Buzz
1. Cách viết Email nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh
Cách viết Email nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh
Khi viết email nhắc nợ bằng tiếng Anh, tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản sau đây sẽ giúp thư của bạn trở nên rõ ràng, lịch sự và hiệu quả. Dưới đây là một số gợi ý:
- Tiêu đề rõ ràng
Chọn tiêu đề cụ thể và trực tiếp, ví dụ: 'Payment Reminder for Invoice [Số Hóa Đơn]'.
Điều này giúp người nhận dễ dàng hiểu nội dung của email.
- Chào hỏi lịch sự
Bắt đầu email bằng lời chào hỏi thân thiện, ví dụ: 'Dear [Tên Khách Hàng], I hope this email finds you well.'
- Nêu rõ mục đích
Ở phần mở đầu, rõ ràng về mục đích của email: nhắc nhở về việc thanh toán chưa được thực hiện.
Ví dụ: 'We are reaching out to remind you about the outstanding payment for Invoice [Số Hóa Đơn], which is due on [Ngày Đáo Hạn].'
- Thông tin chi tiết về hóa đơn
Thông tin chi tiết về hóa đơn bao gồm số hóa đơn, ngày đáo hạn và số tiền cần thanh toán.
- Thái độ hợp tác và hỗ trợ
Bày tỏ mong muốn hợp tác và nhấn mạnh rằng chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ nếu có bất kỳ vấn đề nào cản trở việc thanh toán.
- Hướng dẫn thanh toán
Cung cấp thông tin về phương thức thanh toán, bao gồm các lựa chọn thanh toán khả dụng.
- Nhắc nhở về những vấn đề có thể không tốt nếu chậm trễ
Một cách nhẹ nhàng, nhắc nhở về các vấn đề có thể xảy ra nếu thanh toán chậm, như phí phạt trễ.
- Kết thúc lịch sự
Kết thúc email bằng lời cảm ơn và sự tôn trọng, ví dụ: 'Thank you for your prompt attention to this”
- Thông tin liên hệ
Bao gồm thông tin liên hệ của bạn hoặc của bộ phận tài chính để người nhận có thể liên hệ nếu có thắc mắc.
- Kiểm tra và gửi
Trước khi gửi, hãy đọc lại email để đảm bảo rằng nó rõ ràng, chính xác và không có lỗi chính tả.
Cách viết thư nhắc nhở bằng tiếng Anh hiệu quả là duy trì tính chuyên nghiệp nhưng cũng thể hiện sự lịch sự và thân thiện. Mục tiêu là khuyến khích người nhận thanh toán mà không ảnh hưởng đến mối quan hệ hợp tác.
2. 4 mẫu thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh
2.1 Nhắc nhở khi gần đến hạn thanh toán
Khi sắp đến ngày thanh toán, nhắc nhở khách hàng để tránh quên hạn. Gửi email chỉ là một lời nhắc nhẹ nhàng về khoản tiền sắp cần thanh toán, vì vậy duy trì một phong cách chuyên nghiệp, lịch sự và sử dụng ngôn ngữ không gây áp lực hay cảm giác tiêu cực.
Mẫu thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh khi hạn sắp đến
Mẫu thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng anh khi sắp đến hạn:
Subject: Upcoming Payment Due Reminder for Invoice [Invoice Number]
Kính gửi [Tên Khách hàng],
I trust this message reaches you in good health. As we near the due date for settling Invoice [Invoice Number], we wish to gently remind you to ensure timely resolution of this matter.
The payment for [Amount] is expected by [Due Date]. We wish to bring your attention to this impending deadline to avoid any potential late fees or service disruptions.
We acknowledge the complexity involved in managing payments and are available to support you in any way possible. If you have already made arrangements for this payment, please disregard this reminder. However, if you have any queries or need further information, feel free to contact us.
In order to simplify the payment process, we accept [List of Payment Methods], with detailed instructions available [If Applicable: Attached/Provided in the Invoice].
Thank you for promptly addressing this matter. We sincerely appreciate your cooperation and ongoing business.
Kind regards,
[Your Full Name]
[Your Role]
[Your Company's Name]
[Your Contact Details]
2.2 Thông báo khi đã quá hạn thanh toán
Khi khách hàng đã quá hạn thanh toán chỉ trong vài ngày, thư sẽ nhắc nhở về các vấn đề có thể xảy ra nếu không thanh toán kịp thời như phí trễ hạn hoặc lãi suất...
Lúc này, khách hàng chỉ chậm thanh toán so với ngày đáo hạn chưa lâu, vì vậy vẫn cần duy trì lời lịch sự, nhấn mạnh một cách nhẹ nhàng về hậu quả có thể xảy ra do chậm trễ.
