Giao tiếp dữ liệu điện tử

Giao tiếp dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange - EDI) là việc truyền thông tin từ máy tính này sang máy tính khác bằng phương tiện điện tử, sử dụng các định dạng chuẩn nhất định. Theo Luật thương mại quốc tế của Ủy ban Liên hợp quốc, EDI được định nghĩa là: 'Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) là việc truyền giao thông tin từ máy tính này sang máy tính khác bằng phương tiện điện tử, sử dụng một tiêu chuẩn đã thỏa thuận để cấu trúc thông tin'.

EDI là hình thức thương mại điện tử đầu tiên được áp dụng trong các doanh nghiệp, tồn tại từ nhiều năm trước khi thuật ngữ thương mại điện tử được đưa ra. Đến nay, EDI vẫn là các giao dịch quan trọng nhất trong thương mại điện tử B2B. Các giao dịch B2B bao gồm thông tin từ các hóa đơn, đơn đặt hàng, yêu cầu báo giá, vận đơn và báo cáo nhận hàng. Với EDI, các tài liệu kinh doanh như hóa đơn, đơn đặt hàng, vận đơn, yêu cầu báo giá, báo cáo nhận hàng và các tài liệu điện tử khác có thể được xử lý trực tiếp từ máy tính của công ty phát hành đến công ty tiếp nhận, tiết kiệm thời gian và chi phí, tránh được nhiều sai sót thường gặp trong truyền thông truyền thống trên giấy. Các tiêu chuẩn EDI được phổ biến và áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp như ANSI ASC X12, EDIFACT (hoặc UN/ EDIFACT), XML, TXT,...

Lịch sử phát triển của EDI

Các tiêu chuẩn EDI đầu tiên xuất hiện ở Hoa Kỳ trong ngành vận chuyển hàng hóa, được TDCC đưa ra. Sau đó, EDI được áp dụng trong các ngành công nghiệp khác dựa trên nhu cầu riêng của từng ngành, bao gồm: WINS cho ngành kho bãi, VICS cho bán lẻ ở Mỹ, TRADACOMS cho bán lẻ ở Châu Âu, DISH cho ngành hàng hải, AIAG cho ngành ô tô ở Mỹ và Odette cho ngành ô tô ở Châu Âu,... Các ứng dụng EDI ngày càng trưởng thành và phát triển.

Do mục đích kinh doanh thường không giới hạn trong một ngành duy nhất, vào năm 1979, Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Mỹ (ANSI) dựa trên tiêu chuẩn TDCC và các tiêu chuẩn EDI công nghiệp khác để đưa ra tiêu chuẩn ANSI ASC X12. Đồng thời, châu Âu cũng phát triển tích hợp các tiêu chuẩn EDI vào đầu những năm 1980 với đề xuất TDI (tiêu chuẩn trao đổi dữ liệu thương mại) và GTDI (Hướng dẫn cho trao đổi dữ liệu thương mại).

Với sự tham gia của nhiều doanh nghiệp vào thị trường quốc tế và trao đổi dữ liệu điện tử từ nhiều quốc gia khác nhau, nhu cầu mở rộng EDI trên phạm vi toàn cầu ngày càng tăng cao. Vào năm 1987, Liên hợp quốc đã giới thiệu tiêu chuẩn quốc tế EDIFACT (hoặc UN/ EDIFACT). Đây là tổ hợp của tiêu chuẩn ASC X12 của Mỹ và các tiêu chuẩn TDI phát triển ở Anh, áp dụng rộng rãi trên toàn Châu Âu.

Liên hợp quốc đã cung cấp tiêu chuẩn quốc tế dưới sự quản lý chung của nhóm thực hiện trao đổi dữ liệu điện tử trong Hành chính, Thương mại và Vận tải của Liên hợp quốc (UN/CEFACT) thuộc Ủy ban Kinh tế Liên hợp quốc châu Âu (UN/USE).

Việc phát triển tiêu chuẩn quốc tế EDIFACT (hoặc UN/ EDIFACT) được các tổ chức ISO và UN/CEFACT chú trọng. Hai tổ chức này đã hợp tác và phối hợp xây dựng EDIFACT. UN/USE đảm nhận trách nhiệm xây dựng chuẩn, đăng ký thông điệp, trong khi ISO chịu trách nhiệm về cú pháp và từ điển dữ liệu.

Tên gọi tắt EDIFACT được UN/USE công nhận từ năm 1987 và áp dụng theo quy tắc cú pháp EDIFACT, được ISO công nhận là tiêu chuẩn quốc tế và được áp dụng rộng rãi.

