Giải thích Khối Xám – Vùng tư duy thống trị sức mạnh và tài năng của người dẫn đầu | Tạp chí Harvard Business Review

Cuốn sách Đằng sau quyết định quan trọng cung cấp một phương pháp thực tế và mạnh mẽ để giải quyết vấn đề trong vùng xám, dựa trên những hướng dẫn cơ bản. Những hướng dẫn này không xuất phát từ các CEO nổi tiếng và thành công, cũng không phải là tập hợp các tuyên bố thông thái của các doanh nghiệp chỉ vì lợi ích của cổ đông. Những hướng dẫn này bao gồm năm câu hỏi mà nhiều nhà quản lý, qua nhiều thế kỷ và các nền văn hóa khác nhau, đều đã từng đề cập mỗi khi đối mặt với những khó khăn khi phải ra quyết định. Vùng xám đòi hỏi phải có đánh giá tốt nhất, về bản chất, năm câu hỏi này sẽ là công cụ tuyệt vời để giúp chúng ta.

Cuốn sách này giải thích vì sao những câu hỏi này có ích trong việc giải quyết vấn đề trong vùng xám. Phần hướng dẫn thực hành sẽ giúp trả lời câu hỏi và minh họa bằng các trường hợp thực tế đã xảy ra trong vùng xám. Trước khi đọc năm câu hỏi này, chúng ta cần hiểu vấn đề trong vùng xám là gì và tại sao nó trở nên thách thức.

Sự thách thức trong vùng xám

Sống và làm việc có trách nhiệm hơn, ta thường xuyên đối mặt với vùng xám và các vấn đề trong đó. Đôi khi là vấn đề lớn, đôi khi phức tạp, và đôi khi không lớn, cũng không phức tạp nhưng lại rất hiếm. Trong cuốn sách này, chúng ta sẽ tìm hiểu về trường hợp của một CEO tại một công ty dược phẩm nhỏ, ông biết một loại thuốc mới rất cần thiết cho người bị viêm đa xơ cứng, có liên quan phần nào đến một căn bệnh viêm não nguy hiểm và hiếm gặp. Ông đã quyết định như thế nào - ngay cả khi thiếu dữ kiện quan trọng hay không có định nghĩa rõ ràng về vấn đề khó khăn này?

Ngược lại, có những vấn đề trong vùng xám ở quy mô nhỏ hơn, nhưng không dễ dàng hay ít quan trọng hơn. Chúng ta sẽ tìm hiểu về trường hợp của một quản lý cấp cao ở một công ty quy mô nhỏ đang đối mặt với vấn đề nhân sự. Cô chia sẻ cùng một thư ký với ba người quản lý khác. Thư ký này đã làm việc cho công ty hơn ba mươi năm và có thành tích rất tốt, nhưng gần đây lại có hiện tượng suy giảm trong công việc. Không ai biết nguyên nhân. Mặc dù mọi người muốn cho thư ký nghỉ việc, quản lý cấp cao bày tỏ quan ngại về cách tiếp cận vấn đề của phòng nhân sự - báo trước cho thư ký hai tuần và hỗ trợ một phần chi phí nghỉ việc - nhưng họ không có đủ thông tin để quyết định.

Tất cả các khó khăn trong vùng xám đều có điểm chung - dù lớn hay nhỏ - đó là trải nghiệm của vấn đề đó. Khi đối mặt với vấn đề, chúng ta thường phải trả lời nhiều câu hỏi khó - cho chính bản thân và cho người khác - để hiểu rõ vấn đề đó là gì. Phải tổng hợp tất cả dữ kiện, thông tin và lời khuyên từ các chuyên gia, phân tích mọi thứ kỹ lưỡng, nhưng đôi khi vẫn bỏ sót những điều quan trọng, hoặc những người chúng ta biết và tin tưởng không đồng ý với những gì chúng ta muốn làm. Trong khi đó, chúng ta cũng không ngừng tự hỏi: 'Sẽ có điều gì xảy ra và bước tiếp theo là gì?'

