Buzz
Nếu bạn đã sử dụng email trong một thời gian dài, chắc chắn bạn đã từng nghe đến thuật ngữ FYI. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ FYI là gì và cách sử dụng nó như thế nào. Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích tất cả những thắc mắc xoay quanh FYI, mời bạn cùng tham khảo!
FYI là gì?
FYI là viết tắt của “For Your Information” trong tiếng Anh, có nghĩa là “gửi thông tin cho bạn” hoặc “cho bạn biết thông tin”. Khi ai đó gửi tin nhắn hay email có kèm cụm từ này, họ muốn chia sẻ một thông tin nào đó và bạn - người nhận - không cần phản hồi lại tin nhắn đó.
Ví dụ, khi bạn muốn thông báo sự kiện mới của công ty đến đối tác chiến lược qua email, bạn có thể đưa các thông tin chi tiết vào email và kết thúc bằng cụm từ FYI. Điều này giúp đối tác hiểu rằng bạn chỉ đơn giản muốn thông báo mà không yêu cầu họ phản hồi hay thực hiện hành động cụ thể.
Ý nghĩa và vai trò của FYI là gì?
Nhờ vào FYI, doanh nghiệp có thể thông báo tin tức mới một cách dễ dàng, người nhận cũng có thể hiểu thông tin mà không cảm thấy bị áp lực. Khi nhận thư này, họ không cần phải lo lắng về việc cần phản hồi hay không. Đồng thời, việc sử dụng FYI còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với khách hàng.
Các trường hợp áp dụng FYI là gì?
Sau khi tìm hiểu ý nghĩa của FYI, chúng ta sẽ đi vào những lợi ích mà FYI mang lại trong giao tiếp doanh nghiệp. Đặc biệt là trong giao tiếp nội bộ (giữa các nhân viên, phòng ban, cấp quản lý…) và giao tiếp với đối tác, nhà cung cấp. FYI thường được dùng để thông báo các thông tin quan trọng như:
- Dễ dàng thông báo thông tin mới về nhân sự cho toàn bộ nhân viên để mọi người có thể nắm bắt tình hình.
- Cập nhật tiến độ, trạng thái dự án trong nội bộ mà không yêu cầu phản hồi.
- Chuyển tiếp thông tin về sự kiện, dự án quan trọng để đảm bảo các bên liên quan cập nhật kịp thời.
- Thông báo về các vấn đề, sự cố đang xảy ra để nhân sự liên quan có thể chuẩn bị và đối phó hiệu quả.
Ngoài ra, FYI còn được sử dụng trong giao tiếp với khách hàng để thông báo về các sự kiện, thông tin quan trọng của công ty.
Một số ý nghĩa khác của FYI là gì?
Ngoài các trường hợp đã đề cập, FYI còn được sử dụng để chia sẻ các thông tin như tin tức, kiến thức mới, thông tin thị trường hay bất kỳ nội dung nào giúp người khác nâng cao hiểu biết, kỹ năng và hiệu quả công việc của họ.
Không chỉ vậy, tùy thuộc vào ngữ cảnh cụ thể, FYI cũng có thể được hiểu theo nhiều ý nghĩa khác nhau như:
- For Your Information (Để thông tin cho bạn).
- For Your Implementation (Để bạn thực hiện).
- For Your Instruction (Để hướng dẫn bạn).
- For Your Investment (Để đầu tư cho bạn).
- For Your Inspection (Để kiểm tra cho bạn).
- For Your Interest (Cho sự quan tâm của bạn).
- For Your Input (Để đóng góp cho bạn).
So sánh và phân biệt giữa FYR với FYI?
FYR và FYI là hai thuật ngữ thường gặp trong giao tiếp qua email. Tuy nhiên, mặc dù cả hai đều được sử dụng để cung cấp thông tin, nhưng mục đích và cách sử dụng của chúng có một số khác biệt nhất định. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua nội dung dưới đây:
FYR là gì?
Sau khi đã hiểu rõ FYI là gì, chúng ta sẽ tiếp tục với khái niệm FYR để dễ dàng phân biệt rõ ràng giữa hai thuật ngữ này.
FYR là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “For Your Review”, có nghĩa là “Để bạn xem xét”. Thuật ngữ này thường được sử dụng trong email khi người gửi muốn người nhận phải xem xét một cách kỹ lưỡng và cẩn thận, khác biệt so với FYI chỉ đơn thuần thông báo thông tin.
Phân biệt FYI và FYR
Điểm giống:
Cả FYI và FYR đều là các thuật ngữ phổ biến trong giao tiếp doanh nghiệp, được sử dụng để truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả, đồng thời giúp người nhận hiểu rõ ý định của người gửi đối với email đó.