Một số tiêu chuẩn EDI

Chuẩn EDI được phát triển và đưa vào sử dụng từ năm 1982, chính thức áp dụng từ năm 1985. Một bộ chuẩn EDI là một khung hướng dẫn cho các định dạng dữ liệu thống nhất được sử dụng để tạo ra các phiên bản điện tử có thể đọc bằng máy tính thay thế cho tài liệu giấy truyền thống.

Một số tiêu chuẩn EDI chính:

- UN / EDIFACT là tiêu chuẩn quốc tế được Liên hợp quốc công nhận, được áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực thương mại và giao thông vận tải ở hầu hết các quốc gia ngoài Bắc Mỹ. Có nhiều tập con của UN / EDIFACT:

+ Tiêu chuẩn EANCOM được áp dụng trong lĩnh vực thương mại

+ Odette chuẩn được áp dụng trong ngành công nghiệp ô tô Châu Âu

+ CEFIC chuẩn được áp dụng trong công nghiệp hóa chất

+ EDICON chuẩn được áp dụng trong ngành công nghiệp xây dựng

+ Chuẩn RINET được sử dụng trong lĩnh vực bảo hiểm

+ Tiêu chuẩn HL7 được áp dụng trong chăm sóc sức khỏe

+ Tiêu chuẩn IATA được áp dụng trong lĩnh vực vận tải hàng không

+ Tiêu chuẩn SPEC 2000 được sử dụng trong ngành công nghiệp quốc phòng

+ Tiêu chuẩn SWIFT được áp dụng trong các lĩnh vực ngân hàng

+ Tiêu chuẩn UIC 912 được sử dụng trong giao thông vận tải đường sắt

- Tiêu chuẩn ANSI ASC X12 được sử dụng phổ biến ở Bắc Mỹ

- TRADACOMS là tiêu chuẩn được phát triển bởi GS1 Anh và đang chiếm ưu thế trong thương mại bán lẻ tại Anh

- VDA là chuẩn được sử dụng chủ yếu trong ngành công nghiệp ô tô châu Âu, đặc biệt là ở Đức

- ADatP – 3 là một trong những tiêu chuẩn của NATO

- EBICS là một tiêu chuẩn phổ biến tại Pháp

Trong đó, chuẩn EDIFACT (UN/ EDIFACT) và chuẩn ANSI ASC X12 là hai chuẩn được sử dụng phổ biến nhất. ANSI ASC X12 phổ biến ở Mỹ trong khi UN/ EDIFACT được sử dụng nhiều tại châu Âu và châu Á

Các nguyên lý hoạt động của EDI

Để triển khai quy trình EDI giữa các doanh nghiệp đối tác, cần đảm bảo tích hợp hệ thống EDI. Các bên tham gia sẽ trao đổi dữ liệu điện tử theo chuẩn UN/EDIFACT.

- Bên gửi chuẩn bị dữ liệu điện tử để truyền đi, mã hóa dữ liệu theo chuẩn EDI bằng phần mềm của mình để đảm bảo an toàn và bảo mật.

+ Cách 1: Truyền dữ liệu EDI qua mạng Internet công cộng.

+ Cách 2: Truyền dữ liệu EDI qua mạng giá trị gia tăng (VAN).

- Dịch dữ liệu khi nhận được: Bên nhận dữ liệu điện tử sẽ dùng hệ thống phần mềm để dịch các dữ liệu từ bên gửi theo chuẩn EDI đã quy định.
- Xử lý dữ liệu điện tử nhận được: Dữ liệu sau khi dịch sẽ được chuyển đến hệ thống để xử lý.

Khi hoạt động, EDI sẽ trích xuất thông tin từ các hoạt động hoặc lưu trữ của công ty và truyền tải dưới dạng dữ liệu máy tính có thể đọc qua các thiết bị viễn thông hoặc đường dây điện thoại. Ở bên nhận, dữ liệu có thể được chuyển trực tiếp vào hệ thống máy tính của đối tác và được xử lý hoàn toàn tự động với các ứng dụng nội bộ.

Các lợi ích của EDI

- Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

+ Các chi phí liên quan đến giấy tờ, in ấn, sao chép, lưu trữ hồ sơ, bưu chính và thu hồi tài liệu đều giảm hoặc loại bỏ khi sử dụng EDI, giúp giảm chi phí giao dịch và trao đổi thông tin.

+ Giảm chi phí xử lý dữ liệu bằng cách tự động hóa.