Sample overdue payment reminder letter in English
Mẫu thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng anh khi đã trễ hạn:
Subject: Important: Overdue Payment for Invoice [Invoice Number]
Dear [Tên Khách hàng],
I trust this message finds you well. We are writing to inform you that the payment for Invoice [Invoice Number], originally due on [Original Due Date], is now past due. Currently, the outstanding amount is [Amount].
We acknowledge that there may be various reasons for this delay and we are ready to discuss any concerns or issues you may have. It is important for us to collaborate and find a mutually beneficial solution.
To avoid further inconvenience or additional charges, we kindly request that payment be made at your earliest convenience. If you have already made this payment, please disregard this notice and accept our gratitude.
If there are any issues or if you need further clarification regarding this payment, please feel free to contact us at [Your Contact Information]. We are here to assist you.
We appreciate your business and aim to resolve this matter promptly. Thank you for addressing this important matter promptly.
Best regards,
[Your Full Name]
[Your Title]
[Your Company's Name]
[Your Contact Details]
2.3 Notification for repeated overdue payments:
Typically after 3 reminders, this email carries a more serious tone while maintaining a cooperative approach, allowing one final payment extension. It emphasizes that this is the last reminder, and failure to pay now will result in late fees, interest charges, or service disconnection (electricity, water...).
Sample overdue payment reminder letter in English for multiple overdue instances
Mẫu thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng anh khi đã trễ hạn nhiều lần:
Subject: Final Reminder: Overdue Payment for Invoice [Invoice Number] - Immediate Action Required
Dear [Customer's Name]
I trust this message finds you well. We are writing with grave concern regarding the outstanding payment for Invoice [Invoice Number]. At present, this payment is significantly overdue, and despite our prior reminders, we regret to note that it remains unsettled.
We acknowledge that there may have been circumstances leading to this delay. However, this serves as our final reminder, and we must inform you that failing to receive the payment of [Amount] by [Final Deadline Date] will necessitate the application of a late payment fee or interest rate of [Specified Rate] as per our terms and conditions.
This measure is not taken lightly, and we genuinely wish to avoid this course of action. We urge you to handle this matter urgently and settle the outstanding amount as soon as possible.
Should there be any specific issues preventing you from making the payment, or if you wish to discuss a payment arrangement, please contact us immediately at [Your Contact Information]. We are prepared to collaborate with you to find a viable solution.
Please note that failure to respond by [Final Deadline Date] will result in additional charges and may lead to further actions to recover the debt.
Thank you for promptly addressing this critical matter. We value our relationship and aim to resolve this situation amicably.
Respectfully,
[Your Full Name]
[Your Role]
[Your Company Name]
[Your Contact Details]
2.4 Cảm ơn đã thanh toán
Sau khi khách hàng đã thanh toán, để duy trì mối quan hệ hợp tác tốt đẹp, bạn nên gửi email cảm ơn. Việc này thể hiện sự quan tâm và trân trọng đối với khách hàng, góp phần xây dựng và củng cố mối quan hệ tốt đẹp giữa công ty và khách hàng.
Đồng thời, việc gửi email cảm ơn cho thấy tính chuyên nghiệp và sự kỷ luật trong công việc, từ đó nâng cao hình ảnh của công ty. Khi khách hàng cảm thấy được trân trọng, họ có khả năng cao hơn để tiếp tục giao dịch với công ty trong tương lai.
Hơn nữa, mỗi lần tiếp xúc với khách hàng là cơ hội để tạo dấu ấn. Email cảm ơn là một điểm nhấn tích cực, giúp khách hàng ghi nhớ công ty với những trải nghiệm dễ chịu.
Mẫu thư cảm ơn thanh toán bằng tiếng Anh
Mẫu thư cảm ơn khách hàng sau khi đã thanh toán:
Subject: Thank You for Your Payment – [Invoice Number]
Dear [Customer's Name],
I trust this message finds you well. We are reaching out to extend our heartfelt appreciation for your recent payment of Invoice [Invoice Number]. The payment of [Amount] has been successfully received, and your account is now current.
Your prompt settlement of the invoice not only contributes to the seamless operation of our business but also demonstrates the trust and reliability we value in our partnership. We genuinely appreciate your timely response and the ease of doing business with you.
As a valued customer, your satisfaction remains our utmost priority. Should you require any further assistance or service to enhance your experience with us, please feel free to contact us.
We eagerly anticipate continuing our partnership and stand ready to support you in any way possible. Thank you once again for your payment and for placing your trust in [Your Company Name].
Warm regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company Name]
[Your Contact Information]
Dưới đây là tổng hợp thông tin về cách viết và 4 mẫu thư nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh
