và nhấn Enter hoặc =SUM(Num1:Num N) và sau đó Enter.

• Hàm TRUNG_BÌNH

Hàm này tính trung bình cộng của dãy số hoặc các ô trong bảng dữ liệu. Công thức của hàm TRUNG_BÌNH là =TRUNG_BÌNH(Num1, Num2, Num 3,…, Num N) hoặc =TRUNG_BÌNH(Num 1: Num N) và nhấn Enter.

• Hàm NHỎ_NHẤT/LỚN_NHẤT

Hàm này tìm giá trị nhỏ nhất và lớn nhất trong dãy số. Công thức của hàm là =NHỎ_NHẤT(Num1, Num2, Num 3,…, Num N) hoặc =NHỎ_NHẤT(Num1: Num N) và nhấn Enter.

• Hàm TÌM_KIẾM_V

Đây là một hàm phổ biến để tìm kiếm dữ liệu trong bảng tính hoặc phạm vi dữ liệu theo hàng dọc. Kết quả trả về dữ liệu tương ứng theo hàng ngang nếu phạm vi tìm kiếm là hàng dọc và ngược lại. Hàm này thường được sử dụng để tìm kiếm thông tin sản phẩm, số lượng, đơn giá dựa trên mã sản phẩm, mã vạch...

Hàm TÌM_KIẾM_V có công thức như sau =TÌM_KIẾM_V(Giá_trị_tìm_kiếm, Mảng_bảng, Số_thứ_tự_cột, Dò_tìm_chính_xác). Trong đó:

• Giá_trị_tìm_kiếm: Giá trị cần tìm kiếm, có thể nhập thủ công hoặc tham chiếu đến ô trên bảng tính.
• Mảng_bảng: Bảng hoặc phạm vi dữ liệu để tìm kiếm.
• Số_thứ_tự_cột: Chỉ số của cột trong phạm vi dữ liệu để lấy dữ liệu, tính từ trái sang phải.
• Dò_tìm_chính_xác: Bằng 1 nếu yêu cầu tìm kiếm chính xác. Bằng 0 nếu yêu cầu tìm kiếm gần đúng. Nếu không điền, Excel mặc định là 1.

Dưới đây là một số hàm cơ bản thường được sử dụng trong Excel. Chắc chắn bạn đã hiểu vai trò của những hàm này trong việc hỗ trợ công việc của bạn.

2. Các thành phần cấu tạo của một bảng tính trong Excel là gì?

Một bảng tính trong Excel bao gồm các thành phần sau:

• Cột (Column): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều dọc, được đánh số bằng chữ cái từ A với tổng số cột là 16.384.
• Dòng (Rows): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều ngang, được đánh số từ 1 đến 1.048.576 dòng.
• Ô (Cell): Là vùng giao của dòng và cột, xác định bởi một địa chỉ (ví dụ: B5).
• Vùng (Range): Là vùng dữ liệu trong bảng tính, được xác định bởi ô trên cùng bên trái và ô dưới cùng bên phải (ví dụ: K5:M12).
• Trang tính (Worksheet): Hay gọi là Sheet, là nơi làm việc và lưu trữ dữ liệu, bao gồm 16.384 cột, 1.048.576 dòng và hơn 4 triệu ô.

3. Các bản cập nhật của phần mềm Excel qua các thời kỳ

Excel được phát triển bởi Microsoft, một công ty công nghệ hàng đầu của Mỹ. Từ khi được ra mắt cho đến nay, Excel đã trải qua nhiều thay đổi về giao diện và các cải tiến đáng kể về tính năng. Hãy cùng điểm qua một số phiên bản cập nhật của Excel từ trước đến nay:

• Phiên bản Excel 2003 ra mắt vào ngày 19/8/2003
• Phiên bản Excel 2007 ra mắt vào ngày 31/7/2007
• Phiên bản Excel 2010 ra mắt vào ngày 15/6/2012
• Phiên bản Excel 2013 ra mắt vào ngày 29/1/2013
• Phiên bản Excel 2016 ra mắt vào ngày 22/9/2015
• Phiên bản Excel 2019 ra mắt vào ngày 25/9/2019

Microsoft Excel và Microsoft Office nói chung, để sử dụng, người dùng cần phải mua bản quyền. Tuy nhiên, hiện nay có nhiều hướng dẫn để tải Microsoft Excel miễn phí hoặc với chi phí thấp hơn. Bạn có thể tham khảo các nguồn tài liệu phù hợp.

Sự khác biệt giữa Microsoft Excel và Google Sheets

Là một công cụ miễn phí và hữu ích của Google, Google Sheets có nhiều tính năng tương đồng với Microsoft Excel. Tuy nhiên, mỗi công cụ lại có những điểm mạnh riêng và phù hợp với từng đối tượng sử dụng.

Là một phần mềm chuyên nghiệp, Microsoft Excel được trang bị đầy đủ và đa dạng các hàm, biểu đồ hơn so với Google Sheets. Do đó, Excel thích hợp cho việc xử lý dữ liệu, thông tin lớn và phù hợp với các công việc cá nhân, độc lập. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng cũng là một điểm mạnh của công cụ này.

Trong khi đó, Google Sheets phù hợp với các công việc không quá phức tạp. Đặc biệt, với tính năng là một trang tính trực tuyến, nó cho phép chia sẻ và cộng tác soạn thảo, chỉnh sửa giữa nhiều người dùng. Ngoài ra, đây là công cụ hoàn toàn miễn phí đối với tất cả người dùng.

Vì thế, bài viết trên đây từ Mytour đã giúp bạn hiểu rõ về Excel, vai trò quan trọng của nó trong công việc và cuộc sống, cũng như giải đáp mọi thông tin như hàm, công thức và thành phần trong Excel là gì. Hy vọng rằng bạn đã có thêm những thông tin mới và bổ ích. Đừng quên theo dõi chúng tôi tại trang Tin tức – Mytour để cập nhật thêm những bài viết hay khác.