+ Tiết kiệm thời gian vì không cần phải nhập lại thông tin nhiều lần.

- Sự nhanh chóng và độ chính xác trong các giao dịch

+ EDI giúp tăng tốc chu kỳ kinh doanh của các doanh nghiệp. Các giao dịch có thể được thực hiện trong vài phút thay vì phải chờ đợi từ vài ngày đến vài tuần như các phương thức giao dịch truyền thống.

+ Cải thiện chất lượng thông tin, đảm bảo thông tin chính xác bằng cách giảm thiểu lỗi nhập liệu thủ công.

+ Áp dụng EDI có thể giảm thiểu thời gian chu kỳ chuyển đổi tiền mặt, cải thiện các giao dịch kinh doanh và quan hệ với các đối tác, khách hàng. Hệ thống lưu trữ EDI đảm bảo rằng các tài liệu đã được gửi đến đối tác và có thể theo dõi lộ trình, đường đi của hàng hóa qua từng giai đoạn.

- Tăng hiệu quả kinh doanh

+ Tự động hóa các công việc trên giấy giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn và cung cấp công cụ để làm việc hiệu quả hơn. EDI giúp giảm công sức của nhân viên và hạn chế chậm trễ và lỗi trong xử lý chứng từ bằng tay.

+ Xử lý nhanh chóng các tài liệu kinh doanh một cách chính xác, giảm thiểu lỗi trong đơn đặt hàng, hóa đơn,... giúp giảm thiểu các trường hợp bồi thường và hủy bỏ đơn đặt hàng do sai sót.

+ Tự động hóa việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng qua chuỗi cung ứng đảm bảo rằng dữ liệu kinh doanh quan trọng được gửi và có thể theo dõi trong thời gian thực. Người bán hưởng lợi từ việc cải thiện dòng tiền và giảm chu kỳ vận chuyển tiền mặt.

+ EDI giúp giảm thời gian lưu kho, giảm số lượng hàng tồn kho vì nó được tích hợp vào hệ thống lưu kho tự động,

+ Chu trình giao dịch thương mại nhanh hơn, giúp đáp ứng nhu cầu khách hàng hiệu quả hơn.

+ Tạo cơ hội thúc đẩy hoạt động cung cấp và sản xuất để nâng cao khả năng cạnh tranh.

- Lợi ích trong chiến lược kinh doanh

+ EDI cho phép hiển thị thời gian thực vào trạng thái giao dịch. Điều này giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn để đáp ứng nhu cầu thay đổi của thị trường, áp dụng mô hình kinh doanh linh hoạt theo nhu cầu thay vì cung cấp định hướng.

+ Rút ngắn thời gian giao hàng, cải tiến sản phẩm và phân phối sản phẩm mới.

+ Thúc đẩy trách nhiệm xã hội và phát triển bền vững bằng cách thay thế các quy trình dựa trên giấy tờ bằng các quy trình điện tử.

Giao thức truyền tải

EDI là cần thiết để vận chuyển các dữ liệu cần thiết từ máy tính gửi qua các điểm trung gian bất kỳ tới máy tính nhận.

- Các giao thức truyền tải truyền thống

+ X.400 e-mail tiêu chuẩn của ITU

+ OFTP 1 có thể sử dụng ISDN, TCP / IP, X.25 hoặc X.31 Fit

+ FTAM File Transfer truy cập và quản lý

- Ngoài ra, tất nhiên, có các 'giao thức Internet' được sử dụng, đặc biệt là:

+ SMTP: Internet e-mail

+ HTTP

+ FTP: Giao thức truyền tệp

- Dựa trên giao thức Internet, có những tiêu chuẩn truyền thông ngoài việc vận chuyển dữ liệu còn có các tiêu chuẩn về mã hóa, xác thực và nén. Ví dụ như:

+ AS1 Internet EDIINT: Giao thức (áp dụng SMTP)

+ AS2 Internet EDIINT: Giao thức (áp dụng HTTP)

+ AS3 Internet EDIINT: Giao thức (áp dụng FTP)

- EBICS: Tiêu chuẩn Ngân hàng điện tử truyền thông Internet (HTTP)

- OFTP2 Odette File Transfer: Giao thức 2, dựa trên TCP / IP

Liên kết ngoài

1. ASC X12 Lưu trữ 2015-09-14 tại Wayback Machine - the Accredited Standards Committee
2. Odette International Ltd
3. UN / EDIFACT
4. Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ (ANSI)