Những tình huống như vậy có thể là một cạm bẫy, dễ dàng mắc kẹt trong vùng xám khi cố gắng đoán trước điều gì sắp xảy ra. Tệ hơn, có thể bị lạc đường hoặc bị tê liệt bởi sự phức tạp và bất định của vấn đề. Nói cách khác, hành động quá nhanh có thể dẫn đến sai lầm nghiêm trọng: tổn thương người khác, giảm năng suất và đình đốn sự nghiệp.

Ngày nay, vùng xám trở nên nguy hiểm hơn với sức mạnh của công nghệ dữ liệu. Các nhà quản lý và doanh nghiệp đối mặt với việc phân tích khối lượng lớn thông tin. Tuy nhiên, công nghệ không phải lúc nào cũng mang lại câu trả lời thỏa đáng, chúng ta cần phải có phán đoán và lựa chọn khó khăn.

Những lựa chọn này thường bị ảnh hưởng bởi rủi ro tâm lý và cảm xúc. Chúng ta không thể tránh khỏi trách nhiệm cá nhân và hậu quả của quyết định.

Một sinh viên cao học kinh doanh miêu tả thách thức này: “Tôi không muốn trở thành một doanh nhân tử tế. Tôi chỉ muốn trở thành một doanh nhân được biết đến là tử tế”.

Nói cách khác, khi giải quyết thành công các thách thức trong vùng xám, chúng ta đóng góp quan trọng cho doanh nghiệp, người khác và sự nghiệp của mình. Vấn đề khó và rủi ro luôn hiện hữu, nhưng chúng ta cần phải sẵn lòng đối mặt với chúng và tìm kiếm các giải pháp.

Có thể bạn sẽ phải cân nhắc việc đổi việc cho cô ấy, hoặc chuyển cô ấy sang một phòng ban khác trong công ty, hoặc thậm chí là cho cô ấy nghỉ việc. Bạn sẽ phải xem xét về tiền trợ cấp và cách thức trợ cấp cho cô ấy. Quan trọng là bạn phải đối xử với cô ấy một cách tôn trọng và cảm thông, không thể tự tay tước đi kế sinh nhai của cô ấy. Trong quyết định của bạn luôn ẩn chứa trách nhiệm được giao cho bạn - với tư cách một nhà quản lý, bạn sẽ phải quyết định liệu cô ấy nên nghỉ việc vì tuổi tác và hiệu suất công việc sa sút hay không.

Khi giải quyết thành công vấn đề trong vùng xám, đồng nghĩa với việc bạn đang thử thách và phát triển kỹ năng quản lý của mình. Khảo sát năng lực quản lý cơ bản không chỉ dựa vào việc giải quyết những công việc hàng ngày mà còn là khả năng xử lý những tình huống khó, những thách thức quan trọng hơn. Kinh nghiệm từ việc giải quyết vấn đề trong vùng xám sẽ trở thành một dấu mốc quan trọng trong sự nghiệp của bạn.

Về cơ bản, vấn đề trong vùng xám giống như một phiên bản doanh nghiệp của 'nút thắt Gordias của Alexander Đại Đế' - những vòng tròn nhân quả mắc kẹt với nhau. Để giải quyết nút thắt này, chúng ta cần có sự sáng tạo và kiên nhẫn. Alexander Đại Đế có thể cắt đứt nút thắt bằng gươm, nhưng với vai trò của một nhà quản lý, chúng ta phải tìm ra giải pháp thích hợp.

Năm câu hỏi thách thức

Câu trả lời ngắn gọn là: Hãy đặt mình vào vị trí của một nhà quản lý, nhưng giải quyết vấn đề bằng tấm lòng của một con người.

Chúng ta không thể tiếp cận vấn đề như một lãnh đạo hay một viên chức quản lý mà phải làm như một người quản lý. Điều đó đòi hỏi chúng ta phải tương tác với người khác để thu thập thông tin chính xác, phân tích một cách nghiêm túc và tìm kiếm giải pháp thực tế cho vấn đề.

