Buzz
Làm thế nào để chọn phương thức giao tiếp tốt nhất cho tình huống của bạn
Liệu bạn nên gọi điện hay gửi email? Điều này hoàn toàn phụ thuộc vào tình huống cụ thể. Cuộc gọi điện thường mang tính cá nhân và hợp tác hơn, nhưng lại làm cho một số người cảm thấy lo lắng. Mặt khác, email có thể là một cách giao tiếp hiệu quả để truyền đạt thông tin, nhưng cũng có thể gây trì hoãn trong thời gian phản hồi của người khác. Chúng tôi ở đây để giải thích khi nào thì gọi điện là tốt hơn và khi nào thì gửi email là tốt hơn, cùng với những ưu điểm và nhược điểm của mỗi phương thức và cách xác định sở thích của người khác, vì vậy hãy tiếp tục đọc!
Những Điều Bạn Nên Biết
- Một cuộc gọi điện là tốt nhất khi bạn cần phản hồi ngay lập tức, thảo luận vấn đề phức tạp hoặc nhạy cảm, hoặc bạn muốn cảm nhận một kết nối cá nhân hơn.
- Một email là tốt nhất khi bạn có một tin nhắn đơn giản, cần chia sẻ thông tin với nhiều người cùng một lúc, hoặc muốn thời gian để suy nghĩ về những gì nên nói.
- Sở thích của mọi người thay đổi, nhưng nếu bạn đang tự hỏi nên sử dụng phương thức nào, một nguyên tắc thông thường là liên hệ với người đó theo cùng một cách họ thường liên hệ với bạn.
Bước Tiếp Theo
Khi Nào Nên Gọi Là Tốt Hơn
Bạn cần một phản hồi ngay lập tức. Khi gửi email, có thể mất một thời gian để nhận được phản hồi. Vì email cho phép mọi người phản hồi vào thời điểm thuận tiện của họ, thời gian phản hồi dao động từ vài phút đến vài ngày. Nếu vấn đề gấp gáp, tốt nhất là nhấc điện thoại để bạn có thể nhận câu trả lời ngay lập tức.
- Ví dụ, bạn có thể đang làm việc trên một dự án với hạn chót gấp gáp, nhưng bạn không thể tiếp tục bước tiếp theo cho đến khi bạn thảo luận với đồng nghiệp về một điều gì đó.
- Trong trường hợp này, việc gọi điện có lẽ là lựa chọn tốt nhất. Điều này giúp bạn nhận được câu trả lời ngay lập tức, để bạn có thể hoàn thành dự án của mình trước khi hết hạn.
Bạn cần thảo luận về một vấn đề phức tạp. Nếu bạn có một vấn đề phức tạp cần thảo luận, thì tốt nhất là gọi điện thay vì gửi email. Sự chậm trễ trong việc phản hồi có thể là một vấn đề khi bạn thảo luận về một vấn đề phức tạp với ai đó, đặc biệt là nếu họ có câu hỏi phụ thuộc.
- Email có thể khiến bạn mắc kẹt trong một cuộc trả lời lại kéo dài, trong khi một cuộc gọi điện nhanh có thể giải quyết mọi thứ chỉ trong vài phút.
Bạn cần thảo luận về một vấn đề nhạy cảm hoặc có tính cảm xúc. Nếu bạn cần thảo luận về một vấn đề nhạy cảm với ai đó, hãy gọi điện cho họ để tránh những hiểu lầm trong giao tiếp. Việc hiểu nhầm giọng điệu của người khác thông qua email dễ hơn vì bạn không thể nghe được giọng điệu của họ, điều này có thể dẫn đến những hiểu lầm.
- Thực tế, một số nghiên cứu cho thấy rằng giao tiếp không từ ngữ (bao gồm giọng điệu và trạng thái cảm xúc) chiếm 90 phần trăm các gợi ý giao tiếp chúng ta nhận được.
Bạn cần giải quyết một xung đột. Bởi vì dễ bị hiểu nhầm qua email, nên ý tưởng tốt là nhấc điện thoại khi bạn muốn giải quyết một xung đột với một người bạn hoặc đồng nghiệp. Khi bạn nói chuyện qua điện thoại, bạn sẽ có thể nghe thấy giọng điệu của nhau, điều này sẽ khiến bạn cảm thấy kết nối hơn.
- Điều này sẽ làm cho việc duy trì lòng thông cảm dễ dàng hơn đối với nhau, để bạn có thể giải quyết vấn đề.
Bạn muốn xây dựng mối gắn kết với ai đó. Nghiên cứu cho thấy cuộc gọi điện thoại là lựa chọn tốt hơn để xây dựng mối quan hệ cảm xúc. Theo một nghiên cứu tại Đại học Texas tại Austin, giao tiếp dựa trên giọng nói (như cuộc gọi điện thoại) khiến mọi người cảm thấy kết nối nhiều hơn so với giao tiếp dựa trên văn bản (như email).
- Nghe giọng nói của ai đó, với âm điệu, ngữ điệu và cảm xúc độc đáo của nó, tạo ra cảm giác gần gũi một cách mà email không thể.
- Vì điều này, việc nhấc điện thoại và gọi điện cho ai đó khi bạn hy vọng xây dựng mối quan hệ cá nhân với họ là ý tưởng tốt.
