Buzz
Fax đã từng là một phương thức gửi thông tin được rất nhiều sử dụng. Tuy nhiên với sự phát triển của công nghệ hiện đại, nên số người biết đến hình thức này ngày càng ít đi. Vậy Fax là gì? Cách đánh số gửi máy Fax như thế nào? Nếu bạn cũng đang tìm hiểu về thông tin này thì hãy nhanh chóng bài viết dưới đây của Mytour nhé!
Khái niệm Fax là gì?
Fax, viết tắt từ “facsimile,” là một công nghệ truyền thông dùng để gửi và nhận các bản sao chất lượng cao từ một địa điểm này đến một địa điểm khác. “Còn đường” để truyền thông tin này là qua đường dây điện thoại hoặc mạng điện thoại. Công nghệ Fax hoạt động bằng cách chuyển đổi tài liệu giấy thành tín hiệu điện, sau đó truyền tín hiệu này đến máy Fax đích, nơi tín hiệu này được chuyển đổi trở lại thành hình ảnh tài liệu ban đầu.
Và trước đây Fax đã từng là một công cụ quan trọng trong nhiều lĩnh vực như kinh doanh, y tế, và chính trị. Tuy nhiên, trong thời đại số hóa hiện nay, Fax đã trở nên ít phổ biến hơn do sự thay thế bằng các công nghệ truyền thông hiện đại như email, ứng dụng tin nhắn. Bên cạnh đó, việc phát triển thêm máy in đa chức năng có khả năng quét tài liệu cũng có thể giúp người dùng chuyển dữ liệu một cách hiệu quả. Mặc dù vậy, Fax vẫn được sử dụng ở một số ngành và tình huống đặc biệt nơi cần độ bảo mật cao hoặc khi cần tính chính xác cao trong việc truyền tải thông tin giấy tờ.
Khái niệm máy Fax là gì?
Máy Fax là một thiết bị điện tử được sử dụng để gửi và nhận tài liệu giấy thông qua công nghệ Fax. Máy Fax thường bao gồm các thành phần chính như bộ quét (scanner) để chuyển đổi tài liệu giấy thành tín hiệu điện, modem để kết nối với đường dây điện thoại hoặc mạng điện thoại. Đồng thời máy Fax cũng cần thêm bộ nhớ để lưu trữ tài liệu trước khi gửi hoặc sau khi nhận và máy in để tái tạo tài liệu sau khi nhận.
Khái niệm số Fax là gì?
Bên cạnh đó, khi bạn gửi tài liệu từ máy Fax của mình, bạn sẽ nhập số Fax đích vào máy và sau đó tài liệu sẽ được truyền đi đến nơi nó sẽ được in ra thành tài liệu giấy. Đặc biệt, số Fax này thường bao gồm một dãy số và có thể có một mã quốc gia hoặc khu vực đằng trước nếu tài liệu đang được gửi ra nước ngoài hoặc đến một khu vực cụ thể.
Tại sao nên sử dụng Fax thay vì phương thức gửi tài liệu khác?
Bên cạnh việc tìm hiểu Fax là gì? Bạn đọc cũng nên biết thêm về lợi ích của phương thức này. Thực tế vẫn có rất nhiều tổ chức và cá nhân lựa chọn sử dụng gửi tài liệu bằng Fax. Và tất nhiên không phải ngẫu nhiên mà họ sử dụng như thế, tất cả đều có lý do của nó. Cụ thể như thế nào? Mytour sẽ phân tích cụ thể cho bạn đọc ngay bên dưới đây nhé!
Đảm bảo tính bảo mật
Fax hoạt động trên mạng truyền thông, do đó rất khó bị xâm nhập bởi các hacker hoặc kẻ tấn công mạng. Điều này có nghĩa là tài liệu Fax truyền qua đường dây điện thoại ít bị đánh cắp bởi các phương tiện truyền thông điện tử trực tuyến.
Bên cạnh đó, hiện nay cũng có các dịch vụ và máy Fax chuyên nghiệp hỗ trợ mã hóa tài liệu trước khi gửi. Hình thức này nhằm bảo vệ rằng tài liệu chỉ có thể được đọc bởi người nhận chính. Do đó, những ai muốn gửi những thông tin mật, quan trọng và không muốn có sự can thiệp từ người khác có thể sử dụng Fax.
Hơn nữa, một lợi ích khác của Fax là tài liệu thường không lưu trữ trên các máy chủ trực tuyến. Điều này giúp giảm nguy cơ bị truy cập trái phép từ xa. Cả người gửi và người nhận đều có thể yên tâm trong quá trình truyền tải dữ liệu quan trọng.
Đảm bảo tính pháp lý
Việc sử dụng Fax có thể giúp đảm bảo tính pháp lý trong một số tình huống cụ thể. Máy Fax thường ghi lại thời gian gửi và nhận tài liệu, điều này có thể hữu ích trong việc xác định thời điểm các sự kiện quan trọng liên quan đến tài liệu như hạn chót, thời gian gửi và thời hạn pháp lý.
Ngoài ra, trong một số trường hợp đặc biệt, tài liệu giấy có giá trị chứng cứ cao hơn so với tài liệu điện tử. Fax giúp duy trì tính chất giấy tờ của tài liệu, đặc biệt khi cần nộp tài liệu cho tòa án hoặc cơ quan chính phủ. Đây cũng là một trong những lý do chính mà nhiều người hiện nay tìm hiểu Fax là gì và lựa chọn gửi thông tin qua Fax hơn là các ứng dụng điện tử.
Có chữ ký điện tử
Đặc biệt hơn, chữ ký điện tử khi sử dụng Fax có khả năng xác thực nguồn gốc của tài liệu và người ký. Khi bạn ký một tài liệu điện tử với chữ ký số, người nhận có thể xác minh tính xác thực của tài liệu và người ký, giúp đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin và tính xác thực của nguồn gốc.
Ngoài ra, với công nghệ hiện đại ngày nay, người dùng cũng có thể sử dụng chữ ký điện tử để tận dụng tính tiện lợi. Cụ thể hơn, bạn có thể ký và gửi tài liệu điện tử ngay từ máy tính của mình mà không cần in ra và Fax lại. Như vậy, người sử dụng có thể tiết kiệm thêm thời gian và nguồn lực.
Một số lưu ý quan trọng khi gửi tài liệu bằng Fax
Sau khi đã tìm hiểu về fax là gì cũng như các lợi ích của nó, người dùng cần nắm rõ về việc sử dụng máy Fax. Đôi khi, việc nhập nhầm số Fax có thể dẫn đến những hạn chế nhất định mà người dùng cần phải chú ý. Ví dụ như nguy cơ bị sai địa chỉ khiến tài liệu quan trọng có thể gửi đến người không đúng. Điều này có thể làm giảm tính bảo mật của thông tin được truyền tải.
Hơn thế nữa, việc sử dụng Fax không phải lúc nào cũng là sự lựa chọn tối ưu trong mọi trường hợp pháp lý. Công nghệ số hóa và các hệ thống quản lý tài liệu điện tử đã phát triển mạnh mẽ và có khả năng đáp ứng nhiều yêu cầu pháp lý một cách hiệu quả. Sử dụng các công cụ và hệ thống điện tử có thể cung cấp các phương tiện bảo mật và xác thực tương tự như Fax, như chữ ký số và hồ sơ điện tử.
Ngoài ra, có một số quy định và chuẩn ngành có thể yêu cầu sử dụng chữ ký điện tử cụ thể hoặc sử dụng phương tiện truyền thông khác. Việc lựa chọn giữa Fax và chữ ký điện tử nên dựa trên ngữ cảnh cụ thể của tình huống và yêu cầu pháp lý hoặc quy định của tổ chức bạn nhé!
Hướng dẫn cách số hóa tài liệu gửi qua máy Fax đơn giản
Ngay trong phần thủ thuật bên dưới đây, Mytour sẽ chia sẻ đến bạn 2 cách gửi Fax vô cùng nhanh chóng và tiện lợi. Bạn hãy tham khảo cả hai phương thức để lựa chọn đúng nhất cho đơn vị của mình nhé.
Cách 1: Hướng dẫn gửi Fax bằng máy in
Đối với các tổ chức hoặc công ty sử dụng máy in tích hợp tính năng gửi Fax, cách này rất phù hợp. Khi gửi thông tin từ máy in này đến máy in khác, dữ liệu sẽ được in ra thành bản giấy ngay lập tức. Để thực hiện cách này, người dùng cần kết nối máy in với mạng điện thoại hoặc đường dây điện thoại và làm theo các bước sau.
Bước 1: Đầu tiên, người dùng nạp tài liệu vào khay máy in. Bạn có thể nạp một hoặc nhiều tài liệu khác nhau, nhưng cần đảm bảo nó đúng vị trí để không mất dữ liệu.
Bước 2: Tiếp theo, thực hiện quay số địa chỉ nhận Fax là gì hoặc quay nhanh số Fax từ danh bạ đã lưu sẵn.
Bước 3: Trên thanh công cụ của máy tính, bạn nhấn vào nút “Fax”. Sau đó, chọn chế độ Fax một mặt hoặc hai mặt tùy thuộc vào nhu cầu và định dạng văn bản.
Bước 4: Cuối cùng, nhấn vào “Gửi” để thực hiện quá trình ngay lập tức. Nếu bạn nhận được thông báo “Tín hiệu bận”, có thể đường truyền dây nhận hiện tại không thể tiếp nhận thông tin. Hãy liên lạc với bên nhận Fax để cùng giải quyết vấn đề này.
Cách 2: Hướng dẫn gửi Fax từ máy tính
Nhiều người thắc mắc về việc gửi Fax là gì và có thể thực hiện qua máy tính không? Câu trả lời là hoàn toàn có thể gửi Fax từ PC và laptop của bạn. Để làm điều này, bạn cần làm theo hướng dẫn sau đây từ Mytour.
Bước 1: Đầu tiên, tìm kiếm Fax trên thanh tác vụ và chọn “Windows Fax and Scan”.
Bước 2: Trong cửa sổ “Windows Fax and Scan”, nhấn vào nút “Fax” bên trái màn hình và chọn “New Fax” như hướng dẫn.
Bước 3: Hộp công cụ hiển thị yêu cầu bạn nhập số Fax người nhận, chủ đề của tài liệu và nội dung cần gửi. Đảm bảo nhập đúng số Fax để tránh gửi nhầm.
Bước 4: Sau khi điền hoàn tất, nhấn “Send” để gửi thông tin đến người nhận.
Điểm tổng kết
Như vậy, Mytour đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Fax là gì? Máy Fax là gì? và cách đánh số gửi máy Fax như thế nào? Hy vọng các thông tin hữu ích trên sẽ giúp bạn giải đáp được thắc mắc của mình. Chân thành cảm ơn mọi người đã đọc bài viết này nhé.