Tuy nhiên, chỉ dừng lại ở đó là chưa đủ. Thông tin, phân tích và trao đổi không đủ để giải quyết vấn đề, và nhà quản lý vẫn chưa biết phải làm gì. Vì vậy, chúng ta cần phải quay lại bước trước: Giải quyết vấn đề bằng tấm lòng của một con người. Đừng chỉ trở thành một nhà phân tích dữ liệu lạnh lùng, mà hãy là một con người có lòng nhân ái. Quyết định phải dựa trên sự đánh giá cá nhân, bao gồm cả trí tuệ, cảm xúc, tưởng tượng, kinh nghiệm cuộc sống và sự hiểu biết sâu sắc về con người - điều quan trọng nhất trong công việc và cuộc sống này.

Dù có vẻ đơn giản, nhưng bước này không hề dễ dàng. Chúng ta thường nghe những lời khuyên như tuân thủ lương tâm, học hỏi từ người đi trước, và làm theo sứ mệnh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế lại không phải như vậy.

Thuật toán không thể giải quyết được những vấn đề phức tạp của con người trong cuộc sống và công việc. Giải quyết vấn đề bằng trái tim của một con người có nghĩa là phải đặt ra những câu hỏi phù hợp và làm việc để tìm ra câu trả lời hợp lý. Những câu hỏi này là công cụ không thể thiếu giúp ta suy xét cẩn trọng và phân định.

Tại sao năm câu hỏi này quan trọng và hữu ích? Vì chúng đã được truyền bá qua hàng thế kỷ và rút ra từ nhiều văn hóa khác nhau. Năm câu hỏi này phản ánh những kiến thức cơ bản về bản năng con người và mục tiêu chung của cuộc sống. Hiểu rõ và áp dụng năm câu hỏi này như là công cụ để đánh giá vấn đề trong vùng xám.

Độc giả có thể tự hỏi liệu chỉ cần vài câu hỏi có thể giải quyết được những vấn đề phức tạp trong vùng xám không? Chúng tôi không dám khẳng định nhưng cùng nhau thảo luận từng chương, sẽ có câu trả lời phản ánh, nhưng chắc chắn vẫn gây tranh cãi. Năm câu hỏi đề cập đến hai điều: Bản năng con người do thuyết tiến hóa của Darwin đưa ra và những câu hỏi cơ bản về trách nhiệm, quyền lực, giá trị và cách ra quyết định mà cộng đồng con người chung ta đặt ra.

Tôi đã dành gần hai mươi năm để phát triển các công cụ thực tế và hữu ích cho các nhà quản lý khi họ đối mặt với các vấn đề phức tạp về trách nhiệm và lãnh đạo. Năm câu hỏi trong cuốn sách này đã được điều chỉnh và kiểm tra thông qua vô số khóa học cao cấp MBA và đào tạo quản lý. Nhờ vào sự tri ân với triết gia thực dụng William James, chúng tôi đã tạo ra những công cụ hữu ích này thay vì những chân lý mang tính phổ quát và thiên kiến. Năm câu hỏi đó là:

• Hậu quả trực tiếp của vấn đề là gì?
• Trách nhiệm cốt lõi của tôi là gì?
• Kế hoạch hành động phù hợp với tình hình thực tế là gì?
• Chúng ta là ai?
• Có thể sống chung với quyết định này không?

Nếu ai đó đặt câu hỏi: “Tại sao năm câu hỏi này thực sự hữu ích?”, cũng dễ hiểu. Câu trả lời là vì chúng đã được kiểm chứng qua thời gian. Năm câu hỏi này đã được diễn giải theo nhiều cách, từ các nhà triết học như Aristotle, Nietzsche, đến các nhà lãnh đạo tinh thần như Khổng Tử và Jesus Christ, hoặc các nhà tư tưởng chính trị như Machiavelli và Jefferson, cũng như các nhà thơ, nhà văn trong quyển sách này.

