Giám sát viên là gì? 5 kỹ năng cần có để trở thành một giám sát viên thành công!

Thuật ngữ Supervisor đã trở nên quen thuộc với những ai làm trong lĩnh vực nhà hàng và khách sạn. Tuy nhiên, với những bạn trẻ đang theo đuổi ngành này, không phải ai cũng rõ Supervisor là gì và công việc cụ thể của họ là gì. Cần những kỹ năng nào để trở thành một Supervisor, cũng như sự khác biệt giữa Supervisor và Manager là gì? Hãy cùng Mytour khám phá tất cả những điều thú vị về Supervisor trong bài viết dưới đây!

Giám sát viên là gì?

Supervisor đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các hoạt động kinh doanh của nhà hàng, khách sạn diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Chính vì vậy, hầu hết các cơ sở nhà hàng, khách sạn đều tìm kiếm những ứng viên cho vị trí này. Với sự phát triển của ngành du lịch, số lượng nhà hàng và khách sạn ngày càng tăng, mở ra nhiều cơ hội việc làm cho sinh viên trong ngành. Bạn có biết Supervisor là gì không?

Khái niệm về Giám sát viên

Supervisor là thuật ngữ dùng để chỉ những người có nhiệm vụ giám sát và thúc đẩy các hoạt động kinh doanh trong một công ty. Đây được coi là một trong những trợ thủ quan trọng nhất cho các nhà quản lý.

Tùy thuộc vào từng lĩnh vực kinh doanh, các giám sát viên sẽ đảm nhận những công việc phù hợp. Chẳng hạn, trong ngành khách sạn và nhà hàng, họ có thể làm việc ở nhiều vị trí khác nhau như giám sát lễ tân, giám sát buồng phòng, và giám sát nhà hàng.

Công việc của giám sát viên chủ yếu nhằm hỗ trợ các nhà quản lý trong việc giám sát, theo dõi và điều phối hoạt động của nhân viên cấp dưới. Điều này bao gồm phân công công việc, sắp xếp ca làm, giải quyết các vấn đề phát sinh và hỗ trợ khách hàng.

Các khái niệm liên quan đến giám sát viên

Khi nói đến giám sát viên, bạn không thể không nhắc đến hai thuật ngữ quan trọng sau: Giám sát viên buồng phòng và Giám sát viên ca.

• Giám sát viên buồng phòng, hay còn gọi là Housekeeping Supervisor, là người đứng đầu bộ phận buồng phòng tại các khách sạn, có trách nhiệm quản lý và điều phối các công việc liên quan trong bộ phận này.

• Giám sát viên ca, hay Shift Supervisor, là tổ trưởng có trách nhiệm quản lý ca làm việc của mình và cũng giám sát các nhân viên khác. Họ không khác gì so với những nhân viên bình thường, nhưng với khả năng nổi bật hơn, Shift Supervisor có thể được các quản lý cấp cao xem xét để thăng tiến lên vị trí cao hơn. Vai trò của họ là tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Ngoài những thuật ngữ đã đề cập, còn nhiều thuật ngữ khác liên quan đến giám sát viên như supervisor linux, supervisor manager, qa supervisor,…

Vai trò của Giám sát viên trong hoạt động của doanh nghiệp

Ngày nay, vai trò của các giám sát viên trở nên vô cùng quan trọng và thiết yếu. Trong hoạt động kinh doanh hàng ngày, nếu thiếu vắng giám sát viên, công việc có thể gặp nhiều rủi ro và khó khăn, khiến cho doanh nghiệp khó lòng đạt được kết quả như mong muốn từ các nhà quản lý.

Giám sát viên sẽ thực hiện nhiệm vụ giám sát chuỗi dịch vụ, cung cấp thông tin, giải đáp thắc mắc và tư vấn cho khách hàng. Họ là người phân chia công việc và ca làm hợp lý cho các nhân viên, nhằm đảm bảo mang đến dịch vụ tốt nhất cho khách. Đồng thời, giám sát viên cũng giải quyết khiếu nại của khách hàng và các vấn đề liên quan đến ca làm việc.

Ngoài ra, các giám sát viên bán hàng cũng chịu trách nhiệm giám sát và tuân thủ các quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm, sức khỏe, và an toàn lao động tại nhà hàng, khách sạn. Họ sẽ khéo léo đáp ứng các yêu cầu từ khách hàng trong quá trình phục vụ, có thể qua điện thoại. Các giám sát viên sẽ xử lý các vấn đề phát sinh, bất thường và lỗi trong phạm vi quyền hạn được giao.

Trong trường hợp không có người quản lý, giám sát viên sẽ tổ chức cuộc họp làm việc để đảm bảo công việc của nhân viên diễn ra thuận lợi, giúp cho các hoạt động kinh doanh của nhà hàng, khách sạn tiếp tục diễn ra một cách tốt nhất.

