Giảm bớt thời gian mỗi ngày dành cho việc xử lý email

Theo một nghiên cứu mới của McKinsey, trung bình một chuyên gia dành tới 28% thời gian hàng ngày để đọc và trả lời email. Đối với người lao động toàn thời gian ở Mỹ, con số này tăng lên đến 2,6 giờ và 120 email trả lời mỗi ngày. Làm thế nào để giảm thiểu thời gian này? Khám phá ngay cùng HR Insider qua những mẹo nhỏ dưới đây.

Có hai loại người khi đối mặt với email hàng ngày: những người cố gắng duy trì hộp thư đến sạch sẽ và không để bất kỳ thư nào chưa đọc, và những người hoàn toàn bỏ qua. Hàng loạt email chờ đọc vẫn chờ đợi trong hộp thư của họ.

Đối với những người không thuộc hai loại trên, cách tiếp cận nhẹ nhàng hơn là sắp xếp thời gian và giảm số lần kiểm tra email trong ngày. Tại Zarvana – một công ty đào tạo về quản lý thời gian – đã tìm ra cách để giảm thiểu gần một nửa thời gian trung bình mà họ dành cho email hàng ngày, chỉ còn 1 giờ và 21 phút.

Dưới đây là 5 cách giúp bạn không tốn quá nhiều thời gian hàng ngày cho việc xử lý email:

Kiểm tra email quá thường xuyên sẽ tốn 21 phút mỗi ngày

Trung bình, các chuyên gia kiểm tra email của họ 15 lần mỗi ngày hoặc cứ sau 37 phút. Nhưng chỉ có khoảng 11% khách hàng và 8% nhân viên mong muốn một sự phản hồi tức thì trong vòng 1 giờ. Nếu chúng ta kiểm tra email ít hơn, chúng ta có thể tiết kiệm được thời gian tương đương 6 lần kiểm tra email trong ngày.

Nghiên cứu cho thấy rằng mất tới 23 phút và 15 giây để quay trở lại làm việc sau khi bị gián đoạn, chẳng hạn như việc kiểm tra email. Nhiều người mất khoảng 64 giây để quay trở lại tốc độ làm việc như trước khi kiểm tra email.

Xem email không chỉ xảy ra trong hộp thư đến mà còn qua các thông báo xuất hiện ở góc màn hình mỗi khi có email đến, làm chúng tốn vài giây mỗi lần.

Những gián đoạn này gây ra hậu quả không tốt trong công việc. Nhà nghiên cứu Sophie Leroy mô tả: “Khi tôi suy nghĩ về vấn đề A, tôi lại đang làm việc B, tôi không đủ khả năng xử lý đồng thời hai việc và khiến cả hai đều trở nên hoàn hảo.”

Hãy tắt thông báo email và thiết lập thời gian (khoảng từ 5 đến 8 phút) mỗi giờ để kiểm tra email. Đối với một số ngành nghề, cách này có vẻ không khả thi. Nhưng với những người đã từng phản hồi email trong vài phút tức thì, họ nhận ra rằng việc trả lời email nhanh không cần thiết.

Kiểm tra hộp thư đầy đủ lãng phí 27 phút mỗi ngày

Nhiều người cho rằng việc sắp xếp và di chuyển email trong hộp thư đến không cần thiết vì chỉ cần dùng công cụ tìm kiếm là có thể dễ dàng tìm ra email trong số hàng trăm hoặc hàng nghìn email. Tuy nhiên, hộp thư đầy email lại khiến chúng ta mất thời gian theo cách khác.

Khi kiểm tra hộp thư đầy, chúng ta phải xem lại những email này nhiều lần liên tiếp. Nếu những email này vẫn ở đó, chúng ta không thể không đọc chúng. Trung bình, chúng ta có khoảng 200 email trong một hộp thư và nhận khoảng 120 email mới mỗi ngày, nhưng chỉ phản hồi khoảng 25% trong số đó. Nếu không có một cách phân loại rõ ràng, sự tồn đọng email sẽ tiếp tục diễn ra, và chúng ta sẽ mất tổng cộng 27 phút mỗi ngày.

Hãy áp dụng quy tắc “một chạm” bằng cách sao lưu hoặc xóa ngay email từ lần đọc đầu tiên. Cách tiếp cận này có vẻ không hợp lý với những email không cần thiết phải phản hồi ngay. Hãy học cách phân loại và di chuyển những email ra khỏi hộp thư đến.

Sử dụng các thư mục để phân loại và tìm kiếm email hao tổn 14 phút mỗi ngày

Vì chúng ta thường trì hoãn việc trả lời email trong khoảng 37% thời gian, việc tìm kiếm email trong hộp thư là một phần quan trọng của quá trình kiểm tra email.

Hầu hết mọi người tạo thư mục để phân loại theo đối tượng hoặc loại tin nhắn để lưu trữ. Trung bình, chúng ta tạo thư mục mới sau mỗi 5 ngày và có tổng cộng 37 thư mục. Nhưng việc nhấp vào các thư mục này khiến bạn chậm hơn 9% so với việc tìm kiếm thông qua các từ khóa hoặc chậm hơn 50% khi so sánh với cách tìm kiếm thông qua email chung của các tổ chức.

Tìm kiếm là một cách làm nhanh chóng. Một cách khác là tích hợp các danh sách email này. Nó sẽ cung cấp cho người dùng một địa chỉ email duy nhất mà họ có thể gửi hoặc chuyển tiếp một cách tự động, hoặc cho phép người dùng thêm email vào các ứng dụng email. Khi kết hợp các email lại theo nhóm, chúng ta có thể tiết kiệm được khoảng 14 phút mỗi ngày.

Lưu trữ email vào nhiều thư mục bằng cách nhấp chuột tốn thêm 11 phút mỗi ngày

Theo giao diện email thông thường, hầu hết khoảng 37 thư mục email kể trên sẽ xếp chồng lên nhau bên cột trái của màn hình người dùng. Khoảng 10% tổng số thời gian chúng ta dành cho email để đưa những email muốn lưu trữ vào các thư mục này. Quá trình này bao gồm hai giai đoạn: Một là quyết định thư mục nào là nơi lưu trữ và hai là di chuyển email đến nơi ấy. Nếu càng có nhiều sự lựa chọn, chúng ta sẽ càng mất nhiều thời gian để ra quyết định.

Chúng ta đều biết rằng các thư mục đều không cần thiết cho việc tìm kiếm email. Vậy chúng ta thật sự cần bao nhiêu thư mục là đủ? Hầu hết chúng ta chỉ cần 02 mà thôi, một là nơi chúng ta lưu trữ email chúng ta đọc ngay khi xuất hiện ở hộp thư đến nhưng sẽ cần thêm một thao tác lưu trữ chúng ở thư mục phù hợp sau đó, và một là nơi để chúng ta lưu những email có thể trả lời chậm hơn. Tại sao chúng ta không thử không tạo thư mục nào cả?

Khi áp dụng quy tắc Hick để tính toán việc giảm 37 thư mục xuống còn 2 thư mục, chúng ta thấy rằng quyết định dựa theo 37 thư mục sẽ chậm hơn 5 lần so với quyết định khi có  2 thư mục trong hộp thư.

Có những cách khác để chúng ta tìm kiếm email chính xác và hiệu quả hơn như việc vận dụng các phễu lọc tự động, giúp chúng ta kéo và thả email vào đúng vị trí cũng như tiết kiệm 50% thời gian so với việc dùng chuột. Chẳng hạn, người dùng Outlook có thể di chuyển email vào thư mục theo phím tắt control + shift + v và chọn thư mục theo danh sách. Ngoài ra, bạn cũng có thể di chuyển thư mục hoặc thực hiện các thao tác tương tự với các phím tắt dễ dàng.

Đọc và xử lý email không liên quan tốn khoảng 8 phút mỗi ngày

Theo dữ liệu từ Sanebox, 62% email trong hộp thư là không quan trọng và có thể xử lí đồng thời. Nhưng ngay cả việc xử lí email hàng loạt thế này cũng tốn của bạn không ít thời gian. Một người thường mở khoảng 20% các email dạng newsletter, và tốn khoảng 15-20 giây đọc một trong số các email này, tổng cộng tốn khoảng 4 phút mỗi ngày. Thậm chí chỉ cần xóa một email cũng mất khoảng 3,2 giây, cộng thêm khoảng 3 phút cho việc này, một lý do để chúng ta chọn ngừng theo dõi hoặc chặn các email không mong muốn thay vì phải tốn công đi xóa chúng hàng ngày.

Để bỏ thói quen xử lý email không liên quan, hãy áp dụng phương pháp 03 bước sau: lọc tự động những newsletter thật sự cần thiết với bạn, hủy đăng ký những email bạn thấy không cần, chặn thư rác hoặc các email vẫn tiếp tục xuất hiện khi bạn đã hủy đăng ký.

Hãy áp dụng 05 nguyên tắc sau để xử lí email hiệu quả mỗi ngày:

• Di chuyển email ra khỏi hộp thư đến ngay từ lần đầu tiên bạn đọc nó.
• Sử dụng chức năng tìm kiếm dựa theo tên email của tổ chức, công ty để tìm kiếm lại những email cũ.
• Chỉ thiết lập hai thư mục email và sử dụng các phím tắt để lưu trữ email vào hai thư mục này.
• Tránh xử lý từng email không liên quan hoặc ít quan trọng.

Áp dụng các cách trên, chúng ta có thể tiết kiệm nhiều thời gian và kiểm soát được lượng email chúng ta nhận được mỗi ngày một cách hợp lý nhất.