Chúng tôi coi năm câu hỏi này như là các công cụ hàng ngày của các nhà quản lý, phù hợp với truyền thống đào tạo của Harvard Business School. Nơi đã phát triển những ý tưởng quan trọng và hữu ích cho các nhà quản lý trên toàn thế giới suốt hơn một thế kỷ qua. Trong cuốn sách này, mỗi ví dụ thực tế về năm câu hỏi được đưa ra. Mỗi chương tập trung vào một câu hỏi và luôn giải thích tại sao chúng ta cần hiểu đầy đủ khía cạnh nhân văn của các vấn đề trong vùng xám. Phần còn lại của mỗi chương sẽ thảo luận về hướng dẫn thực hành và giới thiệu một số quan điểm về tính nhân văn.

Triết lý làm việc

Nếu sử dụng riêng lẻ, năm câu hỏi này là công cụ có giá trị để suy luận, đánh giá. Tuy nhiên, nếu kết hợp với nhau, chúng sẽ mang lại nhiều ý nghĩa hơn nhiều. Năm câu hỏi này sẽ đem đến cho chúng ta một triết lý về quản trị - là cách để hiểu rõ hơn về vai trò của các nhà quản lý và tại sao điều đó lại quan trọng. Triết lý này không chứa đựng các khái niệm trừu tượng mơ hồ, các nguyên tắc ràng buộc hoặc các mẫu mực áp dụng cho mọi tình huống. Nó là một triết lý để làm việc, một cách sống và một hướng dẫn để hành động.

Triết lý này cho biết công việc quản lý là việc giải quyết những vấn đề phức tạp bằng cách sử dụng các phương pháp thực tiễn. Để trở thành một nhà quản lý thành công trong thời đại hiện nay, chúng ta cần có khả năng hiểu sâu sắc các khía cạnh phức tạp của vấn đề, rút ra những kết luận hợp lý từ một lượng thông tin lớn và biết cách sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu phức tạp. Tuy nhiên, những công cụ phân tích đó không đủ, chúng ta cần một quan điểm nhân văn để giải quyết các vấn đề trong vùng xám.

Dường như từ “nhân văn” mang một hơi hướng cổ điển, nhưng những ý tưởng đằng sau vẫn còn phản ánh thời đại, có tác động trực tiếp đến quá trình ra quyết định trong cuộc sống và công việc. Chủ nghĩa nhân văn đã tồn tại từ lâu, xuất phát từ thời cổ đại và trở thành một lực lượng quan trọng trong triết học và chính trị, đặc biệt là vào thời kỳ Phục hưng.

Những người theo chủ nghĩa nhân văn đặt ra những câu hỏi cơ bản và làm cho chúng dễ hiểu bằng cách khám phá những khía cạnh cơ bản nhất của cuộc sống - như điều gì quan trọng trong cuộc sống này, điều gì có thể động viên con người, và cách mà thế giới này hoạt động. Những khía cạnh cơ bản này cũng trở thành trọng tâm khi chúng ta giải quyết các vấn đề trong vùng xám như một con người.

Triết lý nhân văn trong quản lý không cố gắng biến những thách thức phức tạp và hỗn loạn của vùng xám thành các mô hình để phân tích, mà chỉ đề xuất chúng ta nhìn nhận vấn đề từ nhiều quan điểm khác nhau. Chúng ta phải dựa vào suy nghĩ cá nhân - suy luận, cảm xúc, trực giác, kinh nghiệm, hy vọng và nỗi sợ hãi. Tóm lại, câu trả lời chính xác trong vùng xám là quyết định của chính mình, nhưng chỉ khi chúng ta tiếp cận vấn đề với cả trí óc phân tích và trái tim nhân văn. Điều này không dễ dàng diễn tả trong vài từ hoặc vài câu, nhưng tôi tin rằng những người có trách nhiệm sẽ luôn tìm cách thành công vượt qua vùng xám.