Bạn lo lắng về ai đó. Bởi vì cuộc gọi điện thoại cảm thấy gần gũi hơn, việc gọi điện (thay vì email) là ý tưởng tốt nếu bạn lo lắng về ai đó và muốn đảm bảo họ đang ổn. Nếu bạn có một đồng nghiệp hoặc bạn bè đang trải qua một điều gì đó, một cuộc gọi điện thoại có thể giúp thể hiện sự hỗ trợ của bạn!
Bạn muốn từ chức từ công việc của mình. Nếu bạn định từ chức từ công việc của mình, một cuộc họp trực tiếp là lựa chọn tốt nhất. Tuy nhiên, nếu điều này không thể thực hiện được, một cuộc gọi điện thoại thường tốt hơn so với một email.
- Đầu tiên, hãy sắp xếp một cuộc gọi điện thoại với sếp của bạn và cho họ biết rằng bạn có một điều quan trọng cần thảo luận.
- Trong cuộc gọi, hãy thông báo với sếp của bạn rằng bạn đang từ chức và biểu đạt lòng biết ơn về những cơ hội bạn đã có trong thời gian làm việc với họ.
- Sau cuộc gọi, bạn có thể làm theo bằng một email từ chức, để có một lịch sử về những gì bạn đã thảo luận.
Những Trường Hợp Khi Email Là Tốt Hơn
Tin nhắn của bạn đơn giản. Khi bạn có một vấn đề đơn giản cần thảo luận, email có thể là lựa chọn phù hợp. Đó là một cách tuyệt vời để sắp xếp một cuộc họp, xác nhận một cuộc hẹn, hoặc chia sẻ tài liệu với ai đó. Nếu bạn cần liên hệ với ai đó về những vấn đề đơn giản như vậy, email là một lựa chọn nhanh chóng và hiệu quả.
Bạn cần liên hệ với nhiều người cùng một lúc. Khi bạn viết một email, bạn có thể gửi nó đến nhiều địa chỉ email cùng một lúc. Nếu bạn cần gửi một lời nhắc về một cuộc họp sắp tới, chia sẻ một tài liệu với nhiều đồng nghiệp, hoặc hỏi một số người cùng một câu hỏi, một email có thể là lựa chọn tốt nhất.
Bạn cần thời gian để suy nghĩ về những gì muốn nói. Email cho phép bạn suy nghĩ mọi điều khi bạn viết, để bạn có thể nói tất cả những gì bạn cần nói. Có thể bạn cần gửi một bản cập nhật hàng tháng dài cho đồng nghiệp của mình. Hoặc có thể ai đó đã gửi cho bạn một tài liệu và yêu cầu ý kiến, và bạn đã đưa ra phản hồi chi tiết.
- Chỉ cần bạn sẵn lòng chờ đợi một hoặc hai ngày để nhận được phản hồi, email có lẽ là sự lựa chọn đúng đắn trong những tình huống như vậy!
Bạn cần có một dấu vết văn bản. Email là một lựa chọn tuyệt vời khi bạn muốn đảm bảo có một bản ghi văn bản về cuộc trò chuyện của mình. Ví dụ, bạn có thể có một cuộc trò chuyện trực tiếp với người sếp của mình về một thay đổi trong trách nhiệm công việc của bạn. Sau đó, việc gửi một email theo dõi liệt kê các thay đổi bạn đã thảo luận là một ý tưởng tốt.
- Điều này đảm bảo rằng cả hai bạn đều hiểu nhau, và rằng có một bản ghi văn bản về sự thay đổi.
Bạn muốn cảm ơn ai đó sau một cuộc phỏng vấn việc làm. Đó là một ý tưởng tốt khi gửi một email theo dõi trong vòng 24 giờ sau cuộc phỏng vấn việc làm. Bắt đầu bằng cách cảm ơn người phỏng vấn vì thời gian của họ. Lặp lại sự quan tâm của bạn đối với vị trí, và liên kết điều này với cách kinh nghiệm của bạn khiến bạn trở thành người phù hợp nhất cho công việc.
- Khi bạn gửi một email theo dõi, bạn không chỉ làm một việc tốt cho bản thân mình.
- Bạn cũng làm một việc tốt cho nhà tuyển dụng vì bạn đang cho họ thấy bạn thực sự quan tâm đến vai trò đó.
Ưu và Nhược Điểm của Việc Gọi Điện
Người ta thích khi bạn gọi điện hay gửi email?
Phụ thuộc vào tình hình và thời gian trong ngày. Nhiều người thích cuộc gọi điện cho một số loại cuộc trò chuyện và email cho những loại khác. Ví dụ, một đồng nghiệp có thể thích cuộc gọi điện trong giờ làm việc, nhưng họ có thể thích email nếu bạn cần liên lạc với họ ngoài giờ làm việc bình thường.
- Nếu bạn không chắc về sở thích tình hình của người khác, chỉ cần hỏi!
Sở thích cũng thay đổi từng người. Mặc dù có nhiều lý do cho điều này, nghiên cứu cho thấy tuổi tác có thể là một yếu tố. Người trẻ tuổi thường trả lời nhiều email hơn người già, và họ thường trả lời nhanh hơn. Điều này ngụ ý rằng người trẻ có thể cảm thấy thoải mái hơn với email so với người già.
- Một nguyên tắc tốt là liên hệ với người khác theo cách họ thường liên hệ với bạn.
- Ví dụ, nếu bạn có một đồng nghiệp thường gửi email cho bạn và hiếm khi gọi điện, có khả năng cao họ thích email.