Rõ ràng, vai trò của giám sát viên là đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra một cách suôn sẻ, hiệu quả. Đồng thời, họ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc làm hài lòng và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

Các công việc mà giám sát viên đảm nhận

Công việc cụ thể của giám sát viên là gì? Dưới đây là những nhiệm vụ mà các giám sát viên thường đảm nhận:

• Giám sát viên sẽ theo dõi chuỗi hoạt động của nhân viên, bao gồm việc giao nhiệm vụ, phân chia và sắp xếp ca làm việc phù hợp với tình hình kinh doanh của nhà hàng, khách sạn, nhằm duy trì chất lượng dịch vụ.

• Theo dõi và giám sát tiêu chuẩn phục vụ của nhân viên, hướng dẫn họ tuân thủ các quy định, nội quy từ cấp quản lý cũng như tiêu chuẩn của thương hiệu nơi làm việc.
• Quản lý trực tiếp tài sản, thiết bị và máy móc, chịu trách nhiệm trước quản lý bộ phận về tình trạng sử dụng các trang thiết bị trong khu vực mình phụ trách.

• Giám sát viên sẽ thực hiện nhiệm vụ giải quyết và hỗ trợ các dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng, cũng như xử lý các sự cố phát sinh trong quá trình làm việc. Họ sẽ kịp thời giải quyết các vấn đề trong ca làm việc, như khi khách hàng phàn nàn về dịch vụ hoặc nhân viên làm việc không hiệu quả. Supervisor là người đứng ra xử lý các tình huống rủi ro và báo cáo lên cấp trên đối với những trường hợp vượt quá khả năng giải quyết.

• Giám sát tất cả các hoạt động liên quan đến đối thủ cạnh tranh, tiếp nhận chỉ đạo và báo cáo với cấp trên, chuẩn bị kế hoạch kinh doanh và hành động để thúc đẩy hoạt động kinh doanh.
• Phối hợp với các giám sát viên khác để xây dựng lộ trình, định hướng và kế hoạch phát triển nhân lực cho bộ phận tuyển dụng và đào tạo kỹ năng, đồng thời hợp tác với các cấp quản lý để đề xuất chiến lược và kế hoạch nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và chất lượng làm việc.

• Tổng hợp thông tin, dữ liệu để bàn giao lại cho giám sát viên ca tiếp theo một cách rõ ràng, đầy đủ, thay cấp trên điều hành cuộc họp giao ca nhằm đảm bảo các hoạt động diễn ra bình thường và đúng quy trình.

Điểm khác biệt giữa Supervisor và Manager là gì?

Sau khi tìm hiểu về khái niệm, vai trò và công việc của giám sát viên trong các phần trước, độc giả có thể nhận thấy một số điểm tương đồng cũng như mối quan hệ chặt chẽ giữa hai vị trí giám sát viên và quản lý. Vậy sự khác biệt giữa manager và supervisor là gì?

Mặc dù công việc của giám sát viên và quản lý có nhiều điểm tương đồng, như lập kế hoạch chung, phân chia công việc và giám sát nhân viên thực hiện nhiệm vụ đúng tiến độ đã đề ra, nhưng giám sát viên được coi là cánh tay đắc lực của quản lý. Tuy nhiên, hai vị trí này cũng khác nhau ở một số khía cạnh như sau:

Về vai trò của Manager:

• Manager là người có trách nhiệm quản lý nhân viên và các hoạt động của một bộ phận trong công ty, ví dụ như Giám đốc nhân sự, Giám đốc điều hành hay Tổng giám đốc.
• Họ sẽ đảm bảo rằng cấu trúc tổ chức được điều chỉnh hợp lý, mô tả công việc rõ ràng, và thiết lập mục tiêu cho các bộ phận quản lý. Ngoài ra, Manager còn có quyền tuyển dụng, thăng chức hay sa thải nhân viên, và vị trí này thuộc quản lý cấp trung.
• Manager thường phải làm việc với các phòng ban khác và bên ngoài công ty, thường xuyên tham gia các cuộc họp và trao đổi công việc với đối tác.
• Mức lương của Manager cao hơn so với Supervisor do yêu cầu cao hơn về kỹ năng, kinh nghiệm và khối lượng công việc cũng như quyền hạn lớn hơn.

Về vai trò của supervisor:

• Các giám sát viên có trách nhiệm giám sát và phân công công việc cho nhân viên trong phạm vi quản lý, kiểm soát và điều phối công việc chung nhằm đảm bảo hiệu quả. Tất cả hoạt động giám sát sẽ được báo cáo lên người quản lý, người này sẽ báo cáo lên ban giám đốc về hiệu suất và các vấn đề phát sinh.
• Một giám sát viên chỉ có thể ủy thác nhiệm vụ, đào tạo và giới thiệu nhân viên mà không có quyền tuyển dụng, thăng chức hay sa thải ai.
• Supervisor thuộc cấp quản lý thấp và phải báo cáo cho Manager. Hướng tiếp cận của họ chủ yếu là nội bộ, tập trung vào việc giám sát và làm việc với nhân viên trực tiếp.