Điểm khác:
| FYI | FYR | |
| Từ viết tắt | For Your Information – Để thông tin cho bạn | For Your Review – Để bạn xem xét |
| Mục đích sử dụng | Cung cấp thông tin/sự kiện quan trọng cho người nhận mà không đòi hỏi họ phải phản hồi. | Cung cấp thông tin/sự kiện quan trọng và muốn nhấn mạnh rằng người đọc nên xem xét kỹ lưỡng, cẩn thận. |
| Ví dụ | Bạn muốn thông báo cho tất cả nhân viên trong phòng Marketing phải tham gia cuộc họp vào lúc 10 giờ hôm nay, bạn có thể sử dụng cụm FYI ở tiêu đề và cuối thư. | Bạn muốn gửi báo cáo doanh thu quý cho một đồng nghiệp và bạn muốn cô ấy xem xét kỹ lưỡng, bạn có thể thêm cụm FYR ở tiêu đề và cuối thư. |
Một số thuật ngữ khác thường được sử dụng trong giao tiếp qua email
| Từ viết tắt | Cụm đầy đủ | Công dụng |
| CC | Carbon Copy | Dùng để chuyển tiếp bản sao 1 email đến 1 hoặc nhiều người khác mà họ có thể thấy người nhận. |
| BCC | Blind Carbon Copy | Dùng để chuyển tiếp bản sao 1 email đến 1 hoặc nhiều người khác mà người nhận không thể thấy được danh sách này. |
| ASAP | As Soon As Possible | Được sử dụng để thông báo rằng người nhận nên hoàn thành việc được giao trong thời gian sớm nhất. |
| EOD | End of Day | Cung cấp khoảng thời gian trễ nhất mà người nhận cần hoàn thành trong ngày hôm đó. |
| NRN | No Reply Necessary | Tương tự với khái niệm FYI là gì, cụm này cũng cho biết bạn không cần người nhận phản hồi mình. |
| AOB | Any Other Business | Được sử dụng phổ biến trong các cuộc họp để bàn luận hoặc yêu cầu cung cấp thông tin. |
| EOM | End of Message | Cho biết nội dung đã thảo luận qua email đã kết thúc và sẽ không còn email nào khác sau EOM. |
| Reply All | Reply All | Được sử dụng trong trường hợp bạn cần gửi một loạt phản hồi tất tất cả những ai đã nhận được email ban đầu, bao gồm người gửi, người trong danh sách CC và BCC. |
| Forward | Forward | Được dùng trong trường hợp người gửi muốn chuyển tiếp email đến những người khác. |
| Attachment | Attachment | Được hiểu là file đính kèm với email, bạn có thể sử dụng để gửi file cho bất kỳ ai mình muốn. |
| P.S (hoặc P/S) | Postscript | Được hiểu là “tái bút”, thường xuất hiện ở cuối thư với mục đích bổ sung thêm một số thông tin (có thể là lời nhắc nhở hoặc thông tin thêm). |
Một số lưu ý để viết email chuyên nghiệp hơn
Ngoài việc hiểu rõ FYI là gì và một số thuật ngữ thường gặp khi làm việc qua email, bạn cũng cần nắm bắt một số điều sau để viết email một cách chuyên nghiệp hơn:
Sử dụng email chuyên nghiệp
Bạn nên sử dụng email công ty hoặc email của phòng ban khi gửi thư cho khách hàng, đối tác hoặc nội bộ công ty để xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín và đáng tin cậy.
Cân nhắc trước khi sử dụng “Reply All”
Đôi khi, khi bạn gửi email cho nhiều người và đồng thời nhận được nhiều thư phản hồi, bạn có thể sử dụng tính năng “Reply All” để trả lời mọi người một cách nhanh chóng nhất. Tuy nhiên, hãy cân nhắc và chỉ sử dụng khi thực sự phù hợp với tất cả người nhận.
Lựa chọn thuật ngữ phù hợp
Sau khi hiểu rõ về FYI và một số thuật ngữ thông dụng, bạn đã có thể áp dụng chúng vào các tình huống khác nhau khi gửi email. Điều này giúp bạn tỏ ra chuyên nghiệp hơn trong mắt người nhận.
Tránh sử dụng teencode, hạn chế sử dụng chấm than hoặc các thán từ
Việc sử dụng quá nhiều chấm than và thán từ có thể dẫn đến hiểu lầm hoặc làm giảm tính chuyên nghiệp của bạn. Hãy dùng câu từ trang trọng, lịch sự và tuyệt đối không sử dụng teencode khi gửi email.
Hiểu về sự khác biệt văn hóa
Nên tìm hiểu về văn hóa của người nhận trước khi gửi email để tránh gây tranh cãi hoặc sự hiểu lầm không đáng có. Ví dụ, với người Nhật và Trung Quốc, việc cung cấp đủ thông tin và hỏi thăm được coi là quan trọng, trong khi với người Đức và Mỹ, họ thường thích sự trực tính hơn là vòng vo.
Kiểm tra lại trước khi gửi
Bạn cần hiểu rõ các thuật ngữ như FYI và FYR cũng như các thuật ngữ khác để đảm bảo sử dụng chính xác. Hơn nữa, hãy đọc lại email kỹ trước khi gửi để tránh sai sót.
Sau khi viết email, hãy nhập địa chỉ đúng
Kiểm tra kỹ trước khi gửi để tránh nhập sai địa chỉ email. Điều này giúp loại bỏ rủi ro không cần thiết khi gửi thư.
Cân nhắc cách trình bày chuyên nghiệp
Ngoài việc hiểu rõ FYI là gì và cách sử dụng của một số thuật ngữ khác, bạn cũng cần quan tâm đến cách trình bày sao cho chuyên nghiệp nhất. Bởi vì người đọc sẽ ngay lập tức cảm thấy khó chịu và bỏ qua email nếu thấy nó được viết một cách cẩu thả, đặc biệt là những email có chứa sai chính tả, viết tắt hoặc teencode.
Ngắn gọn, lịch sự và luôn bao gồm lời cảm ơn và lời chào
Người đọc không có thời gian rảnh rỗi để đọc hết email của bạn, vì vậy hãy tóm tắt những nội dung quan trọng và nếu có thể, hãy đính kèm file để họ có thể click để đọc chi tiết. Cuối email, đừng quên gửi lời chào và lời cảm ơn để thể hiện sự tôn trọng đối với họ.
Vậy là bạn đã hiểu rõ về FYI là gì, cách sử dụng FYI và một số thuật ngữ thường gặp khác. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích và đừng quên chia sẻ để mọi người cùng tham khảo nhé!