Các vị trí supervisor phổ biến hiện nay và mức lương

Giám sát kinh doanh – Sales Supervisor

Sale Supervisor đóng vai trò là giám sát kinh doanh. Họ thực hiện nhiệm vụ theo dõi và hướng dẫn đội ngũ bán hàng, xây dựng, tổ chức và cập nhật kế hoạch kinh doanh để đảm bảo tiến độ thực hiện. Ngoài ra, giám sát viên cũng tham gia vào việc đào tạo nhân viên và thiết lập mối quan hệ với khách hàng mục tiêu.

Mức lương cho vị trí Sale Supervisor có kinh nghiệm thường dao động từ 8 triệu đến 20 triệu đồng/tháng, cùng nhiều chế độ đãi ngộ khác.

Floor Supervisor – Giám sát tầng

Floor Supervisor là thuật ngữ dùng trong ngành kinh doanh khách sạn. Những người đảm nhiệm vị trí này sẽ có trách nhiệm giám sát các nhân viên trong khu vực mà họ được phân công.

Mức lương của Floor Supervisor sẽ tùy thuộc vào quy mô của khách sạn, thường dao động từ 5 triệu đến 10 triệu đồng/tháng, cùng với nhiều chế độ đãi ngộ khác.

Production Supervisor – Giám sát sản xuất

Production Supervisor là thuật ngữ dùng để chỉ các giám sát sản xuất, thường đảm nhận vai trò giám sát tại các nhà máy nhằm đảm bảo năng suất và chất lượng sản phẩm. Họ cũng phải kiểm soát nguồn nhân lực và trang thiết bị để đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ và an toàn.

Mức lương của các Production Supervisor thường cao hơn so với Sales Supervisor và Floor Supervisor do trách nhiệm lớn hơn. Do đó, mức lương của vị trí này dao động từ 7 triệu đến 48 triệu đồng/tháng, kèm theo nhiều chế độ đãi ngộ khác.

5 kỹ năng cần thiết để thành công ở vị trí supervisor

Kỹ năng lập kế hoạch

Một giám sát viên thường phải thực hiện nhiều nhiệm vụ, từ quản lý nhân sự, điều phối hoạt động của nhân viên đến giám sát hàng hóa. Vì vậy, một kế hoạch chi tiết sẽ giúp giám sát viên thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn và giảm thiểu sai sót.

Kỹ năng giao tiếp

Người giám sát thường xuyên phải giao tiếp và truyền đạt thông tin cho cấp dưới cũng như khách hàng. Một Supervisor có phong cách lịch sự và nhã nhặn sẽ nhận được sự tôn trọng và sự chú ý từ mọi người. Khi có khả năng giao tiếp tốt, việc truyền đạt thông tin sẽ trở nên rõ ràng và hấp dẫn hơn. Do đó, giám sát viên cần phát triển kỹ năng giao tiếp để xử lý các vấn đề phát sinh một cách khéo léo và tạo được ấn tượng tốt với khách hàng.

Khả năng đào tạo nhân viên

Một giám sát viên xuất sắc là người có khả năng đào tạo nhân viên trở nên chuyên nghiệp hơn, từ đó đóng góp vào hiệu quả của các kế hoạch kinh doanh. Ngoài ra, giám sát viên cần biết cách khen thưởng nhân viên khi họ hoàn thành tốt nhiệm vụ, giúp tạo dựng mối quan hệ bền chặt hơn giữa nhân viên và người giám sát.

Kỹ năng quản lý thời gian

Giám sát và đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng tiến độ, đồng thời thúc đẩy nhân viên hoàn thành nhiệm vụ mà không để chậm trễ so với kế hoạch là trách nhiệm của một giám sát viên. Do đó, việc quản lý và sắp xếp thời gian là cực kỳ quan trọng.

Liêm chính, công tư phân minh

Liêm chính và sự phân minh giữa công và tư là những phẩm chất không thể thiếu của một giám sát viên. Là một giám sát viên, bạn không được để xảy ra những thiếu sót trong quy trình làm việc để nhân viên có thể chỉ trích. Nếu không, bạn sẽ mất uy tín và không còn nhận được sự tôn trọng từ nhân viên. Công việc cũng sẽ trở nên khó khăn và không đạt được hiệu quả như mong muốn. Vì vậy, bạn cần phải phân biệt rõ ràng giữa tình cảm và công việc, luôn giữ được sự công tư phân minh.

Trên đây là những thông tin tổng hợp về khái niệm Supervisor là gì mà bạn có thể tham khảo. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò của Supervisor, những kỹ năng cần có để thành công ở vị trí này, cũng như các nhiệm vụ mà Supervisor đảm nhận.

Ngoài ra, nếu bạn quan tâm đến thông tin về tìm việc làm, hãy thường xuyên truy cập vào website Mytour – nơi cung cấp thông tin việc làm mới nhất và hấp dẫn nhất, hoặc bạn có thể truy cập ngay dưới đây: